Краткое описание типового решения


НазваниеКраткое описание типового решения
страница6/6
ТипДокументы
filling-form.ru > Бланки > Документы
1   2   3   4   5   6

Правовая принадлежность


АО «Ситроникс информационные технологии».

  1. Возможность тиражирования


Система электронного документооборота ДОК ПРОФ, входящая в состав решения Луганского городского совета, применима для внедрения в Секретариате Президента, Кабинете министров, Верховном Совете, министерствах, ведомствах, Верховном и других судах, областных и городских советах, банках, других государственных и коммерческих организациях.

  1. Архитектура решения, требования к инфраструктуре



Подготовка проектов документов

Повсеместно используемая технология создания документов включает в себя компьютерный набор текста, сохранение его в любом доступном месте компьютерной сети и перенесение на бумажный носитель. Недостаток этой технологии заключается в отсутствии возможности отслеживания и контроля процесса создания документа в автоматизированном режиме. Отсутствие контроля может привести к фальсификации документа, утере электронной версии проекта документа, несоответствию проекта документа его конечной версии, утвержденной руководством и т.д. Перечисленные недостатки особенно недопустимы, если речь идет о подготовке распорядительских документов, законов, указов и т.п.

Задача внедряемой в организации системы автоматизации делопроизводства заключается в создании такого процесса подготовки документов, который позволит в автоматическом режиме отслеживать и контролировать ход подготовки, работу специалистов, сроки исполнения и другие необходимые параметры.

Описанная выше задача успешно решена в системе автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ». Перед компьютерным набором текста в системе для каждого документа создается и сохраняется так называемая электронная регистрационно-контрольная карточка (ЭРКК). Карточка создается при регистрации входящей или исходящей корреспонденции, проектов нормативно-правовых актов, поручений и т.д. ЭРКК содержит информацию о регистрации документа, представленную в цифровой форме (порядковый номер документа, название документа, номер документа и т.д.) и информацию, включающие характеристики документа в словесной форме (наименование корреспондента или группы корреспондентов, тип документа, его статус и т.д.). После создания карточки в текстовом редакторе Microsoft Word осуществляется набор текста документа. Версию текста документа, окончательную и (при необходимости) промежуточные, сохраняют в базе данных системы автоматизации делопроизводства. После утверждения окончательной версии проект печатают на бумажном носителе. Информация, хранимая в карточке в цифровом виде, преобразуется в штриховой код и этот штриховой код наносится на каждую страницу бумажного носителя документа, причем штриховой код содержит номер страницы проекта документа. Оригиналы документов на бумажном носителе сохраняются в архиве организации.
Автоматизация обработки документов

Ежедневный ввод и предварительная обработка большого массива документов в организации требует принятия специальных мер технического и организационного характера. Среди них необходимо отметить:

  1. ведение рубрикаторов, т.е. сведение к минимуму ввода словесной информации при заполнении регистрационной карточки;

  2. сканирование оригиналов документов, поступающих в организацию извне;

  3. организация поточного сканирования и пакетной обработки документов.


1. Ведение рубрикаторов для словесных реквизитов
Широко известны способы контроля документооборота в системах делопроизводства и информационных системах с небольшими массивами документов с использованием картотек. На карточки наносят маркировочные метки, которые позволяют достаточно быстро ориентироваться в массивах документов. Эти способы поиска документов и контроля прохождения трудоемки и не оперативны, поскольку технология маркировки и идентификации действительности документов (источников информации) основана на использовании ручного труда и примитивных механических или оптических устройств поиска.

Следующим шагом в совершенствовании автоматизации обработки большого массива документов является введение электронной регистрационно-контрольной карточки. Карточка создается при регистрации входящей корреспонденции, проектов нормативно-правовых актов, приказов, поручений и т.д. С целью идентификации документа и исключения возможности его фальсификации документ маркируют штриховым кодом, который формируется из атрибутов ЭРКК и наносится на бумажный носитель.

Описанная технология обработки документов обеспечивает регистрацию документа, его маркировку штрих-кодом и идентификацию документа. Однако возможности этой технологии ограничены, поскольку она не позволяет выявить, например, семейство документов, которые имеют отношение к одному корреспонденту.

Для решения этой проблемы в системе автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ» на каждый словесный атрибут, представленный в электронной регистрационно-контрольной карточке, создается рубрикатор. Рубрикатор заполняется перечнем актуальных значений атрибута, так что при заполнении ЭРКК словесному значению атрибута присваивается соответствующий цифровой код рубрикатора.

В зависимости от принятой в организации системы делопроизводства для систематизированной кодировки словесной информации разрабатываются рубрикаторы на отдельные характеристики документа, например:

  • на группы корреспондентов, принадлежащих к одному родовому понятию;

  • на отдельных корреспондентов;

  • на типы документов;

  • на статус документа и т.д.

Каждой характеристике документа в соответствии с рубрикатором присваивается цифровой код. Совокупность цифровых кодов отдельных характеристик образует интегрированный признак – вид документа.
2. Сканирование оригинальных бумажных версий документов
Для сохранения данных о входящей корреспонденции, поступающей в организацию извне, необходимо, кроме заполнения регистрационной карточки, обеспечить сохранение электронных образов поступающих документов. Система «ДОК ПРОФ» обеспечивает после заполнения электронной регистрационно-контрольной карточки автоматическое сканирование документа и сохранение в базе данных системы его графического образа. При этом сканирование может быть как полным, когда документ сканируется целиком после нанесения штрихового кода на бумажный оригинал, так и фрагментарным, когда с помощью оптического карандаша выборочно сканируются самые важные разделы (поля). Встроенный модернизированный модуль распознавания от компании ABBY обеспечивает автоматическое распознавание графического образа документа или его частей и их верификацию (проверку правильности распознавания). Информация в виде распознанного текста сохраняют в полях ЭРКК и используют в дальнейшем для контекстно-зависимого поиска. Информацию в виде графического изображения сохраняют в электронном архиве.
3. Поточное сканирование документов
Отдельное сканирование каждого входящего документа делает процесс трудоемким и затратным, особенно если речь идет о вводе большого объема входящих или исходящих документов. Для ускорения этого процесса в систему «ДОК ПРОФ» встроен модуль поточного сканирования документов. Процесс поточного сканирования ведется на высокоскоростном сканере, причем в сканер сразу загружается для сканирования некоторое количество документов. С помощью программного компонента распознавания отсканированных образов графические изображения страниц группируют в пакеты. Пакеты представляют собой графические изображения отдельных документов, на первой странице которого напечатан штрих-код. При распознавании штрих-кода устанавливается связь графического изображения документа и электронной регистрационно-контрольной карточки, осуществляется проверка комплектности документа по данным ЭРКК путем сопоставления количества отсканированных страниц с количеством страниц, отмеченных в регистрационной карточке, и устанавливается соответствие графического изображения с данными ЭРКК.
На примере обработки входящей/исходящей корреспонденции будет описан весь процесс автоматизированной обработки документов, который обеспечивается системой «ДОК ПРОФ».

Процесс автоматизированной обработки документов начинается с регистрации каждого документа – создания на него электронной регистрационно-контрольной карточки. В карточку вносится номер документа и дата его получения или отправления. На основании номера документа, даты и вида документа (интегральная характеристика) система автоматически осуществляет поиск по ранее зарегистрированным документам на предмет наличия аналогов. Если искомый ранее зарегистрированный документ найден, то текущий документ регистрируется как дополнительный. Если в документе установлен признак срочности исполнения, система автоматически определяет в электронной карточке порядок рассмотрения документа в срочном порядке.

Отдельные фрагменты документа сканируются с помощью оптического карандаша, и полученная информация сохраняется в электронную карточку.

Входящему документу присваивается порядковый номер регистрации, фиксируется дата регистрации, и на основании этих цифровых данных осуществляется маркировка документа штрих-кодом, который наносится на бумажный оригинал документа в его правый верхний угол с помощью специального принтера.

После нанесения штрихового кода документ вместе с другими промаркированными документами загружают в скоростной сканер для поточного сканирования. С помощью программного компонента распознавания отсканированных образов графические изображения страниц документов группируют в пакеты, каждый из которых представляет собой отдельный документ с нанесенным на первой странице штрих-кодом. С помощью того же программного компонента штриховой код распознается и устанавливается связь с электронной карточкой для проверки соответствия отсканированных страниц документа с данными, занесенными в карточку. При установлении соответствия и графическое изображение документа, и распознанный текст вводятся в базу данных системы «ДОК ПРОФ».
Описанный процесс позволяет:

  • находить документ по любому признаку, выраженному в цифровой форме;

  • строить цепочки документов, связанных по одному или нескольким признакам;

  • проводить контекстно-зависимый поиск документов;

  • выявлять «семейство» документов, т.е. определять множество документов, имеющих один первичный документ;

  • проводить статистический анализ документов;

  • оптимизировать затраты на первичную обработку документов.


Штрих-кодовая маркировка и идентификация документов

Современная система делопроизводства немыслима без встроенных средств маркировки и идентификации документов, которые позволяют защищать документы от подделки и подтверждают их действительность. Как правило, на основании реквизитов документа формируется контрольная информация в цифровой форме, контрольная информация преобразуется в штриховой код и штриховой код наносится на бумажный носитель документа. Легитимность документа, исполненного на бумажном носителе, проверяется с помощью технических средств путем считывания штрихового кода, преобразования его в цифровую форму и сравнения полученных данных с информацией о документе, хранимой в системе делопроизводства.

Описанный алгоритм маркировки и идентификации имеет один существенный недостаток – информация о документе может быть получена только с помощью специальных технических средств и недоступна для визуального прочтения.

Система автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ» лишена этого недостатка и имеет встроенные средства для идентификации документа без специальных технических средств. Это достигается за счет нанесения вместе со штриховым кодом дополнительного маркировочного кода в виде литерно-цифровых символов, читаемых визуально.

Процесс создания документа, исполненного на бумажном носителе, начинается с регистрации входящего или исходящего документа в виде электронной регистрационно-контрольной карточки (ЭРКК).

В процессе регистрации документа пользователь заполняет поля ЭРКК реквизитами (атрибутами) документа. Заполнив все необходимые поля, пользователь инициирует сохранение документа в виде записи в базе данных. Кроме атрибутивной информации, ЭРКК содержит информацию, позволяющую идентифицировать ее в базе данных. При этом на основании определенных атрибутов ЭРКК формируется контрольная информация в цифровой форме, которая после преобразования наносится на документ в машиночитаемую зону как маркировочно-идентификационный код в виде штрихового кода и дополнительно содержит маркировочный код в виде совокупности литерно-цифровых символов, читаемых визуально.

При идентификации документа считывают штриховой код, преобразуют его в цифровую форму, выделяют из нее атрибуты документа и по ним в базе данных находят электронную регистрационно-контрольную карточку документа.

При отсутствии специальных технических средств, предназначенных для чтения штрихового кода, пользователь может провести идентификацию документа по маркировочному коду, представленному в виде литерно-цифровых символов, читаемых визуально.

При печати документа на каждую его страницу наносится уникальный штрих-код, устанавливающий однозначное соответствие между электронной версией проекта документа и его бумажной копией. При необходимости в штрих-код вносится номер помечаемой страницы. Любое внесение изменений в проект документа приводит к созданию новой его версии. При печати новой версии проекта документа на его страницы наносится уникальный штрих-код, отличный от предыдущей версии.

Однозначное соответствие электронной и бумажной версий документа позволяет защищать документы от подделки и подтверждать их действительность, причем дополнительный маркировочный код позволяет это делать визуально, без применения специальных технических средств.

  1. Ключевые слова


Электронный документооборот, ДОКПРОФ, электронный архив, штрих-кодовая идентификация документов, потоковое сканирование, контекстно-зависимый поиск

  1. Контакты


ФИО ответственных, контактные телефоны, адрес сайта

1) Шмидко Владимир Николаевич, 044-239-99-99, http://www.it.sitronics.com/

2) Шмидко Владимир Николаевич, 044-239-99-99, http://www.it.sitronics.com/

3) Верховная Рада Украины, Сидоренко Алексей Алексеевич, начальник управления компьютеризированных систем аппарата Верховной Рады Украины, 044-255-42-79,

http://zakon.rada.gov.ua/

Верховный Суд Украины, Макаренко Сергей Валентинович, начальник управления информационных ресурсов и технологий Верховного суда Украины, 044-253-12-54

http://www.scourt.gov.ua/

Шаповалова Татьяна Николаевна, начальник управления информационно-компьютерного обеспечения Днепропетровской областной государственной администрации, 056-742-89-89, http://www.adm.dp.ua/

Сердюков Дмитрий Анатольевич, заместитель начальника отдела компьютерно -телекоммуникационного обеспечения и защиты информации Луганского городского совета, 0642-58-11-02, http://www.gorod.lugansk.ua/
1   2   3   4   5   6

Похожие:

Краткое описание типового решения icon«Развитие и сопровождение типового решения региональных реестров...
Тся руководством пользователя по эксплуатации Типового реестра государственных и муниципальных услуг (функций) (далее — Типовой реестр),...

Краткое описание типового решения iconОписание функциональных возможностей программного продукта "1С: Бухгалтерия...
С: Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия" редакции 0 на технологической платформе "1С: Предприятие 3" и содержит функции,...

Краткое описание типового решения iconКурсовой проект по дисциплине «Грузоподъемные машины»
Назначение машины, краткое описание ее устройства и работы. Описание управления машиной и устройств безопасности

Краткое описание типового решения iconРуководство администратора Типового реестра спгу-ту-из-02 Тема: «Выполнение...
Тема: «Выполнение работ по развитию и оказание услуг по сопровождению типового решения региональных реестров и порталов государственных...

Краткое описание типового решения iconПравила написания резюме
Резюме — это краткое описание вашей трудовой жизни. Именно краткое и информативное. Работодателя не будет интересовать ваша личная...

Краткое описание типового решения iconРуководство пользователя Содержание: Основные положения 4 1 Назначение...
Гни, простота получения всевозможных отчетов является залогами успешной работы, и делают подсистему универсальной, настраиваемой...

Краткое описание типового решения iconТехническое задание на выполнение работ по тиражированию типового...
Открытый запрос предложений в электронной форме на право заключения договора на выполнение работ по тиражированию типового решения...

Краткое описание типового решения iconКраткое руководство пользователя
Настоящее краткое руководство является тематическим пособием пользователя программного комплекса гнивц курьер «Корпорация» по осуществлению...

Краткое описание типового решения icon"1С: Предприятие Бухгалтерия элеватора и комбикормового завода"
Конфигурация "Бухгалтерия элеватора и комбикормового завода" разработана на базе типового программного продукта "1С: Бухгалтерия...

Краткое описание типового решения iconЗаявление на открытие документарного аккредитива
Краткое описание без излишних подробностей): (Brief description without excessive details)

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск