Скачать 0.77 Mb.
|
Правовая принадлежностьАО «Ситроникс информационные технологии».
Система электронного документооборота ДОК ПРОФ, входящая в состав решения Луганского городского совета, применима для внедрения в Секретариате Президента, Кабинете министров, Верховном Совете, министерствах, ведомствах, Верховном и других судах, областных и городских советах, банках, других государственных и коммерческих организациях.
Подготовка проектов документов Повсеместно используемая технология создания документов включает в себя компьютерный набор текста, сохранение его в любом доступном месте компьютерной сети и перенесение на бумажный носитель. Недостаток этой технологии заключается в отсутствии возможности отслеживания и контроля процесса создания документа в автоматизированном режиме. Отсутствие контроля может привести к фальсификации документа, утере электронной версии проекта документа, несоответствию проекта документа его конечной версии, утвержденной руководством и т.д. Перечисленные недостатки особенно недопустимы, если речь идет о подготовке распорядительских документов, законов, указов и т.п. Задача внедряемой в организации системы автоматизации делопроизводства заключается в создании такого процесса подготовки документов, который позволит в автоматическом режиме отслеживать и контролировать ход подготовки, работу специалистов, сроки исполнения и другие необходимые параметры. Описанная выше задача успешно решена в системе автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ». Перед компьютерным набором текста в системе для каждого документа создается и сохраняется так называемая электронная регистрационно-контрольная карточка (ЭРКК). Карточка создается при регистрации входящей или исходящей корреспонденции, проектов нормативно-правовых актов, поручений и т.д. ЭРКК содержит информацию о регистрации документа, представленную в цифровой форме (порядковый номер документа, название документа, номер документа и т.д.) и информацию, включающие характеристики документа в словесной форме (наименование корреспондента или группы корреспондентов, тип документа, его статус и т.д.). После создания карточки в текстовом редакторе Microsoft Word осуществляется набор текста документа. Версию текста документа, окончательную и (при необходимости) промежуточные, сохраняют в базе данных системы автоматизации делопроизводства. После утверждения окончательной версии проект печатают на бумажном носителе. Информация, хранимая в карточке в цифровом виде, преобразуется в штриховой код и этот штриховой код наносится на каждую страницу бумажного носителя документа, причем штриховой код содержит номер страницы проекта документа. Оригиналы документов на бумажном носителе сохраняются в архиве организации. Автоматизация обработки документов Ежедневный ввод и предварительная обработка большого массива документов в организации требует принятия специальных мер технического и организационного характера. Среди них необходимо отметить:
1. Ведение рубрикаторов для словесных реквизитов Широко известны способы контроля документооборота в системах делопроизводства и информационных системах с небольшими массивами документов с использованием картотек. На карточки наносят маркировочные метки, которые позволяют достаточно быстро ориентироваться в массивах документов. Эти способы поиска документов и контроля прохождения трудоемки и не оперативны, поскольку технология маркировки и идентификации действительности документов (источников информации) основана на использовании ручного труда и примитивных механических или оптических устройств поиска. Следующим шагом в совершенствовании автоматизации обработки большого массива документов является введение электронной регистрационно-контрольной карточки. Карточка создается при регистрации входящей корреспонденции, проектов нормативно-правовых актов, приказов, поручений и т.д. С целью идентификации документа и исключения возможности его фальсификации документ маркируют штриховым кодом, который формируется из атрибутов ЭРКК и наносится на бумажный носитель. Описанная технология обработки документов обеспечивает регистрацию документа, его маркировку штрих-кодом и идентификацию документа. Однако возможности этой технологии ограничены, поскольку она не позволяет выявить, например, семейство документов, которые имеют отношение к одному корреспонденту. Для решения этой проблемы в системе автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ» на каждый словесный атрибут, представленный в электронной регистрационно-контрольной карточке, создается рубрикатор. Рубрикатор заполняется перечнем актуальных значений атрибута, так что при заполнении ЭРКК словесному значению атрибута присваивается соответствующий цифровой код рубрикатора. В зависимости от принятой в организации системы делопроизводства для систематизированной кодировки словесной информации разрабатываются рубрикаторы на отдельные характеристики документа, например:
Каждой характеристике документа в соответствии с рубрикатором присваивается цифровой код. Совокупность цифровых кодов отдельных характеристик образует интегрированный признак – вид документа. 2. Сканирование оригинальных бумажных версий документов Для сохранения данных о входящей корреспонденции, поступающей в организацию извне, необходимо, кроме заполнения регистрационной карточки, обеспечить сохранение электронных образов поступающих документов. Система «ДОК ПРОФ» обеспечивает после заполнения электронной регистрационно-контрольной карточки автоматическое сканирование документа и сохранение в базе данных системы его графического образа. При этом сканирование может быть как полным, когда документ сканируется целиком после нанесения штрихового кода на бумажный оригинал, так и фрагментарным, когда с помощью оптического карандаша выборочно сканируются самые важные разделы (поля). Встроенный модернизированный модуль распознавания от компании ABBY обеспечивает автоматическое распознавание графического образа документа или его частей и их верификацию (проверку правильности распознавания). Информация в виде распознанного текста сохраняют в полях ЭРКК и используют в дальнейшем для контекстно-зависимого поиска. Информацию в виде графического изображения сохраняют в электронном архиве. 3. Поточное сканирование документов Отдельное сканирование каждого входящего документа делает процесс трудоемким и затратным, особенно если речь идет о вводе большого объема входящих или исходящих документов. Для ускорения этого процесса в систему «ДОК ПРОФ» встроен модуль поточного сканирования документов. Процесс поточного сканирования ведется на высокоскоростном сканере, причем в сканер сразу загружается для сканирования некоторое количество документов. С помощью программного компонента распознавания отсканированных образов графические изображения страниц группируют в пакеты. Пакеты представляют собой графические изображения отдельных документов, на первой странице которого напечатан штрих-код. При распознавании штрих-кода устанавливается связь графического изображения документа и электронной регистрационно-контрольной карточки, осуществляется проверка комплектности документа по данным ЭРКК путем сопоставления количества отсканированных страниц с количеством страниц, отмеченных в регистрационной карточке, и устанавливается соответствие графического изображения с данными ЭРКК. На примере обработки входящей/исходящей корреспонденции будет описан весь процесс автоматизированной обработки документов, который обеспечивается системой «ДОК ПРОФ». Процесс автоматизированной обработки документов начинается с регистрации каждого документа – создания на него электронной регистрационно-контрольной карточки. В карточку вносится номер документа и дата его получения или отправления. На основании номера документа, даты и вида документа (интегральная характеристика) система автоматически осуществляет поиск по ранее зарегистрированным документам на предмет наличия аналогов. Если искомый ранее зарегистрированный документ найден, то текущий документ регистрируется как дополнительный. Если в документе установлен признак срочности исполнения, система автоматически определяет в электронной карточке порядок рассмотрения документа в срочном порядке. Отдельные фрагменты документа сканируются с помощью оптического карандаша, и полученная информация сохраняется в электронную карточку. Входящему документу присваивается порядковый номер регистрации, фиксируется дата регистрации, и на основании этих цифровых данных осуществляется маркировка документа штрих-кодом, который наносится на бумажный оригинал документа в его правый верхний угол с помощью специального принтера. После нанесения штрихового кода документ вместе с другими промаркированными документами загружают в скоростной сканер для поточного сканирования. С помощью программного компонента распознавания отсканированных образов графические изображения страниц документов группируют в пакеты, каждый из которых представляет собой отдельный документ с нанесенным на первой странице штрих-кодом. С помощью того же программного компонента штриховой код распознается и устанавливается связь с электронной карточкой для проверки соответствия отсканированных страниц документа с данными, занесенными в карточку. При установлении соответствия и графическое изображение документа, и распознанный текст вводятся в базу данных системы «ДОК ПРОФ». Описанный процесс позволяет:
Штрих-кодовая маркировка и идентификация документов Современная система делопроизводства немыслима без встроенных средств маркировки и идентификации документов, которые позволяют защищать документы от подделки и подтверждают их действительность. Как правило, на основании реквизитов документа формируется контрольная информация в цифровой форме, контрольная информация преобразуется в штриховой код и штриховой код наносится на бумажный носитель документа. Легитимность документа, исполненного на бумажном носителе, проверяется с помощью технических средств путем считывания штрихового кода, преобразования его в цифровую форму и сравнения полученных данных с информацией о документе, хранимой в системе делопроизводства. Описанный алгоритм маркировки и идентификации имеет один существенный недостаток – информация о документе может быть получена только с помощью специальных технических средств и недоступна для визуального прочтения. Система автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ» лишена этого недостатка и имеет встроенные средства для идентификации документа без специальных технических средств. Это достигается за счет нанесения вместе со штриховым кодом дополнительного маркировочного кода в виде литерно-цифровых символов, читаемых визуально. Процесс создания документа, исполненного на бумажном носителе, начинается с регистрации входящего или исходящего документа в виде электронной регистрационно-контрольной карточки (ЭРКК). В процессе регистрации документа пользователь заполняет поля ЭРКК реквизитами (атрибутами) документа. Заполнив все необходимые поля, пользователь инициирует сохранение документа в виде записи в базе данных. Кроме атрибутивной информации, ЭРКК содержит информацию, позволяющую идентифицировать ее в базе данных. При этом на основании определенных атрибутов ЭРКК формируется контрольная информация в цифровой форме, которая после преобразования наносится на документ в машиночитаемую зону как маркировочно-идентификационный код в виде штрихового кода и дополнительно содержит маркировочный код в виде совокупности литерно-цифровых символов, читаемых визуально. При идентификации документа считывают штриховой код, преобразуют его в цифровую форму, выделяют из нее атрибуты документа и по ним в базе данных находят электронную регистрационно-контрольную карточку документа. При отсутствии специальных технических средств, предназначенных для чтения штрихового кода, пользователь может провести идентификацию документа по маркировочному коду, представленному в виде литерно-цифровых символов, читаемых визуально. При печати документа на каждую его страницу наносится уникальный штрих-код, устанавливающий однозначное соответствие между электронной версией проекта документа и его бумажной копией. При необходимости в штрих-код вносится номер помечаемой страницы. Любое внесение изменений в проект документа приводит к созданию новой его версии. При печати новой версии проекта документа на его страницы наносится уникальный штрих-код, отличный от предыдущей версии. Однозначное соответствие электронной и бумажной версий документа позволяет защищать документы от подделки и подтверждать их действительность, причем дополнительный маркировочный код позволяет это делать визуально, без применения специальных технических средств.
Электронный документооборот, ДОКПРОФ, электронный архив, штрих-кодовая идентификация документов, потоковое сканирование, контекстно-зависимый поиск
ФИО ответственных, контактные телефоны, адрес сайта 1) Шмидко Владимир Николаевич, 044-239-99-99, http://www.it.sitronics.com/ 2) Шмидко Владимир Николаевич, 044-239-99-99, http://www.it.sitronics.com/ 3) Верховная Рада Украины, Сидоренко Алексей Алексеевич, начальник управления компьютеризированных систем аппарата Верховной Рады Украины, 044-255-42-79, http://zakon.rada.gov.ua/ Верховный Суд Украины, Макаренко Сергей Валентинович, начальник управления информационных ресурсов и технологий Верховного суда Украины, 044-253-12-54 http://www.scourt.gov.ua/ Шаповалова Татьяна Николаевна, начальник управления информационно-компьютерного обеспечения Днепропетровской областной государственной администрации, 056-742-89-89, http://www.adm.dp.ua/ Сердюков Дмитрий Анатольевич, заместитель начальника отдела компьютерно -телекоммуникационного обеспечения и защиты информации Луганского городского совета, 0642-58-11-02, http://www.gorod.lugansk.ua/ |
Тся руководством пользователя по эксплуатации Типового реестра государственных и муниципальных услуг (функций) (далее — Типовой реестр),... | С: Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия" редакции 0 на технологической платформе "1С: Предприятие 3" и содержит функции,... | ||
Назначение машины, краткое описание ее устройства и работы. Описание управления машиной и устройств безопасности | Тема: «Выполнение работ по развитию и оказание услуг по сопровождению типового решения региональных реестров и порталов государственных... | ||
Резюме — это краткое описание вашей трудовой жизни. Именно краткое и информативное. Работодателя не будет интересовать ваша личная... | Гни, простота получения всевозможных отчетов является залогами успешной работы, и делают подсистему универсальной, настраиваемой... | ||
Открытый запрос предложений в электронной форме на право заключения договора на выполнение работ по тиражированию типового решения... | Настоящее краткое руководство является тематическим пособием пользователя программного комплекса гнивц курьер «Корпорация» по осуществлению... | ||
Конфигурация "Бухгалтерия элеватора и комбикормового завода" разработана на базе типового программного продукта "1С: Бухгалтерия... | Краткое описание без излишних подробностей): (Brief description without excessive details) |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |