Перечень и характеристики существующих объектов внедрения
Перечень регионов, городов, учреждений, где было внедрено решение.
- Украина, г. Киев, Верховный Рада (Совет) Украины;
Описание объекта автоматизации
Верховная Рада Украины – единый орган законодательной власти в Украине. В состав Верховной Рады входят: руководство и его секретариаты, депутатский корпус, 26 постоянных комитетов, временные комиссии и аппарат (9 главных управлений, 43 управления и отдела).
Общая постановка задачи
Автоматизация процесса документарного обеспечения и делопроизводства в структурных подразделениях аппарата и комитетах Верховной Рады Украины, в том числе:
Регистрация и контроль прохождения законопроектов;
Делопроизводство и подготовка проектов документов в структурных подразделениях аппарата, а также у помощников народных депутатов;
Учет и обработка запросов народных депутатов Украины и поручений Верховной Рады Украины;
Учет и обработка обращений граждан.
Особенности реализации
На момент внедрения аппарат и комитеты Верховной Рады Украины эксплуатировали решения:
Контроль прохождения законопроектов;
Прохождение законопроектов в структурных подразделениях аппарата;
«Законотворец» (система обработки текстов законопроектов для рассмотрения Верховной Радой Украины);
Автоматизированная система документооборота;
Рассмотрение писем и обращений граждан;
Система обработки запросов народных депутатов Украины и поручений Верховного Совета Украины;
Решение для управления человеческими ресурсами;
Информационно-поисковая система «Законодательство»;
Ряд обособленных информационных систем и локальных приложений.
Процесс разработки и внедрения решения в Верховной Раде Украины требовал от специалистов «Квазар-Микро» учета набора особенностей. Так, законопроекты, поступающие от Президента Украины или Кабинета Министров Украины, необходимо регистрировать дважды, причем каждый раз – вручную. Сначала эти законопроекты регистрируют в «Автоматизированной системе документооборота» как входящую корреспонденцию, потом – в системе, отвечающей за контроль прохождения законопроектов.
Команда внедрения также выявила необходимость упрощения процедуры загрузки в систему сопроводительных документов законопроекта, обеспечения защиты данных от несанкционированного доступа, разграничения прав доступа на просмотр и редактирование данных. Кроме того, пользователи нуждались в механизме, который позволил бы настраивать графический интерфейс при работе с документами.
Также необходимо было импортировать данные со старых систем и обеспечить параллельную работу всего программного комплекса в процессе внедрения новой системы.
Результаты внедрения
В 2006 году проведено всестороннее обследование процессов законотворчества и делопроизводства во всех подразделениях аппарата Верховной Рады, по результатам которого разработаны:
Структура единой базы данных;
Алгоритмы их обработки;
Перечень и структура аналитических отчетов;
Формы пользовательского интерфейса для просмотра и редактирования информации;
Механизмы интеграции модулей и систем.
На данный момент импортированы данные из прежних систем Верховной Рады Украины: Автоматизированной системы документооборота; Рассмотрения писем и обращений граждан; Контроля прохождения законопроектов и кадровой системы Верховной Рады Украины.
Разработана автоматизированная система «Электронный документооборот и контроль исполнения поручений Верховной Рады Украины» в составе подсистем:
«Регистрация и контроль законопроектов»;
«Общий документооборот»;
«Обработка депутатских запросов и поручений Верховной Рады Украины»;
«Обработка обращений граждан».
Данные подсистемы в настоящее время находятся на этапе тестирования и опытной эксплуатации.
- Украина, г. Киев, Кабинет Министров Украины
Описание объекта автоматизации
Секретариат Кабинета Министров Украины – постоянно действующий орган, основной задачей которого является организационное, экспертно-аналитическое, правовое, информационное, материально-техническое обеспечение деятельности Кабмина.
Общая постановка задачи
Перед экспертами АО «СИТРОНИКС ИТ» стояла задача автоматизировать технологический процесс делопроизводства и подготовки проектов документов в структурных подразделениях Секретариата Кабинета Министров Украины.
Особенности реализации
В процессе предпроектного обследования команда специалистов АО «СИТРОНИКС ИТ» обнаружила, что в Управлении делопроизводства нестандартно реализована функция регистрации поручений. При поступлении входящего документа в канцелярию он проходит девять этапов:
Регистрация (каждый документ требует создания электронной учетной карточки).
Создание электронного образа документа для прикрепления к карточке.
Доставка входящей документации с помощью курьерской службы в соответствующее подразделение.
Подготовка сотрудниками подразделений проекта документа на поступивший входящий документ.
Проект проходит несколько стадий подготовки и редактирования, после чего поступает на подпись одному из высших должностных лиц Кабинета Министров Украины.
Вместе с подписанием происходит заполнение поручения (на специальном бланке).
Подписанный документ вместе со специальным бланком поручения поступает в Канцелярию с помощью курьерской службы.
Бланк поручения сканируется, во время сканирования выделяются его структурные блоки («Список исполнителей», «Текст поручения», «К сведению», «О документе» и т. д.), текст в выделенных блоках автоматически распознается и вносится в систему документооборота.
Все исполнители и контролеры, определенные в поручении, автоматически получают поручение на исполнение, а сроки ставятся на контроль.
Для адаптации решения под нужды Секретариата специалисты АО «СИТРОНИКС ИТ» реализовали в системе функционал, который обеспечивает автоматизацию функций курьерской службы, начиная от доставки входящей и исходящей корреспонденции и заканчивая поиском непоступивших документов. При поступлении в Управление делопроизводства:
Входящий документ регистрируется и на нем печатается штрих-код.
Курьер каждые 30 минут забирает из Канцелярии пакет зарегистрированных документов и доставляет к специальному стеллажу, где их необходимо разложить в соответствующие ячейки по подразделениям.
С помощью считывателя штрих-кода курьер определяет номер ячейки, куда необходимо положить документ.
Считывающее устройство также может вывести на печать список всех документов, предназначенных для данного подразделения; в случае отсутствия в пакете документов из списка или наличия неучтенных документов идет запрос в Канцелярию.
Второй курьер забирает пакет документов из ячейки подразделения, считывая штрих-коды документов и сравнивая их с имеющимся списком.
При доставке в подразделение курьер печатает список документов, который подписывает сотрудник подразделения, принявший документ.
Аналогично исходящие документы отправляются из подразделений в Канцелярию.
Подготовку проектов документов осуществляют как централизовано – работники бюро компьютерного набора по заказам, так и децентрализовано – исполнители, на своих рабочих местах. Тексты документов хранятся в базе данных в сжатом формате. При печати документа каждую страницу система маркирует уникальным штрих-кодом, призванным защитить документы от фальсификации. При редактировании распечатанного проекта документа создается его новая версия, что позволяет пользователю вернуться к любой версии проекта документа или создать новую на базе нескольких предыдущих.
Результаты внедрения:
Делопроизводством и подготовкой проектов документов в структурных подразделениях Секретариата Кабинета Министров Украины занято более 120 сотрудников. Подсистемой подготовки проектов документов ежедневно пользуется более 400 служащих.
За день в Секретариате Кабинета Министров Украины:
регистрируется и сканируется от 800 до 1200 документов;
готовится более 400 проектов документов общим объемом до 1000 страниц текста;
вводится в систему более 200 поручений руководства и протокольных решений.
Среднее время регистрации документа – 30 секунд.
С введением системы в промышленную эксплуатацию управление делопроизводства СКМУ отказалось от ведения бумажной системы карточного учета документов.
- Украина, г. Киев, Верховный Суд Украины;
Описание объекта автоматизации
Верховный Суд Украины является наивысшим судовым органом в системе судов общей юрисдикции.
Общая постановка задачи
Создание и внедрение в Верховном Суде Украины "Единой автоматизированной системы делопроизводства" (ЕАСД ВСУ). Система включает две подсистемы: подсистему общего документооборота (на базе "ДОК ПРОФ 2.0") и судебное делопроизводство.
Особенности реализации:
Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних, приказов, распоряжений, договоров, судебных жалоб и дел по судебным палатам, акты президиума и пленума ВСУ и т.п.) в подсистеме общего документооборота ведется в 32 картотеках 15-ю регистраторами. Среднее количество зарегистрированных документов около 1100 в день. При регистрации документов производится сканирование и сохранение электронного образа документа в базу данных. Для передачи зарегистрированных документов в структурные подразделения используется функция "Сортировка и доставка документов", а для отправки исходящих документов адресатам - "Сортировка и конвертация корреспонденции". В структурных подразделениях ВСУ для работы с документами используются следующими функциональные модули подсистемы общего документооборота: "Текущая работа", "Резолюции", "Закрытие документов", "Контроль", "Отчеты".
Подсистема судебное делопроизводства предназначена для обработки судебных жалоб и дел, которые поступают в ВСУ и рассматриваются в соответствии с процессуальными кодексами Украины. Канцеляриями судебных ВСУ производится регистрация судебных жалоб и дел, поступивших на рассмотрение ВСУ. Среднее количество судебных документов зарегистрированных за день по Судебным палатам: административная - 50, хозяйственная - 80, гражданская - 500, уголовная - 300.
В БД регистрируются судебные производства и вводится информация о порядке прохождения и рассмотрения дел, жалоб судьями и консультантами судебной палаты, а также вводятся результаты их рассмотрения. Среднее количество судебных производств зарегистрированных за день по Судебным палатам: административная - 15, хозяйственная - 30, гражданская - 150, уголовная - 100.
Сотрудниками секретариатов Судебных палат производится привязка всех судебных входящих (жалобы, дела) и исходящих (постановления, решения, определения) документов к судебным производствам.
Модуль судебной статистической отчетности используется для предварительной диагностики ошибок, допущенных на этапе ввода информации, и подготовки отчетных форм для передачи в Госкомстат.
В процессе внедрения ЕАСД ВСУ прошли обучение работе с системой порядка 250 сотрудников ВСУ из них около 200 по расширенной программе. Разработаны инструкции "Руководство пользователя" по подсистемам общего и судебного документооборота, а также частные инструкции пользователя на каждое рабочее место для специализированных АРМов.
Результаты внедрения
Подсистема общего документооборота внедрена и работает во всех структурных подразделениях Верховного суда Украины (около 100 АРМ).
Подсистема судебное делопроизводства внедрена и работает в Судебных палатах Верховного суда Украины по: административным (15 АРМ), хозяйственным (6 АРМ), гражданским (80 АРМ) и уголовным (30 АРМ) делам.
Ежедневно системой пользуются более 100 пользователей, в том числе: руководители аппарата ВСУ, управлений и отделов, судьи и их помощники, работники экспедиции, канцелярий судебных палат, делопроизводители структурных подразделений.
Среднее количество зарегистрированных за день документов - 1100 из них:
документов общего делопроизводства около 100;
судебных документов около 1000.
Регистрируется и обрабатывается до 300 судебных производств.
Среднее время регистрации документа 1 мин., судебного производства 5 мин.
Средний размер хранения одной страницы электронного образа документа 50 Кб.
На все документы общего делопроизводства вводятся резолюции руководства.
В отчетный период, средствами системы, готовится 9 статистических отчетов.
Среднее время генерации одного статистического отчета - 3 мин.
- Украина, г. Киев, Администрации Государственной пограничной службы Украины;
Описание объекта автоматизации
Государственная пограничная служба Украины обеспечивает неприкосновенность границы и охрану суверенных прав Украины в ее исключительной экономической зоне.
Общая постановка задачи
Целью внедрения системы электронного документооборота являлась автоматизация процесса делопроизводства с учетом повышенных требований к разграничению доступа к документам.
Особенности реализации
Специфика работы Государственной пограничной службы требовала реализации ряда требований, необходимых для дальнейшей эффективной работы организации. В их числе:
Параллельно действующие централизованный и децентрализованный контроль исполнения документов.
Технология учета движения оригиналов бумажных документов.
Повышенные требования к разграничению доступа к документам.
Создание электронного архива документов.
Результаты внедрения
Система внедрена на уровне секретариата, подразделения контроля и основных структурных подразделений Администрации Государственной пограничной службы Украины. Особое внимание уделено разграничению прав доступа и аудиту действий пользователей в системе. Администратор безопасности в реальном масштабе времени получает достоверную информацию о всех событиях, таких, как попытки несанкционированного доступа, просмотра или печати документов.
В системе реализован механизм, обеспечивающий ограничение возможностей печати определенных категорий документов. Их печать возможна исключительно при наличии у пользователя соответствующих прав и только на специальных принтерах.
В организации реализован механизм учета движения оригиналов документов на основе штрих-кодовой идентификации.
В настоящее время эксперты АО «СИТРОНИКС ИТ» ведут работы по организации обмена документами с удаленными частями и подразделениями с использованием почтовых менеджеров, которые обеспечивают: гарантированную доставку почтовых сообщений; автоматический обмен сообщениями о ходе исполнения документов в подчиненных частях и подразделениях.
- Украина, г. Киев, Министерство регионального развития и строительства Украины
Описание объекта автоматизации
Министерство регионального развития и строительства Украины – постоянно действующий государственной орган исполнительной власти. Основная задача Министерства – участие в формировании «Программы деятельности Кабинета Министров Украины» и обеспечение ее реализации в части, касающейся государственной политики в сфере строительства и регионального развития.
Общая постановка задачи
Руководство Министерства нуждалось в оптимизации существующих процессов делопроизводства. Для этого решено было внедрить систему электронного документооборота, которая бы обеспечила должностным лицам организации работу с электронными документами и их отсканированными образами. Также необходимо было автоматизировать процесс делопроизводства с учетом ведения оперативного контроля исполнения документов и формирования статистической отчетности, а также обработки обращений граждан.
Особенности реализации
К настоящему моменту система развернута до уровня структурных подразделений. При ее помощи сотрудники Министерства осуществляют централизованный контроль исполнения документов, ведут учет обращений граждан. Группой внедрения созданы также преднастроенные аналитические отчеты. Также делопроизводители структурных подразделений получили возможность присоединять электронные образы подписанных проектов документов к карточкам этих документов.
Результаты внедрения
Автоматизированная система делопроизводства и контроля исполнения документов охватывает все структурные подразделения Министерства. Все документы отрабатываются в электронном виде. В системе работают 40 пользователей. Внедрение системы в Министерстве позволило обеспечить постоянный контроль за выполнением Законов Украины, указов, распоряжений и поручений Президента Украины, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины. Пользователи решения получили информационно-аналитическую поддержку деятельности, руководителям система позволила повысить качество и своевременность принятия управленческих решений; оперативность доведения приказов, распоряжений, решений руководства к подчиненным организациям.
- Украина, г. Киев, ЗАО «Оболонь»
Описание объекта автоматизации
ЗАО «Оболонь» является ведущим украинским производителем пива и безалкогольных напитков. Сегодня ЗАО «Оболонь» под собственной маркой экспортирует свою продукцию в десятки стран мира, в том числе в Россию, Австрию, Германию, Испанию, Португалию, Южную Корею, США, Канаду, Тайвань и др.
Общая постановка задачи
Проектная группа определила, что ключевыми задачами автоматизации является:
Перевод бумажного документооборота в электронную форму.
Сокращение времени на доставку документов исполнителям.
Создание единого электронного архива документов предприятия.
Реализация автоматизированного ведения внутренней документации с учетом стандарта ISO 9001.
Электронное согласование и подписание документов.
Особенности реализации
Для реализации поставленной задачи в ЗАО «Оболонь» требовалось внедрение потокового сканирования больших объемов документации и автоматическое прикрепление электронных образов документов к регистрационным контрольным карточкам.
Результаты внедрения
После промышленного запуска решение позволило существенно ускорить процесс обработки документов, сократить время получения и рассмотрения документов. Ранее сотрудники вынуждены были самостоятельно доставлять документы для утверждения и согласования, преодолевая существенные расстояния по территории предприятия. Система, обеспечившая электронный документооборот, не только решила эту проблему, но и упразднила целый ряд других ресурсоемких процессов. Так, впервые на практике было применена технология потокового сканирования больших объемов документов с автоматическим прикреплением отсканированных электронных образов к ранее заведенным регистрационным контрольным карточкам документов.
В текущий момент основные подразделения компании полностью перешли на безбумажный внутренний документооборот.
- Украина, г. Севастополь, ОАО «Энергетическая компания «Севастопольэнерго»
Описание объекта автоматизации
ОАО "Энергетическая компания "Севастопольэнерго" обеспечивает электроэнергией промышленных и бытовых потребителей, объекты курортной зоны города и прилегающих районов. Среди основных потребителей – "Севастопольский морской завод", приборостроительный завод "Парус", "Муссон", рудоуправление им. Горького и другие предприятия. В составе ОАО "ЭК "Севастопольэнерго" городские и районные электрические сети, ремонтно-производственные и обслуживающие подразделения.
Общая постановка задачи
Целью проекта являлась автоматизация делопроизводства, ведения проектной и договорной документации в структурных подразделениях ОАО «Энергетическая компания «Севастопольэнерго».
Обзор решения
Программное решение построено на основе системы автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ» и состоит из следующих подсистем:
подсистемы регистрации документов;
подсистемы обработки обращений граждан;
подсистемы сканирования документов;
подсистема ведения проектной документации;
подсистемы подготовки проектов документов;
подсистемы контроля исполнения поручений руководства;
модуля гарантированной доставки сообщений по электронной почте.
Подсистема регистрации документов обеспечивает:
прием, регистрацию и предварительное рассмотрение входящей корреспонденции (регистрация штрих-кодом, создание и ведение электронной регистрационной карточки документа, подготовка Актов несоответствия и возврата документов, идентификация документов путем считывания штрих-кода);
учет передачи документов в структурные подразделения;
автоматический прием и регистрация проектов документов, прошедших процедуру согласования и утверждения внутри организации;
учет поступления документов из структурных подразделений;
регистрация и рассылка приказов и распоряжений;
ввод в систему принятых решений, подготовленных вне ее;
прием исходящих документов к отправке;
подготовку стандартных запросов и отчетов;
ведение архива;
мониторинг технологического процесса делопроизводства.
Подсистема обработки обращений граждан обеспечивает:
прием, учет и регистрацию обращения граждан, в соответствии с требованиями нормативных документов;
подготовку поручений руководства по результатам рассмотрения обращений граждан;
постановку на контроль поручений руководства;
контроль исполнения поручений руководства;
подготовку ответов гражданам;
подготовку соответствующих отчетов и справок.
Подсистема сканирования документов обеспечивает:
сканирование документов с автоматическим присоединением отсканированных образов к электронным регистрационно-контрольным карточкам документов;
сканирование сложных структурированных документов, с механизмом автоматизированной обработки элементов структуры документа (структурных блоков: «исполнители»; «текст пункта»; «дата исполнения»; «контролер»).
Подсистема ведения проектной документации обеспечивает:
создание и редактирование проекта как документ «нового» типа;
создание и редактирование составных документов;
создание и редактирование многоуровневых документов;
добавление дополнительных атрибутов к вложенным документам любого уровня;
ведение учета прикрепленных графических файлов и сканированных образов документов.
Подсистема подготовки проектов документов позволяет:
создавать и редактировать шаблоны документов в Open Office или MS Word, хранить шаблоны в базе данных;
встраивать в среде Open Office или MS Word в шаблоны документов атрибутивные поля базы данных;
создавать проекты документов по соответствующим шаблонам;
согласовывать, утверждать, визировать документы с использованием электронной цифровой подписи;
отправлять на регистрацию документы согласованные в Системе.
Подсистема контроля исполнения поручений руководства позволяет:
производить постановку документа на контроль;
реализовывать различные виды контроля (на дату; периодический; постоянный);
вести учет результатов контроля;
оперативно отслеживать результаты исполнения документов;
строить отчеты о состоянии исполнения документов и различные статистические отчеты;
осуществлять блокировку закрытия документа без согласования с контролером.
Модуль гарантированной доставки сообщений по электронной почте обеспечивает автоматическую отправку сообщений адресату с обязательным получением от него подтверждения о доставке.
Особенности реализации
Характерными особенностями, присущими «Севастопольэнерго», является то, что руководство компании приняло решение о полном переходе на электронный документооборот с использованием цифровой подписи, а также активное использование пакета Open Office, интегрированного с системой делопроизводства. Также примечательно, что сотрудники предприятия хранят оригиналы документов в архиве с момента регистрации и в дальнейшем не используют их во внутреннем документообороте.
Результаты внедрения
Проектная команда ввела систему в промышленную эксплуатацию в сентябре 2004 года. Развернуто более 50 автоматизированных рабочих мест системы во всех подразделениях «Севастопольэнерго», функционирование которых охватывает весь электронный жизненный цикл создания, обработки и контроля документов.
- Украина, г. Днепропетровск,
Днепропетровская областная государственная администрация (ДОГА);
Описание объекта автоматизации
В состав Днепропетровской областной государственной администрации (ДОГА) входит аппарат, главное управление, службы и инспекции (в общем количестве 38 инстанций). В ее подчинении находятся 22 районных и 13 городских госадминистраций.
Общая постановка задачи
Автоматизация технологического процесса делопроизводства общей канцелярии и канцелярий самостоятельных подразделений. Исключение двойной регистрации документов в структурных подразделениях. Реализация учета, обработки и контроля исполнения всех типов документов в единой автоматизированной системе делопроизводства.
Особенности реализации
Эксперты АО «СИТРОНИКС ИТ» разработали около 40 типов аналитических и статистических отчетов;
Реализован централизованный контроль исполнения документов;
Импортированы данные с двух автоматизированных систем, которые организация использовала до внедрения «ДОК ПРОФ 2.0» (регистрация входящих и исходящих документов и контроль их исполнения, регистрация актов ДОГА).
Результаты внедрения
Система внедрена на уровне общих отделов Днепропетровской областной администрации и городского совета. На втором этапе проекта эксперты АО «СИТРОНИКС ИТ» подключат к системе все функциональные управления и департаменты.
- Украина, г. Ивано-Франковск,
Ивано - Франковская областная государственная администрация;
Описание объекта автоматизации
В состав Ивано-Франковской областной государственной администрации входят аппарат, управления, службы и инспекции (всего 22 инстанции). В подчинении облгосадминистрации находятся 14 районных и 5 городских государственных администраций областного подчинения.
Общая постановка задачи
В результате предпроектного обследования группа внедрения выявила необходимость автоматизации технологического процесса делопроизводства и подготовки проектов документов в структурных подразделениях областной государственной администрации (ОГА).
Особенности реализации
В Ивано-Франковской ОГА на момент обследования эксплуатировалось четыре автоматизированных системы:
DOS-версия системы АСКОД для учета входящей, исходящей корреспонденции и контроля исполнения документов;
система учета распоряжений обладминистрации на платформе Lotus Notes;
программа сканирования и распознавания распоряжений обладминистрации;
система учета обращений граждан под управлением СУБД Microsoft SQL Server.
Эти автоматизированные системы частично обеспечивали автоматизацию основных процессов по отдельным направлениям. Однако они не обеспечивали движение документов между регистраторами, руководителями и непосредственными исполнителями. В связи с этим информация о движении документов, резолюциях руководителей, состоянии исполнения документов собиралась в неавтоматизированном режиме на основе заполнения бумажных регистрационно-контрольных карточек соответствующих типов документов либо в телефонном режиме.
Результаты внедрения
На первом этапе проведено обучение специалистов ОГА и внедрены первые 10 рабочих мест.
В систему «ДОК ПРОФ 2.0» импортированы данные по входящей и исходящей корреспонденции из базы данных системы АСКОД, по распоряжениям из базы данных системы Lotus Notes, сканированные образы и распознанные тексты распоряжений. Импорт данных дал возможность перейти на работу в качественно новую систему без потери ранее накопленной информации.
На следующем этапе системой «ДОК ПРОФ 2.0» будут охвачены все подразделения обладминистрации и импортированы данные по обращениям граждан из Microsoft SQL Server. Также при помощи веб-интерфейса будет обеспечен контроль исполнения документов, которые отрабатываются территориально удаленными подразделениями, городскими и районными администрациями областного подчинения.
- Украина, г. Луганск, Луганский городской совет;
Описание объекта автоматизации
В состав Луганского городского совета входит аппарат, 34 структурных подразделения (управления, отделы, службы и инспекции), четыре районных совета, два города и один поселок городского подчинения.
Общая постановка задачи
Команда экспертов АО «СИТРОНИКС ИТ», проводившая предпроектное обследование, обнаружила, что горсовет нуждается в объединении ранее разрозненных информационных систем, работающих в организации, в единую вычислительную среду. Решением этой задачи стала первая очередь муниципальной информационной системы – единая система электронного документооборота.
Особенности реализации
На момент обследования сотрудники Луганского городского совета использовали три разрозненные автоматизированные системы. Эти решения обеспечивали учет входящей и исходящей корреспонденции, актов горсовета и его исполнительного комитета, обращений граждан, а также контроль исполнения документов. Кроме потребности в едином информационном пространстве, сотрудники организации нуждались в решении, способном обеспечить движение документов между регистраторами, руководителями и исполнителями. Ранее информация о таком движении собиралась вручную при помощи бумажных регистрационно-контрольных карточек либо в телефонном режиме.
Результаты внедрения
По результатам обследования внедрено первую очередь автоматизированной системы документооборота (АСД) горсовета. Внедренная система обеспечивает в едином информационном пространстве реализацию процессов учета, отработки, контроля исполнения документов с пользой для всех структурных подразделений горсовета и его исполнительного комитета. В промышленной эксплуатации находятся 58 рабочих мест. Системой электронного документооборота охвачены все управления и отдельные отделы горсовета.
На втором этапе планируется охват электронным документооборотом районных городских советов; регистрация дополнительных типов документов; регистрация и контроль обращения граждан; внедрение архивной подсистемы для ведения номенклатуры дел, организации процессов хранения, уничтожения, подготовки и передачи документов в государственный архив; внедрение юридического модуля для автоматизации ведения исково-претензионной работы в досудебном и судебном производствах;
- Украина, г. Харьков, Харьковский городской совет.
Описание объекта автоматизации
В состав Харьковского городского совета входит аппарат, исполнительный комитет и 10 постоянных комиссий.
Общая постановка задачи
Городской совет Харькова нуждался в автоматизации процессов делопроизводства самостоятельных подразделений, а также – в создании единой базы для хранения и управления документами.
Особенности реализации
Специфическими потребностями горсовета, которые учитывались при внедрении системы «ДОК ПРОФ 2.0» являлись:
Необходимость обработки документов на всех уровнях иерархии;
Централизованный и децентрализованный контроль исполнения документов;
Реализация учета обращений граждан;
Регистрация судебных дел (пользователи системы нуждались в механизме отслеживания исков на всех этапах их рассмотрения в суде, исполнительного обеспечения решений и передачи дел в архив после их закрытия).
Результаты внедрения
В 2006 году система в Харьковском горсовете запущена в промышленную эксплуатацию, ее пользователями являются юридически самостоятельные структурные подразделения. В текущий момент решение обеспечивает регистрацию входящих, внутренних нормативно-правовых актов, обращений граждан и контроль исполнения документов. Количество пользователей системы «ДОК ПРОФ 2.0» – более 400 человек. Особенностью внедрения стала отработка зарегистрированных документов с большим количеством нанесенных резолюций. Система поддерживает работу 43-х канцелярий в едином информационном пространстве, а также обеспечивает двойную регистрацию документов, если это требуется соответствующим технологическим процессом.
|
