Рис. 1 – Централизованная архитектура Системы
Централизованная архитектура АСД «ДОК ПРОФ 2.0»
Описание реализации
Идея построения централизованной архитектуры основана на двух концепциях: единого хранилища данных и единой «точки входа» в Систему для доступа к хранящимся в ней данным (Рис. 1). Внедрение централизованной архитектуры предполагает наличие аппаратного обеспечения, способного без длительных задержек обработать требуемое количество запросов клиентов, и каналов связи с пропускной способностью не ниже 100 Мбит/с, обеспечивающих на приемлемом уровне скорость обмена данными. С точки зрения практической реализации это означает, что:
все информационные объекты (документы, резолюции, нормативно-справочные данные, структура организации и т.д.) хранятся в единой базе данных;
доступ пользователей к данным осуществляется через единый центральный сервер Системы;
организация работы Системы осуществляется в рамках локальной вычислительной сети (ЛВС) одного офиса (учреждения) или закрытой виртуальной сети с высокой пропускной способностью;
с помощью клиентского приложения осуществляется тесная интеграция с периферийным оборудованием (нанесение штрих-кода, поточное сканирование и т.д.) и популярными офисными пакетами (MS Offie, OpenOffice);
механизм заданий и сценариев позволяет создавать унифицированные маршруты обработки документов для различных видов документов.
Преимущества централизованной архитектуры
Среди преимуществ централизованной архитектуры необходимо выделить следующие:
хранение данных на одном сервере обеспечивает пользователям доступ к актуальным и полным данным в любой момент времени;
наличие одной критически важной точки – сервера СУБД – позволяет оптимизировать управление и поддержку производительности и работоспособности Системы; возможна установка одного или нескольких серверов резервного копирования данных, позволяющих повысить надежность Системы и обеспечить полное и корректное восстановление данных в случае возникновения нештатных ситуаций;
обновление версий клиентского приложения на всех рабочих станциях сети осуществляется с помощью тех же механизмов, что и доступ к данным – при каждом сеансе запуска клиентское приложение проверяет номер своей версии с версией, хранящейся в базе данных, и в случае несовпадения на клиентский компьютер выгружается последняя актуальная версия;
при наличии одного сервера БД значительно снижены затраты на поддержку, администрирование и обслуживание как Системы в целом, так и ее компонентов;
обеспечивается высокая скорость доступа к данным, что особенное важно при построении и просмотре отчетов, обрабатывающих большие массивы информации;
ведение унифицированной нормативно-справочной информации обеспечивает логическую целостность и непротиворечивость хранимых данных о документах;
регистрация входящего, исходящего или внутреннего документа выполняется в Системе один раз, так что документ или его разделы сразу же после регистрации становятся доступными во всех подразделениях, и тем самым исключается необходимость повторной регистрации документа;
механизм заданий и сценариев позволяет создавать и отображать в удобном графическом представлении сложные маршруты обработки документов (с возможностью параллельной обработки, фиксацией промежуточных результатов, условиями выбора дальнейшего пути движения, резолюциями руководителей и т.д.), что значительно экономит время специалистов и повышает качество обработки входящей, исходящей и внутренней корреспонденции (Рис. 2).
Рис. 2 – Графическое представление маршрута обработки документа
Децентрализованная и смешанная архитектура АСД «ДОК ПРОФ 2.0»
Описание реализации
Идея построения децентрализованной архитектуры основана на концепции географически распределенного хранения данных (Рис. 3). Смешанная архитектура является результатом совместного использования в организации как централизованной, так и децентрализованной архитектур. Децентрализованная архитектура идеально подходит для организаций, имеющих удаленные офисы (филиалы), которые самостоятельно управляют своими документами, могут отправлять (получать) в центральный офис оперативные или консолидированные данные, а также обмениваться межу собой документами в случае необходимости. С точки зрения практической реализации это означает, что:
ввод данных (регистрация документов, внесение резолюций, обработка обращений граждан и т.д.) и их хранение в базе данных может осуществляться непосредственно в филиалах;
в центральном офисе возможен как непосредственный ввод данных, так и консолидация всех данных, поступающих из филиалов;
обмен оперативными данными между филиалами и центральным офисом осуществляется с помощью специализированной утилиты «Почтовый менеджер»; для непосредственной передачи данных по электронной почте достаточно наличия любой почтовой системы, поддерживающей SMTP-протокол.
Рис. 3 – Децентрализованная архитектура Системы
Программной основой для развертывания Системы в децентрализованной архитектуре является «Почтовый менеджер». Полностью интегрированный с базовой функциональностью Системы по регистрации и управлению документами, он позволяет организовать эффективный и прозрачный процесс делопроизводства между географически разнесенными филиалами организации. Алгоритм функционирования «Почтового менеджера» можно представить следующим образом:
в главный офис поступает входящий документ и регистрируется в его Системе;
руководитель подразделения в главном офисе накладывает резолюцию, в которой предписано переслать зарегистрированный документ на отработку в филиал;
«Почтовый менеджер» Системы главного офиса формирует сообщение, куда записывает электронную регистрационно-контрольную карточку (ЕРКК) документа и его электронный образ, и пересылает его в «Почтовый менеджер» Системы филиала;
в Системе филиала все поступившие на регистрацию по электронной почте документы сохраняются в специальной папке (Рис. 4);
регистратор Системы в филиале просматривает поступившие документы и отмечает их как зарегистрированные; в случае, если данные в полях ЕРКК документа не совпадают, регистратор просматривает ЕРКК и вручную устанавливает необходимые значения атрибутов; квитанция о регистрации документа в Системе филиала немедленно отправляется с помощью «Почтового менеджера» в Систему главного офиса;
любые отметки о ходе обработки документа в филиале – резолюции, постановка на контроль, закрытие – немедленно в виде квитанций отправляются в Систему главного офиса, что дает возможность в удаленном режиме оперативно отслеживать и контролировать процесс обработки документа.
Рис. 4 – Использование почтового менеджера для регистрации входящих документов, поступающих из удаленного офиса
Преимущества децентрализованной архитектуры
Среди преимуществ децентрализованной архитектуры необходимо выделить следующие:
регистрация и хранение документов непосредственно в филиалах значительно экономят время и упрощают процедуру общения с гражданами и клиентами, поскольку всегда доступны и находятся «под рукой»;
отсутствует необходимость организации канала связи с широкой пропускной способностью между филиалами и главным офисом, поскольку обмен данными осуществляется асинхронно по электронной почте;
в удаленных филиалах возможна как независимая нумерация документов или проектов документов при их регистрации, так и принятая в организации в целом;
использование «Почтового менеджера» позволяет оперативно и прозрачно отслеживать процесс обработки документа на всех его стадиях по всем географически разнесенным филиалам организации.
Регистрация документов
Регистрация документов осуществляется подсистемой регистрации документов, которая обеспечивает:
учет и регистрацию входящих, исходящих, нормативно-правовых и внутренних документов с созданием регистрационно-контрольных карточек установленного образца;
учет и регистрацию поручений руководителей;
ведение картотек и определение типов документов, которые регистрируются в каждой картотеке;
автоматическую генерацию и настройку регистрационных номеров;
резервирование регистрационных номеров;
одновременную поддержку традиционного бумажного и электронного документооборота;
автоматическое заполнение полей на основе нормативно-справочной информации;
автоматическое заполнение полей по значениям других полей, логически связанных с ними;
автоматическое заполнение полей с помощью оптического карандаша (ручного сканера-ручки);
автоматическое заполнение полей по реквизитам документов, связанных между собой по переписке;
построение дерева ссылок между документами любой сложности;
внутреннюю и внешнюю адресацию документов;
генерацию штрих-кода;
нанесение на бумажные документы регистрационных реквизитов, штрих-кода, буквенно-цифровой информации в соответствии с нормативными документами;
печать документов, регистрационных карточек, реестров рассылки, статистических и других форм на принтерах разных типов;
сохранение целостности данных в случае возникновения нештатных ситуаций;
Подсистема регистрации документов позволяет пользователям выполнять следующие функции:
предварительное рассмотрение входящей корреспонденции;
регистрацию документа;
заполнение регистрационно-контрольной карточки документа;
нанесение штрих-кода на документ;
автоматическое заполнение полей с помощью оптического карандаша;
автоматизированную обработку структурированного документа;
сканирование документа;
Описание подсистемы
Принципиальным является то, что Система работает как с электронными документами, так и с данными о бумажных документах, которые вводятся в Систему и представляются пользователям на экранах мониторов в соответствующих электронных формах или в виде электронных образов.
Система ориентирована на принятую в странах СНГ технологию работы с документами. Бумажные документы в установленной последовательности перемещаются между АРМ. Пользователи в соответствии со своими функциональными обязанностями выполняют определенные действия, касающиеся документов, вводят в Систему необходимые данные, при необходимости корректируют их или печатают в виде документов.
До начала регистрации документов, в Системе создаются необходимые регистрационные картотеки (входящие, исходящие, приказы и т. п.) – заполняются соответствующие справочники.
При регистрации документа Система автоматически генерирует и присваивает документу регистрационный номер и заносит эту информацию в электронную регистрационно-контрольную карточку. При необходимости, регистрационный номер можно настроить по требованиям Заказчика (настроить соответствующие префиксы).
В зависимости от принятой технологии рассмотрения документов, электронная регистрационная карточка (рис. 1) может заполняться или на одном автоматизированном рабочем месте, или последовательно на нескольких. При этом каждый пользователь оперативно получает информацию о документах, которые должны поступить к нему на обработку с другого АРМ. Получив соответствующий бумажный документ, пользователь считывает штрих-код и практически сразу получает на экране своего монитора необходимые данные, введенные в Систему на предыдущих этапах его обработки. Система обеспечивает: заполнение полей с помощью оптического карандаша (ручного сканера); автоматическое заполнение полей по значениям других полей, которые логически связаны с ними (например, после заполнения поля «вид документа», автоматически заполняются поля «корреспондент», «кто подписал»).
Система позволяет строить дерево ссылок между документами любой сложности, что обеспечивает оперативный доступ к любому документу в переписке по одному вопросу.
При регистрации документа со ссылками на другой, Система автоматически предлагает значения полей, по реквизитам документа, который был предварительно зарегистрирован.
После завершения заполнения регистрационно-контрольной карточки документа производится нанесение штрих-кода на его первую страницу (бланк документа). Вместе со штрих-кодом на документ наносится буквенно-цифровая информация, которая в привычной для пользователя форме предоставляет информацию о регистрационных реквизитах документа.
Рис. 1 – Интерфейсная форма электронной регистрационно-контрольной карточки
Контроль исполнения поручений руководства
Подсистема контроля исполнения поручений руководства и документов обеспечивает:
учет и регистрацию поручений руководства;
постановку поручений руководства на контроль;
фиксацию факта получения исполнителем поручения руководства;
фиксацию факта получения документов в каждом подразделении;
фиксацию факта получения документов исполнителем;
назначение ответственного и других исполнителей документа;
внесение текста резолюции руководителя;
внесение сроков выполнения документов;
внесение сложных резолюций с неограниченным количеством задач;
построение дерева резолюций любой сложности;
возможность сканирования бумажных резолюций и прикрепления их образов к соответствующей электронной резолюции;
создание произвольного количества исполнителей;
поддержку произвольного количества ролей исполнителей;
автоматическая адресация документа исполнителям в соответствии с наложенными резолюциями;
внесение данных о выполнении документа;
внесение предложений касательно выполнения документа;
закрытие документов (фиксация факта выполнения документа и списания в дело);
постановку документов на контроль;
постановку пунктов документов на контроль;
автоматическое или автоматизированное определение контрольных сроков;
автоматическая визуальная сигнализация о документах, по которым сроки исполнения резолюций просрочены;
определение состояния контроля документа или отдельного пункта;
составление резюме о выполнении;
автоматическое формирование на каждом рабочем месте индивидуального списка документов, поручения по которым были получены «сверху», и индивидуального списка документов, поручения по которым были выданы «вниз»;
ведение истории контроля выполнения документа (пункта);
блокирование закрытия выполнения документа (пункта) без согласования с контролером;
формирование любых отчетов для контроля;
автоматическое напоминание о приближении сроков выполнения;
информирование руководителя о ходе выполнения и итогах выполнения документов;
поддержку различных уровней контроля;
автоматическую визуальную сигнализацию о документах, по которым сроки исполнения резолюций просрочены
контроль исполнения документов;
|
