Краткое описание типового решения
Скачать 0.77 Mb.
|
Описание подсистемы Кроме фиксации факта получения документа деловодом подразделения и исполнителем с использованием штрих-кодовой технологии, Система обеспечивает внесение в электронную регистрационно-контрольную карточку резолюции руководителей. Существует возможность создавать сложные резолюции с множеством вложенных пунктов, исполнителей, сроков исполнения и перечнем контролеров. Пользователь должен своевременно заносить данные о исполнении документа и предложения относительно его исполнения. Когда документ исполнен, пользователь должен закрыть его регистрационно-контрольную карточку, указав дату исполнения и реквизиты документа, который подтверждает факт исполнения документа. В регистрационно-контрольную карточку документа заносятся данные относительно места расположения бумажного документа в соответствующем деле. Система имеет все средства для организации действующего контроля исполнения документов. Она позволяет автоматически определять контрольные сроки исполнения документов по их типу или виду. Система также обеспечивает многоуровневый контроль исполнения резолюций руководителей различных уровней управления. Существует возможность контролировать сложные резолюции с множеством вложенных пунктов, исполнителей, сроков исполнения и перечнем контролеров. Система предупреждает о приближении контрольных сроков и обеспечивает подготовку необходимых отчетов. Система позволяет определять состояние контроля документа и внести резюме о его исполнении. Средства формирования статистических отчетов представляют информацию как в табличном, так и в графическом виде (диаграммы, гистограммы, линейные графики). Интересной функцией подсистемы контроля является возможность блокирования закрытия регистрационно-контрольной карточки документа, что позволяет согласовать действия контролера и исполнителя. Система оповещает контролеров и исполнителей о приближении контрольных сроков исполнения документов и поручений руководства. Удобным в Системе является автоматическое формирование перечней документов логических папок по срокам исполнения (документы, подлежащие исполнению или не выполненные в установленный срок «сегодня», «на этой неделе», «в этом месяце» и т.д.).  Рис.1 Система автоматически формирует логические папки по срокам исполнения документов  Рис. 2. Электронная форма «Состояние контроля»  Рис. 3. Информационная справка предоставляет всю информацию о документе, сроках исполнения, и результате исполнения документа Обработка обращений граждан Подсистема обработки обращений граждан обеспечивает:
Описание подсистемы Подсистема обеспечивает полный цикл: регистрацию обращений в соответствии с нормативной базой, регистрацию резолюций и поручений, контроль исполнения резолюций и поручений, мониторинг исполнения задач, учет и обобщение результатов обращений, получение аналитических отчетов и разнообразных статистических данных. С помощью web – интерфейса обеспечивается оперативный санкционированный доступ граждан к своим обращениям, результатам их обработки, нормативным актам и другой связанной с обращениями информации. Подготовка проектов документов Подсистема подготовки проектов документов обеспечивает:
Описание подсистемы Важным компонентом в Системе является подсистема подготовки проектов документов. Эта подсистема позволяет: осуществлять набор и верстку проектов документов по шаблонам с одновременной проверкой грамматики; проводить согласования, визирования и утверждение проектов документов; вводить в Систему проекты документов из электронных и бумажных носителей; передавать их по электронным каналам связи и размещать на web-странице. Система обеспечивает создание, учет и сохранение всех создаваемых электронных версий проектов документов. Необходимо отметить, что при внесении изменений в электронный проект документа, Система автоматически создает его новую версию, в которой сохраняет исправленный текст. Начальный текст остается неприкосновенным в предыдущей версии. Для каждой версии проекта документа Система сохраняет данные о времени и дате ее создания, заказчике и операторе, который внес изменения. Важно отметить, что все приложения к документам для Системы являются отдельными проектами документов, а также то, что при распечатке проекта документа на его каждый лист наносится уникальный штрих-код, который обеспечивает его защиту от фальсификации. Подсистема обеспечивает фиксацию фактов согласования, визирования и утверждения проектов документов, формирование маршрутов прохождения, прикрепления к электронной регистрационной контрольной карточке документа утвержденной электронной версии проекта документа. Ведение электронного архива документов Подсистема ведения электронного архива документов обеспечивает:
Описание подсистемы В электронном архиве хранятся электронные образы отсканированных документов, присоединенные файлы документов и электронные файлы документов, созданные в подсистеме подготовки проектов документов. Разработанные средства ведения электронного архива позволяют оперативно осуществлять поиск необходимой информации по каждому из атрибутов, а также производить контекстно-зависимый поиск. Контекстно-зависимый поиск позволяет найти документ независимо от падежей, в которых встречаются слова из искомой фразы. Для упорядочения дел формируется и ведется номенклатура дел. В соответствии с номенклатурой дел регистрируются и должным образом оформляются тома дел. Все исполненные документы списываются (помещаются) в дело (указывается № дела, № тома, № страницы). Подсистема предоставляет функционал для формирования описи документов дела, автоматического заведения очередного тома дела. Из дела формируют описи дел. Документы, помещенные в дела, хранятся в соответствии со сроками хранения, определенными для каждого дела. На описи дел с документами, подлежащими уничтожению, составляют акты на уничтожение документов, не подлежащих хранению. После физического уничтожения документов подсистема предоставляет возможность удалить данные документы из базы данных в соответствии с актом на уничтожение. На описи дел, подлежащих передаче на государственное хранение, составляют акты приема-передачи документов на государственное хранение в архивную организацию. После физической передачи документов подсистема предоставляет возможность удалить данные документы из базы данных в соответствии с актом приема-передачи документов. В РКК таких документов удаляется информация об отработке документа, сканированные и присоединенные файлы документа, остаются минимально необходимые регистрационные атрибуты документа и ссылка на акт, в соответствии с которым данный документ был уничтожен или передан на государственное хранение. Юридический модуль Подсистема ведения судебных дел обеспечивает:
Описание подсистемы На каждое судебное производство заводится карточка судебного дела. Подсистема предоставляет доступ к судебным делам по логическим папкам: все дела, открытые дела, досудовое урегулирование, досудовое производство, рассмотрение в суде первой инстанции, в апелляционной инстанции, в кассационной инстанции, в Верховном суде, исполнительное производство, мировые соглашения. Имеется функционал просмотра событий о запланированных судебных заседания. Карточка судебного дела содержит общие атрибуты судебного дела, информацию об участниках дел, представителе организации в суде, судах, этапах рассмотрения дела в судах, документах по данному делу, исполнении решения суда. Обмен документами с внешними системами Подсистема обмена документами с внешними системами документооборота обеспечивает:
Описание подсистемы Обмен данными между организациями осуществляется с помощью отдельного модуля «Почтовый менеджер». Модуль обеспечивает сопряжение с почтовой системой, используемой в организации. В справочники системы вносятся необходимые адреса электронной почты корреспондентов. Документы автоматически формируются в очередь отправки по группам корреспондентов и отправляются по команде оператора. Вместе с документом передается необходимая информация с регистрационными атрибутами документа. Почтовый менеджер принимающей стороны автоматически обрабатывает входящую электронную почту и оповещает оператора о поступлении новых документов. По команде оператора документы регистрируются, при этом, автоматически заполняются соответствующие поля регистрационно-контрольных карточек документов. Обмен в формате XML позволяет организовать обмен документами и синхронизацию справочников между двумя родственными Системами документооборота или внешней системой. Безопасность и защита информации Подсистема защиты информации обеспечивает:
Описание подсистемы При подписании документов используются механизмы наложения электронной цифровой подписи, что позволяет:
Кроме того, все документы хранятся в сжатом виде, что с одной стороны обеспечивает экономное расходование дискового пространства, а с другой стороны, невозможность просмотра документов вне рамок Системы стандартными средствами. Обработка сложных документов Подсистема обработки сложных по структуре документов обеспечивает:
Описание подсистемы Достаточно часто существует необходимость внесения в базу данных информации о документах, которые имеют определенную структуру (несколько пунктов с заданиями, перечнем исполнителей, контролеров, сроков исполнения). Система позволяет автоматизировать этот процесс. Пропустив структурированный документ через сканер, и получив на экране его изображение, пользователь последовательно выделяет блоки на распознавание. При этом каждый блок автоматически подписывается в соответствии со структурой поручения и атрибутами полей электронной карточки структурированного документа: номер документа, на который выдано поручение; перечень исполнителей по пунктам; содержание пунктов; контролеры по каждому пункту. После распознавания текста, все данные автоматически заносятся в соответствующие поля электронной карточки структурированного документа. При этом значения полей получают однозначное соответствие со справочными данными Системы. Отсканированный образ документа сохраняется в базе данных в многостраничном компрессированном TIFF-файле, что дает возможность вывести на экран монитора пользователя любую страницу документа и значительно сократить объем хранимой информации в базе данных. Кроме того, Система в фоновом режиме распознает отсканированный текст для обеспечения контекстно-зависимого поиска. Обработанный таким образом структурированный документ автоматически направляется всем его исполнителям и контролерам. Поиск документов Подсистема поиска обеспечивает:
Описание подсистемы Подсистема обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса. Результат поиска - это список документов, удовлетворяющих запросу и содержащий перечень значений реквизитов найденных документов. Для документов, имеющих текстовое представление, Система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе - контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле "Краткое содержание", то можно осуществлять контекстный поиск по словам и словосочетания, записанным в этом поле. Также возможно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа. Результатом поиска во всех случаях является список документов в виде списка их имен объектов. Список оформляется так, чтобы была возможность перейти к просмотру документа в отдельном окне. Отдельный вид поиска - поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания. Отправка корреспонденции Подсистема отправки корреспонденции обеспечивает:
Описание подсистемы Достаточно просто и удобно реализованный процесс приема документов для отправки и оформления перечня документов, которые находятся в конверте. Сканируя штрих-коды с документов, сотрудник, который принимает документы на отправку, сортирует их по адресатам в соответствии с индексами, которые при этом появляются на экране монитора. Сотрудник, который выполняет функцию формирования пакетов на отправку, вызывает на экран перечень документов, которые должны быть отправлены по определенному адресу, сканирует штрих-коды с документов и вкладывает в конверт. Когда конверт заполнен, сотрудник распечатывает наклейку на документ с указанием адреса корреспондента и отправителя, а также с перечнем документов, которые находятся в конверте. Таким образом, исключается ручная работа при заполнении соответствующих бланков, ошибки оператора при ручном вводе данных, а процесс, при этом, значительно ускоряется. По требованию пользователя система автоматически формирует реестры отправления (почтовые, телеграфные и т.п.). Управление движением документов Подсистема движения документов обеспечивает:
Описание подсистемы Пройдя процессы регистрации и предварительного рассмотрения, документы передаются в структурные подразделения для исполнения. В бумажной технологии при достаточно большом количестве структурных подразделений и объеме документов процесс их сортировки и оформления факта передачи достаточно трудоемкий. Получив стопку документов на сортировку достаточно сканировать их штрих-коды и раскладывать по ячейкам в соответствии с индексами подразделений, которые при этом появляются на экране монитора. Это происходит на основании данных, введенных на этапе предварительного рассмотрения. При этом автоматически формируются списки этих документов и отправляются на АРМ сотрудников служб делопроизводства подразделений. Завершив по такому способу сортировку документов, курьер разносит их по подразделениям. Сотрудники служб делопроизводства в подразделениях принимают документы, сканируя их штрих-коды, делая при необходимости отметки в списках о документах, которые по каким-либо причинам не приняты. Информация о не принятых документах сразу же поступает на АРМ предварительного рассмотрения для их повторной обработки. Если в службе делопроизводства подразделения нет АРМ, то для него распечатывается соответствующий список документов вместе с информационным листком. В информационном листке сотрудник службы делопроизводства подразделения указывает исполнителей документов или делает отметки об их возвращении. В этом случае, список документов остается в подразделении, а информационный листок возвращается в канцелярию для ввода необходимой информации в базу данных. Такая реализация процесса передачи документов позволяет надежно отслеживать перемещение документов между подразделениями и значительно облегчает работу сотрудников. Web-доступ Подсистема web-доступа обеспечивает:
Описание подсистемы С помощью web – интерфейса обеспечивается оперативный доступ руководителей к документам в период командировок или работы вне офиса. При этом они получают возможность создания поручений, контроля исполнения документов, подписи документов электронной цифровой подписью, получения оперативных отчетов об исполнения документов. Кроме того, web – интерфейс обеспечивает оперативный санкционированный доступ граждан к своим обращениям, результатам их обработки, нормативным актам и другой связанной с обращениями информации. Мониторинг системы Подсистема мониторинга и подготовки отчетов обеспечивает:
Описание подсистемы Все действия пользователя в Системе регистрируются в системном журнале, доступ к которому имеет только администратор безопасности. В системе реализована возможность получать как настроенные отчеты, задав необходимые параметры, так и динамические отчеты, проводя операции групповой фильтрации и определяя параметры, исходя из оперативной потребности. Результаты отчета могут быть представлены графически. Вид графика может определять пользователь. Администрирование Подсистема администрирования обеспечивает:
Описание подсистемы Система реализована по клиент-серверной технологии как сетевой комплекс взаимодействующих автоматизированных рабочих мест (АРМ). Каждое АРМ - это программно-технический комплекс, оснащенный специальным периферийным оборудованием и программным обеспечением, достаточными для выполнения уполномоченным должностным лицом своих функциональных обязанностей. Целесообразно на каждом АРМ иметь специальное устройство автоматической идентификации, в качестве которого может быть устройство для считывания данных с магнитной карточки, биометрический датчик или другое устройство. Для работы в Системе пользователь обязан пройти идентификацию в Системе, после чего он получает доступ для выполнения только тех функций, которые для него определены администратором Системы в соответствии с должностными обязанностями. Доступ к функциям и процедурам администратор предоставляет пользователям путем формирования для каждого из них таблицы доступа. Система позволяет предоставлять доступ как к отдельным функциям и процедурам, так и до заполнения отдельных полей электронных форм. Предусмотрено предоставление одинаковых полномочий соответствующей группе пользователей (групповые операции). В Системе ведется журнал, в котором регистрируются все попытки идентификации пользователей (позитивные или негативные). О попытке несанкционированного доступа соответствующее уведомление немедленно поступает на АРМ администратора. При временной остановке работы пользователь обязан выйти из Системы. Система закрывает все активные подпрограммы и переходит в режим ожидания. При повторном входе в Систему пользователь обязан снова подтвердить свои полномочия с помощью средств индивидуальной идентификации. Аудит системы Подсистема аудита обеспечивает:
Описание подсистемы В Системе ведется системный журнал для регистрации всех действий пользователей по отношению к информационным объектам Системы. Кроме того, каждый информационный объект имеет соответствующую закладку, в которой приводятся данные о действиях пользователей с ним, что обеспечивает удобный механизм аудита проведенных операций и измененных значений реквизитов. Администратор безопасности информации в любое время может оперативно получить необходимую информацию и подготовить соответствующий отчет. Управление заданиями Подсистема управления заданиями обеспечивает:
Описание подсистемы Подсистема управлениям заданиями позволяет руководителям оперативно управлять работой подчиненных. Задания довольно самостоятельны, в отличие от резолюций они не должны быть обязательно привязаны к документам или проектам документов. Это позволяет руководителям с их помощью отдавать любые распоряжения и контролировать их исполнение. Сценарии обработки документов Подсистема работы со сценариями обеспечивает:
Описание подсистемы Дополнительным механизмом движения документов являются сценарии. Этот механизм позволяет: сформировать шаблон процесса обработки документов, указав последовательность действий пользователей, сроки и исполнителей; прикрепить документ к шаблону процесса и запустить процесс. Вследствие чего все исполнители будут автоматически получать соответствующие задания на исполнение документов, а инициатор процесса всегда будет иметь возможность контролировать ход исполнения сценария |
Похожие:
 | Тся руководством пользователя по эксплуатации Типового реестра государственных и муниципальных услуг (функций) (далее — Типовой реестр),... |  | С: Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия" редакции 0 на технологической платформе "1С: Предприятие 3" и содержит функции,... |
| Назначение машины, краткое описание ее устройства и работы. Описание управления машиной и устройств безопасности | | Тема: «Выполнение работ по развитию и оказание услуг по сопровождению типового решения региональных реестров и порталов государственных... |
| Резюме — это краткое описание вашей трудовой жизни. Именно краткое и информативное. Работодателя не будет интересовать ваша личная... | | Гни, простота получения всевозможных отчетов является залогами успешной работы, и делают подсистему универсальной, настраиваемой... |
| Открытый запрос предложений в электронной форме на право заключения договора на выполнение работ по тиражированию типового решения... | | Настоящее краткое руководство является тематическим пособием пользователя программного комплекса гнивц курьер «Корпорация» по осуществлению... |
| Конфигурация "Бухгалтерия элеватора и комбикормового завода" разработана на базе типового программного продукта "1С: Бухгалтерия... | | Краткое описание без излишних подробностей): (Brief description without excessive details) |