Краткое описание типового решения
Скачать 0.77 Mb.
|
Перечень автоматизируемых деловых процессовСистема электронного документооборота ДОК ПРОФ СТЕП 2.0ТМ автоматизирует следующие деловые процессы:
Регистрация документов. Система предоставляет возможность зарегистрировать документ любого типа (письмо, приказ, протокол, решение…), создать необходимые картотеки, настроить по своим потребностям соответствующие формы регистрационных карточек и правила формирования регистрационных номеров документов. В настоящее время осуществляется регистрация входящих, исходящих документов горсовета, решений горсовета, решений исполкома горсовета, распоряжений председателя горсовета, входящих, исходящих документов управлений и отдельных отделов горсовета. Идет планомерная работа по настройке и вводу в работу картотек для регистрации договоров и других типов документов. В процессе регистрации создается регистрационно-контрольная карточка документа (РКК), которая содержит все регистрационные реквизиты. Регистрационный номер документа регистрируется автоматически в соответствии с настроенными правилами. Существует возможность резервирования номера для дальнейшей регистрации. Система обеспечивает: заполнение полей РКК с помощью оптического карандаша (ручного сканера); автоматическое заполнение полей РКК по значению других полей, логически с ними связанных. Система дает возможность строить дерево ссылок между документами любой сложности, что обеспечивает доступ к любому документу из переписки по данному вопросу. После заполнения полей РКК на первую страницу документа наносится штрих-код и буквенно-цифровые данные, которые в привычном для регистратора виде отображают регистрационные реквизиты документа. Отсканированный образ документа автоматически присоединяется к его РКК. В фоновом режиме происходит автоматическое распознавание документов. Кроме электронного образа документа к РКК документа можно присоединить любые необходимые файлы (приложения). Документооборот. В основу документооборота положена резолюция руководителя, определяющая кто и в какой срок должен выполнить определенные действия по отношению к данному документу. Система дает возможность формировать подчиненные резолюции. В этом случае исполнитель может видеть как всё дерево резолюций, так и резолюцию непосредственного руководителя. Все исполнители (или лица, ответственные за делопроизводство в данном подразделении) автоматически получают документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства. Пользователи работают с электронными документами (образами документов). В то же время может сохраняться параллельный бумажный документооборот. Движение оригиналов документов фиксируется с помощью технологии штрих-кодовой идентификации документов. В настоящее время рабочие места системы электронного документооборота установлены у руководства горсовета, деловодов и контролеров управления делами горсовета и всех управлений и отдельных отделов. Идет планомерная установка рабочих мест у деловодов и котроллеров отделов, руководства управлений и отделов с целью в конечном итоге охватить документооборотом всю цепочку прохождения документа от регистратора до руководителя и от руководителя до конечного исполнителя включительно. Контроль исполнения документов. Получение документов деловодами, руководителями, контролерами и исполнителями автоматически фиксируется с помощью технологии штрих-кодовой идентификации документа или автоматизированной процедуры получения электронного документа. В процессе исполнения документа в их РКК вносится информация о резолюциях руководителей, сроках и результатах исполнения, сама резолюция сканируется. Система предоставляет удобный интерфейс осуществления контроля за исполнением документов. Контролер имеет возможность поставить документ на персональный контроль, контролировать выполнение документа в целом либо каждого отдельного пункта документа. При этом подсистема оповещения своевременно информирует исполнителей и контролеров о приближении сроков исполнения или их нарушении. Контролер имеет возможность заблокировать закрытие документа. В этом случае система сообщит о необходимости проверки параметров закрытия, внесенных исполнителем, и даст возможность просмотреть документ, являющийся основанием для его закрытия. Осуществляя контроль, ответственное лицо может определять «состояние» контроля, вносить свои оценки качества выполнения документа, продлять срок исполнения, определять тип контроля (на дату, периодический, постоянный), автоматически сгенерировать пункт документа со следующей датой исполнения для периодического контроля. Система автоматически распределяет документы по логичным папкам в соответствии с состоянием исполнения документа (на контроле, не исполненные в срок, исполненные и т.д.). Мониторинг системы. В системе детально реализован мониторинг процессов, состояний документов и действий пользователей. С помощью специальных средств системы всегда можно получить информацию, на каком этапе автоматизированного процесса деловодства находится документ, кто с ним в данный момент времени работает, когда и кем он был создан и изменен. Поиск документов. Система предоставляет удобный поиск документов по произвольным полям регистрационно-контрольной карточки документа, а также контекстный поиск по распознанным текстам сканированных документов и текстам присоединенных документов. Контекстный поиск позволяет найти документ независимо от падежей, в которых встречаются слова из искомой фразы. Удобный интерфейс контекстного поиска подсвечивает искомые слова в сканированном изображении документа. Статистические и аналитические отчеты. Система позволяет получать аналитические отчеты и обладает встроенным генератором отчетов. По перечню документов есть возможность получить статистический отчет по количественным показателям. Это позволяет в реальном времени получать не только обобщенные, но и сравнительные данные. Кроме того, компонент формирования статистических отчетов позволяет по любой из полученных цифр перейти на перечень документов, которые стоят за данным количеством. Отправка корреспонденции. Система исключает ручной ввод данных при формировании реестров отправки (почтовых, телеграфных и т.д.), реестров упаковки документов в конверты, нанесения реквизитов адресатов на конверты. Данные действия оператор осуществляет автоматически с помощью технологии штрих-кодовой идентификации документа. Обмен документами с внешними системами документооборота. Дальнейшее развитие системы электронного документооборота предполагает внедрение систем документооборота в районных советах города и автоматическое взаимодействие с ними системы электронного документооборота горсовета. В райсоветах будут установлены серверы системы документооборота ДОК ПРОФ. Обмен электронными документами будет осуществляться с помощью стандартных средств электронной почты с подтверждением доставки. Работа с судовыми делами. Упорядочение, хранение, уничтожение документов и передача документов на хранение в государственный архив. Отработка обращений граждан. Работа со сценариями документов. Сценарии обработки документов представляют собой дополнительный механизм документооборота Управления заданиями. Работа с проектами документов. |
Похожие:
 | Тся руководством пользователя по эксплуатации Типового реестра государственных и муниципальных услуг (функций) (далее — Типовой реестр),... |  | С: Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия" редакции 0 на технологической платформе "1С: Предприятие 3" и содержит функции,... |
| Назначение машины, краткое описание ее устройства и работы. Описание управления машиной и устройств безопасности | | Тема: «Выполнение работ по развитию и оказание услуг по сопровождению типового решения региональных реестров и порталов государственных... |
| Резюме — это краткое описание вашей трудовой жизни. Именно краткое и информативное. Работодателя не будет интересовать ваша личная... | | Гни, простота получения всевозможных отчетов является залогами успешной работы, и делают подсистему универсальной, настраиваемой... |
| Открытый запрос предложений в электронной форме на право заключения договора на выполнение работ по тиражированию типового решения... | | Настоящее краткое руководство является тематическим пособием пользователя программного комплекса гнивц курьер «Корпорация» по осуществлению... |
| Конфигурация "Бухгалтерия элеватора и комбикормового завода" разработана на базе типового программного продукта "1С: Бухгалтерия... | | Краткое описание без излишних подробностей): (Brief description without excessive details) |