Раздел 2 "Финансовые активы"
34. Первичные документы о приеме в кассу наличных денежных средств
Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц осуществляется по Приходным кассовым ордерам (ф. 0310001) и Квитанциям (ф. 0504510). Приходные кассовые ордера (ф. 0310001) регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003). Если наличные денежные средства принимаются уполномоченными лицами, которые назначены приказом руководителя учреждения, то они ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов (ф. 0504053), с приложением квитанций (копий).
Чтобы получить наличные денежные средства, учреждение представляет в орган Федерального казначейства по месту обслуживания Заявку на получение наличных денег (ф. 0531802), Заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243), отдельно по каждому лицевому счету и виду средств, за счет которых должны осуществляться операции по обеспечению денежными средствами:
- средств субсидий, бюджетных инвестиций;
- средств от собственных доходов;
- средств, полученных лечебным учреждением в рамках обязательного медицинского страхования;
- средств, поступающих во временное распоряжение.
Одновременно с Заявкой на получение наличных денег (ф. 0531802) учреждение представляет в орган Федерального казначейства денежный чек, оформленный отдельно на каждую такую заявку.
35. Первичные документы о выдаче наличных денежных средств из кассы учреждения
Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения осуществляется по Расходным кассовым ордерам (ф. 0310002). Расходные кассовые ордера (ф. 0310002) регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003).
При выдаче из кассы наличных денежных средств определенным приказом руководителя учреждения раздатчикам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504046).
Выдача из кассы бюджетного учреждения заработной платы, прочих выплат, стипендий, пенсий, пособий и иных социальных выплат, а также вознаграждений лицам, не состоящим в штате учреждения по договорам гражданско-правового характера, отражается на основании Платежной ведомости (ф. 0504403) (Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), Расходного кассового ордера (ф. 0310002).
При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005) с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005) осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.
В случаях, когда разовые расчеты по заработной плате (оплате труда) осуществляются в межрасчетный период и не совпадают с составлением общего расчета, выдача наличных денег производится по Платежной ведомости (ф. 0504403), Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002) или иным документам, предусмотренным соглашениями с банками (при безналичных перечислениях).
При выдаче наличных денег под отчет нескольким лицам применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).
Возврат в банк неиспользованных наличных денежных средств учреждения осуществляют на основании Объявления на взнос наличными (ф. 0402001), оформленного в соответствии с установленными законодательством требованиями. Объявление на взнос наличных денежных средств оформляется отдельно по каждому виду средств.
Учреждения могут сдавать наличные деньги для зачисления сумм денежных средств на банковские счета через автоматическое приемное устройство. Подтверждением данной операции является распечатка автоматического приемного устройства, в которой содержится информация об учреждении, кредитной организации, идентификаторе автоматического приемного устройства, дате и времени вложения наличных денег в автоматическое приемное устройство, банковском счете и сумме вложенных наличных денег (п. 3.7 Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 24.04.2008 № 318-П).
В таком же порядке оформляется сдача в банк сверхлимитных остатков денежной наличности.
36. Первичные документы о поступлении денежных документов в кассу учреждения
Прием в кассу денежных документов оформляется Приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) с оформлением на них записи "Фондовый". Указанные приходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с денежными средствами.
37. Первичные документы о выдаче из кассы денежных документов в учреждении
Выдача из кассы денежных документов оформляется Расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с оформлением на них записи "Фондовый". Данные Расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с денежными средствами.
38. Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами в учреждении
Выдача денежных средств под отчет оформляется Расходным кассовым ордером (ф. 0310002).
В обязательном порядке к Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002) прилагается письменное заявление подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, а также подпись руководителя учреждения (иного лица, уполномоченного подписывать заявления о выдаче денег под отчет доверенностью);
При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды. По результатам выдачи денежных средств по Ведомости (ф. 0504501) оформляется Расходный кассовый ордер (ф. 0310002).
По израсходованным суммам подотчетное лицо представляет в бухгалтерию учреждения Авансовый отчет (ф. 0504505) в течение трех рабочих дней со дня:
- или истечения срока, на который выданы деньги. Этот срок указывается в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- или возвращения из командировки;
- или выхода на работу после отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период.
К нему должны прилагаться оправдательные документы: кассовые чеки, билеты, бланки строгой отчетности, приходные документы (подтверждающие факт принятия материальных ценностей на склад учреждения от подотчетного лица), счета-фактуры <*> и др.
Обязательными реквизитами первичных учетных документов являются (ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ):
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
- подписи указанных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 - 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются им в порядке их записи в отчете.
На оборотной стороне авансового отчета графы 7 - 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются бухгалтером.
В авансовом отчете указываются данные по предыдущему авансу (остаток или перерасход), что позволяет контролировать расчеты с подотчетным лицом.
Если подотчетное лицо расходует либо больше, либо меньше полученного им аванса, оно или возвращает неиспользованную сумму, или учреждение возмещает ему перерасход. Данные суммы отражаются по соответствующим строкам авансового отчета (остаток или перерасход):
- на оборотной стороне авансового отчета подотчетным лицом;
- на лицевой стороне авансового отчета бухгалтером.
На лицевой стороне авансового отчета бухгалтером указываются сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода. Сумма перерасхода выдается подотчетному лицу по РКО, реквизиты которого отражаются в авансовом отчете. Неизрасходованная подотчетным лицом сумма возвращается по приходному кассовому ордеру, реквизиты которого также приводятся в авансовом отчете.
В случае, когда подотчетное лицо не возвращает в установленные сроки неизрасходованную подотчетную сумму по тем или иным причинам, работодатель удерживает из заработной платы работника не возвращенный своевременно аванс. Удержать из зарплаты работника невозвращенную сумму можно в течение одного месяца со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения аванса, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решение об удержании работодатель принимает и оформляет в форме приказа или распоряжения. Согласие работника на удержание сумм из заработной платы должно быть получено в письменной форме.
Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
После утверждения руководителем учреждения Авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных сумм, при этом остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу учреждения по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001), а перерасход выдается подотчетному лицу из кассы учреждения по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002).
Раздел 3 "Обязательства"
39. Первичные документы по расчетам с работниками
Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету фактически отработанного работником времени. Таким документом является Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421).В качестве первичных учетных документов, отражающих начисление заработной платы, используются Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401), Расчетная ведомость (ф. 0504402). Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401) формируется в установленном порядке и подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Обязанность по ведению Табеля учета использования рабочего времени (ф.0504421) возлагается на лиц, назначенных приказом по учреждению.
Ответственные за ведение Табеля учета использования рабочего времени (ф.0504421) лица 2 раза в месяц должны представлять заполненные и оформленные соответствующим образом табели на согласование с отделом кадров, который осуществляет проверку на предмет соответствия данных табеля с данными отдела кадров по тем работникам, которые:
- находились в ежегодном оплачиваемом или неоплачиваемом отпуске;
- отсутствовали в связи с временной нетрудоспособностью;
- были приняты на работу;
- были уволены;
а также по другим причинам.
Заполнение Табеля учета использования рабочего времени (ф.0504421) нужно производить в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.), обособленных подразделений (филиалов).
Каждому сотруднику присваивается табельный номер и выделяется строка в табеле. Табельный номер проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации.
Открытие Табеля производится в 2-х экземплярах ежемесячно за 2 - 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.
Изменения списочного состава работников производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени).
В табеле регистрируются случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, в следующих подразделениях учреждения: (указать в каких)
В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений. В нижней части строки следует записывать также часы работы в ночное время.
При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение вида отклонений, а знаменатель - часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется.
Фактические затраты рабочего времени регистрируются в Табеле в следующих подразделениях учреждения: (указать в каких)
Если работник учреждения работает в нем еще и по совместительству, то в таком случае при заполнении табеля фамилия работника указывается два раза. В одной строке будет учтено время, посвященное основной работе, а во второй - время работы по совместительству, при этом здесь необходимо отразить табельный номер, соответствующий второму договору, заключенному на условиях внутреннего совместительства. Если же работник трудится в двух разных подразделениях, то время его работы необходимо отразить в табеле каждого подразделения.
В сроки, установленные Графиком документооборота учреждения, работником, ответственным за ведение табеля, должны быть отражены количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещению, работе в праздничные дни, работа в ночное время и другим видам) с записью их в соответствующие графы. Заполненный табель подписывается лицом, на которое возложено его ведение.
Заполненный табель и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки должны быть сданы в бухгалтерию для проведения расчетов.
В случае обнаружения лицом, ответственным за составление и представление табеля, факта не отражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени (представление работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и т.д., в том числе в связи с поздним представлением документов), а также выявленных ошибок, это лицо обязано учесть необходимые изменения и представить корректирующий табель, составленный с учетом изменений в порядке и сроки, предусмотренные документооборотом учреждения. Данные корректирующего табеля служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.
При расчете среднего заработка для определения сумм отпускных, компенсации при увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством применяется Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425), порядок заполнения которой приведен ниже.
Разделы, строки, графы
|
Порядок заполнения
|
Заголовочная часть
|
Указываются сведения о виде отпуска, дате начала и окончания отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, а также период времени, в котором работнику предоставляется отпуск. Эта информация заполняется на основании приказа. При этом номер данного приказа присваивается и записке-расчету (ф. 0504425)
|
Таблица "Количество расчетных дней"
|
Отражается количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного вида отпуска
|
Раздел 1 "Заработок по месяцам"
|
Заполняется на основании карточки-справки (ф. 0504417), если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев. Сумма годового заработка и количество фактически отработанных дней за год из графы "Всего за год" переносятся на страницу 2 в соответствующие графы строки 04 "Итого за расчетные месяцы"
|
Раздел 2 "Начислено"
|
|
Строки 01, 02, 03
|
Заполняются, когда расчетный период составляет три месяца. Количество отработанных дней и сумма начисленной заработной платы в данном расчетном периоде отражаются на основании карточки-справки (ф. 0504417) с учетом положений, установленных трудовым законодательством
|
Строка 04
|
Показатели "дни" и "сумма" равны сумме показателей по строкам 01, 02, 03 соответствующих граф
|
Строка 05
|
Показатель "Средний заработок: месячный" определяется путем деления суммы по строке 04 "Итого за расчетные месяцы" на 12 месяцев или на три месяца (в зависимости от продолжительности расчетного периода)
|
Строка 06
|
Показатель "Средний заработок: дневной" исчисляется путем деления суммы по строке 04 на количество дней по строке 04 соответствующих граф
|
Строка 07
|
Сумма отпускных за текущий месяц и за будущий месяц определяется путем умножения среднего дневного заработка, указанного по строке 06 в графе 9, на количество дней отпуска, приходящихся соответственно на текущий и будущий месяцы
|
Строка 08
|
Строка 09
|
Показатель "Итого за отпуск" равняется сумме строк 07 и 08
|
Строка 10
|
Отражается заработная плата за фактически отработанное время в текущем месяце до наступления отпуска на основании карточки-справки (ф. 0504417)
|
Графа 9
|
Показатели определяются путем суммирования граф 4, 6, 8 по каждой строке (01 - 11)
|
Раздел 3 "Удержано из заработка"
|
|
Графы 3 - 5
|
Сумма налога на доходы исчисляется путем умножения суммы со страницы 2 по строке 11 "Всего начислено" за минусом установленных налоговых вычетов на ставку налога отдельно по каждому виду источника
|
Графы 6 - 10
|
Показатели граф "Другие удержания" и "Выплачено" заполняются на основании карточки-справки (ф. 0504417)
|
Графа 11
|
Равна сумме граф 3 - 10
|
Поле "К выплате"
|
Указывается сумма к выплате, которая определяется как разность графы 9 по строке 11 "Всего начислено" на странице 2 и графы 11 по строке 01 "Удержания" на странице 3
|
Для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения применяется Карточка-справка (ф.0504417). В Карточке-справке (ф. 0504417) ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.
40. Первичные документы о зачете ранее перечисленной предоплаты
Уменьшение обязательств, принятых по государственным (муниципальным) договорам на нужды бюджетного учреждения, в сумме ранее перечисленной предварительной оплаты отражается на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833).
41. Первичные документы о суммах налогов, сборов, страховых взносов и иных обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации
Операции по начислению сумм налогов, сборов, страховых взносов и иных обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации отражаются на основании Бухгалтерских справок (ф. 0504833), с приложением расчетов, деклараций, иных документов, подтверждающих суммы принятых обязательств.
Суммы начисленных выплат обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством отражаются на основании Листка нетрудоспособности (Расчетных ведомостей (ф. 0504402), Расчетно-платежных ведомостей (ф. 0504401).
|
