Инструкция по организации и ведению архива на судебном участке Инструкция по организации и ведению архива на судебном участке (далее Инструкция) разработана в целях установления единого порядка работы с оконченными делопроизводством документами,
Скачать 384.41 Kb.
|
г. Сыктывкар Об утверждении Инструкции по организации и ведению архива на судебном участке В соответствии Положением о Министерстве юстиции Республики Коми, утвержденным постановлением Правительства Республики Коми от 22.12.2015 г. № 538, приказываю: 1. Утвердить Инструкцию по организации и ведению архива на судебном участке (приложение). 2. Признать утратившими силу приказы Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей: - от 26 февраля 2010 года № 43 «Об утверждении Инструкции по организации и ведению архива на судебном участке» с внесенными в него изменениями, - от 17 ноября 2011 г. № 171 «Об утверждении Методических рекомендаций по заполнению паспорта архива судебного участка». Министр Д.С. Толстов УТВЕРЖДЕНА приказом Министерства юстиции Республики Коми от 3 июня 2016 года № 205-од (приложение) ИНСТРУКЦИЯ по организации и ведению архива на судебном участке Инструкция по организации и ведению архива на судебном участке (далее – Инструкция) разработана в целях установления единого порядка работы с оконченными делопроизводством документами, образующимися в деятельности мирового судьи Республики Коми. Инструкция определяет процедуры подготовки и оформления к последующему хранению документов, образующихся в деятельности мирового судьи Республики Коми, требования к учету, использованию и хранению указанных документов, методику отбора для постоянного хранения и выделения к уничтожению судебных дел, материалов, нарядов, журналов, картотек. Используемые понятия и сокращения Документы судебного участка – документы, образующиеся в деятельности мирового судьи Республики Коми, в том числе судебные дела, материалы, наряды, журналы, картотеки. Инструкция по судебному делопроизводству – Инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке; п. – пункт; ПИ «АМИРС» – программное изделие «АМИРС»; Правила организации архива – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526; Примерная номенклатура – Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденная Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 г. Содержание
I. Общие положения. Экспертная комиссия 1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 года № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации архива, Инструкцией по судебному делопроизводству, Примерной номенклатурой. 2. Исполнение установленных настоящей Инструкцией требований и процедур осуществляет работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива. 3. На судебных участках, за которыми не закреплен архивариус, ответственным за ведение архива является секретарь судебного участка. На судебных участках, за которыми закреплен архивариус, последний исполняет обязанности, связанные с ведением архива, в соответствии с его должностной инструкцией. Секретарь судебного участка исполняет обязанности по ведению архива в части полномочий, не переданных архивариусу, в том числе готовит документы к сдаче в архив, ведет сдаточные описи, готовит акты приема-передачи документов в архив и другое. 4. Номенклатура дел судебного участка составляется и ведётся в соответствии с Примерной номенклатурой и Инструкцией по судебному делопроизводству. 5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов судебного участка мировым судьей создается постоянно действующая экспертная комиссия судебного участка. 6. Экспертная комиссия судебного участка является совещательным органом при мировом судье. Персональный состав экспертной комиссии судебного участка утверждается мировым судьей из числа квалифицированных работников в составе не менее трех человек. Секретарем экспертной комиссии судебного участка назначается работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива. 7. Экспертная комиссия судебного участка осуществляет следующие функции (п. 4.9 Правил организации архива): - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; - рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел судебного участка, описей документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и других актов; - подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Примерной номенклатурой, перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных Примерной номенклатурой, перечнями; - методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документов судебного участка. 8. Экспертная комиссия судебного участка имеет право: - в пределах своей компетенции давать рекомендации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и оформления документов; - приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов представителей уполномоченного учреждения в области архивного дела. 9. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. По результатам экспертизы ценности в соответствии с настоящей Инструкцией составляются годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. 10. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии судебного участка, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год. Заседания экспертной комиссии судебного участка оформляются протоколом, который подписывается участвовавшими в заседании членами экспертной комиссии. 11. Решения экспертной комиссии судебного участка принимаются простым большинством голосов. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании при принятии решения экспертной комиссии судебного участка не участвуют. 12. Ведение делопроизводства экспертной комиссии судебного участка, хранение и использование ее документов, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией судебного участка решений возлагается на секретаря экспертной комиссии. II. Оформление и передача документов в архив 13. Документы судебного участка подлежат оформлению и сдаче в архив не позднее 6 месяцев после окончания делопроизводства по ним (наступления события, являющегося основанием для списания судебного дела, материала в архив). 14. Решение о передаче в архив судебных дел и материалов принимает мировой судья в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству. 15. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, тщательно просматривает все производство по судебному делу, материалу, наряду, журналу, картотеке, подлежащему сдаче в архив, обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения (постановления). 16. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, проверяет наличие карточек по всем зарегистрированным делам (в том числе переданным по подсудности, возвращенным лицу, составившему протокол, и др.), а также проверяет заполнение в карточках всех предусмотренных реквизитов. 17. Все выявленные при проверке в ходе передачи в архив документов судебного участка недостатки в их формировании и оформлении секретарь судебного участка обязан устранить. 18. Требования к оформлению обложки (титульного листа) судебного дела, материала, наряда, журнала, а также требования к подшивке и нумерации листов устанавливаются Инструкцией по судебному делопроизводству, при этом судебное дело или наряд, подлежащие постоянному хранению, подшиваются в твердую обложку на 4 прокола (п. 4.21 Правил организации архива). 19. В наряде, подлежащем постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, составляется внутренняя опись по форме № 1 в приложении к настоящей Инструкции. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно (п. 4.22 Правил организации архива). Если наряд, подлежащий постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, подшит без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела (п. 4.30 Правил организации архива). Изменения состава документов наряда, подлежащего постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению (изъятия, включения документов, замена документов копиями), отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела. 20. В конце наряда, подлежащего постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, подшивается отдельный лист-заверитель по форме № 2 в приложении к настоящей Инструкции. Лист-заверитель не нумеруется. Если наряд, подлежащий постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, прошит без листа-заверителя, то он наклеивается на внутреннюю сторону задней обложки наряда. В листе-заверителе оговариваются особенности нумерации листов наряда, в том числе номера листов с наклеенными фотографиями, документами, номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Все последующие изменения в составе и состоянии наряда (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт (п. 4.23 Правил организации архива). Лист-заверитель для карточек составляется на отдельном чистом листе формата карточки по форме № 2 в приложении к настоящей Инструкции и хранится вместе с карточками. В случае существенного изменения нумерации листов наряда, подлежащего постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, или количества карточек в картотеке составляется новый лист-заверитель, при этом старый, если он имеется, сохраняется. 21. Документы судебного участка передаются в архив по сдаточным описям. Сдаточные описи на судебные дела и материалы выводятся из ПИ «АМИРС» по форме № 57 «Архивная опись», установленной в ПИ «АМИРС» в разделе «Статистика, формы». Сдаточные описи на журналы, наряды, картотеки составляются по форме № 3 в приложении к настоящей Инструкции. При передаче документов судебного участка в архив к сдаточным описям на бумажном носителе прилагаются тексты сдаточных описей на электронном носителе для последующего оформления актов о выделении документов к уничтожению. В конце сдаточной описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив документов, номера отсутствующих документов, дата приема-передачи, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего документы (п. 4.33 Правил организации архива). Указанные сведения вносятся в сдаточную опись при приемо-передаче даже в случае, если в установленной форме не предусмотрены соответствующие реквизиты. III. Организация хранения, учета и использования документов архива 22. Поступившие в архив судебные дела, материалы, наряды, журналы, карточки хранятся по категориям в хронологическом порядке на стеллажах и в шкафах. Не допускается хранение документов судебного участка на полу, подоконниках и других не предназначенных для хранения документов местах (п. 2.35 Правил организации архива). 23. Документы судебного участка, подлежащие постоянному хранению, размещают в коробках, подлежащие временному хранению – в коробках или связках. Карточки хранятся в коробках в порядке их номеров по годам с разделением по категориям дел. Не допускается хранение карточек вложенными в судебные дела. На каждой коробке (связке) указываются начальные и конечные регистрационные номера помещенных в них судебных дел, материалов, нарядов, журналов, карточек. 24. Стеллажи, шкафы, полки в помещении архива нумеруются сверху вниз, слева направо от входной двери, а полки на стеллажах – по шкафам сверху вниз, слева направо (п. 2.36 Правил организации архива). В целях определения места хранения документов составляются постеллажные топографические указатели по форме согласно приложению № 1 к Правилам организации архива. 25.Архивные документы должны храниться в темноте. Все виды работ с документами судебного участка должны проводиться при технологически необходимых уровнях освещения. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах (п. 2.24 Правил организации архива). 26. Помещение для хранения документов судебного участка должно быть недоступным для посторонних лиц, соответствовать требованиям санитарно-гигиенических условий и пожарной безопасности, предусмотренным Правилами организации архива. В помещении запрещается применение огня, использование нагревательных приборов. Запрещается находиться в помещении в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты (п. 2.29 Правил организации архива). Помещение должно содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. Необходимо проводить в помещении систематическую влажную уборку; не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей; обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков (п. 2.27 Правил организации архива). Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) архивные документы и помещения для их хранения подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений (п. 2.28 Правил организации архива). 27. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, на основании письменного разрешения (указания) мирового судьи: - выдает документы архива работникам аппарата мирового судьи для служебного пользования; - направляет по запросам документы архива в другие организации и учреждения; - выдает выписки из архивных документов. 28. Документы судебного участка выдаются из архива на срок, не превышающий: - одного месяца – для использования работниками судебных участков и иными пользователями; - шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. Продление установленных сроков выдачи документов судебного участка из архива допускается с разрешения мирового судьи (п. 2.45 Правил организации архива). 29. Порядок ознакомления и выдачи находящихся в архиве судебных дел, материалов, документов, их копий предусмотрен Инструкцией по судебному делопроизводству. 30. О выдаче судебного дела, материала, наряда, журнала из архива производится отметка в журнале выдачи документов из архива (форма № 4 в приложении к настоящей Инструкции). По окончании каждого календарного года в журнале производится итоговая запись о количестве выданных из архива и возвращенных в архив документов судебного участка. 31. Выдачу из архива документов судебного участка на бумажном носителе и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архива и при возврате, производит работник, ответственный за ведение архива, в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела (п. 2.47 Правил организации архива). 32. Выдача архивных справок и архивных выписок осуществляется с учетом пунктов 5.10, 5.12, 5.13, 5.15, 5.16 Правил организации архива. IV. Выделение и подготовка документов к уничтожению 33. Находящиеся в архиве документы, по которым истек срок хранения, выделяются к уничтожению. 34. Из выделенных к уничтожению судебных дел изымаются подлинники итоговых судебных актов (решений, приговоров, постановлений, которыми дело рассмотрено по существу, а также последующих определений и постановлений вышестоящих судов, определений и постановлений в порядке исполнения судебных решений). Из прекращенных судебных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо изымать подлинники определений (постановлений) о прекращении производства по делу, об оставлении без рассмотрения. Подлинники судебных актов из материалов частного обвинения не изымаются. 35. На подлинниках судебных актов проставляются регистрационные номера судебных дел, из которых они изъяты. Подлинники судебных актов подшиваются в порядке регистрационных номеров дел в наряды. Наряды с подлинниками судебных актов, подлежащие постоянному хранению, оформляются в соответствии с пунктами 18 – 20 настоящей Инструкции. 36. Из судебных дел, материалов, нарядов, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. Во внутреннюю опись вносятся фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер судебного дела, материала, наряда, из которого он изъят, год рассмотрения судебного дела, материала, номер и дата акта об уничтожении судебного дела, материала, наряда. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются. 37. Выделенные к уничтожению документы судебного участка оформляются актом (форма № 5 в приложении к настоящей Инструкции), при составлении которого должны соблюдаться следующие правила: - документы располагаются в акте по годам их рассмотрения; - акты могут отдельно составляться на судебные дела (в том числе по категориям дел) и на иные документы (наряды, журналы, карточки). 38. Согласование и утверждение актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, осуществляется в соответствии с разделом VI настоящей Инструкции. 39. Выделенные к уничтожению документы судебного участка упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. При этом судебные дела, расшитые для изъятия подлинников итоговых судебных актов, не подшиваются. V. Составление описей документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 40. Судебные дела, журналы, карточки (картотеки), наряды (в том числе наряды с подлинниками судебных актов, изъятых из судебных дел, выделенных к уничтожению), подлежащие постоянному хранению, включаются в опись документов постоянного хранения (форма № 6 в приложении к настоящей Инструкции), судебные дела, наряды и журналы, подлежащие временному (свыше 10 лет) хранению, – в опись документов временного (свыше 10 лет) хранения (форма № 7 в приложении к настоящей Инструкции). 41. Основой для составления описи документов постоянного хранения и описи документов временного (свыше 10 лет) хранения (далее по тексту в настоящем разделе – опись) является номенклатура дел. 42. Каждая опись состоит из годовых разделов. Опись заканчивается, если в нее включены годовые разделы за 5 лет. В годовой раздел описи вносятся документы судебного участка, оконченные производством (сформированные) в соответствующем году. В случае если оконченные производством документы не внесены в соответствующий годовой раздел описи, они вносятся в тот раздел описи, который составляется на момент обнаружения таких документов. 43. При составлении годовых разделов описи соблюдаются следующие требования (п. 4.32 Правил организации архива): - годовые разделы описи ведутся единой, валовой нумерацией. Номера по порядку в годовом разделе описи продолжают нумерацию годового раздела описи предшествующего года; - каждое судебное дело, наряд, журнал вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело, наряд, журнал состоят из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; - картотека на тома не разбивается и вносится под одним порядковым номером с указанием количества карточек; - заголовок судебного дела, наряда, журнала, картотеки переносится в опись без сокращений в соответствии с принятой схемой систематизации документов по номенклатуре дел; - если в опись вносятся наряды, журналы состоящие из нескольких томов, то в ней указывается общий заголовок, номер тома, его подзаголовок (при наличии); - графа описи «примечание» используется для отметок об особенностях состояния документов судебного участка, их передаче другим организациям и т.п.; - в конце описи заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество документов, первый и последний номера документов по описи, а также оговариваются особенности нумерации документов в описи (наличие литерных и пропущенных номеров); - итоговая запись составляется к каждому годовому разделу; кроме того, к каждому последующему годовому разделу в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись. 44. Перед внесением заголовков документов судебного участка в опись проверяются качество формирования и оформления судебных дел, нарядов, журналов, карточек, а также соответствие количества документов, вносимых в опись, количеству заведенных по номенклатуре дел (п. 4.32 Правил организации архива). В случае обнаружения отсутствия документов судебного участка, числящихся по номенклатуре дел, мировым судьей организуются меры по розыску. Обнаруженные документы судебного участка включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные документы судебного участка составляется акт об утрате документов, который подписывается мировым судьей и передается вместе с описью в архив (форма № 10 в приложении к настоящей Инструкции). При просмотре вносимых в опись документов судебного участка проверяются: соответствие заголовка наряда содержанию документов в нем; правильность оформления и группировки документов, включенных в судебное дело, наряд; качество подшивки или переплета судебного дела, наряда; правильность нумерации листов судебного дела, наряда, журнала; наличие в судебном деле, наряде внутренней описи и правильность ее составления; правильность оформления обложки; наличие и правильность листа-заверителя наряда, картотеки. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления документов они должны быть устранены. После внесения наряда, журнала в опись документов постоянного хранения на обложке рядом с пометкой о сроке хранения проставляются номер описи и номер наряда, журнала по описи. 45. Согласование и утверждение годовых разделов описей осуществляется в соответствии с разделом VI настоящей Инструкции. 46. Законченная в соответствии с пунктом 42 настоящей Инструкции опись документов постоянного хранения и опись документов временного (свыше 10 лет) хранения оформляется согласно пункту 18 настоящей Инструкции. К описям документов постоянного хранения составляются титульный лист, предисловие, оглавление, лист-заверитель. К описи документов временного (свыше 10 лет) хранения составляются титульный лист, оглавление, лист-заверитель. На титульном листе описи указываются: полное наименование организации, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись единиц хранения. В предисловии к описи документов постоянного хранения кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления (п. 5.5 Правил организации архива). Оглавление и лист-заверитель к описи составляется в соответствии с пунктами 19, 20 настоящей Инструкции. VI. Согласование и утверждение описей документов и актов о выделении к уничтожению документов 47. Годовые разделы описей документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются и согласовываются экспертной комиссией судебного участка одновременно (п. 4.11 Правил организации архива). О согласовании экспертной комиссией судебного участка в годовых разделах описей документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актах о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ставится отметка с указанием номера протокола экспертной комиссии судебного участка и даты её заседания. 48. Согласованные экспертной комиссией судебного участка годовые разделы описей документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются мировым судьей, после чего дела, выделенные по актам к уничтожению, могут быть уничтожены в соответствии с разделом VII настоящей Инструкции. 49. Внесение в годовой раздел описи документов постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения изменений после утверждения его мировым судьей допускается только по согласованию с экспертной комиссией судебного участка, которое оформляется протоколом с указанием причин внесения изменений в годовой раздел описи. При этом заголовки дополнительно обнаруженных документов судебного участка могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами. В этом случае в итоговой записи годового раздела указываются основания внесенных изменений. VII. Уничтожение документов 50. Уничтожение подготовленных документов судебного участка производится только после утверждения мировым судьей соответствующего годового раздела описи документов постоянного хранения и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. 51. Документы судебного участка, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. Сдача на утилизацию оформляется приемно-сдаточной накладной либо актом, в которых указываются дата передачи, количество переданных на утилизацию судебных дел (по категориям), материалов, нарядов, журналов, карточек. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем работника аппарата мирового судьи, ответственного за ведение архива. 52. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию, документы судебного участка уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества документов по категориям. 53. В актах о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ставятся отметки о количестве уничтоженных единиц хранения, способе и дате уничтожения, заверенные подписью работника аппарата мирового судьи, ответственного за ведение архива. 54. Запрещается использование выделенных к уничтожению судебных дел и других документов для хозяйственных нужд. VIII. Проверка наличия документов в архиве 55. В целях обеспечения сохранности документов судебного участка в архиве производится проверка их наличия и состояния. 56. Проверка организуется мировым судьей и проводится комиссией или не менее чем двумя работниками аппарата мирового судьи не реже одного раза в 10 лет (п. 2.40 Правил организации архива). 57. В ходе проверки: - устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам архива; - выявляются и устраняются недостатки в учете документов судебного участка; - выявляются отсутствующие документы судебного участка и организуется розыск; - выявляются и учитываются документы судебного участка, требующие профилактической и (или) реставрационно-профилактической обработки. 58. Проверка наличия и состояния документов судебного участка проводится путем сверки описательных статей описей документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и с описанием документов судебного участка на обложках (п. 2.42 Правил организации архива). Физическое состояние документов судебного участка определяется путем визуального просмотра. Делать какие-либо пометки или записи в описях и других учетных документах архива запрещается. В конце каждой просмотренной описи делается запись «ПРОВЕРЕНО» с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов. Проверка наличия и состояния документов судебного участка считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива. По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (форма № 8 в приложении к настоящей Инструкции). При обнаружении ошибок в учетных документах архива составляется акт о технических ошибках в учетных документах (форма № 9 в приложении к настоящей Инструкции). Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются мировым судьей (п. 2.43 Правил организации архива). 59. При проверке наличия и состояния документов судебного участка в архиве необходимо: - сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах; - помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения; - изымать с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями. Выявленные в ходе проверки документы судебного участка, подлежащие включению и не включенные в описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежат обработке и описанию после завершения проверки. 60. Если проверкой наличия и состояния документов судебного участка установлено отсутствие дел и документов, организуется их розыск. Розыск проводится в течение одного года (п. 2.44 Правил организации архива). На документы судебного участка, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов (форма № 10 в приложении к настоящей Инструкции). 61. При обнаружении неисправимых повреждений документов судебного участка составляется акт (форма № 11 в приложении к настоящей Инструкции). 62. После утверждения актов об отсутствии документов или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные документы судебного участка исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов архива. _______________ Приложение к Инструкции по организации и ведению архива на судебном участке Форма № 1 Внутренняя опись документов дела № _____
_________________________ __________ ________________
Форма № 2 Лист-заверитель дела № ________ В деле подшито и пронумеровано _____________(___________________________ (цифрами и прописью) _______________________________) листов с № ____________ по № ______________, в том числе: литерные листы _________________________________________________ пропущенные номера листов ______________________________________ + листов внутренней описи ______________________
________________________ __________ ________________
Форма № 3
В архив судебного участка передаются:
Форма № 4 Журнал выдачи документов из архива
Форма № 5
________________________ __________ ________________
Документы в количестве ____________ ед. хранения сданы на уничтожение (цифрами) ________________________________________________________________ (способ уничтожения) ____________________________ __________ ________________
Форма № 6
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает |
| В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади | | Инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ханты-Мансийского автономного округа − Югры (далее −... |
 | Настоящая инструкция разработана в соответствии с Трудовым кодексом рф, фз n 152 от 27 июля 2006 г. "О персональных данных", Методическими... | | В целях обеспечения эффективной деятельности работников аппаратов мировых судей Республики Коми, соблюдения единых требований к ведению... |
| В целях обеспечения эффективной деятельности работников аппаратов мировых судей Республики Коми, соблюдения единых требований к ведению... | | Инструкция к ведению классного журнала разработана в соответствии с Инструкцией к ведению классного журнала, одобренной на коллегии... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Настоящая Инструкция разработана в целях установления единого порядка подготовки, оформления, согласования, подписания, регистрации,... |