Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации
Скачать 1.17 Mb.
|
7.2. Формирование дел 7.2.1. Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела заводятся в начале календарного года. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство в аппарате Коллегии, непосредственные исполнители документов. 7.2.2. Исполненные документы сдаются исполнителем в сформированном виде. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел. 7.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения, факсограммы группируются отдельно от подлинников; в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещаются вместе все относящиеся к разрешению одного вопроса документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа (при отсутствии приложений, указанных в тексте документа на документе должна быть запись об их местонахождении); группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов (при большем количестве листов дело разделяется на тома; индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2»). 7.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или по региональному признаку в алфавитном порядке. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации. Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Распорядительные документы группируются в отдельные дела в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к решениям, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам решений. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается перед документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 7.2.5. Расчеты рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела. 7.3. Оформление дел 7.3.1. Дела Коллегии подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Устанавливается следующий порядок оформления дел: написание заголовков дел на обложках, брошюровка, нумерация листов и составление заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками аппарата Коллегии, ответственными за ведение делопроизводства. 7.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи на листе-заместителе дела (приложение № 26); составление внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменяется систематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются. 7.3.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы (в том числе листы с резолюцией), кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы дела в каждом томе (части) нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 7.3.4. Внутренняя опись документов составляется на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела, содержащие особо ценные документы; документы, постоянно необходимые для работы; личные дела (приложение № 27). 7.3.5. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение № 28). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). 7.4. Организация оперативного хранения дел, материалов и нарядов 7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Коллегии либо архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации или управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации дела хранятся по месту их формирования в аппарате Коллегии. Руководитель аппарата либо секретарь Коллегии и работники, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах либо специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Завершенные дела постоянного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Коллегии либо архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации или управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации. 7.4.2. Выдача дел производится с разрешения руководителя аппарата либо секретаря Коллегии. Выдача дел работникам аппарата Коллегии для работы осуществляется под расписку в карточке выдачи дел (приложение № 29). На выданное дело может заводиться карта – заместитель дела (приложение № 30). Дела выдаются на срок не более одного месяца. Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании их письменных запросов с разрешения Председателя Коллегии или его заместителя. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Председателя Коллегии с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. |
Похожие:
 | Федерального закона от 14 марта 2002 г. №30-фз «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации», Положения о порядке работы... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Российской Федерации, обобщает итоги работы по проекту «Совершенствование общественного контроля правосудия путем повышения эффективности... | | Временная инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Ставропольского края (далее Инструкция) разработана... |
| Общие положения и руководство судебным делопроизводством у мировых судей Нижегородской области 4 | | Общие положения и руководство судебным делопроизводством у мировых судей Нижегородской области 4 |
| Общие положения и руководство судебным делопроизводством у мировых судей Нижегородской области 4 | | Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Пензенской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |