3.4. Датирование
3.4.1. Датой документа является день его подписания или утверждения; для решения Коллегии – день его принятия; для протокола – дата его изготовления, подписания; для акта – дата события.
Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. При этом дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление года парой арабских цифр. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль.
Например: 05.07.2015 или 25.11.15
Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о прохождении и исполнении документа.
3.4.2. При подготовке документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).
Например: 15 июля 2015 г. или 20 сентября 2016 года.
3.5. Номер документа
3.5.1. Переписка по обращениям и материалам проверок ведется за регистрационным номером, который не меняется в течение всего времени, пока ведется переписка. Порядок присвоения номеров изложен в разделе II настоящей Инструкции.
3.5.2. По вопросам, не относящимся к переписке по обращениям и материалам, входящий документ и исходящий по нему ответ должны иметь единый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации. Исходящий документ, не являющийся ответом на поступивший запрос, направляется за номером дела по номенклатуре.
3.5.3. В исходящих и внутренних документах, как правило, делается ссылка на номер и дату исполняемого документа.
3.5.4. Номер проставляется в левой верхней части документа. На внутренних документах номер может проставляться в конце документа, ниже подписи должностного лица.
3.5.5. Регистрационный номер документа, составленного совместно с другими организациями, должен состоять из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.5.6. Формирование входящих и исходящих номеров в базе данных соответствующей информационной системы электронного документооборота должно происходить автоматически.
3.6. Заголовок к документу
3.6.1. На документе (за исключением письма) указывается его вид: решение, заключение, распоряжение, справка, докладная записка, представление, акт и другие.
3.6.2. Заголовок к тексту должен быть во всех документах, за исключением ответов заявителям, сопроводительных писем, а также телеграмм и телефонограмм.
Заголовок должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием.
Например: распоряжение «Об организации контроля...».
В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно.
3.7. Нумерация страниц
3.7.1. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются.
3.7.2. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3.8. Отметка о наличии приложения
3.8.1. Отметку о наличии названного в тексте приложения к письму оформляют следующим образом:
Приложение: на ____ л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, которое не указано в тексте, то указывают его наименование и количество листов.
Например:
Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л.
3.8.2. При наличии нескольких не указанных в тексте приложений указывается их количество и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: 1. Положение об аппарате коллегии на 3 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки документов на 25 л. в 10 экз.
3.8.3. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.
3.8.4. Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо ________ от «___»_______ _____г. № ________ и приложение к нему, всего на ____л.
3.8.5. Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на ____ л. в 1 экз. только в _______ адрес.
3.8.6. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: обращение ____ и приложение к нему, всего на ____л., в первый адрес.
3.8.7. Если к письму прилагаются ценные или личные документы (диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи, фамилии и инициалов владельца.
Например:
Приложение: диплом № Ц 100509 на имя Охотовой И.И. об окончании Московского
колледжа управления и права, выдан 10.06.1998.
3.8.8. При направлении дел, материалов проверок и других сброшюрованных документов количество листов не указывается, а указывается количество томов:
Приложение: материал о привлечении к дисциплинарной ответственности в ____т.
3.8.9. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на _____л.
3.8.10. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.
Например: Разработать график отпусков по форме, указанной в приложении № 1.
В приложениях к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.
Например:
Приложение № 1
к распоряжению Председателя
Высшей квалификационной коллегии
судей Российской Федерации
от 17.10.2003 № 1
При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера.
Например:
Приложение №1; приложение № 2 и т.д.
3.8.11. В распорядительных документах (приказах, распоряжениях, инструкциях) сведения о наличии приложений даются в тексте.
Например, в правом верхнем углу первого листа, прилагаемого к распорядительному документу, указывается:
Приложение
к приказу Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 15.04.2011 № 114
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
3.8.12. При необходимости возврата приложений исполнителю отметка оформляется следующим образом:
Приложение: на ____ л. – подлежит возврату.
|
