3.9. Подпись
3.9.1. Документы, направляемые в соответствующие органы, подписываются Председателем Коллегии или в его отсутствие лицом, исполняющим его обязанности. Документы, направляемые в государственные, общественные, коммерческие и иные организации и учреждения от имени Коллегии, подписываются Председателем, его заместителями, либо по поручению Коллегии – членами Коллегии.
Документы, направляемые в соответствующие органы и организации, с целью истребования информации и материалов, необходимых для обеспечения деятельности Коллегии, подписываются Председателем Коллегии, либо лицом, его замещающим, либо по его поручению – руководителем аппарата либо секретарем Коллегии.
В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке; сокращенное – на документе, оформленном на бланке Коллегии либо аппарата Коллегии); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например (на бланке коллегии):
Председатель П.П. Семенов
3.9.2. Решения, заключения, протоколы заседания Коллегии подписываются председательствующим на заседании Коллегии и секретарем Коллегии.
В документах указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе Коллегии, например:
Председательствующий Личная подпись А.П. Васин
Секретарь Личная подпись Т.Д. Бокова
3.9.3. При подписании документа указывается фактическое положение лица его подписавшего (должность, инициалы и фамилия). Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
3.9.4. При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают в зависимости от занимаемой должности в составе квалификационной коллегии судей.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
3.9.5. При подписании документа, подготовленного Коллегией, указываются должностное положение члена Коллегии в составе квалификационной коллегии судей (Председатель Коллегии, заместитель Председателя Коллегии, член Коллегии).
3.9.6. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Например:
И.О. руководителя аппарата
Высшей квалификационной коллегии
судей Российской Федерации Личная подпись Н.И. Ростова
3.10. Утверждение, согласование и резолюция
3.10.1. Документы утверждаются Коллегией, ее Председателем или решением Коллегии. Утверждение документа оформляется путем проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
3.10.2. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Высшей квалификационной
коллегии судей Российской Федерации
______________________И.И. Иванов
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
«___»_____________ _______г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
3.10.3. При утверждении документа решением либо приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа или органа в творительном падеже, его даты и номера. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и оформляется следующим образом:
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Решением
Высшей квалификационной
коллегии судей Российской Федерации
от 25.11.2015
3.10.4. Согласование производится как внутри аппарата Коллегии, так и вне его (с организациями, имеющими непосредственное отношение к разработке проекта документа).
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Гриф согласования располагается в левом верхнем углу документа и оформляется следующим образом:
Например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель
Высшей квалификационной коллегии
судей Российской Федерации
____________________И.И. Иванов
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
«____»_______________ 20___ г.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с Председателем Коллегии и его заместителями;
с председателем Совета судей и его заместителями;
с соответствующими лицами аппарата Коллегии, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (Федеральная архивная служба Российской Федерации и т.п.), с общественными организациями.
3.10.5. Документы до их подписания проходят внутреннее согласование путем визирования исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем либо заместителем руководителя органа, где готовился документ. Документы, содержащие поручения (в том числе, для сведения) работникам аппарата, ими должны быть завизированы.
Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату визирования; при необходимости указывают должность визирующего, например:
Заместитель Председателя
Личная подпись А.В. Лунев
«____»_______________ 20___ г.
или
Руководитель аппарата
Личная подпись Р.А. Буров
«____»_______________ 20___ г.
3.10.6. На организационно-распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.), а также докладных записках визы проставляются на первом экземпляре оборотной стороны последнего листа, на исходящих документах – на экземплярах, остающихся в материалах. Слева проставляется виза лица, подготовившего документ, справа – визы лиц, с которыми он согласован.
3.10.7. Все распорядительные документы Председателя Коллегии визируются руководителем аппарата либо секретарем Коллегии, а проекты решений, заключений Коллегии – секретарем Коллегии.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе и докладываются лицу, подписывающему документ, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются», например:
Замечания прилагаются
Заместитель руководителя аппарата –
секретарь Высшей квалификационной
коллегии судей Российской Федерации
Личная подпись Б.И. Кузичкин
«____»_______________ 20___ г.
3.10.8. На документе, подлинник которого остается в Коллегии (распоряжение, инструкция, положение, обзор и др.), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа (для распоряжений – на листе согласования).
Документы, представляемые на доклад Председателю Коллегии во исполнение его поручения, визируются всеми исполнителями, указанными в поручении.
3.10.9. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются.
Личная подпись А.В. Романов
«____»_______________ 20___ г.
3.10.10. Все поступающие документы передаются на рассмотрение руководителю.
Документ должен быть исполнен в установленный руководителем срок. Поручение, содержащее отметку «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Отметка «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения.
Если руководителем в резолюции не указана конкретная дата исполнения, то документ должен быть исполнен в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
3.10.11. Рассмотрев документы, руководитель обязан дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения.
Руководитель пишет резолюцию на отдельном листе не менее формата А6 (105х148 мм) с подписью и датой.
В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции.
На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя.
3.10.12. Если исполнение документа поручается нескольким лицам, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он обеспечивает снятие копий с документа, передачу их соисполнителям. Основной исполнитель вправе давать поручения в виде резолюций. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы, и подготовку единого поручения о проверке и направлении ответа.
3.10.13. Сроки исполнения документа исчисляются со дня следующего после его регистрации. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается следующий за ним рабочий день.
На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция к документу, присланному первоначально по каналам факсимильной связи, оформляется на отдельном листе и переносится затем на подлинник, присланный по почте.
3.10.14. Порядок и сроки рассмотрения обращений, жалоб граждан и организаций устанавливаются соответствующим законодательством Российской Федерации.
Жалобы и сообщения о совершении судьей дисциплинарного проступка, поступившие от граждан и организаций, рассматриваются в порядке, установленном статьей 27 Положения о порядке работы квалификационных коллегий судей. Если для подготовки ответа на жалобу или сообщение не требуется запрашивать дополнительную информацию и (или) проводить проверку путем образования комиссии в соответствии с пунктом 2 статьи 22 Федерального закона «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации», они рассматриваются в течение одного месяца со дня их регистрации.
Обращения иного характера, поступившие от физических и юридических лиц, в том числе запросы информации о деятельности судов и квалификационных коллегий судей, рассматриваются не позднее одного месяца со дня их регистрации, если не установлен сокращенный срок.
(абзац второй и третий введены решением Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации от 24.11.2016)
3.11. Отметка об исполнителе
3.11.1. Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (на всех экземплярах).
Например:
Иванов И.И.
(495) 609-55-00
3.11.2. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
При направлении документа в высшие органы государственной власти и управления отметку об исполнителе проставляют на оборотной стороне листа.
Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметку об исполнителе проставляют на лицевой стороне листа.
IV. Порядок подготовки и оформления служебных документов
4.1. Бланки служебных документов
4.1. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
4.2. Реквизиты документа
4.2.1. Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных реквизитов. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.
4.2.2. Наименование Коллегии на бланке указывается в точном соответствии с Федеральным законом от 14.03.2002 № 30-ФЗ «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации», а также в соответствии с официальным названием соответствующего субъекта Российской Федерации.
4.2.3. Справочные данные о Коллегии включают: почтовый адрес, номера телефонов и факсов. Справочные данные могут включать и другие сведения (адрес электронной почты и адрес электронной страницы в Интернете).
4.2.4. Регистрационный номер документа состоит из буквенно-цифрового индекса Коллегии и порядкового номера документа.
Регистрационный номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
Например: № ВКК-1201/15 означает: ВКК – индекс Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации (для исходящих документов); 1201 – порядковый номер; 15 – текущий год.
4.2.5. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Например:
№ ВКК-103/15/СД-АГ/1151.
4.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает номер и дату документа, на который дается ответ.
Например: на № 108 от 01.02.2015; на № 6/74 от 15 марта 2001 г.
4.2.7. Место составления и издания документа указывают на решениях, заключениях, протоколах заседания Коллегии, распоряжениях, издаваемых Председателем Коллегии, руководителем аппарата либо секретарем Коллегии.
4.2.8. Текст документа оформляется в виде связанного текста, анкеты, таблицы и так далее. Сплошной связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении писем, распорядительных документов, положений, правил.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
4.2.9. Оттиск печати заверяет подлинность подписи лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, фиксирующих факты, связанные в том числе с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью Коллегии.
Примерный перечень документов, на которые ставится печать, приведен в приложении № 21.
При заверении документа печатью оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.
Копии решений и заключений, распоряжений Председателя Коллегии, а также решений Президиума Коллегии, их размноженные экземпляры при направлении адресатам также заверяют печатью Коллегии.
4.2.10. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику выше реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Допускается копию документа заверять соответствующей печатью.
Например:
Верно
Руководитель аппарата
Высшей квалификационной
коллегии судей Российской Федерации Личная подпись В.Б. Охотин
11.02.2015
V. Подготовка и оформление отдельных видов документов
5.1. Проекты заключений и решений
5.1.1. Проекты заключений и решений подготавливаются аппаратом по поручениям Председателя и (или) Президиума Коллегии в соответствии с решениями Коллегии или Президиума Коллегии, принятыми на заседании Коллегии либо, соответственно, Президиума Коллегии.
5.1.2. В случае если проекты заключений и решений были одобрены соответствующими компетентными лицами, то при представлении их на подпись исполнителем прикладываются соответствующие материалы, послужившие основанием для их разработки и последующего принятия.
Перечень материалов, прилагаемых к вышеуказанным документам, может быть определен решением Коллегии, если иное не предусмотрено законом.
5.2. Организационно-распорядительные документы
5.2.1. В квалификационной коллегии судей правом издавать организационно-распорядительные документы обладает Председатель Коллегии, в аппарате Коллегии – руководитель аппарата либо секретарь Коллегии.
5.2.2. В организационно-распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (распоряжение), используется форма изложения от первого лица единственного числа, например: предлагаю и тому подобное.
В решениях и заключениях Коллегии используется форма изложения от третьего лица единственного числа.
Например: Коллегия решила.
5.2.3. В распоряжении указываются исполнители, предписываемые действия и сроки исполнения.
В последнем пункте распоряжения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.
Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений возлагается на работников аппарата, которые готовят и представляют проект для рассмотрения соответствующими компетентными лицами.
5.3. Положения, правила, инструкции
5.3.1. Положения, правила, инструкции – документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, регулирующие специальные стороны деятельности Коллегии, обязательны для выполнения.
Указанные документы изготавливаются наиболее квалифицированным составом из числа работников аппарата Коллегии. Обязанность по их подготовке предусматривается персональными должностными регламентами федерального государственного гражданского служащего.
Настоящее правило распространяется при подготовке и оформлении документов, указанных в пунктах 5.1, 5.2 настоящей Инструкции.
5.3.2. Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются или утверждаются Председателем Коллегии либо решением Коллегии. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем распоряжения, решения по правилам, установленным подпунктами 3.10.1 – 3.10.3 пункта 3.10 настоящей Инструкции.
В названии положения, правил, инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа. Наименование вида документа рекомендуется печатать прописными буквами.
5.3.3. Текст положения, инструкции делится на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Главы имеют нумерационные заголовки, обозначенные римскими цифрами с точкой, и тематические заголовки (пункты), напечатанные с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.
Начинается документ, как правило, с раздела «Общие положения», в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, область распространения, основание для разработки и другое.
5.3.4. Текст положения, инструкции излагается в официально-деловом стиле от третьего лица единственного или множественного числа с использованием слов: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и тому подобное.
Сокращенные наименования квалификационной коллегии судей и ее аппарата употребляются только после оговорки по тексту.
Например: (далее – Коллегия) или (далее – аппарат Коллегии).
5.4. Протоколы
5.4.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Коллегии, совещаниях аппарата Коллегии, заседаниях комиссий, рабочих групп.
5.4.2. Протокол изготавливается и подписывается председательствующим на заседании и секретарем квалификационной коллегии судей не позднее десяти рабочих дней после окончания заседания коллегии по всем рассмотренным вопросам. Все внесенные в протокол изменения, дополнения, исправления должны быть удостоверены подписями председательствующего на заседании и секретаря квалификационной коллегии судей.
5.4.3. Для оформления протокола совещания аппарата Коллегии применяется сокращенный вариант. Слова «слушали», «выступили», «решили» не печатаются. После порядкового номера раздела протокола (обозначается арабской цифрой, соответствует порядковому номеру вопроса повестки дня) печатается решение совещания. Далее указываются фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается выполнение данного пункта решения, и сроки выполнения.
К протоколу совещания прилагаются утвержденная повестка дня с указанием докладчиков по каждому вопросу, а также справки доклады.
5.4.4. Решением Коллегии может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый Коллегией, прилагается к протоколу.
5.4.5. Дата совещания должна соответствовать дате, проставленной
на протоколе.
5.4.6. Протоколы совещаний аппарата Коллегии нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.
5.4.7. Копии соответствующих протоколов рассылаются членам Коллегии, а также иным лицам, ответственным за выполнение отдельных пунктов решения Коллегии либо совещания аппарата Коллегии.
5.5. Служебные письма
5.5.1. Служебное письмо, как правило, оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: гриф ограничения доступа; регистрационный номер и дату; ссылку на регистрационный номер; адресат; заголовок; текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа; отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
5.5.2. Текст письма состоит, как правило, из трех частей. В первой части указываются причины, основание или обоснование составления письма; во второй части приводятся факты, разъяснения, сообщения; в третьей формулируется основная цель письма.
5.5.3. Служебные письма, направляемые в Верховный Суд Российской Федерации, Совет судей Российской Федерации, органы федеральной законодательной и исполнительной власти, подписывает, как правило, Председатель Коллегии или лицо его замещающее.
5.6. Повестка заседания квалификационной коллегии судей
5.6.1. Повестка заседания квалификационной коллегии судей – это изложенный в письменном виде список вопросов, подлежащих рассмотрению
на заседании квалификационной коллегии судей.
В повестке заседания квалификационной коллегии судей указывается дата и время проведения заседания Коллегии, вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании Коллегии, а также иные данные информативного характера.
5.6.2. Повестку заседания квалификационной коллегии судей формирует Председатель Коллегии либо лицо, его замещающее.
В повестку заседания квалификационной коллегии судей включаются материалы только после поступления всех необходимых документов и ответов
на запросы Коллегии из соответствующих органов.
Материал, подлежащий включению в повестку заседания квалификационной коллегии судей, должен быть в установленном порядке сформирован: подшит в хронологическом порядке, пронумерован, составлена опись.
VI. Контроль исполнения служебных документов
6.1. Целью контроля исполнения служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контроль исполнения обеспечивает Председатель Коллегии через руководителя аппарата либо секретаря Коллегии.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководитель аппарата либо секретарь Коллегии.
6.2. Контролю подлежат:
распоряжения Председателя, руководителя аппарата и секретаря Коллегии, в которых установлены конкретные сроки исполнения;
решения Коллегии;
решения Президиума Коллегии;
решения совещаний аппарата Коллегии;
графики заседаний Коллегии.
6.3. Контроль исполнения документов, перечисленных в пункте 6.2, осуществляют руководитель аппарата либо секретарь Коллегии.
6.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Конечная дата исполнения документа определяется Председателем Коллегии, лицом, его замещающим, руководителем аппарата либо секретарем Коллегии (в зависимости от того, кем поступивший документ первично рассмотрен), исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения определяется в резолюции или указывается в тексте документа.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее следующего за ним рабочего дня.
6.5. Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.
Ответ на парламентский запрос Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации должен быть дан в 15-дневный срок, ответ на запрос или обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы – в 30-дневный срок со дня его поступления или в иной согласованный с инициатором запроса срок.
Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления запроса или обращения в Коллегию.
Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2 – 3 дня до истечения срока, если в ходе исполнения выясняется невозможность его соблюдения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
Изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок, путем проставления на документе (поручении) нового срока, даты изменения и подписи. Изменения вносятся также в регистрационно-контрольные формы – электронную карточку и другие.
6.6. Особую группу составляют контрольные документы, на которых в соответствии с резолюцией Председателя Коллегии проставляется отметка о контроле. Контроль исполнения этой группы документов осуществляет руководитель аппарата либо секретарь Коллегии.
Данные документы передаются для регистрации, учета, передачи, рассмотрения, исполнения, изготовления, подписания, снятия копий и отправки отдельно от общей почты.
Срок исполнения документа устанавливается в резолюции. Поручения с пометкой «срочно» исполняются в 3-дневный срок, остальные – в 10-дневный срок.
Документ считается исполненным и снятым с контроля после того, как работник аппарата Коллегии, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, сделает на документе отметку о выполнении поручения путем проставления отметки.
Если информация об исполнении документа не поступила, документ считается неисполненным.
6.7. Работник аппарата Коллегии, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, в порядке предупредительного контроля напоминает исполнителям и руководителю аппарата либо секретарю Коллегии о сроках исполнения распоряжений (их отдельных пунктов), поручений по служебным документам не позднее, чем за 3 дня до их истечения.
6.8. Работник аппарата Коллегии, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, готовит для руководителя аппарата либо секретаря Коллегии справку о состоянии исполнительской дисциплины в Коллегии, о ходе исполнения контролируемых распоряжений и служебных документов с поручениями Председателя Коллегии и его заместителей. Руководитель аппарата либо секретарь Коллегии представляет ее Председателю Коллегии. На основании справок формируются аналитические отчеты за полугодие, год для представления Председателю Коллегии.
6.9. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных регистрационно-контрольных форм (журналов или электронных карточек).
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов, заявителям и тому подобное.
Если документ пересылается на исполнение в соответствующий орган государственной власти, орган судейского сообщества с последующим информированием о результатах рассмотрения, документ направляется вместе с обращением. До получения ответа материал находится в делопроизводстве у исполнителя, готовившего документ к отправке, и не снимается с контроля до момента получения соответствующего ответа.
6.10. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и руководства о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и распоряжений, позволяет проводить анализ исполнительской дисциплины.
Работники, ответственные за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, незамедлительно вносят в свои электронные карточки текущую информацию о ходе исполнения контролируемых документов и поручений и доводят ее до сведения исполнителей.
6.11. После завершения исполнения документа и внесения всех необходимых сведений об исполненном документе в базу данных информационной системы электронного документооборота либо в соответствующий журнал документы подлежат передаче в соответствующий наряд.
VII. Составление номенклатуры дел.
Формирование, оформление и организация оперативного хранения дел, материалов и нарядов
|
