Чувашской Республики «Государственный исторический архив Чувашской Республики»
Скачать 0.9 Mb.
|
4. Порядок выдачи архивных документов работникам Архива и организация их приема после использования 4.1. Выдача архивных документов работникам Архива производится на основании заказа, заполненных по установленной форме с указанием цели работы (см. Приложение №1). 4.2. Заказы работникам Архива подписываются самим работником, визируются начальником структурного подразделения и заместителем директора или начальником отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии. 4.3. На дела каждого архивохранилища составляется отдельный заказ. 4.4. Для выполнения плановых заданий работник архива имеет право получить подлинные архивные документы при наличии микрофильма фонда пользования. 4.5. Дела в неудовлетворительном физическом состоянии (содержащие ветхие документы, зараженные плесенью, биологическими вредителями, имеющие легко разрушающиеся печати) в рабочие помещения отделов не выдаются. Причина отказа в выдаче дел указываются в заказе, и заверяется подписью заведующего архивохранилищем. 4.6. Прием заказов от работников архива проводится ежедневно с 8.00 до 12.00 часов согласно регламенту работы архивохранилищ БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, а выдача архивных документов - на следующий день. 4.7. Исполнение заказов на выдачу дел работникам Архива осуществляется в порядке, установленном пунктами 3.17, 3.18., 3.19., 3.20. настоящей Инструкции. 4.8. Архивные документы, в том числе особо ценные документы работникам Архива выдаются для служебных целей на срок не более 1 месяца, уникальные - не более 5 дней. 4.9. Срок возврата архивных документов, выданных для переработки и усовершенствования описей, страхового копирования, реставрации определяется графиком выполнения данных работ. 4.10. В случае продления сроков использования архивных документов работником архивохранилища проверяется наличие архивных документов у работников, а затем осуществляется перерегистрация их в книге учета выдачи дел из архивохранилищ и картах-заместителях. 4.11. Одновременно работнику архива может быть выдано не более 30 единиц хранения архивных документов. 4.12. Подготовленные архивные документы регистрируются в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища работникам БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, которая ведется отдельно по каждому архивохранилищу (Приложение № 9). 4.13. Работник Архива при получении архивных документов из архивохранилища обязан сверить их шифры с записями в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилищ и с заказом и расписаться за каждую полученную единицу хранения архивных документов. 4.14. Выдача архивных документов для экспонирования на выставках оформляется на работника Архива, ответственного за организацию выставки, на срок, определенный договором о проведении выставки по разрешению руководства Архива. 4.15. При подготовке к выдаче для экспонирования отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста документа карандашом проставляется архивный шифр. При возвращении архивные документы должны быть вложены в дело и подшиты. 4.16. Работники структурных подразделений несут ответственность за сохранность архивных документов, находящихся у них в пользовании, и соблюдение правил работы с ними. 4.17. При работе с архивными документами запрещается: - выносить их за пределы Архива; - передавать их другим лицам без переоформления; - расшивать и изымать документы или их составные части (отдельные листы, чертежи, конверты, фотографии и т. д.); - делать в них пометки, вставки, исправления, оставлять в делах различные предметы (закладки, ручки, скрепки и т. д.); - оставлять их на столах в раскрытом виде под прямыми солнечными лучами и без присмотра; - хранить их в беспорядке, у батарей, на подоконниках, полу; - принимать пищу за рабочим столом; - заказывать для работы более 30 дел. 4.18. Исполненные заказы хранятся в архивохранилищах в течение одного года со дня возврата архивных документов. 4.19. Прием архивных документов у работников Архива осуществляется в соответствии регламентом работы архивохранилищ. 4.20. Доставка архивных документов в рабочую комнату архивохранилища осуществляется работником Архива. 4.21. В процессе приема дел работник архивохранилища в присутствии работника, сдающего архивные документы, осуществляет сверку дел по записи в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища, проверяет заполнение листа использования и расписывается за прием каждого дела с указанием даты возврата. 4.22. Работники архива, работающие с архивными документами, обязаны: - по окончании рабочего дня поместить их в сейф или в шкаф и опечатать, при отсутствии последних опечатать рабочий кабинет; - соблюдать сроки возврата архивных документов в архивохранилище; - при уходе в отпуск, длительные командировки сдавать архивные документы в архивохранилище; - заполнять листы использования после завершения работы с архивными документами; - возвращать архивные документы работнику архивохранилища в строгой последовательности, указанной в требовании, и присутствовать при проставлении отметок о возврате дел; - возвращать дела подшитыми, если в виде исключения (с разрешения руководства архива) они были расшиты. 4.23. Принятые архивные документы подлежат подкладке на места хранения в течение 3-х дней со дня их приема. В процессе подкладки с мест хранения изымаются карты-заместители, в которых делается отметка о возвращении дела (подпись работника архивохранилища, дата возврата). 5. Порядок выдачи копий фонда пользования пользователям читального зала, работникам Архива и организация их приема после использования 5.1. Архивные документы, имеющие фонд пользования (далее - ФП), из архивохранилищ не выдаются. Их выдача допускается в исключительных случаях с письменного разрешения директора архива. 5.2. Порядок выдачи копий архивных документов из фонда пользования аналогичен порядку выдачи подлинников: - оформляется заказом (требованием), на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов, завизированным заместителем директора архива или начальником отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов; - на каждую копию оформляется лист использования документов, заполняемый по завершении работы; - на место выдаваемого микрофильма фонда пользования (далее - МФ ФП) подкладывается карта-заместитель; - выдача МФ ФП регистрируется в книге учета выдачи копий фонда пользования, которая ведется по каждому архивохранилищу отдельно (Приложение №10); - МФ ФП выдаются под роспись за каждый ролик. В читальный зал выдача оформляется на работника читального зала с указанием фамилии пользователя, который будет работать с копиями фонда пользования. 5.3. Перед выдачей работник архивохранилища должен проверить физическое состояние МФ ФП и архивные шифры. Ролики выдаются в бюксах. 5.4. Работа с микрофильмами пользователями читального зала производится в соответствии с требованиями «Порядка использования архивных документов в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии». 5.5. После возвращения МФ ФП в архивохранилища их физическое состояние определяется визуально, в книге выдачи делается отметка о возврате; ролики помещаются на места хранения; карта-заместитель изымается, скрепляется с листом использования, помещается в папку по порядку номеров фондов и дел и используется при последующих выдачах. 5.6. Работа по выдаче электронных копий фонда пользования производится в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению сохранности, учету и использованию фонда пользования на электронных носителях в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии (Чебоксары, 2014). 6. Порядок выдачи архивных документов для реставрации и создания фонда пользования и организация их приема после использования 6.1. Выдача архивных документов для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования на пленочной основе и электронных носителях, по реставрации архивных документов определяется планом работы, утвержденным директором Архива. 6.2. При передаче архивных документов для обработки сторонними специализированными организациями составляется договор на проведение работ, утвержденный обеими сторонами, в котором определяются сроки использования архивных документов. 6.3. Выдача архивных документов, не прошедших научного описания и технического оформления, для проведения работ по созданию страхового фонда не допускается. 6.4. Выдача архивных документов оформляется заказами, заполненными работниками архивохранилищ: - на изготовление страховых копий и копий фонда пользования (Приложение №11); - на выполнение работ по улучшению физического состояния архивных документов (Приложение №12); - для создания фонда пользования на электронных носителях. 6.5. Выдача архивных документов регистрируется в книгах учета выдачи архивных документов на сканирование и реставрацию под роспись работников научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем и участка реставрации отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов. 6.6. Книги учета выдачи архивных документов на сканирование и реставрацию ведутся по каждому архивохранилищу отдельно. 6.7. Архивные документы, передаваемые на страховое копирование, создание фонда пользования на электронных носителях должны пройти специальную подготовку: - обеспыливание; - выравнивание имеющихся перегибов листов; - нумерацию листов и их оборотных сторон, если на них имеется текст; - перенумерацию листов, если в деле имеется большое количество ненумерованных листов или имеющаяся нумерация неверна. Перенумерация листов проводится только в случаях полной невозможности использования старой нумерации; - при небольших неточностях в имеющейся нумерации листов, последняя сохраняется, а неточности устраняются путем введения литерных и учета пропущенных номеров; - оформление при необходимости новых листов-заверителей. 6.8. Во время подготовки архивных документов для микрофильмирования, создания фонда пользования на электронных носителях сотрудник архивохранилища выявляет документы, пораженные плесенью, имеющие затухающий текст и документы, подлежащие съемке в особых условиях. 6.9. При обнаружении архивных документов с неисправимыми повреждениями, сотрудник архивохранилища совместно с начальником отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов составляет акт о неисправимых повреждениях архивных документов, которые выдаче не подлежат (Приложение № 13). 6.10. При создании фонда пользования на электронных носителях дела расшивке не подлежат. При полной невозможности сканирования переплетенного дела, расшивка производится с разрешения руководства Архива. До возвращения в архивохранилище дело заново подшивается (переплетается) работником участка реставрации. 6.11. Архивные документы, передаваемые на реставрацию, следует просмотреть, определить характер повреждений основы, переплета; виды работ, подлежащие выполнению; особенности переплета. Результаты просмотра занести в заказ на выполнение работ по улучшению физического состояния архивных документов. 6.12. Исполнитель несет ответственность за сохранность копируемых или реставрируемых им архивных документов в течение всего времени их нахождения в данном структурном подразделении. 6.13. При возвращении архивных документов в архивохранилище, сотрудник архивохранилища делает отметку о возврате в книге учета выдачи и заказах, предварительно проверив соответствие количества листов и особенностей формирования архивного документа с указанными в листе-заверителе, дает оценку произведенных работ с внесением соответствующей записи в заказе. 6.14. Исполненные заказы на выполнение работ по улучшению физического состояния архивных документов подлежат постоянному хранению в соответствующем архивохранилище. 7. Порядок выдачи архивных документов во временное пользование и их приема после использования 7.1. Архивные документы выдаются во временное пользование с письменного разрешения директора или его заместителей фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам при наличии гарантийного письма от них и предъявлении документа удостоверяющего личность получателя. 7.2. Срок выдачи во временное пользование: до трех месяцев – фондообразователям, до шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. 7.3. Выдача архивных документов из архивохранилища организациям для экспонирования на выставках осуществляется при наличии договора о проведении выставки, в котором определяется срок выдачи. 7.4. Выдача архивных документов во временное пользование осуществляется работниками архивохранилищ. 7.5. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование, составленным в 2-х экземплярах, один из которых остается в Архиве, а другой выдается получателю. Акт подписывается директором архива или его заместителем, работником архивохранилища, доверенным лицом, получающим архивные документы и руководителем организации-получателя документов. Подписи руководителей скрепляются печатями (Приложение № 14). 7.6. Архивные документы регистрируются в книге учета выдачи архивных документов во временное пользование и выдаются под роспись получателю. 7.7. Архивные документы, выдаваемые во временное пользование, должны быть полистно проверены, подшиты, пронумерованы, иметь лист-заверитель. Все особенности оформления и физического состояния архивных документов должны быть отражены в листе – заверителе дела и в графе «Примечание» акта о выдаче архивных документов во временное пользование. 7.8. Для экспонирования на выставках предоставляются копии уникальных документов. 7.9. Доставка и возврат архивных документов производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве представителем получателя в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта. 7.10. При возврате архивных документов проводится их полистная проверка наличия и физического состояния. В случае обнаружения недостачи или расхождений между их фактическим физическим состоянием и записями в заверительном листе и графе «Примечание» акта о выдаче архивных документов во временное пользование, составляется акт в произвольной форме об обнаруженных изменениях или недостачах, который подписывается заведующим архивохранилищем и лицом, возвратившим документы и представляется на рассмотрение руководства Архива. 8. Порядок выдачи печатных изданий из фонда научно-справочной библиотеки пользователям в читальный зал, работникам Архива и организация их приема после использования 8.1. Печатные издания из научно-справочной библиотеки (далее - НСБ) архива выдаются работникам Архива и пользователям читального зала на основании заказа (требования) на выдачу печатных изданий (Приложение №15). 8.2. Заказ на выдачу печатных изданий работникам Архива для выполнения плановых работ визируется руководителем соответствующего структурного подразделения. 8.3. Печатные издания пользователям читального зала выдаются по письменному разрешению заместителя директора. 8.4. В процессе исполнения заказа работник научно-справочной библиотеки, заполняет карту-заместитель, в которой проставляется инвентарный номер, фамилия пользователя или работника архива, получившего печатное издание, дата выдачи и роспись работника НСБ, выдавшего их в пользование. 8.5. Единовременно выдается не более 5 печатных изданий пользователям читального зала, не более 10 - работникам Архива. 8.6. Печатные издания выдаются на срок не более 1 месяца. 8.7. Редкие издания выдаются в исключительных случаях с разрешения руководства архива на срок не более 5 дней. 8.8. Контроль за соблюдением установленных сроков возврата печатных изданий осуществляется работником читального зала и НСБ. 8.9. Подготовленные к выдаче печатные издания пользователям читального зала регистрируется в журнале учета выдачи книг и периодических изданий в читальный зал. В журнале указывается дата выдачи, фамилия, имя, отчество пользователя читального зала, инвентарный номер, название и автор, выдаваемого печатного издания, проставляется подпись пользователя читального зала. 8.10. При первичной выдаче печатных изданий на работника архива оформляется читательский формуляр, где указывается: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность оформляемого, дата оформления. Подготовленные к выдаче печатные издания регистрируются в читательских формулярах работников с указанием даты выдачи, инвентарного номера, автора и заглавия печатного издания. Работник Архива расписывается в формуляре за каждое полученное издание. 8.11. Подготовленные к выдаче периодические издания (газеты и журналы) регистрируется в журнале учета выдачи периодических изданий сотрудникам Архива, где указываются фамилия, имя, отчество, дата выдачи, название и год выпуска периодического издания. Работник Архива расписывается в журнале за каждое полученное издание. 8.12. Доставка печатных изданий в читальный зал осуществляется работником НСБ, в рабочие кабинеты структурных подразделений архива – работниками Архива самостоятельно. 8.13. Прием печатных изданий производится ежедневно. 8.14. Доставка печатных изданий из читального зала в НСБ осуществляется работником НСБ, из рабочих кабинетов структурных подразделений Архива - работниками Архива. 8.15. В процессе приема печатных изданий работник НСБ расписывается в журналах учета выдачи книг и периодических изданий в читальный зал и учета выдачи периодических изданий сотрудникам архива, в читательском формуляре о приеме каждого издания с указанием даты приема. 8.16. Принятые печатные издания подлежат подкладке на место хранения в течение трех дней со дня их приема. В процессе подкладки с места хранения изымаются карты-заместители, где указывается дата подкладки и роспись работника НСБ. Приложение №1 к п.п. 2.1, 3.4, 4.1
_________________Иванов Иван Иванович_______________________________________ (фамилия, инициалы, № личного дела пользователя) _____________________________________________________________________________ (фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения) __Составление родословной_____________________________________________________ (Тема исследования, цель выдачи)
Образец заполнения заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (лицевая сторона) Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)
_Иванов__________________ Подпись пользователя (работника архива) __21 января___2014 г. Образец заполнения заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (оборотная сторона) Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105) Приложение №2 к п. 2.11 Книга учета выдачи описей дел, документов
Образец заполнения Книги учета выдачи описей дел, документов и дел фондов Формат А4 (297 х 210) Приложение №3 к п. 3.16
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Чувашской Республики (далее — Примерная номенклатура дел) разработана в помощь редакциям районных газет, издательским домам, являющимся... | | Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. №558 и частичным изменением состава документов, образующихся в процессе... |
| Конституцией Чувашской Республики, законами Чувашской Республики, актами Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской... | | Министерством информационной политики и массовых коммуникаций Чувашской Республики |
| Уставом муниципального образования города Чебоксары столицы Чувашской Республики, утвержденным решением Чебоксарского городского... |  | Чувашской Республики «О внесении изменений в приложения 635 и 636 к закону Чувашской Республики от 24 ноября 2004 года №37 «Об установлении... |
| Янтиковского района Чувашской Республики (далее Учреждение) создано в соответствии с постановлением главы администрации Янтиковского... | | Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)», Законом Чувашской Республики от 12 апреля... |
| Законом Чувашской Республики от 5 декабря 2015 г. №65 «О внесении изменения в ст. 8 Закона Чувашской Республики «Об организации местного... | | В целях реализации республиканской целевой программы "Проведение административной реформы в Чувашской Республике в 2006 2008 годах",... |