Чувашской Республики «Государственный исторический архив Чувашской Республики»
Скачать 0.9 Mb.
|
1. Общие положения 1.1. Документы бюджетного учреждения Чувашской Республики «Государственный исторический архив Чувашской Республики» Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее – Архив) входят в состав Архивного фонда Чувашской Республики и используются в научных, социально-культурных, народнохозяйственных целях, для обеспечения социальных прав и интересов граждан. 1.2. Инструкция подготовлена на основе ранее действующей инструкции о порядке выдачи и приема архивных документов, описей дел и копий фонда пользования из архивохранилищ (Ч. 2007) с учетом требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М. 2007), Порядка использования архивных документов в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии (Ч. 2013). 1.3. Архивные документы открытого доступа выдаются из архивохранилищ: - пользователям в читальный зал; - работникам Архива в рабочие помещения для служебных целей (переработки и усовершенствования описей дел, документов; выявления особо ценных и уникальных документов; создания страхового фонда и фонда пользования; выполнения специальных работ по улучшению физического состояния архивных документов; исполнения запросов и др.); - работникам Архива и музеям для экспонирования на выставках; - фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование. 1.4. Копии фонда пользования (позитивы микрофильмов, негативы, фотоотпечатки) выдаются пользователям читального зала вместо подлинных документов. 1.5. Печатные издания из фонда научно-справочной библиотеки выдаются работникам Архива для выполнения плановых работ и пользователям читального зала для использования в интересующих их целях. 1.6. Описи дел выдаются работникам Архива для выполнения плановых работ и пользователям читального зала для работы по темам их исследований. 1.7. Работа работников архива по личным научным темам осуществляется через читальный зал в порядке, установленном для пользователей читального зала. 1.8. Основные термины, используемые в настоящем Порядке: Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. Архивный фонд Чувашской Республики – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, проживающих на территории Чувашской Республики, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению и являющихся составной частью Архивного фонда Российской Федерации. Архивные документы ограниченного доступа – архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны, о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования. Документ Архивного фонда Российской Федерации и Чувашской Республики - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Другие архивные документы – документы по личному составу. Доступ к архивным документам – право пользователей свободно искать и получать для изучения архивные документы. Единица хранения (дело) - это физически обособленный документ или совокупность архивных документов. Конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия её обладателя. Обеспечение сохранности – процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени. Особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования. Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета, состоящий из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов, которое включает в себя: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи, составление переводной таблицы старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления, либо юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации. Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и автографичности. Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи. Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов. Электронный фонд пользования – 1) структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных документов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях); 2) система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования. 2. Порядок выдачи описей дел, документов пользователям читального зала, работникам Архива и организация их приема после использования 2.1. Выдача описей дел, документов пользователям и работникам Архива осуществляется на основании заказов (требований) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (далее - заказ), заполняемых по установленной форме (Приложение №1). 2.2. Заказы на выдачу описей дел, документов работникам Архива визируются руководителем соответствующего структурного подразделения и руководством Архива, пользователям читального зала – руководством Архива или начальником отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов. 2.3. Выдаче в пользование работникам Архива подлежат вторые экземпляры описей дел, документов, находящиеся на хранении в рабочем кабинете архивохранилища №4, пользователям – третьи экземпляры описей дел, документов, хранящиеся в читальном зале. 2.4. В случае отсутствия третьего экземпляра описи дел, документов в читальном зале пользователям выдаются вторые экземпляры описей дел, документов из рабочего кабинета архивохранилища №4. 2.5. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения директора архива или его заместителей на срок, не превышающий один день. 2.6. Одновременно может быть выдано в пользование не более 5 описей дел. документов пользователям читального зала, не более 10 описей дел, документов - работникам Архива, за исключением работников отдела научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем (далее – НСА и ИПС) для проведения работ по усовершенствованию научно-справочного аппарата, переработке и усовершенствованию описей дел, документов. 2.7. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий 5 дней пользователям читального зала, не более 1 месяца – работникам Архива. 2.8. Срок использования описей дел, документов, выданных для проведения проверки наличия и состояния документов и для работ по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата, переработке и усовершенствованию описей определяется графиком проведения данных работ. 2.9. Доставка заказов на выдачу описей дел, документов пользователей читального зала в рабочий кабинет архивохранилища №4 осуществляется работником читального зала, а работников Архива - самостоятельно ежедневно в течение рабочего дня. 2.10. После приема заказов на выдачу описей дел, документов работник архивохранилища №4 заполняет карты-заместители с указанием номеров фондов и описей, которые подкладываются на места выданных описей дел, документов. 2.11. Выдача описей дел, документов регистрируется в книге учета выдачи описей дел, документов и производится под роспись работника архива за каждую физически обособленную единицу хранения описей дел, документов (отдельная опись, часть описи) (Приложение №2). 2.12. Доставка описей дел, документов из архивохранилища №4 в читальный зал осуществляется работником читального зала, в помещения структурных подразделений - работниками, получающими описи дел, документов. 2.13. Запрещается передавать описи дел, документов другим работникам Архива без соответствующего переоформления. 2.14. Прием и доставка описей дел, документов в рабочий кабинет архивохранилища №4 после использования в читальном зале осуществляется работником читального зала. 2.15. Отметка о возврате описей делается в книге учета выдачи описей дел, документов в присутствии работника архива, сдающего опись дел, документов. 2.16. Исполненные заказы на выдачу описей дел, документов подшиваются в личное дело пользователя и хранятся в читальном зале, а работников Архива - в рабочем кабинете архивохранилища №4. 2.17. Контроль за соблюдением установленных сроков возврата вторых экземпляров описей дел, документов осуществляется работниками архивохранилища №4, начальником отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов и работником читального зала. 2.18. Продление установленного срока выдачи вторых экземпляров описей дел, документов осуществляется с разрешения начальника отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов. 2.19. В случае продления сроков использования вторых экземпляров описей дел, документов работником архивохранилища №4 проверяется наличие и физическое состояние описей дел, документов, а затем осуществляется перерегистрация в книге учета выдачи описей дел, документов. 2.20. Ответственность за сохранность первых и вторых экземпляров описей дел, документов возлагается на главного архивиста архивохранилища № 4, третьих экземпляров – на работника читального зала. 3. Порядок выдачи архивных документов пользователям читального зала и организация их приема после использования 3.1. Пользователь читального зала получает для изучения архивные документы в виде подлинников, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии. 3.2. Архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение. 3.3. Допуск пользователей к работе с архивными документами ограниченного доступа (секретным делам и делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных) производится при наличии у пользователей формы допуска с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив на основании разрешения руководства архива. Работа с этими документами осуществляется в специально отведенном помещении. 3.4. Выдача архивных документов в читальный зал производится на основании заказа. В заказе пользователь читального зала заполняет все графы: фамилию, инициалы, тему исследования, полный архивный шифр (номера фондов, описей, дел), сокращенный заголовок дела, количество листов с указанием даты и подписи. (см. Приложение №1). 3.5. Пользователем составляются отдельные заказы на дела, хранящиеся в разных архивохранилищах. 3.6. Дела, содержащие ветхие документы, зараженные плесенью, биологическими вредителями, имеющие легко разрушающиеся печати, а также дела, имеющие копии фонда пользования в читальный зал не выдаются. Причина отказа в выдаче дел указываются в заказе, и заверяется подписью заведующего архивохранилищем. 3.7. Выдача подлинных документов в читальный зал при наличии на них копий фонда пользования допускается в исключительных случаях по письменному разрешению директора Архива или его заместителей. 3.8. Выдача уникальных и особо ценных документов, не имеющих копий фонда пользования, осуществляется на основании письменного разрешения директора Архива или его заместителей. 3.9. Разрешение на выдачу архивных документов пользователям читального зала, кроме случаев, оговоренных в п. 3.7. и п. 3.8. настоящей Инструкции дает заместитель директора или начальник отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов. 3.10. Работник архивохранилища обязан удостовериться в наличии письменного разрешения заместителя директора или начальника отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов. 3.11. Не завизированные заказы к исполнению не принимаются. 3.12. Не принимаются заказы, оформленные неразборчиво, с исправлениями, перечислением запрашиваемых фондов и архивных документов не в валовом порядке номеров, не по теме исследования. 3.13. Заказы на выдачу дел, оформленные пользователями читального зала в течение рабочего дня, передаются работником читального зала для исполнения в архивохранилища на следующий день с 8.00 до 9.00 часов. 3.14. Выполнение заказа осуществляется не позднее чем через 2 (два) рабочих дня со дня оформления заказа. 3.15. В течение 2-х часов с момента оформления заказа выдаются архивные документы: - представителям органов государственной власти и управления; - представителям правоохранительных органов; - специалистам архива для исполнения срочных запросов или организации выставок; - командированным (из других регионов) пользователям. 3.16. Срочное исполнение заказов на выдачу архивных документов и выдача дел сверх установленной нормы пользователям читального зала производятся за оплату в соответствии с Прейскурантом оказываемых на платной основе работ и услуг БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, утвержденным приказом БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии от 18.06.2013 № 68. Пользователем заполняется бланк-заказ на срочную выдачу архивных документов, который визируется директором или заместителями директора архива (Приложение № 3). 3.17. На место выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель, в которой проставляется их архивный шифр, дата выдачи архивного документа, фамилия пользователя, получившего архивный документ и роспись работника архивохранилища, выдавшего их в пользование (Приложение №4). 3.18. Все архивные документы, подобранные по заказам регистрируются в книгах учета выдачи архивных документов из архивохранилищ в читальный зал. 3.19. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилищ в пользование, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель (Приложение № 5) и лист использования документов (Приложение №6). При отсутствии листа использования работник читального зала подкладывает его в дело. 3.20. В листе-заверителе указываются: шифр дела; количество листов в нем (цифрами и в скобках прописью); имеющиеся литерные и пропущенные номера листов; количество листов внутренней описи, а также особенности физического состояния и оформления документов: марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпеля, печати и оттиски печатей, карты, планы, чертежи, фотографии, рисунки, топографические документы, чистые листы бумаги с водяными знаками и другие материалы, имеющие коллекционную и материальную ценность. 3.21. Обязательной полистной проверке наличия и физического состояния перед выдачей в читальный зал подлежат: - уникальные и особо ценные документы; - дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов – заверителей; - дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров. 3.22. Состав других архивных документов, подлежащих полистной проверке, определяется руководством Архива на основе решения экспертно-методической комиссии Архива. 3.23. При повторной выдаче дел в течение 3-х месяцев, проверяется лишь наличие всех особенностей оформления и состояния архивных документов, оговоренных в листе-заверителе. В листе-заверителе ставится отметка о проведенной проверке с указанием даты должности, фамилии, инициалов. 3.24. В случае отсутствия на месте хранения архивного дела, работник архивохранилища на основании карты-заместителя и записи в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища в заказе делает отметку с указанием фамилии получившего и даты выдачи. 3.25. Если причина отсутствия архивного документа не установлена, то на них заводится карточка учета необнаруженных документов (Приложение № 7). 3.26. Сроки выдачи архивных документов пользователям читального зала составляет до одного месяца, подлинники особо ценных документов – не более 2-х недель. 3.27. В случае продления сроков использования архивных документов работником архивохранилища проверяется наличие архивных документов в читальном зале, а затем осуществляется перерегистрация в книге учета выдачи дел из архивохранилища и картах-заместителях. 3.28. Контроль за соблюдением установленных сроков возврата архивных документов осуществляется работниками архивохранилищ и читального зала. 3.29. При невозможности посещения читального зала в течение недели необходимо сообщить об этом работнику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале. При неявке пользователей в читальный зал в течение 3-х дней архивные документы возвращаются в архивохранилище. 3.30. Повторная выдача архивных документов пользователю читального зала осуществляется не ранее, чем через 2 месяца после сдачи им данных дел. 3.31. При невозможности обслуживания пользователей в установленные сроки и отсутствии посадочных мест в читальном зале, ввиду большого наплыва посетителей, Архив вправе устанавливать очередность и время посещения, а также приостановить на время выдачу архивных документов определенным категориям пользователей на основании приказа директора архива. 3.32. Одновременно пользователю читального зала может быть выдано: - не более 20 дел общим объемом не более 1500 листов или одно дело, объем которого превышает 1500 листов из архивных фондов государственных органов власти, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения; - до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов. Количество дел, документов, находящихся одновременно у пользователя не может превышать 20 единиц хранения. 3.33. Выдача архивных документов оформляется на работника читального зала с указанием фамилии пользователя, который будет с ними работать. 3.34. Исполненные заказы вместе с архивными документами доставляются работником архивохранилища в читальный зал, где работник читального зала расписывается в книге учета выдачи дел из архивохранилища в читальный зал за каждую полученную единицу хранения в присутствии работника архивохранилища (Приложение № 8). 3.35. Ответственность за сохранность архивных документов в читальном зале возлагается на работника читального зала и определяется Порядком использования архивных документов в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии. 3.36. Работник читального зала отвечает: - за правильность оформления заказа; - за соответствие темы, указанной в заявлении пользователя, теме, указанной в заказе; - за своевременную передачу заказов в отдел обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов; - за сроки возврата архивных документов в архивохранилище. 3.37. Прием архивных документы из читального зала после их использования осуществляется ежедневно с 16.00 до 16.30 часов. 3.38. В процессе приема дел из читального зала работник архивохранилища в присутствии работника читального зала осуществляет сверку каждого дела по записи в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища и расписывается за прием каждого дела с указанием даты возврата. Доставка архивных документов из читального зала в архивохранилище осуществляется работником архивохранилища. 3.39. Полистную проверку наличия и физического состояния, возвращаемых пользователями архивных документов, осуществляет сотрудник читального зала. Обязательной полистной проверке наличия и состояния при возврате подлежат:
3.40. Отметку о факте полистной проверки проставляет работник читального зала в листе-заверителе с указанием даты и подписи в присутствии пользователя. 3.42. Работник архивохранилища проверяет наличие отметки работника читального зала о полистной проверке. 3.41. Проверку заполнения листов использования осуществляет работник читального зала. 3.42. Один раз в месяц (каждый последний четверг), накануне санитарного дня, работниками архивохранилищ проводится выверка книг учета выдачи архивных документов. Если в результате выверки установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к их возврату. Контроль за выверкой книг учета выдачи архивных документов возлагается на начальника отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов. При задержке возврата архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возвращения в архивохранилище. 3.43. В целях контроля за сохранностью архивных документов начальником отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов проводятся проверки сохранности выданных в пользование из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива. 3.44. Архивные документы, возвращенные в архивохранилище, должны быть подложены на место хранения в течение 3-х рабочих дней. 3.45. Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики. 3.46. В случае выявления хищения и порчи архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), немедленно составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилищем и лицом возвратившим архивные документы и представляется на рассмотрение руководства Архива. Архив обращается с соответствующим заявлением в ОВД Ленинского района г. Чебоксары, в трехдневный срок информирует Минкультуры Чувашской Республики. 3.47. Виновные в порче или утрате архивных документов, их хищении привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики. 3.48. Реставрация архивных документов производится за счет лиц, допустивших их повреждение. |
Похожие:
 | Чувашской Республики (далее — Примерная номенклатура дел) разработана в помощь редакциям районных газет, издательским домам, являющимся... | | Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. №558 и частичным изменением состава документов, образующихся в процессе... |
| Конституцией Чувашской Республики, законами Чувашской Республики, актами Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской... | | Министерством информационной политики и массовых коммуникаций Чувашской Республики |
| Уставом муниципального образования города Чебоксары столицы Чувашской Республики, утвержденным решением Чебоксарского городского... |  | Чувашской Республики «О внесении изменений в приложения 635 и 636 к закону Чувашской Республики от 24 ноября 2004 года №37 «Об установлении... |
| Янтиковского района Чувашской Республики (далее Учреждение) создано в соответствии с постановлением главы администрации Янтиковского... | | Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)», Законом Чувашской Республики от 12 апреля... |
| Законом Чувашской Республики от 5 декабря 2015 г. №65 «О внесении изменения в ст. 8 Закона Чувашской Республики «Об организации местного... | | В целях реализации республиканской целевой программы "Проведение административной реформы в Чувашской Республике в 2006 2008 годах",... |