Инструкция по делопроизводству в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга в ред приказа Комитета по благоустройству
Скачать 1.44 Mb.
|
7.2. Порядок прохождения входящих документов 7.2.1. Все поступающие в Комитет документы регистрируются в отделе контроля, как правило, в этот же день. Документы, принесенные после 16 часов, могут регистрироваться следующим числом. В течение рабочего дня документы передаются председателю Комитета, либо лицу назначенному председателем Комитета для рассмотрения и резолюции. 7.2.2. После рассмотрения документы передаются в отдел контроля для внесения резолюции в компьютерную базу и постановки на контроль документов, требующих ответа. 7.2.3. Документы с грифом "КОНТРОЛЬ" требуют обязательного письменного ответа. 7.2.4. Если документ направлен для рассмотрения нескольким исполнителям, то ответственным за исполнение документа считается должностное лицо, стоящее в списке исполнителей первым или указанное в резолюции (далее – ответственный исполнитель). Ответственный исполнитель организует сбор необходимой информации и готовит обобщенный ответ с учетом мнения соисполнителей. 7.2.5. Оригинал входящего документа остается на хранении в отделе контроля. Исполнители документов получают электронную копию документа по ЕСЭДД. 7.2.6. Первый заместитель председателя Комитета, заместители председателя Комитета, руководители структурных подразделений рассматривают документы, как правило, в день их поступления и накладывают резолюцию о конкретных поручениях руководителям или сотрудникам соответствующих структурных подразделений. 7.2.7. Служебные документы, полученные минуя отдел контроля, должны быть переданы, в обязательном порядке, в отдел контроля для регистрации. 7.2.8. Срок исполнения документа устанавливается с учетом срока, указанного организацией, направившей документ, и сроков, установленных законодательством, и исчисляется в календарных днях со дня поступления (регистрации) документа. 7.2.9. Если срок исполнения документа не указан в поручении, то это означает, что его исполнение предусмотрено в течение одного месяца (30 календарных дней). В случае если окончание срока приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. 7.2.10. Если исполнитель считает, что исполнение документа не входит в его компетенцию, то он обязан в двухдневный срок вернуть документ в отдел контроля с объяснением причины возврата. 7.2.11. Если не требуется письменный ответ на документ, то после завершения работы с документом исполнитель списывает его «В дело» и возвращает в месячный срок в отдел контроля вместе с информацией об исполнении документа. 7.3. Порядок прохождения исходящих документов 7.3.1. Проект исходящего документа готовится в двух экземплярах с приложениями, если таковые имеются, и обязательным приложением запроса. 7.3.2. Проект документа визируются на лицевой стороне второго экземпляра, который остается в Комитете с указанием фамилии, инициалов и даты визирования в следующей последовательности: - исполнителем, подготовившим проект; - руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта; - первым заместителем, заместителем председателя Комитета, координирующего работу структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта документа; - начальником юридического отдела (если в исходящем документе есть ссылка на нормативно-правовой акт или документ направляется в судебные органы); - ответственный сотрудник отдела контроля. 7.3.3. Завизированный проект направляется председателю Комитета для подписания, если не установлен иной порядок подписания соответствующего документа. 7.3.4. Рассмотрение документа признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ 7.3.5. Все письменные ответы на обращения федеральных органов государственной власти, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, а также письма Комитета, адресованные Губернатору Санкт-Петербурга, вице-губернаторам Санкт-Петербурга, руководителям и заместителям руководителей федеральных органов государственной власти их территориальных органов, руководителям исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и других субъектов Российской Федерации, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатам, председателям постоянных комитетов и комиссий Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, подписывает председатель Комитета или лицо, временно исполняющее его обязанности. Дополнительные требования к порядку подписания документов Комитета могут быть установлены приказом Комитета. 7.3.6. В письменном ответе обязательно указывается фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона. Руководители структурных подразделений Комитета несут персональную ответственность за правильность, полноту, надлежащее оформление в соответствии с законодательством и настоящей Инструкцией документов, направляемых гражданам и организациям. 7.3.7. Письма, подписанные председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета, заместителями председателя Комитета, регистрируются в отделе контроля и отправляются адресату, как правило, в день их подписания или на следующий рабочий день. Исполнителю направляется для сведения электронная копия документа. Второй экземпляр письма со всеми визами, приложениями и запросом остается для хранения в отделе контроля. 7.3.8. Если документ направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только первый экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки. 7.3.9. Выдача оригинала, подписанного документа на руки допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов, указанных в документе. В этом случае на копии документа делается запись о выдаче его на руки, дате получения, ставится подпись получателя с ее расшифровкой, указывается контактный телефон. 7.3.10. Справки согласования правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, Администрации Губернатора Санкт-Петербурга передаются через отдел контроля только с сопроводительным письмом. 7.3.11. Принимая документ на отправку, работник отдел контроля проверяет правильность его оформления: наличие обязательных реквизитов и приложений, если они указаны в документе. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Документы неслужебного характера к отправке не принимаются. 7.3.12. Для оперативной предпраздничной рассылки поздравительных открыток установлены следующие сроки их поступления в отдел контроля при отправке через отделение почтовой связи – не позднее чем за пять дней до наступления праздничной даты; при отправке фельдъегерской связью – не позднее чем за два дня; при отправке телеграфом – за сутки. 7.3.13. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в общий конверт. 7.3.14. Оформление отправки документов осуществляется средствами автоматизированной системы ЕСЭДД. 7.3.15. Работники структурных подразделений Комитета, участвующие в процессе создания, регистрации, исполнения и хранения документов, несут ответственность за их сохранность. 7.4. Регистрация письменных обращений граждан, порядок и сроки их рассмотрения 7.4.1. Делопроизводство по письменным обращениям граждан (далее – обращения) ведется отдельно от других видов делопроизводства. 7.4.2. Все поступившие в Комитет обращения первоначально поступают начальнику отдел контроля, который в день их поступления проверяет правильность доставки, производит вскрытие конвертов, проверяет целостность вложений и в расконвертованном виде вместе с конвертом передает сотрудникам отдела контроля для регистрации. 7.4.3. При регистрации на обращениях ставится штамп Комитета. В штамп вписывается дата регистрации и входящий номер обращения. Обращения граждан, полученные по информационным системам общего пользования с указанием фамилии, имени, отчества и почтового адреса отправителя, распечатываются получателем и учитываются в соответствии с Инструкцией. 7.4.4. В случае, если в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращения подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. 7.4.5. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. Подобные ответы исполнитель должен в обязательном порядке согласовывать с юридическим отделом Комитета. 7.4.6. Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, не рассматриваются по существу поставленных в них вопросов, при этом исполнитель сообщает лицу, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом. 7.4.7. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. 7.4.7-1. Копии обращений граждан, содержащих сведения о коррупции, направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности в течение двух рабочих дней со дня регистрации указанных обращений. Обращения, поступившие по электронной почте, направляются в распечатанном и электронном виде. Копии письменных ответов Комитета на обращения граждан, содержащие сведения о коррупции, направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности одновременно с направлением ответа заявителю. 7.4.8. Регистрация обращений производится в автоматизированной системе ЕСЭДД. 7.4.9. Все зарегистрированные обращения проверяются на повторность поступления. При поступлении повторных обращений исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение. Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан), направленные им (ими) в различные адреса, а затем поступившие соответственно в структурные подразделения, учитываются под регистрационным номером первого обращения. 7.4.10. В случае, если в обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение. 7.4.11. Обращения, поступившие из сектора писем Управления по обращениям и жалобам Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, должны рассматриваться в порядке и в сроки, установленные Инструкцией. Срок рассмотрения обращений исчисляется с даты регистрации обращений в секторе писем Управления по обращениям и жалобам Администрации Губернатора Санкт-Петербурга. 7.4.12. Отдел контроля несет в соответствии с законодательством ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее работникам Комитета и заявителям по их запросам. 7.4.13. Обращения, рассмотрение которых не относится к компетенции Комитета, не позднее чем в семидневный срок направляются отделом контроля по принадлежности вопросов с одновременным извещением об этом авторов обращений. 7.4.14. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае, если в соответствии с этим запретом невозможно направление обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде. 7.4.15. Рассмотрение поступивших в Комитет обращений и принятия по ним решений (например, о направлении конкретным исполнителям) осуществляется председателем Комитета, первым заместителем, заместителями председателя Комитета или начальником отдела контроля, как правило, ежедневно по рабочим дням и не должно превышать трех рабочих дней со дня регистрации обращений в отделе контроля. Результаты рассмотрения обращений руководителями отражаются в резолюциях, которые оформляются в соответствии с Инструкцией. 7.4.16. Если исполнение поручения по обращению было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа на обращение является лицо, указанное в резолюции первым. В этом случае работник отдела контроля снимает с подлинника обращения и резолюции к нему необходимое количество копий и направляет их исполнителям, а сам подлинник обращения и резолюцию к нему остаются на хранение в отделе контроля. 7.4.17. Если в резолюции к обращению указано несколько исполнителей, то соисполнители не позднее, чем за пять дней до наступления срока ответа на обращение представляют ответственному исполнителю информацию, в которой отражают результаты рассмотрения вопросов, относящихся к их компетенции. 7.4.18. Срок рассмотрения исполнителями обращений, исполнения поручений по ним не должен превышать 30 календарных дней. Сроки рассмотрения запросов и обращений депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга определяются законами Санкт-Петербурга. По направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, исполнители обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержаться сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления. 7.4.19. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения исполнителем обращения и исполнение поручения по нему может быть продлен руководителем, но не более чем на 30 дней, о чем исполнитель уведомляет автора обращения. Сообщения о продлении срока рассмотрения обращения гражданину, направившему обращение, направляется только через отдел контроля. 7.4.20. Пункт исключен в соответствии с приказом Комитета от 02.05.2012 № 33-п. 7.4.20-1. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении. 7.4.21. Ответ на обращение должен содержать информацию, откуда поступило обращение или по чьему поручению оно рассмотрено, например: В соответствии с поручением Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Комитет по благоустройству Санкт-Петербурга рассмотрел Ваше обращение. По существу поставленных вопросов сообщаем следующее. Или В соответствии с поручением Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Комитет по благоустройству Санкт-Петербурга рассмотрел Ваше обращение в адрес Президента Российской Федерации, поступившее из Аппарата Президента Российской Федерации. По существу поставленных вопросов сообщаем следующее; информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в обращении содержится несколько вопросов; информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты; в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений; аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в обращении вопросов. 7.4.22. Исполнители несут персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии с законодательством. 7.4.23. Рассмотренные обращения и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются в отдел контроля, где вся информация вводится в базу данных ЕСЭДД. Работники отдела контроля проверяют все подготовленные проекты ответов на соответствие требованиям пункта 7.4.21 Инструкции. В случае их несоответствия требованиям пункта 7.4.21 Инструкции, подготовленные ответы возвращаются исполнителю на доработку (без продления срока исполнения). 7.4.24. На бланках ответов на обращение проставляются дата отправки и регистрационный номер обращений. Исходящим номером ответа на обращение является входящий регистрационный номер обращения. Отправку подлинников ответов гражданам осуществляет отдел контроля. Копии ответов подшиваются сотрудниками отдела контроля в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 7.4.25. Ответы на обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, направляются заявителям по почтовым адресам, указанным в обращении. 7.4.26. Отдел контроля представляет ежеквартально в Управление по обращениям и жалобам Администрации Губернатора Санкт-Петербурга не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, отчет о работе с обращениями по установленной форме, а также предложения по совершенствованию этой работы. Информационно-аналитические справки ежеквартально готовятся Управлением по обращениям и жалобам Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и доводятся до сведения Губернатора Санкт-Петербурга и руководителей исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга. |
Похожие:
 | В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга |  | Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 n 1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными органами государственной... |
| Санкт-Петербурге в соответствии с утвержденной Комитетом по благоустройству Санкт-Петербурга Адресной программой комплексной уборки... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В соответствии с пунктом 32 Положения о Комитете по транспорту, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 24.... | | Санкт-Петербурга", постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 №1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Правительство Санкт-Петербурга., Распоряжением Комитета образования Санкт – Петербурга от 05. 08. 2013 года За №1768 –р «Об утверждении... |
| Горячая телефонная линия (576-97-09) с заместителем главы администрации Адмиралтейского района Валерием Николаевичем Гарнецом по... | | Горячая телефонная линия (576-97-09) с заместителем главы администрации Адмиралтейского района Валерием Николаевичем Гарнецом по... |