Инструкция по делопроизводству в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга в ред приказа Комитета по благоустройству
Скачать 1.44 Mb.
|
СЛУЖЕБНЫЙ РАСПОРЯДОК Комитета по благоустройству Санкт-Петербурга или ПЛАН мероприятий по реализации концепции развития пешеходных территорий исторического центра Санкт-Петербурга на 2005-2010 годы или ОБРАЗЕЦ удостоверения к нагрудному знаку «За заслуги в развитии физической культуры и спорта Санкт-Петербурга» Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не находились на разных строках. 5.14. Реквизит «Адресат» размещается в правом верхнем углу первого листа письма и печатается от центра текстового поля через 3-5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля полужирным шрифтом. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом. Например: Председателю Комитета по здравоохранению Ю.А.Щербуку Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается полужирным шрифтом центрированным способом. Уважаемый Иван Петрович! 5.15. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал. Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должностей печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1,5 межстрочным интервалом. Например: Каблуков - заместитель руководителя Валентин Александрович Администрации Губернатора Санкт-Петербурга – начальник Секретариата Двигалева - начальник протокольного сектора Нина Григорьевна Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга 5.16. Слово «Приложение» печатается от левой границы текстового поля (отделяется от текста 2 межстрочными интервалами). После слова «Приложение» ставится двоеточие. Название приложения печатается через 1 межстрочный интервал. 5.17. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, СОСТАВ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки разделов выделяются полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы в соответствии с приложением № 11 к Инструкции. Если в приложении помещается списочный состав совета, комиссии, организационного комитета, рабочей группы и т.п., то текст приложения оформляется следующим образом: СОСТАВ Координационного совета… Председатель Косткина - вице-губернатор Санкт-Петербурга Людмила Андреевна Заместитель председателя Иванова - председатель Комитета по образованию Ольга Владимировна Члены совета: Александрова - начальник Управления… Инна Сергеевна (и далее алфавитном порядке) Секретарь совета Смирнова - ведущий специалист Анна Владимировна 5.18. Реквизит «Подпись» отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования документа без пробела между инициалами и фамилией. Реквизит «Подпись» печатается полужирным шрифтом. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Например: Заместитель руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга – начальник Секретариата В.А.Каблуков Подпись «Губернатор Санкт-Петербурга» печатается в две строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Губернатор Санкт-Петербурга В.И.Матвиенко 5.19. Фамилия и номер телефона исполнителя на письмах за подписью Губернатора Санкт-Петербурга печатаются в левом нижнем углу оборотной стороны первого листа документа, на документах за подписью других должностных лиц - в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. 5.20. На каждой страницы отпечатанного документа в левом нижнем углу могут проставляться колонтитулы, содержащие номер оператора и наименование файла. При внесении последующих правок в отпечатанный документ исполнителю необходимо указать колонтитулы этого документа. 5.21. При печатании документа на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова «страница» («стр.») и без добавления каких-либо графических значков. 6. Особенности оформления документов, передаваемых по коммуникационным каналам связи 6.1. Телеграмма Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы отправляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; полный или условный телеграфный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; регистрационный номер, дата регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя (помещаются под чертой). Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи. Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом. Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указывается должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер HP", "Ваш" или "На Ваш". Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания, например: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, тире - ТИРЕ, кавычки - КВЧ, скобки - СКБ, восклицательный знак - ВСКЛ, вопросительный знак - ВПРС. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки №, -, + и другие следует писать словами: номер или HP, минус, плюс и т.д. Телеграммы составляются с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований. Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации. Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя. Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия и полное наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму. В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации. Полный почтовый адрес и наименование отправителя указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы. Исходящий номер телеграммы проставляется также, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы. Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Отправитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме. Телеграммы, поступающие в Комитет и содержащие служебную информацию, подлежат регистрации в отделе контроля и исполнению в соответствии с действующим порядком. 6.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). Передаваемые по факсу документы должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печататься четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными чернилами. Факсограммы, поступающие в Комитет и содержащие служебную информацию, подлежат регистрации в отделе контроля в соответствии с действующим порядком. 6.3. Телефонограмма Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Обязательные реквизиты телефонограммы - исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.). Телефонограммы составляются в двух экземплярах и подписываются председателем Комитета, первым заместителем или заместителями председателя Комитета. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее передачи. При отсутствии специальных бланков телефонограмма печатается на бланке Комитета или записывается в журнал по следующей форме: исходящий номер и дата телефонограммы; текст телефонограммы и должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма; должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму; должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму; дата, время передачи, входящий номер телефонограммы; 6.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой Электронное сообщение - это документ, переданный электронной почтой по системе связи между персональными электронно-вычислительными машинами (ПЭВМ), получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере. Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком @, например: kb@gov.spb.ru Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой. Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объективный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму. Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать. Документы, поступившие в Комитет по электронной почте и содержащие служебную информацию, подлежат регистрации в отделе контроля в соответствии с действующим порядком. 7. Организация документооборота в Комитете Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. 7.1. Прием, обработка и регистрация поступающих документов 7.1.1. Прием и обработка поступающих в Комитет документов осуществляется работниками отдела контроля. 7.1.2. Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой; через почтовое отделение; нарочными, курьерами; организациями и гражданами (через отдел контроля); с использованием факсимильной, телеграфной связи; с использованием электронной почты. Документы, доставленные фельдъегерской службой или через почтовое отделение, передаются работнику отдела контроля под роспись согласно реестра. 7.1.3. Документы от заявителей, передаваемые через отдел контроля, принимаются только во вскрытых конвертах. Работник отдела проставляет на копии, предъявляемой заявителем, штамп о поступлении документа в Комитет. 7.1.4. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. 7.1.5. При обнаружении недостачи документов работниками отдела контроля составляется акт об отсутствии документов или других вложений в поступившем в конверте (пакете, бандероли) по форме согласно приложению № 13 к Инструкции в двух экземплярах: 1-ый экземпляр с сопроводительным письмом посылается отправителю документов, 2-й экземпляр остается в отделе контроля. 7.1.6. Документы без подписи, без приложений, если их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, рваные, нечитаемые и др.) не принимаются и возвращаются исполнителю с указанием причины возврата. 7.1.7. При передаче заказного почтового отправления работник отдела контроля записывает его штрих-кодовый идентификатор в регистрационных формах (журнал, реестр) и передает под роспись адресату. 7.1.8. Документы должны быть зарегистрированы в отделе контроля в течение одного рабочего дня со дня получения. Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит. Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток. 7.1.9. Регистрация документов в отделе контроля осуществляется средствами автоматизированной системы ЕСЭДД. Нумерация документов осуществляется в пределах календарного года. 7.1.10. При регистрации документа регистрационный штамп с указанием наименования Комитета, входящего номера и даты регистрации, как правило, проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. 7.1.11. Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года, считаются повторными, им присваивается входящий номер первичной регистрации документа с добавлением признака повторности. 7.1.12. Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, название вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронно-цифровая подпись автора. |
Похожие:
 | В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга |  | Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 n 1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными органами государственной... |
| Санкт-Петербурге в соответствии с утвержденной Комитетом по благоустройству Санкт-Петербурга Адресной программой комплексной уборки... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В соответствии с пунктом 32 Положения о Комитете по транспорту, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 24.... | | Санкт-Петербурга", постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 №1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Правительство Санкт-Петербурга., Распоряжением Комитета образования Санкт – Петербурга от 05. 08. 2013 года За №1768 –р «Об утверждении... |
| Горячая телефонная линия (576-97-09) с заместителем главы администрации Адмиралтейского района Валерием Николаевичем Гарнецом по... | | Горячая телефонная линия (576-97-09) с заместителем главы администрации Адмиралтейского района Валерием Николаевичем Гарнецом по... |