Инструкция по делопроизводству в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга в ред приказа Комитета по благоустройству
Скачать 1.44 Mb.
|
2.1.25. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Написание слов ИСП. и ТЕЛ. не допускается. Например: А.А.Петров (812) 2764567 2.1.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело". Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например: Отправлен факс 05.05.2004 В дело № 52/11 Личная подпись А.Н.Архангельский 05.05.2007 Или Издан приказ Комитета от 01.04.2004 N 12-п "О создании экспертной комиссии" В дело № 21/3 Личная подпись А.Н.Архангельский 12.04.2007 2.1.27. Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа, как правило, в нижней правой части лицевой стороны первого листа документа. В отметку о поступлении документа в Комитет входят порядковый номер, дата поступления документа, количество листов. 2.2. Виды бланков документов, их изготовление и использование 2.2.1. Бланк документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используется состав реквизитов документов согласно приложению № 4 к Инструкции. 2.2.2. Для бланков Комитета применятся бумага формата А4 (210х297 мм). Бланки формата A3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 изготавливаются особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения). На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм. 2.2.3. Для написания писем Комитета изготавливается бланк с применением углового расположения реквизитов согласно приложению № 5 к Инструкции. Применение бланков с продольным расположением реквизитов (Приложение № 6 к Инструкции) является исключением и используется для изготовления документов без использования реквизита «Адресат» (доверенности, предписания Комитета и т.п.). Распоряжения и приказы Комитета оформляются на бланках с продольным расположением реквизитов согласно приложениям № 7 и № 8 к Инструкции. 2.2.4. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке Комитета, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. 3. Текст документа 3.1. Общие требования к составлению текста документа Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка. Документы, направляемые за рубеж, могут составляться на языке страны адресата. Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, содержащих ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок (при необходимости). Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 № 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов"... В тексте документа инициалы располагаются после фамилии. Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения. В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.). В совместных распорядительных документах слова "решили", "постановили" и т.п. употребляются в форме множественного числа. Оформление рукописного текста документа должно соответствовать установленным требованиям. Текст должен быть четким и разборчивым. Не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления. 3.2. Порядок оформления правовых актов Комитета 3.2.1. Правовые акты Комитета - приказы и распоряжения (далее - правовые акты) оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование Комитета, название вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись. Правовые акты печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размера № 12, № 14 через 1-1,5 межстрочных интервала. 3.2.2. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога О или Об (о чем правовой акт) и печатается с прописной буквы с одинарным межстрочным интервалом, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. 3.2.3. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Текст правового акта может иметь преамбулу, распорядительную и заключительную части. Преамбула в приказе завершается словом «П Р И К А З Ы В А Ю». Слово «П Р И К А З Ы В А Ю» печатается отдельной строкой, полужирным шрифтом, прописными буквами, в разрядку, без кавычек и отделяется от преамбулы и распорядительной части акта 1-1,5 межстрочным интервалом. При отсутствии преамбулы текст правового акта может начинаться с глагола повелительного наклонения. 3.2.4. Если правовым актом утверждается документ (инструкция, положение, правила, устав), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: «Утвердить Положение о…». В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагается гриф утверждения согласно пункту 2.1.14 Инструкции. 3.2.5. Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов «Признать утратившим (утратившими) силу…». Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности. 3.2.6. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта. 3.2.7. В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются конкретные лица, на которых возлагается контроль за его выполнением. Например: Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя председателя Комитета Шабнова В.М. или Контроль за выполнением приказа остается за председателем Комитета. Приложения к правовым актам печатаются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстовых правовых актов. Листы приложений имеют самостоятельную нумерацию, которая начинается со второго листа приложения. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Председатель Комитета по благоустройству Санкт-Петербурга» и печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например: Председатель Комитета по благоустройству Санкт-Петербурга А.В.Подобед или Исполняющий обязанности председателя Комитета по благоустройству Санкт-Петербурга В.Л.Хмыров Образец оформления распоряжения Комитета представлен в приложении № 7 к Инструкции, приказа Комитета– в приложении № 8 к Инструкции. Правовой акт после подписания председателем Комитета регистрируется, на основном документе и приложениях к нему проставляется печать Комитета, а затем правовой акт тиражируется и рассылается отделом контроля распорядительных документов (далее – отдел контроля) согласно списку рассылки. Каждый вид правового акта имеет самостоятельную регистрацию в пределах календарного года. При регистрации правовых актов используется буквенно-цифровая индексация. Регистрационный номер дополняется соответствующими буквами: в распоряжении Комитета – «р»; в приказе по основной деятельности Комитета – «п». в приказе по кадрам Комитета – «к» Например: «Приказ Комитета по благоустройству Санкт-Петербурга от 25.05.2011 № 17-к» 3.3. Порядок оформления проектов писем курирующего вице-губернатора Санкт-Петербурга 3.3.1. Проекты писем курирующего вице-губернатора Санкт-Петербурга (далее - проекты писем) оформляются Комитетом с целью упрощения процедуры и сокращения сроков прохождения документов. 3.3.2. Проекты писем оформляются исполнителем в двух экземплярах на бланках вице-губернатора Санкт-Петербурга. Образец бланка вице-губернатора Санкт-Петербурга представлен в приложении № 9 к Инструкции. 3.3.3. Текст документа должен быть составлен от имени вице-губернатора Санкт-Петербурга. 3.3.4. Исполнителем проекта письма ставится председатель Комитета или исполняющий его обязанности с указанием номера телефона приемной. 3.3.5. Проект письма визируются должностными лицами Комитета на оборотной стороне одного экземпляра проекта письма в установленном порядке. 3.3.6. Проекты писем подписываются председателем Комитета или исполняющим его обязанности на оборотной стороне.
3.4.1. Протокол Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на различных заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, съездах, деловых встречах. Протоколы совещаний с участием председателя Комитета оформляются на бланках и содержат следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование Комитета, наименование вида протокола, дату совещания, номер протокола, место совещания, время начала и окончания совещания, фамилии, инициалы и должности председательствующего, присутствующих, повестку дня, перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчиков и выступающих, а также принятых решений. Протокол подписывается председательствующим, датой протокола совещания считается дата его проведения. Образец оформления протокола представлен в приложении № 10 к Инструкции. Протоколы делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, если ход совещания стенографируется; оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу. Вид протокола определяется в зависимости от формы мероприятия. Например: Протокол совещания Комитета по благоустройству Санкт-Петербурга, протокол совещания с участием вице-губернатора Санкт-Петербурга и др. В разделе «ПРИСУТСТВОВАЛИ» при количестве участников более пяти человек, как правило, указывается общее количество приглашенных, список которых прилагается к протоколу. При количестве участников до пяти человек в протоколе перечисляются участники совещания с указанием их фамилий в алфавитном порядке и инициалов, а также должностей. В протоколе совещания Комитета в разделе «ПРИСУТСТВОВАЛИ» указываются присутствующие на совещании члены Комитета. Если на соответствующее совещание Комитета приглашаются постоянные участники совещаний, то в разделе «Постоянные участники совещаний» указываются в алфавитном порядке их фамилии и инициалы, а справа от фамилий – должности. В разделе «ПОВЕСТКА ДНЯ» перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании. Вопросы повестки дня располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формируются вопросы повестки дня с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: «Об итогах…», «О деятельности…». Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации вопросов повестки дня совещания. Разделы строятся по единой схеме: 1. СЛУШАЛИ… ВЫСТУПИЛИ… РЕШИЛИ… 2. СЛУШАЛИ… ВЫСТУПИЛИ…РЕШИЛИ… и т.д. В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности докладчиков. В полной форме протокола приводятся фамилии, инициалы и должность докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: «Текст доклада (сообщения, информации) прилагается». В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности лиц, выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня, без текста докладов и выступлений. В полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. В разделе «РЕШИЛИ» излагается текст принятых на совещании решений с указанием сроков исполнения и ответственных за исполнение поручения. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. Протокол подписывается председательствующим на совещании. После подписания протоколы регистрируются, тиражируются и рассылаются организациям или должностным лицам согласно списку рассылки Отделом контроля. 3.4.2. Акт Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные факты, события или действия. Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и по указанию руководителя. Поводы для составления акта могут быть различными (акты ликвидации, списания, инвентаризации, несчастных случаев и др.). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях проводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой «Замечания прилагаются». Ряд разновидностей актов требует утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу. |
Похожие:
 | В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга |  | Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 n 1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными органами государственной... |
| Санкт-Петербурге в соответствии с утвержденной Комитетом по благоустройству Санкт-Петербурга Адресной программой комплексной уборки... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В соответствии с пунктом 32 Положения о Комитете по транспорту, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 24.... | | Санкт-Петербурга", постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 №1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Правительство Санкт-Петербурга., Распоряжением Комитета образования Санкт – Петербурга от 05. 08. 2013 года За №1768 –р «Об утверждении... |
| Горячая телефонная линия (576-97-09) с заместителем главы администрации Адмиралтейского района Валерием Николаевичем Гарнецом по... | | Горячая телефонная линия (576-97-09) с заместителем главы администрации Адмиралтейского района Валерием Николаевичем Гарнецом по... |