Инструкция по делопроизводству общие положения
Скачать 0.97 Mb.
|
| При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже. При направлении телеграмм, идентичных по содержанию, более чем в 4 адреса, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например:
или
или
При указании в реквизите "адресат" обобщенного наименования адресатов составляется список рассылки телеграммы с указанием полных или условных (сокращенных) телеграфных адресов, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы. 7.1.7. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 интервалами и печатается через 1,5-й межстрочный интервал. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Текст печатается на лицевой стороне бланка прописными буквами. Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 2 машинописных страниц. Цифры в телеграмме могут быть указаны знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для адресата, должны быть, как правило, указаны полными словами. Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" указываются либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч", "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками. Знаки "вопросительный знак", "плюс", "тире" ("минус"), "дробная черта" указываются соответствующими символьными знаками "?", "+", "-", "/" либо полными словами. Знаки "восклицательный знак", "номер", "двоеточие" пишутся либо полными словами, либо сокращенно ("вскл", "нр", "двтч" соответственно). Другие знаки указываются полными словами. 7.1.8. Подпись должностного лица отделяется от текста 2 - 3 интервалами, печатается прописными буквами и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1. Инструкции. 7.1.9. Регистрационный номер проставляется при отправке телеграммы после текста, но перед реквизитом "подпись должностного лица". Регистрационный номер состоит из порядкового номера по единой нумерации с начала года. 7.1.10. Наименование и адрес отправителя печатаются шрифтом Times New Roman размером 14 пт, отделяются 2-3 интервалами от реквизита "подпись должностного лица" и указываются под горизонтальной чертой. Наименование и адрес отправителя включают в себя: наименование органа исполнительной власти края; почтовый адрес; дату отправки (проставляется после отправки); подпись должностного лица, разрешающего отправку телеграммы. 7.1.11. Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подготовившего текст телеграммы, печатаются на лицевой стороне последнего листа телеграммы шрифтом размера 10 пт. Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля. 7.1.12. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. 7.1.13. Образец оформления телеграмм приведен в приложении № 7. 8. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ 8.1. Организация контроля за исполнением документов 8.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций). Контролю подлежат все зарегистрированные документы. 8.1.2. Контроль за исполнением документов включает: постановку на контроль; доведение до исполнителя поручения (документа); проверку хода его выполнения; учет и анализ результатов исполнения; информирование руководителя об исполнении документов. 8.1.3. Контролю подлежит исполнение: поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации; поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации; поручений Губернатора края; поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора края, Правительства края; поручений, содержащихся в протоколах заседаний Президиума Правительства края, Правительства края и иных органов, образованных правовыми актами; поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителями службы; поручений, содержащихся в поручениях руководителей, данных по депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры; поручений, содержащихся в резолюциях руководителей, данных по письмам федеральных органов государственной власти, требующих ответа; поручений, данных по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и тому подобное. 8.2. Организация работы с документами 8.2.1. Рассмотрение документов руководителем службы осуществляется, как правило, в день их поступления. Документы исполнителю передаются, как правило, в день их рассмотрения руководителем. Документы, по своему характеру требующие срочного исполнения, передаются на рассмотрение руководителю и исполнителю в первоочередном порядке. 8.2.2. Подлинник документа передается исполнителю, копии документа - соисполнителям. 8.2.3. В случае, когда работа с находящимися на исполнении документами может быть на длительное время приостановлена либо прекращена (уход в отпуск, отъезд в длительную командировку, освобождение от замещаемой должности государственной гражданской службы и так далее), исполнитель обязан передать все находящиеся у него на исполнении документы другому исполнителю. В случае отсутствия такого указания документы передаются в соответствующие структурные подразделения службы и (или) в отдел. Передача документов отображается в электронной базе регистрации документов. 8.2.4. Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции. В случае, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы, контроля за исполнением документа в целом. Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее). 8.2.5. Исполнение поручения завершается в форме: подготовки проекта документа (правового акта, письма, телеграммы, служебной записки и тому подобное); проведения совещания и оформления протокола; устного доклада автору поручения; составления справки об исполнении документа; иной формы по решению руководителя. 8.2.6. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа. Проект документа должен быть подготовлен на основе полной и достоверной информации, содержать конкретные результаты исполнения, в необходимых случаях отражать сведения об информировании автора документа. Проект документа должен отвечать требованиям, установленным Инструкцией, иными правовыми актами, и должен быть представлен руководителю на подпись в установленные руководителем или действующим законодательством сроки. Проект документа прилагается к подлиннику документа, по итогам рассмотрения которого было дано поручение, и передается для принятия окончательного решения руководителю. 8.2.7. В случае если исполнение поручения завершается проведением совещания, на подлиннике документа исполнителем делается отметка, например: Проведено совещание с участием заинтересованных сторон. Подписан протокол от 10 декабря 2010 года N 5 (прилагается). В дело.
8.2.8. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа исполнителем делается отметка, например: О ситуации по долгам заработной платы доложено 02 октября 2010 года первому заместителю Губернатора края - председателю Правительства края И.О. Фамилия устно. В дело.
8.2.9. В случае если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например: Вопрос решен в результате разговора по телефону 249-00-00 с начальником отдела по организационным вопросам Купцовым С.Н. На совещании будет присутствовать Сидоров К.М., заместитель начальника отдела. Сидоров К.М. включен в список участников совещания. Прошу документ направить в дело.
или Информация принята к сведению. Дальнейшая подготовка проектов документов будет осуществляться с учетом данных, приведенных в письме. Прошу документ направить в дело.
|
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... |
| Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | | Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства |
| Настоящая инструкция составлена в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждений, а также строгого... | | При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется инспектором... |
| Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... | | Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... |