Инструкция по делопроизводству общие положения
Скачать 0.97 Mb.
|
| 3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов: герб края; полное наименование службы; должность лица, подписавшего документ; подпись должностного лица; вид документа; место составления (издания) документа; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование документа; текст документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; отметка о наличии приложений; виза; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; указание по исполнению документа; отметка о контроле документа; отметка об исполнении документа; отметка о конфиденциальности. 3.3.1.1. Подпись должностного лица. Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия). Например:
Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 интервалами. Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов "Временно замещающий должность", например:
При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу службы подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов имени и отчества и фамилии лица, которому переданы полномочия. Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается. Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:
При подписании совместного документа бланки писем не используют. При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:
3.3.1.5. Вид документа. Наименование вида издаваемого документа (например, "ПРИКАЗ", "ПРОТОКОЛ", "АКТ") включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах. 3.3.1.6. Место составления (издания) документа. Место составления или издания документа (например, г. Красноярск) указывается на бланках службы, в том числе на приказе, за исключением бланков писем. 3.3.1.7. Справочные данные о службе. Справочные данные указываются на бланках служебных писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты. 3.3.1.8. Адресат. Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам. Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8 - 9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей: наименования государственного органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например: Правительство Красноярского края наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например: ООО "Центр расчетов и инвестиций Красноярск 2020" Отдел финансового контроля указания должности получателя (в дательном падеже); инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например: Первому заместителю Губернатора Красноярского края - председателю Правительства Красноярского края И.О. Фамилия почтового адреса. При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается. Постоянными адресатами являются: федеральные органы государственной власти; территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края; органы государственной власти края и иные государственные органы края; органы местного самоуправления муниципальных образований края. В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:
При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом. Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом. Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия (и)" не указывается. Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю. 3.3.1.9. Датой документа является: дата подписания (правовой акт, письмо и другое); дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое); дата утверждения (план, отчет и другое). На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 интервалами. Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом. При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности: день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем; месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем; год - четырьмя арабскими цифрами. День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.01.2011. При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности: день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем; месяц - словом; год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы. Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 01 января 2011 года или 01 января 2011 г. Документы, за исключением правовых актов, не являющихся совместными правовыми актами, которые готовятся органами исполнительной власти совместно с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания. В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой. 3.3.1.10. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной настоящей инструкцией. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа. При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "№" и цифры номера разделяются пробелом. 3.3.1.11. Наименование документа. Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением: документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк); телеграмм; приказов службы. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Например: Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи". Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. 3.3.1.12. Текст документа. В службе документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа. Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2 - 3 интервалами. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу. Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа. Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля. В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой. При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку. Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок. В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" в начале письма над текстом и "С уважением" в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля. Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы. Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы; словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее. Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа. |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... |
| Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | | Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства |
| Настоящая инструкция составлена в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждений, а также строгого... | | При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется инспектором... |
| Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... | | Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... |