Инструкция по делопроизводству общие положения
Скачать 0.97 Mb.
|
| 8.2.10. В ходе исполнения поручения исполнитель может делать отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа в службу и временем его получения); о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее); о дате и результатах окончательного исполнения. 8.2.11. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: поручения последующих лет - не реже одного раза в год; поручения последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; поручения текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. 8.2.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя: краткие сведения об исполнении в соответствии с пунктами 8.2.6 - 8.2.9 Инструкции; слова "В дело"; подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля; дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело. Не рекомендуется проставление отметки о списании в дело на бланке резолюции. 8.2.13. Документ считается исполненным: после фактического выполнения поручения по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов; после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям; при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы или возврата документа на доработку. 8.2.14. Поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, требующим ответа, депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края, снимаются с контроля автором резолюции. Поручения, содержащиеся в правовых актах, снимаются с контроля руководителем, на которого возложен контроль за выполнением правового акта в целом (указывается в соответствующем пункте правового акта). Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний совещательных органов, иных совещаний, считаются исполненными после представления информации о выполнении и снимаются с контроля руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании. Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам руководителем даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений. Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным. 8.3. Сроки исполнения документов 8.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящей документации, от даты подписания (утверждения) - для внутренней документации, от даты отправки - для исходящей документации. 8.3.2. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством. Типовые сроки исполнения документов приведены в приложении № 8. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (письма, протокола, правового акта и так далее). 8.3.3. Изменение срока исполнения производится по решению руководителя, установившего первоначальный срок исполнения, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется: проставляется новый срок исполнения, подпись руководителя и дата принятия решения об изменении срока исполнения. 9. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 1 9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью и устанавливаются по решению руководителя. 9.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. 9.3. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "отметка о конфиденциальности" (далее – отметка) "Для служебного пользования" и номер экземпляра. Отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания. Кроме отметки "Для служебного пользования" и номера экземпляра документа на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом размером 10 пт проставляются: количество отпечатанных экземпляров; фамилия, имя, отчество исполнителя; номер телефона; фамилия исполнителя, осуществлявшего печатание документа; дата печатания документа. 9.4. Решение о проставлении на документе отметки "Для служебного пользования" и о снятии с документа пометки "Для служебного пользования" осуществляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ. 9.5. Прием, регистрация входящей и исходящей документации, отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется Отделом. 9.6. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в несколько адресатов осуществляется при наличии списка рассылки, оформленного в соответствии с требованиями пунктов 5.1.13–5.1.16 Инструкции, с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра. Дополнительная рассылка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ. 9.7. Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования" формируются в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования". 9.8. Ознакомление с документами и делами, имеющими отметку "Для служебного пользования", находящимися на текущем хранении в службе, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ. 10. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД СЛУЖБЫ ПО КОНТРОЛЮЗА ЦЕНООБРАЗОВАНИЕМ И РАЗМЕЩЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ЗАКАЗА КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ 10.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 10.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, и их передачу в краевое государственное казенное учреждение "Государственный архив Красноярского края" (далее – КГКУ "ГАКК"). 10.1.2. В целях установления единой системы формирования дел ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в службе, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки, и вопросы деятельности службы. 10.1.3. Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение № 9). Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера структурного подразделения службы и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела - основная информационная характеристика, обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается в заголовке употребление неконкретных формулировок типа "разная переписка", "общая переписка" и тому подобное. Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов является обязательными, и располагаются они в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (распоряжения, протоколы и так далее); название адресата (для исходящей документации) или корреспондента (для входящей документации); краткое содержание документов дела. При составлении заголовков также следует учитывать следующие требования: в заголовках дел, содержащих переписку, необходимо указывать, с кем и по какому вопросу она ведется; в заголовках дел, начинающихся с термина "документы", в конце заголовка в скобках необходимо указывать основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее); в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и другое. 10.1.4. Согласованная Архивным агентством Красноярского края номенклатура дел в последнем квартале текущего года утверждается руководителем службы и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел согласовывается не реже чем раз в 5 лет, за исключением случаев существенного изменения полномочий (функций) и структуры службы. 10.2. Формирование дел 10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формирование исполненных документов в дела осуществляется отделом и (или) структурными подразделениями службы в случаях, установленных настоящей инструкцией по делопроизводству. 10.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела; раздельно группировать документы постоянного и временного срока хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дело только исполненные документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись об их местонахождении; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел; запрещается включать в дела черновые, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату; по объему дело не должно превышать 250 листов. 10.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов. 10.2.4. Правовые акты службы группируются в дела по их видам, в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственной деятельности, по отпускам и краткосрочным командировкам. Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. При наличии служебных документов нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке. Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам и (или) с учетом места жительства обратившегося гражданина. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту. Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с взаимными ссылками в электронных регистрационных карточках. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. Завершенные в делопроизводстве дела хранятся в отделах службы, а затем должны быть подготовлены к передаче на постоянное хранение в КГКУ "ГАКК". Подготовка документов к передаче в КГКУ "ГАКК" предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей на оформленные дела. 10.3. Оформление и учет дел 10.3.1. В зависимости от сроков хранения документов службы проводится полное или частичное оформление дел. 10.3.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Полное оформление дел предусматривает: подшивку и переплет дела; нумерацию листов дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; составление листа-заверителя дела; внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела. 10.3.2.1. Подшивка и переплет дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он подшивается. Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке документы, имеющие особую историческую и (или) художественную ценность, а также документы, в результате подшивки которых затрудняется чтение текста, эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2 - 2,5 мм. Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибками, перед подшивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем. 10.3.2.2. Нумерация листов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме титульного листа, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист (формат А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и тому подобное) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, табуляграммы и тому подобное), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Чистые листы и лист-заверитель не нумеруются. 10.3.2.3. Внутренняя опись документов дела. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, распорядительные документы, протоколы, личные дела, лицевые счета и так далее), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 10). Внутренняя опись обязательно составляется на документы, которые не могут быть подшиты. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и так далее) эти изменения отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела. 10.3.2.4. Заверительная надпись дела. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение № 11). Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет и прочее; номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и прочее; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши и прочее) и количество вложенных в них листов; номера поврежденных листов и тому подобное. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и так далее) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. 10.3.3. Обложка дела постоянного, временного хранения составляется и оформляется по установленной форме (приложение № 12). На обложке дела указываются: наименование службы, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование службы указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое размещается в круглых скобках после полного наименования (при наличии); наименование структурного подразделения службы - в соответствии с утвержденной штатной структурой; индекс дела - проставляется по номенклатуре дел службы; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел службы (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другое). В случаях когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Дата дела - указываются крайние даты дела арабскими цифрами: годы заведения и окончания дела. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если в дело включены документы (приложения и тому подобное), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за ... год (ы)". Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и передачи дел в архив службы по контролю за ценообразованием и размещением государственного заказа Красноярского края. На обложках дел временного срока хранения указывается только год. Реквизит "срок хранения дела": на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на делах по личному составу - "Хранить 75 лет". 10.3.4. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. При частичном оформлении допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 10.3.5. Учет дел ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел структурными подразделениями службы либо в электронной базе системы автоматизированного делопроизводства. 10.3.6. На обложке дела также указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя, и сроки хранения дела. Номер дела состоит из индекса по номенклатуре дел. 10.3.7. Составление описей дел Опись дел – основной архивный справочник, раскрывающий состав и содержание дел, закрепляющий их систематизацию внутри фонда и учет. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Описи дел составляются по установленной форме (приложение № 13) и представляются в КГКУ "ГАКК" через два года после завершения дел в делопроизводстве. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (в четырех экземплярах) и по личному составу (в трех экземплярах). В опись дел постоянного хранения включаются также дела, сформированные из дел, имеющих отметку "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия). Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; дата дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела (для описи по личному составу). При составлении описи соблюдаются следующие требования: систематизация дел в описи дел постоянного хранения соответствует их систематизации в номенклатуре дел; систематизация дел в описи дел по личному составу осуществляется по номинальному признаку (то есть по виду документов) с учетом следующей последовательности: распорядительные акты по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела (уволенных), лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях; каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером); графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения вносятся в опись полностью; в начале каждого нового листа описи заголовок воспроизводится полностью; для дел, состоящих из нескольких томов, каждому тому составляется уточняющий заголовок. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись по дате заведения дела. В конце описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в описи за … год, дело № …", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, включенных в данный раздел описи, первый и последний номера дел раздела описи, а при необходимости оговариваются литерные и пропущенные номера. Итоговая запись подписывается составителем раздела, с указанием его должности и даты составления описи. Если итоговая запись к описи не помещается на одном листе с описательными статьями дел, ее следует размещать на обороте последнего листа описи. Служба по контролю за ценообразованием и размещением государственного заказа Красноярского края осуществляет временное хранение документов постоянного срока хранения в течение десяти лет, по истечении данного срока документы передаются в КГКУ "ГАКК". Документы передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах. 10.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения 10.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 14). 10.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 года). 10.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей службы (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе). 10.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии службы одновременно). 10.4.5. Согласованные экспертной комиссией службы акты утверждаются руководителем службы только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Архивного агентства Красноярского края описей дел постоянного хранения. 10.4.6. После утверждения руководителем службы актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел службы проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты). 10.5. Хранение и использование архивных документов 10.5.1. Документы, образовавшиеся в результате деятельности службы, после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на хранение в КГКУ "ГАКК". Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение и уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и края в области архивного дела. Передача документов на постоянное хранение в Архивное агентство Красноярского края оформляется актом приема-передачи дел. 10.5.2. Архивные дела и документы предоставляются руководителям и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов. Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. 10.5.3. Подлинники приказов и иных правовых актов службы для работы вне помещения их хранения не выдаются. 10.5.4. Ознакомление специалистов с архивными документами и делами, имеющими отметку конфиденциальности "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами. 10.5.5. Копии находящихся на хранении документов предоставляются по письменным запросам. 10.5.6. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 11. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 11.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и так далее. 11.2. Служба в своей деятельности применяет печати с изображением герба Красноярского края. Кроме печати с изображением герба Красноярского края в службе могут используются печати для отдельных категорий документов ("Для документов", "Верно:").. 11.3. Основная гербовая печать храниться в сейфе главного бухгалтера службы (К-Маркса, 122, каб.116), гербовая печать 2 храниться в сейфе заместителя руководителя службы (ул. Ленина,125, каб.1109) 11.4. Учет имеющихся в службе гербовых печатей ведется в журнале учета печатей (листы журнала учета печатей пронумерованы, прошнурованы и опечатаны). 11.5. Выдача гербовых печатей специалистам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах. 11.6. Передача гербовых печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых службой, не допускается. 11.7. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. Приложение № 1 к Инструкции по делопроизводству СПИСОК НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, открытки. 2. Приглашения на встречи, конференции и другие мероприятия (без сопроводительных писем). 3. Книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и другие издания. 4. Рекламные материалы, проспекты. 5. Документы на иностранных языках без перевода. 6. Пакеты с пометкой "лично". 7. Судебные повестки. 8. Статистические отчеты, бюллетени, сборники, обзоры, формы статистической отчетности, информационные и справочные материалы. 9. Счета, квитанции, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем). 10. Прогнозы погоды.
|
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... |
| Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | | Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства |
| Настоящая инструкция составлена в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждений, а также строгого... | | При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется инспектором... |
| Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... | | Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... |