Г. Томска Дидактические материалы по теме "Информационные базы данных. Субд access"

Урок 3   Редактирование базы данных      3.1.  Редактирование таблицы      Добавлять, редактировать, просматривать или выполнять другую работу с данными таблицы можно в режиме таблицы. По большому счету, приемы редактирования таблицы мало чем отличаются от аналогичных при работе с MS Word или MS Excel.      1.  Исправление и дополнение данных производится непосредственно в полях таблицы.      2.  Для добавления нового поля (колонки) таблицы необходимо: установить курсор в поле, левее которого будет вставляться новая колонка. ( Можно выделить целиком весь столбец, щелкнув мышкой по имени поля); в меню вставка выбрать команду столбец; дать новое имя стобцу [Как?] .      3.  Для удаления поля из таблицы необходимо: установить курсор в поле колонки, которая будет удаляться; в меню Правка выбрать команду Удалить столбец; подтвердить удаление столбца.      4. Для изменения порядка следования полей необходимо выделить столбец, щелкнув мышкой по имени поля; удерживая левую клавишу мыши переместить стобец в нужное место      5.  Добавление новой записи в таблицу можно сделать двумя спосабами: Передвинуть курсор в конец таблицы и ввести новые записи. На панели инструментов нажать кнопку Новая запись . Новая запись всегда добавляется в конец таблицы..      6. Для удаления записи необходимо: выделить запись; нажать клавишу Delete или кнопку Удалить запись на панели инструментов; подтвердить удаление.       3.2.  Редактирование характеристик полей      Редактирование основных характеристик полей (тип данных поля, свойство поля, назначение ключевых полей) производится в режиме конструктора. Для этого необходимо на панели инструментов нажать кнопку Конструктор (в меню Вид - Конструктор).      1.  Для редактирование типа данных необходимо: установить курсор в ячейку Тип данных соответствующего поя выбрать из предложенного списка новый тип данных (предворительно надо нажать кнопку ) сохранить результаты редактирования нажав кнопку Сохранить на панели инструментов Внимание!  Во избежание ошибок, если таблица уже содержит данные, создайте ее резервную копию перед тем, как приступать к изменению типов данных и размеров полей.      2. Чтобы изменить ключ необходимо выделить поле (для выделения нескольких полей используйте клавишу Ctrl) и затем нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов. Ключевое поле (поля) не должно быть пустым, т.е. в свойстве "Обязательное поле" должно быть указано "Да", в свойстве "Пустые строки" - "Нет". Значение по умолчанию для числовых полей не допускается.      В режиме Конструктор можно выполнять и некоторые операции, которые выполняются в режиме Таблица - добавление и удаление поля (колонки); изменение имени поля; изменение порядка следования полей. . Вопросы для самоконтроля Как производится редактирование данных в базе данных? Как добавить (удалить) колонку? Как добавить (удалить) запись? Можно ли добавить новую запись в середину таблицы? Как изменяется порядок следования полей? Как изменяется имя поля? Как редактируются свойства полей? Как задать новое ключевое поле? Задания Добавте новую запись в таблицу. После поля "Дата рождения" добавте новое поле "Пол" . В режиме конструктора после поля "Домашний адрес" добавте новые поля "Мать", "Отец" После поля "N" добавте поле "Номер личного дела" и сделайте его ключевым. Поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" сделайте обязательными для заполнения [Как?] . Измените (задайте) шаблон ввода даты рождения так, чтобы год вводился полностью (например, 05.08.1989) [Как?] . Измените (задайте) формат вывода даты рождения на краткий. Урок 4     Работа со связанными таблицами      4.1.  Создание многотабличной базы данных      Создадим базу данных, которая будет хранить результаты учеников класса за одну четверть. Можно обойтись и одной таблицей, в которую включить поля «Фамилия», «Имя», «Предмет», «Преподаватель», «Оценка». Но тогда очень много данных будет повторяться, т.к. каждый ученик имеет оценки по нескольким предметам, и по каждому предмету имеют оценку многие ученики. Поэтому должны быть созданы три таблицы — "Класс" (создана на уроках 2, 3), "Предметы", "Оценки".      В первых двух таблицах первое поле имеет тип счетчик, а остальные -- текстовый тип. В третьей таблице первое поле имеет тип счетчик, а остальные -- числовой тип.      Далее необходимо установить связи между таблицами. Для этого выполните следующие действия: Закройте все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя. На панели инструментов нажмите кнопку Схема данных. Если в базе данных никаких связей не определено, автоматически будет открыто диалоговое окно Добавление таблицы. Дважды щелкните имена таблиц, для которых требуется определить связи. Затем закройте диалоговое окно Добавление таблицы . Если таблицы, между которыми нужно создать связь, уже отображены, перейдите следующему шагу. Чтобы установить связи между полями, выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице. Чтобы перетащить сразу несколько полей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выберите каждое поле. В большинстве случаев связывают первичный ключ (представленный в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя) второй таблицы, которое называют полем внешнего ключа. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных и иметь содержимое одного типа. Будет открыто диалоговое окно Изменение связей . Проверьте правильность имен полей, присутствующих в двух столбцах. При необходимости их можно изменить. Рекомендуется установить галочку Установление целостности данных . Для создания связи нажмите кнопку Создать . Повторите пункты 5-7 для каждой пары таблиц. Закройте окно Схема данных. При закрытии Access спросит, нужно ли сохранить макет. Независимо от выбранного ответа заданные связи будут сохранены в базе данных.      В результате получится следующая структура      4.2.  Настройка свойств полей     Открыв таблицу Оценки можно увидеть, что выставлять оценки неудобно. Чтобы выставить оценку ученику по численным методам, надо помнить коды учеников и предметов. К счастью, в Access можно оперировать с кодами, а информацию выдавать в текстовой форме. Чтобы сделать это возможным необходимо выполнить следующие действия:      1.  Откройте таблицу Оценки и перейдите в режим конструктора (для этого нажмите клавишу Вид на панели инструментов).         2.  Выберите в таблице поле Код предмета и укажите тип данных Мастер подстановок, который позволяет создать поле, в котором выводится список значений, облегчающий ввод данных.          3.  На первом шаге мастера нажмите кнопку Далее, а на последующих руководствуйтесь инструкциями мастера. В качестве таблицы источника данных выберите Предметы и поля Код предмета и Предмет.      4. После завершения работы мастера можно в режиме таблицы выбирать названия предметов из списка.     5.  Сделайте то же самое для учеников.      6.  Для того, чтобы подстановка выполнялась из двух полей, то есть выводились фамилия и имя, выберите поле Код ученика, щелкните на вкладке Подстановка, выберите Источник строк и щелкните кнопку с многоточием справа. Откроется построитель запросов, работа с которым не отличается от работы с обычным запросом. Вместо поля Фамилия введите строку [Фамилия]&” ”&[Имя]. Теперь при подстановке видна и фамилия ученика, и его имя.      7.  Поле Код оценки не представляет никакого интереса, поэтому выделите этот столбец в режиме таблицы и выберите команду Формат / Скрыть столбец. Вопросы для самоконтроля Для чего нужны связанные таблицы? Как создаются связанные таблицы? Как устанавливается связь между таблицами? Каковы преимущества режима целостности данных? Как отображается информация в полях, которые ссылаются на другую таблицу? Что нужно сделать, чтобы информация в связанных полях выдавалась в текстовой форме? Задания Измените ввод в поле Оценка так, чтобы вместо цифр выставлялось "отлично", "хорошо" и т. д. Для этого создайте отдельную таблицу и используйте мастер подстановок. При создании таблицы необходимо учесть то, что существует четыре варианта оценки: 1 - "отлично", 2 - "хорошо", 3 - "удовлетворительно", 4 - "неудовлетворительно". Можно добавить еще один вариант -- "не аттестован". Урок 5     Работа с записями       Чаще всего для работы требуются не все записи, внесенные в базу данных, а только часть из них, удовлетворяющая какому-то условию. Для быстрого поиска нужных записей можно воспользоваться командой "Найти" или отфильтровать их. Ускоряет поиск нужной информации и сортировка записей по какому-либо полю.      5.1.  Поиск записей по значению поля      Для поиска записей, в которых значения поля полностью или частично совпадают с некоторой величиной, предназначена команда "Найти". Для этого необходимо: Открыть нужную таблицу. Щелкнуть по какому-либо полю. Нажать кнопку "Найти" на панели инструментов или клавиши Ctrl+F. Введите в поле "Образец" диалогового окна "Поиск и замена" текст (фрагмент текста), который требуется отыскать. Задайте область поиска в выподающем списке "Поиск в" (текущее поле или вся таблица).  Из списка "Совпадение" выберите соответствующий вариант поиска (все поля, часть поля, начало поля). Щелкните по кнопке "Больше", чтобы настроить другие параметры. Для поиска нажмите кнопку "Найти далее". При необходимости еще раз выполните команду "Найти далее".      5.2.  Сортировка записей      Сортировка записей в таблицах базы данных мало чем отличантся о аналогичной операции в MS Word или MS Excel. Для выполнения сортировки необходимо: Выделить поле, щелкнув по любой его записи. На панели инструментов нажать кнопку "Сортировка по возрастанию" или кнопку "Сортировка по убыванию" .      4.3.  Создание фильтра      Фильтрация позволяет просматривать и анализировать записи таблицы, отвечающие какому-либо условию.      Простой фильтр создается следующим образом: Щелкните по какому-либо полю в таблице, чтобы использовать его содержимое в качестве критерия фильтрации (можно выделить часть значения поля). Нажмите кнопку "Фильтр по выделенному" на панели инструментов.      В результате записи будут отфильтрованы, а кнопка "Применить фильтр" заменится на кнопку "Удалить фильтр" Для возврата к исходной таблице нажмите кнопку "Удалить фильтр".      Чтобы создать простой фильтр с помощь формы выполните следующие действия: Нажмите кнопку "Изменить фильтр" на панели инструментов. В появившемся окне введите критерии отбора данных либо выберите соответствующий пункт в раскрывающемся списке этого поля При необходимости продолжайте обрабатывать другие поля. Чтобы просмотреть другой элемент списка в одном из полей, щелкните по вкладке Или в нижней части окна. Чтобы закрыть диалоговое окно и запустить процесс фильтрации, нажмите кнопку "Применить фильтр". В ряде случаев полезно сохранить фильтр как запрос, чтобы использовать его впоследствии. Для этого отметьте в меню Файл пункт Сохранить как запрос и введите название запроса.      В ряде случаев требуются более сложные критерии отбора. Для создания расширенного фильтра выполните следующие действия: Открыв таблицу, выполните команды Записи > Фильтр > Расширенный фильтр. Воспользуйтесь информацией из приведенных ниже таблиц, чтобы указать критерии отбора данных.

Похожие:

	Урок с элементами деловой игры "Создание базы данных" Карасенко Татьяна Александровна Место урока в теме – урок проводится в ходе изучения темы “Информационные системы”, после изучения понятий базы данных, видов баз...		Методическая разработка практического занятия Тема занятия: Создание связи между таблицы Студент должен знать: понятия «информационные системы», «базы данных», «ms access», схему работы с ms access, определение основных...
	База данных «Сеть магазинов» создание баз данных в субд access База данных «Сеть магазинов» создание баз данных в субд access задание создание базы данных цель работы		Работа с базами данных в среде субд microsoft Access Целью работы является изучение средств разработки основных объектов базы данных Microsoft Access, знакомство с конкретными приемами...
	Работа с базами данных в среде субд microsoft Access Целью работы является изучение средств разработки основных объектов базы данных Microsoft Access, знакомство с конкретными приемами...		Методические указания для выполнения лабораторных работ и «Базы данных» Лабораторная работа №1 «Организация хранения данных в субд ms access»
	Лабораторная работа №3 по Информатике и икт на тему «Разработка табличной... Изучить основные приемы по проектированию баз данных и работе с субд для персонального компьютера на примере пакета офисных приложений...		«Базы данных» Научиться создавать новый файл базы данных Access, создавать таблицы в этом файле с помощью средств пользовательского интерфейса...
	Лабораторная работа №11 Тема: Создание и редактирование основных... Цель проведения. В результате выполнения лабораторной работы студент должен иметь представление о понятии и технологии баз банных,...		Методические указания по изучению раздела «субд ms access» ивыполнению... Информационные технологии на транспорте: Методические указания по изучению раздела «субд ms access» и выполнению лабораторных работ....