Инструкция по делопроизводству в администрации Красносельского района Санкт-Петербурга
Скачать 1.58 Mb.
|
3. Текст документа 3.1. Общие требования к составлению текста документа Текст документа отражает основное смысловое содержание документа -управленческое действие, решение. Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка. Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения в скобках или в примечании. Следует избегать неоправданного употребления иноязычных слов. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с действующим законодательством или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, содержащего ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при необходимости). Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 № 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов"... Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения. В тексте документа инициалы располагаются, как правило, после фамилии. В распорядительных документах (приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа ("приказываю"). В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.). В совместных распорядительных документах употребляется форма множественного числа: "решили", "постановили" и т.п. 3.2. Порядок оформления правовых актов 3.2.1. Правовые акты администрации Красносельского района Санкт-Петербурга (распоряжение, приказ) (далее в пункте 3.2 - правовые акты) оформляются на специальных бланках установленного образца, изготовленных компьютерным способом, и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование органа, издающего правовой акт, название вида акта, дату, номер, заголовок к тексту, подпись. Правовые акты печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размера № 12 через 1-1,5 межстрочных интервала.
3.2.3. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.. Текст правового акта может иметь преамбулу, распорядительную и заключительную части. Преамбула в приказе администрации Красносельского района Санкт-Петербурга завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ". Слово "П Р И К А З Ы В А Ю" печатается отдельной строкой, полужирным шрифтом, прописными буквами, в разрядку, без кавычек и отделяются от преамбулы и распорядительной части акта 1-1,5 межстрочным интервалом. При отсутствии преамбулы текст правового акта может начинаться с глагола повелительного наклонения. 3.2.4. Если правовым актом утверждается документ (инструкция, положение, правила, устав), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о...". В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагается гриф утверждения в соответствии с пунктом 2.1.14 Инструкции. 3.2.5. Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов "Признать утратившим (утратившими) силу...". Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности. 3.2.6. При наличии существенных и многочисленных изменений действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта. 3.2.7. В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются лица, на которых возлагается контроль за его выполнением. Например: Контроль за выполнением распоряжения возложить на первого заместителя главы администрации Иванова С.В. или Контроль за выполнением приказа остается за главой администрации. Приложения к правовым актам печатаются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов. Листы приложений имеют самостоятельную нумерацию, которая начинается со второго листа приложения. Реквизит «подпись» отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатается полужирным шрифтом. На оборотной стороне последнего листа подлинника документа проставляется виза исполнителя документа. Образец оформления распоряжения администрации Красносельского района Санкт-Петербурга представлен в приложении № 7 к Инструкции, приказа администрации Красносельского района Санкт-Петербурга - в приложении № 8 к Инструкции. Правовой акт после подписания главой администрации регистрируется общим Отделом (правовые акты по кадровым вопросам регистрируются Отделом по вопросам государственной службы и кадров), тиражируется, на копиях основного документа и приложениях к нему проставляется печать общего Отдела, а затем производится рассылка согласно списку, указанному в справке о согласовании проекта правового акта. Каждый вид правового акта имеет самостоятельную регистрацию в пределах календарного года. При регистрации правовых актов по кадровым вопросам используется буквенно-цифровая индексация. Регистрационный номер дополняется соответствующими буквами: в распоряжении - "рк"; в приказе - "к". 3.3. Порядок оформления иных документов 3.3.1. Протокол Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на различных заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах. Протоколы совещаний с участием главы администрации Красносельского района Санкт-Петербурга оформляются на бланках и содержат следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование исполнительного органа, наименование вида протокола, дату заседания (совещания), номер протокола, место заседания (совещания), время начала и окончания заседания (совещания), фамилии, инициалы и должности председательствующего, присутствующих, повестку дня, перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчиков и выступающих, а также принятых решений. Протокол подписывается председательствующим, датой протокола заседания (совещания) считается дата его проведения. Образец оформления протокола представлен в приложении № 9 к Инструкции. Вид протокола определяется в зависимости от формы мероприятия. Например: протокол совещания администрации Красносельского района и др. В разделе "ПРИСУТСТВОВАЛИ" при количестве участников более пяти человек, как правило, указывается общее количество приглашенных, список которых прилагается к протоколу. При количестве участников до пяти человек в протоколе перечисляются участники заседания (совещания) с указанием их фамилий в алфавитном порядке и инициалов, а также должностей. В разделе "ПОВЕСТКА ДНЯ" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании (совещании). Вопросы повестки дня располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируются вопросы повестки дня с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: "Об итогах...", "О деятельности...". Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации вопросов повестки дня заседания (совещания). Разделы строятся по единой схеме:
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности докладчиков. В полной форме протокола приводятся фамилия, инициалы и должность докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: "Текст доклада (сообщения, информации) прилагается". В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности лиц, выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня, без текста докладов и выступлений. В полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на заседании (совещании) решений с указанием сроков исполнения и ответственных за исполнение поручения. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании). После подписания протоколы регистрируются, тиражируются и рассылаются организациям или должностным лицам согласно списку рассылки. 3.3.2. Акт Акт - это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные факты, события или действия. Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и по указанию руководителя. Поводы для составления акта могут быть различными (акты ликвидации, списания, инвентаризации, несчастных случаев и др.). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой "Замечания прилагаются". Ряд разновидностей актов требует утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу. 3.3.3. Служебное письмо Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста. Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом. Руководители структурных подразделений несут полную ответственность за грамотное изложение сути вопроса, достоверность представленной информации и правильность ссылок на нормативные правовые акты, указываемые в письме. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. При подготовке ответа на письмо, содержащее несколько вопросов, решение которых входит в компетенцию различных организаций, необходимо направить письма-поручения в каждую организацию отдельно для самостоятельного решения поставленных в письме вопросов с последующим информированием автора письма. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. В деловой переписке возможно изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) и от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.). При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются: Уважаемый Сергей Петрович! Уважаемый господин Титов! Уважаемая госпожа Петровская! Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма). При обращении к высшим должностным лицам органов государственной власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий может указываться только должность. Текст письма, как правило, не должен превышать одной-двух машинописных страниц. Визы исполнителя и согласования (руководителя подразделения и курирующего заместителя главы администрации) в обязательном порядке оформляются в нижней части последнего листа письма на экземпляре, который остается в администрации Красносельского района Санкт-Петербурга. 3.3.4. Таблица Таблица - форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских и организационно-распорядительных документах. Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют на: цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки); текстовые (содержат только текст); смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа) и др. Структура таблицы представлена ниже:
Таблица состоит из головки (шапки), боковика и прографки. Головка (шапка) таблицы - это обобщенные и сгруппированные по смыслу наименования признаков. Боковик таблицы - это крайняя левая часть таблицы, содержащая наименования объектов (заголовки и подзаголовки строк таблицы). Прографка (графы) таблицы - это словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и столбца, и строки. При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности. Логичность построения таблицы означает следующее: расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике); правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки - объединяющему их заголовку верхнего яруса. Головка (шапка) таблицы может быть одноярусной и многоярусной. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице. В исключительных случаях, например, при составлении номенклатуры дел Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, головка (шапка) таблицы повторяется на каждом листе документа. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они грамматически подчинены заголовку. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф и строк не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения (тыс.руб., кв.м, кг и т.д.). Справа над таблицей размещают слово "Таблица", после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | |
 | ... | | Горячая телефонная линия (736-86-06) с главой администрации Красносельского района Евгением Владимировичем Никольским |
| Пушкинского района Санкт-Петербурга, находящимся в ведении Администрации Пушкинского района Санкт-Петербурга, услуги по представлению... | | Красносельского района Санкт-Петербурга (цпмсс красносельского района), услуги по представлению информации об образовательных программах... |
| Встреча руководителей администрации Красносельского района с населением мо город Красное Село (Красное Село, ул. Освобождения, 29,... | | ... |
| Приморского района Санкт-Петербурга (далее Совет) является консультативно-совещательным органом при главе администрации Приморского... | | Утвердить Административный регламент администрации района Санкт-Петербурга предоставления государственной услуги по предоставлению... |