ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
АДМИНИСТРАЦИЯ
КРАСНОСЕЛЬСКОГО РАЙОНА
САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
ул. Партизана Германа, 3, Санкт-Петербург, 198329
Тел. (812) 736-8615, Факс (812) 736-8888
E-mail: tukrsl@gov.spb.ru
ОКПО 35528252 ОКОГУ 23010 ОГРН 1037819002605
ИНН/КПП 7807018464/780701001
____________________ № _______________
На № _______________от_______________
Если автором документа является структурное подразделение, его наименование указывается и располагается, ниже наименования организации:
ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
АДМИНИСТРАЦИЯ
КРАСНОСЕЛЬСКОГО РАЙОНА
САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
ОБЩИЙ ОТДЕЛ
198329, Санкт-Петербург,
ул. Партизана Германа, 3
телефон: 736-86-15
______________________ № _________________
На № ________________ от _________________
| |
Если документ подготавливается совместно двумя и более подразделениями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования подразделений следует печатать на чистом листе бумаги и располагать на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагается ниже наименования вышестоящей организации.
2.1.7. Справочные данные об организации
Справочные данные об администрации включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению администрации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
2.1.8. Наименование вида документа
Наименование вида документа, составленного или изданного, должно быть определено Уставом Санкт-Петербурга и законами Санкт-Петербурга и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.
В бланке письма наименование вида документа не указывается.
2.1.9. Дата документа
Датой документа является дата его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования (далее - подписание).
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа число проставляется непосредственно при подписании.
Датой документа является дата его подписания или утверждения (для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события).
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 марта 2009 года следует оформлять 05.03.2009.
Оформление даты зависит от характера документа: в нормативных документах, устанавливающих права и обязанности граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, следует использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 14 марта 2009 года, а в остальных случаях - цифровой, например: 14.03.2009.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. Датой документа является дата его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования.
Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.
Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не отмечено - дата проставляется ниже подписи.
2.1.10. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел и его порядкового номера.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.
Регистрации подлежат все создающиеся в администрации документы, а также документы, поступающие от других организаций и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, согласно приложению № 1 к Инструкции).
Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.1.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.) и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.
2.1.12. Место составления или издания документа
Место составления или издания документа (далее - место издания) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации» или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите «Справочные данные об организации».
Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: «Администрация Красносельского района Санкт-Петербурга», но указывается, если документ был издан в другом месте.
2.1.13. Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
|
Администрация Губернатора Санкт-Петербурга
Секретариат
|
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
|
Главе администрации
Красносельского района
Санкт-Петербурга
В.В.Петрову
|
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
|
Администрации районов
Санкт-Петербурга
или
Структурные подразделения администрации Красносельского района
|
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.
При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи» (далее - Правила), а также Реестром названий объектов городской среды Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.02.2006 № 117.
В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите «Справочные данные об организации»):
наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.
Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.
Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
|
Комитет по благоустройству
и дорожному хозяйству
Караванная ул., д.9,
Санкт-Петербург, 191011
|
Адрес не проставляется на документах, направляемых должностным лицам органов государственной власти Российской Федерации и должностным лицам исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, а также при переписке между структурными подразделениями.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
|
Морозову Э.В.
ул. Земская, д.8, кв.14,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
|
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
|
Председателю
садового товарищества
«Можайские дали»
В.А.Бунееву
|
2.1.14. Гриф утверждения документа
Утверждение - один из способов удостоверения документов, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
В утвержденные документы не допускается вносить какие-либо исправления, добавления без разрешения должностного лица (коллегиального органа), утвердившего документ.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение документа правовым актом (постановление, приказ, распоряжение) и утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, например:
-
|
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации Красносельского района Санкт-Петербурга
Личная подпись В.В.Петров
11.03.2010
|
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
-
|
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Комитета по строительству
Личная подпись В.В.Семененко
22.03.2009
| |
