Инструкция по делопроизводству в администрации Красносельского района Санкт-Петербурга

Скачать 1.58 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в администрации Красносельского района Санкт-Петербурга
страница	8/14
Тип	Инструкция

filling-form.ru > Бланки > Инструкция

1 ... 4 5 6 7 8 9 10 11 ... 14

7.4. Передача документов на исполнение и их отправка

Зарегистрированные в общем Отделе документы передаются на исполнение в структурные подразделения через адресные ячейки канцелярии.

Справки о согласовании проектов правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, Администрации Губернатора Санкт-Петербурга передаются через протокольный сектор только с сопроводительным письмом.

Принимая документ на отправку, работник общего отдела проверяет правильность его оформления: наличие обязательных реквизитов и приложений, если они указаны в документе. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.

Для оперативной предпраздничной рассылки поздравительных открыток установлены следующие сроки их отправки: при отправке через отделение почтовой связи - не позднее, чем за пять дней до наступления праздничной даты; при отправке телеграфом - за сутки.

Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в общий конверт.

Документы, не адресованные главе администрации Красносельского района Санкт-Петербурга или его заместителям, раскладываются работниками в адресные ячейки, предназначенные для обмена документами между структурными подразделениями, самостоятельно.

Работники структурных подразделений администрации Красносельского района Санкт-Петербурга, участвующие в процессе создания, регистрации, исполнения и хранения документов, несут ответственность за их сохранность.

8. Регистрация письменных обращений граждан, порядок и сроки их рассмотрения

Делопроизводство по письменным обращениям граждан (далее - обращения) ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается в администрации Красносельского района Санкт-Петербурга на приемную граждан общего отдела администрации Красносельского района Санкт-Петербурга (далее - приемная граждан).

8.2. Все поступившие в администрацию Красносельского района Санкт-Петербурга обращения первоначально поступают в приемную граждан, которая в день их поступления проверяет правильность доставки, производит вскрытие конвертов, проверяет целостность вложений и в расконвертованном виде вместе с конвертом производит регистрацию писем.

Специалисты приемной граждан регистрируют обращения, поступившие в администрацию Красносельского района Санкт-Петербурга, в течение трех дней с момента их поступления.

Копии зарегистрированных обращений граждан, содержащие сведения о коррупции, незамедлительно передаются в Отдел по вопросам законности, правопорядка и безопасности, который в течение двух рабочих дней с момента регистрации направляет их в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности (далее – Комитет). Обращения, поступившие по электронной почте, направляются в распечатанном и электронном виде. Копии письменных ответов на указанные обращения направляются в Комитет одновременно с направлением ответа заявителю.

8.3. При регистрации на обращениях ставится штамп приемной граждан. В штамп вписывается дата регистрации и входящий номер обращения.

Обращения граждан, полученные по информационным системам общего пользования, с указанием фамилии, имени, отчества и почтового адреса отправителя, распечатываются получателем и учитываются в соответствии с Инструкцией.

Входящий номер обращения состоит из индекса тематического классификатора вопросов, содержащихся в обращениях, и порядкового номера обращения.

Например:

№ 10.5-25 от 21.04.2007. где:

10.5 - индекс классификатора;

25 - порядковый номер обращения;

21.04.2008 - дата регистрации.

8.4. Обращения, полученные, в том числе, и по электронной почте, в которых не указаны фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, как правило, не рассматриваются, а списываются "В дело".
Если в указанных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращения подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

8.5. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданам, направившим обращения, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, не рассматриваются по существу поставленных в них вопросов, при этом исполнитель сообщает направившим обращения о недопустимости злоупотребления правом.
В случае, если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение по принадлежности вопроса, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

8.8. Регистрация обращений производится в автоматизированной системе ЕСЭДД.

8.9. Все зарегистрированные обращения проверяются специалистами приемной граждан на повторность поступления. При поступлении повторных обращений исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан), направленные им (ими) в различные адреса, а затем поступившие соответственно в структурные подразделения, учитываются под регистрационным номером первого обращения.

8.10. В случае, если в обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

8.11. Поступившие в администрацию Красносельского района Санкт-Петербурга обращения, рассмотрение которых относится к компетенции иных исполнительных органов, направляются в соответствующие исполнительные органы по принадлежности вопросов для их решения и ответа авторам с обязательным уведомлением автора обращения.

Если обращение направляется для рассмотрения в организацию по поручению, содержащемуся в резолюции главы администрации, туда, как правило, направляется копия обращения, а его подлинник остается в приемной граждан для формирования дела.

Обращения, поступившие в структурные подразделения из приемной граждан, должны рассматриваться в порядке и в сроки, установленные Инструкцией.

Срок рассмотрения обращений исчисляется с даты регистрации обращений в приемной граждан.

8.12. Работники приемной граждан несут в соответствии с законодательством ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее работникам исполнительных органов и заявителям по их запросам.

8.13. Обращения, рассмотрение которых не относится к компетенции администрации Красносельского района Санкт-Петербурга, не позднее чем в семидневный срок направляются по принадлежности вопросов с одновременным извещением об этом авторов обращений.

Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

8.15. В случае, если в соответствии с этим запретом невозможно направление обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

8.16. Рассмотрение поступивших непосредственно в структурные подразделения обращений и принятие по ним решений (например, о направлении конкретным исполнителям) осуществляется руководителями указанных подразделений, как правило, ежедневно по рабочим дням и не должно превышать трех рабочих дней со дня регистрации обращений в соответствующем структурном подразделении.

Обращения, адресованные лично главе администрации и требующие доклада, передаются работниками приемной граждан начальнику общего Отдела. На указанных письмах по их рассмотрению глава администрации либо по его поручению заместитель главы администрации налагает резолюцию о рассмотрении обращения.

Результаты рассмотрения обращений руководителями отражаются в резолюциях, которые оформляются в соответствии с Инструкцией.

Все рассмотренные руководителями обращения возвращаются для фиксации информации, содержащейся в резолюциях, соответственно в приемную граждан, откуда они передаются согласно резолюции исполнителям.
Если исполнение поручения по обращению было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа на обращение является лицо, указанное в резолюции первым.

В этом случае работник приемной граждан снимает с подлинника обращения и резолюции к нему необходимое количество копий и направляет их соисполнителям, а сам подлинник обращения и резолюцию к нему направляет ответственному исполнителю.

8.19. Если в резолюции к обращению указано несколько исполнителей, то
соисполнители не позднее, чем за пять дней до наступления срока ответа на обращение, представляют ответственному исполнителю информацию, в которой отражают результаты рассмотрения вопросов, относящихся к их компетенции.

Срок рассмотрения исполнителями обращений, исполнения поручений по ним не должен превышать 30 календарных дней. Сроки рассмотрения запросов и обращений депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга определяются законами Санкт-Петербурга.
В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения исполнителем обращения и исполнения поручения по нему может быть продлен руководителем, давшим поручение, но не более чем на месяц, о чем исполнитель уведомляет автора обращения.

Сообщения о продлении срока рассмотрения обращения гражданину, направившему обращение, направляются только через приемную граждан.

8.22. Ответы на обращения даются в письменном виде.

Ответы из структурных подразделений по исполнению поручений, содержащихся в резолюциях к обращениям, зарегистрированным в приемной граждан, направляются должностному лицу для снятия с контроля.

Если обращение (исполнение поручения по нему) было взято на контроль, то снять это обращение с контроля может должностное лицо, давшее поручение.

8.23. Ответ на обращение должен содержать информацию, откуда поступило обращение или по чьему поручению оно рассмотрено,

например:

Ваше письмо, поступившее из Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и т.д.; Ваше письмо рассмотрено по поручению главы администрации Красносельского района Санкт-Петербурга и т.д.;

информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в обращении содержится несколько вопросов;

информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты; в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;

аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в обращении вопросов.

Исполнители несут персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии с законодательством.
Рассмотренные обращения и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются в приемную граждан, где информация вводится в базу данных ЕСЭДД.

Работники приемной граждан проверяют все подготовленные проекты ответов на соответствие требованиям пункта 8.23 Инструкции. В случае несоответствия требованиям пункта 8.23 Инструкции подготовленные ответы возвращаются исполнителю на доработку (БЕЗ ПРОДЛЕНИЯ СРОКА ИСПОЛНЕНИЯ).

8.26. На бланках ответов на обращение проставляются дата отправки и регистрационный номер обращения. Исходящим номером ответа на обращение является входящий регистрационный номер обращения. Приемная граждан осуществляет отправку ответов гражданам. Копии ответов подшиваются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

8.27. Ответы на обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, направляются заявителям по почтовым адресам, указанным в обращениях.

8.28. Общий отдел представляет ежеквартально в Управление по обращениям и жалобам Администрации Губернатора Санкт-Петербурга не позднее15 числа месяца, следующего за отчетным, отчет о работе с обращениями граждан по установленной форме, а также предложения по совершенствованию этой работы.

Информационно-аналитические справки ежеквартально готовятся Управлением по обращениям и жалобам и доводятся до сведения Губернатора Санкт-Петербурга, руководителей исполнительных органов.

9. Организация приема и рассмотрения устных обращений граждан

Организацию приема граждан главой администрации Красносельского района и его заместителями обеспечивает работник приемной граждан.

Организация приема граждан включает в себя:

прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по вопросам, затронутым в обращениях;

составление графика приема граждан главой администрации и его заместителями и обеспечение его соблюдения;

предварительная запись граждан на прием к соответствующим должностным лицам;

документационное обеспечение приема граждан;

ведение делопроизводства по обращениям принятых граждан;

осуществление контроля за выполнением поручений, данных должностными лицами на приеме граждан.

Прием граждан осуществляется на двух уровнях:

консультативно-правовая работа (предварительная беседа проводится специалистами приемной граждан);

личный прием граждан главой администрации и его заместителями.

9.4. При осуществлении записи на прием к главе администрации и его заместителям гражданин должен сообщить подробную информацию о причинах, побудивших его лично обратиться к соответствующему должностному лицу, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции главы администрации и его заместителей. Рассмотрение предъявляемых документов производит работник приемной граждан и по результатам осуществляет запись на прием к главе администрации и его заместителям.

В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса, содержащегося в письменном заявлении гражданина, не относится к компетенции администрации Красносельского района Санкт-Петербурга, либо представленные документы не удовлетворяют требованиям первого абзаца пункта 9.4. настоящей Инструкции.

9.5. Учет устных обращений граждан осуществляется в автоматизированной системе ЕСЭДД.

9.6. При записи гражданина на прием к должностному лицу:

готовится карточка личного приема гражданина главой администрации и его заместителями. Формируется дело, которое включает правовые акты и иные документы по данному вопросу, справки организаций, рассматривавших обращения, и иные материалы.

9.7. Решение, принятое главой администрации и его заместителями на приеме гражданина, оформляется в виде резолюции, содержащей поручения исполнителям, подписывается главой администрации (его заместителем), производившим прием, и после регистрации в приёмной граждан направляется исполнителю.

9.8. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию главы администрации и его заместителей, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Поручения главы администрации и его заместителей записываются в карточки личного приема граждан и ставятся на контроль.

9.11. Поручение, данное главой администрации и его заместителями по обращению гражданина, должно исполняться безотлагательно, если иное не установлено в поручении. В случае, если для исполнения поручения необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения либо затребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в срок, не превышающий 30 календарных дней, со дня регистрации обращения.

Сроки выполнения поручения могут быть продлены только главой администрации, установившим срок исполнения, либо по его поручению начальником соответствующего подразделения в соответствии с действующим законодательством.

Информация о продлении сроков исполнения фиксируется в автоматизированной системе ЕСЭДД.

9.13. Справки-ответы исполнителей докладываются главе администрации и его заместителям, давшим поручение.

В случае, если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявляемым требованиям, справки повторно направляются исполнителю для рассмотрения по существу и ответа без продления срока исполнения.

9.14. Поручение снимается с контроля в случаях, если:

вопрос, поставленный в обращении, решен;

гражданину исполнителем дан обоснованный отказ и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

Одновременно со снятием поручения с контроля в автоматизированной системе ЕСЭДД делается отметка об исполнении.

9.15. В целях информирования должностных лиц о состоянии и характере обращений граждан и представителей организаций в Управление по обращениям и жалобам Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, руководителям администрации Красносельского района Санкт-Петербурга работники приемной граждан готовят аналитические справки-отчеты о результатах работы по обращениям граждан.

1 ... 4 5 6 7 8 9 10 11 ... 14

	Члену Правительства Санкт-Петербурга- главе администрации Красносельского...		Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей санкт-петербурга Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования...
	Инструкция по порядку учета и хранения машинных носителей конфиденциальной... ...		Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга №8 (759) от 5 марта 2012 г Горячая телефонная линия (736-86-06) с главой администрации Красносельского района Евгением Владимировичем Никольским
	Регламент по предоставлению Государственным бюджетным общеобразовательным... Пушкинского района Санкт-Петербурга, находящимся в ведении Администрации Пушкинского района Санкт-Петербурга, услуги по представлению...		Регламент Красносельского района Санкт-Петербурга (цпмсс красносельского района), услуги по представлению информации об образовательных программах...
	Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга №7 (1007) от 6 марта 2017 г Встреча руководителей администрации Красносельского района с населением мо город Красное Село (Красное Село, ул. Освобождения, 29,...		Конкурсы для учащихся 70 положение о проведении конкурса учащихся... ...
	Совет по малому предпринимательству Приморского района Санкт-Петербурга (далее Совет) является консультативно-совещательным органом при главе администрации Приморского...		Правительство санкт-петербурга жилищный комитет распоряжение Утвердить Административный регламент администрации района Санкт-Петербурга предоставления государственной услуги по предоставлению...

Инструкция по делопроизводству в администрации Красносельского района Санкт-Петербурга

Похожие: