Инструкция по делопроизводству пермь 2005
Скачать 1.1 Mb.
|
8. РЕГИСТРАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. 8.1. Регистрация документов. Регистрация документов в университете производится децентрализовано. В общем отделе регистрируется - входящая корреспонденция: - на имя ректора, проректоров, - адресованная в университет, без указания конкретного адресата, - правительственная; исходящая - от имени ректора, проректоров университета, ответ на запрос, подписанный руководителем структурного подразделения; внутренние документы - приказы, распоряжения. Регистрация производится в журналах или компьютере в общем отделе. Протоколы совещаний, проводимых ректором, проректорами университета, регистрируются и хранятся Учёным секретарём университета. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания. 8.2. Индексация документов. Каждому структурному подразделению университета присваиваются цифровые индексы (приложение 33). Исходящим номером отправляемого документа является цифровой номер (индекс) структурного подразделения, которое отправляет письмо, номер журнала, в котором регистрируется исходящая почта и порядковый номер регистрации письма по этому журналу в течение текущего года. Например: Приемная комиссия имеет цифровой индекс 11, журнал регистрации 3, порядковый номер регистрации письма по журналу № 3 – 528 и дата регистрации: № 11 – 3/ 528 от 15.04.2004. Делопроизводитель общего отдела проверяет правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера регистрации, адреса, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителей, № телефона и др.), регистрирует второй экземпляр и вносит необходимые записи в журнал. Исходящие факсы оформленные на бланке письма, отправляются в узле компьютерной связи университета по разрешению ректора или проректора с оформлением бланка-заявки. 9. ПОСТРОЕНИЕ СПРАВОЧНОГО АППАРАТА. 9.1. В общем отделе и структурных подразделениях университета справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции или учет на персональных компьютерах Справочные журналы заводятся на документы, поступившие на имя ректора, проректоров или в адрес Пермского государственного университета. 9.2. Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих документов, реестры, квитанции или учет на ПК. 10. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ. 10.1. Руководители структурных подразделений университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления, контроль за качественным исполнением документов. 10.2. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя. Срочные документы передаются немедленно. 10.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, подписание ректором или проректором или руководителем структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в 4-е адреса, исполнитель готовит список на рассылку. 10.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов, исполнитель осуществляет промежуточные действия, как запрос сведений, телефонные переговоры, и т.д., подготавливая окончательное решение к намеченной дате. 10.5. При наличии ответственного исполнителя, все остальные исполнители своевременно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа. 10.6. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок. 10.7. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированным банком данных университета, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации, в пределах своих должностных обязанностей. 11. ПЕЧАТАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. 11.1. Печатание документов, направляемых в вышестоящие организации, осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы. 11.2. Тиражирование производится на копировальных аппаратах в подразделениях или в узле компьютерной связи, или типографии университета. Тиражированию подлежат документы, относящиеся к служебной деятельности университета (приказы, распоряжения). Тиражирование документов «Для служебного пользования» производится с разрешения Первого отдела университета. Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей. 11.3. Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные машинописным способом на пишущей машинке или ПК. Для тиражирования документов заполняется заказ, который подписывает руководитель подразделения. Размноженные документы и оригиналы выдаются заказчику под расписку. 11.4. В УКС ведется журнал учета тиражированных документов, в общем отделе – журнал учета рассылок тиражированных документов. 12. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТПАМПОВ И БЛАНКОВ. 12.1. Печати и штампы университета, структурных подразделений изготавливаются с письменного разрешения ректора. Заказы на их изготовление размещаются через отдел кадров. 12.2. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки с угловыми и продольными штампами университета, удостоверения личности, командировочные удостоверения, трудовые книжки, дипломы. 12.3. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в университете, ведется в Первом отделе, выдача их осуществляется под расписку лицам, ответственным за хранение печатей и штампов в каждом подразделении. 12.4. Выдача бланков университета с угловым штампом производится в общем отделе под расписку в соответствующем журнале учета. 12.5. Журналы учёта включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются. 12.6. Печати, штампы и бланки должны храниться в сейфах или металлических шкафах. 12.7. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут секретари или лица, ответственные за ведение делопроизводства. 12.8. Уничтожение бланков испорченных или устаревших производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета. 12.9. Печати и штампы уничтожаются по акту работником Первого отдела. 12.10. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства. 13. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в делопроизводстве. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел. 13.1. Номенклатура дел университета – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в университете, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. 13.2. Сводная номенклатура дел университета (приложение 24) составляется общим отделом университета при методической помощи архива университета, не реже одного раза в пять лет на основе номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 25). 13.3. Номенклатуры дел структурных подразделений разрабатываются их руководителями с привлечением ведущих специалистов, согласовываются с общим отделом и архивом университета. 13.4. Номенклатура дел университета визируется заведующей архивом университета, начальником общего отдела и после одобрения Экспертной комиссией (ЭК) университета, согласовывается с Экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) государственного архивного учреждения и утверждается ректором. Структурные подразделения университета получают выписки соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел для использования в работе. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, согласовывается с ЭК, утверждается ректором и вводится в действие с 1 января следующего года 13.5. При составлении номенклатуры дел университета следует руководствоваться Уставом университета, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием университета, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения, Перечнями типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. 13.6. В номенклатуру дел университета включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений университета. Названиями разделов номенклатуры дел университета являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Если в течение года в университете возникают новые непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют резервные номера. 13.7. Графы номенклатуры дел университета, его структурных подразделений заполняются следующим образом. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в университете цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где 10 – обозначение структурного подразделения 05– порядковый номер заголовка дела по номенклатуре В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. 13.8. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами и распоряжениями ректора университета. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения. 13.9. Графа 3 заполняется по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел, её данные используют при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количестве дел, заведенных в определенном году в университете. Общий отдел и архив используют эти данные для определения и состава образующихся ежегодно дел. 13.10. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.2000); Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М.1989). 13.11. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. В этой графе дают ссылки на решения ЭК. 13.12.. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 14. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ. 14.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел. Дела в университете формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство, назначенными приказом ректора. Структурные подразделения формируют в дела документы в соответствии с профилем своего подразделения. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет общий отдел и архив университета. 14.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дел, - помещать в дело только исполненные документы одного календарного или учебного года (исключение составляют личные дела, которые формируются в течение всего периода работы или учёбы данного лица в университете), надлежащим образом оформленные документы по разрешению одного вопроса, - документы постоянного и временного срока хранения формировать раздельно, - в дело не помещать документы, подлежащие возврату, а также черновики, лишние экземпляры, металлические скрепки, - каждое дело должно быть не толще 35-40 мм и содержать не более 250 листов, если документов в деле больше 250 листов, то формируется несколько томов с самостоятельной нумерацией в каждом томе, - документы внутри дела должны располагаться последовательно, освещая определённые вопросы. Приложения независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к тем документам, к которым они относятся; приложения большого объёма следует группировать в отдельные дела. 14.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка « В дело №…», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. 14.4. Документы внутри дела располагают в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопросов, документы по которым входят в данные дела. 14.5. Распорядительные документы группируют в дела по видам в хронологическом порядке, (наиболее ранние документы располагаются в начале дела) с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу о приёме, переводе, поощрении, увольнении работников формируют отдельно от приказов по личному составу о командировках, отпусках. 14.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируют вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. 14.7. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. 14.8. Утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Планы на несколько лет формируются по начальной дате, отчёты за несколько лет формируются по конечной дате. 14.9. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в логико-хронологической последовательности. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приёма на работу (учёбу), а впоследствии – все остальные документы, возникающие в ходе трудовой (учебной) деятельности работника (студента). Документы, подлежащие возврату из личного дела студента или работника (подлинники документов об образовании, почётные грамоты и т.д.) помещаются в дело в отдельном конверте, который наклеивается на третью сторону обложки личного дела. На третью сторону обложки личного дела подшиваются студенческий билет и зачетная книжка. 14.10. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам. 14.11. Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам. 14.12. Переписка группируется за календарный или учебный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 15. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. 15.1. Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения. 15.2. Экспертиза ценности документов в университете проводится при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению. 15.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в университете создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК университета, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается ректором. Заседания ЭК протоколируются, протоколы подписывают председатель и секретарь ЭК и утверждает ректор. 15.4. Основными функциями ЭК являются: - организация ежегодного отбора дел для хранения или уничтожения в соответствии с номенклатурой дел университета; - рассмотрение и вынесение на утверждение ректором и согласование с ЭПК архивного учреждения проекта номенклатуры дел университета, описей постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 26); - подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных Перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнями. 16. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ. 16.1. Дела университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс мероприятий по технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем работников архива университета. 16.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять, учет ведется по номенклатуре дел. 16.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи; составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; оформление обложки (внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела - названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.) 16.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. 16.5. Заверительная надпись составляется на отдельном листе – заверителе дела, (приложение 27), подписывается составителем и подшивается в конце каждого дела. 16.6. Внутренняя опись помещается в начале дела и содержит: порядковый номер документа, индекс документа, дату документа, вид документа и краткое содержание, номера листов в деле, примечание (приложение 28). 16.7. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 29), обложка личного дела студента (работника) (приложение 30) оформляются по установленным формам. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносят уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т.п.). 17. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ. 17.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приложение 31). 17.2. В структурных подразделениях университета описи составляются ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, при методическом руководстве работников архива университета. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений. По этим описям документы сдаются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел университета, которую готовит архив, и по которой он передает дела на постоянное государственное хранение. 17.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел университета; - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); - графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 17.4. Описи дел составляются в установленной форме в трех экземплярах. 18. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ. 18.1. С момента заведения и до передачи в архив университета дела хранятся по месту их формирования. В этот период ответственность за сохранность документов и дел несут работники, отвечающие за делопроизводство и руководители структурных подразделений. Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. 18.2. Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения ректора (проректора) университета. На выданное дело заводится карточка – заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора (проректора) с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий: 1 месяц – для работников структурных подразделений; 3 месяца – для работников сторонних организаций; до прекращения дела или вынесения судебного решения – органам суда и прокуратуры. Состояние дел, возвращаемых в структурное подразделение или архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи отдельных листов или повреждения дел, для привлечения виновных к ответственности составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывается виновной стороной, руководителем структурного подразделения (или архива), и утверждается ректором университета. 19. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ. 19.1.Для обеспечения сохранности документов в высшем учебном заведении создается архив вуза. 19.2. В архив университета передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. 19.3. В своей деятельности архив университета руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, положением об архиве университета. 19.4. Дела передаются в архив по описям. 19.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, подписи заведующего архивом, руководителя структурного подразделения и работника, передавшего дела. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел университета, структурным подразделением принимаются меры по их розыску, при необнаружении дел – составляется акт (приложение 32), который подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается ректором и передается в архив университета. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту (приложение 26), который рассматривается и подписывается ЭК университета и утверждается ректором. Приложение 1 к инструкции по делопроизводству ПЕРЕЧЕНЬ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
|
Похожие:
 | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |  | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Судебного департамента при Верховном Суде РФ 28. 12. 2005 №157, а также требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном... |
| Утвердить Методическое пособие по административному делопроизводству, согласно Приложению | | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... |
| Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... | | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... |
| Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... |