Инструкция по делопроизводству пермь 2005
Скачать 1.1 Mb.
|
Докладная записка может быть адресована руководителю своей организации, в вышестоящую организацию или в другую организацию, по содержанию и назначению может быть информационной или отчетной. Внутренние записки пишутся от руки, подписывает автор-составитель, внешние оформляются на общем бланке организации формата А4, подписывает руководитель организации (приложение 20). Текст докладной записки состоит из 2-х частей: изложения фактов, послуживших причиной ее составления и выводов, мнения организации или должностного лица. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных документов или объясняющий причины свершившихся фактов, невыполнения каких-либо поручений и др. Объяснительная записка, поясняющая содержание документа, является приложением к документу, оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. Внутренние объяснительные записки оформляются, как и внутренние докладные записки. Реквизиты докладной и объяснительной записок: - наименование организации (наименование министерства, структурного подразделения) – автора документа; - наименование вида документа (докладная записка, объяснительная записка); - дата, номер, место издания; - адресат; - заголовок, текст; - приложение (если есть); - подпись; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Служебная записка - форма внутренней переписки между структурными подразделениями, или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер, содержать просьбу, предложение. Текст состоит из 2-х частей: изложения фактов и выводов, предложений по излагаемому вопросу. 3.5. Порядок снятия и выдачи копий документов. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Копия документа изготовляется и выдается с разрешения ректора (проректоров) университета или руководителя соответствующего структурного подразделения и только с тех документов, которые были изданы в университете и касаются служебной деятельности данного структурного подразделения. Копии организационно - распорядительных документов (внутренних) изготавливаются в общем отделе университета. Копия документа воспроизводится полностью (бланк университета, номер, дата, содержание и т.д.) и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику. Заверительная надпись составляется по форме: - внизу после полного воспроизведения текста ставится штамп «Копия верна», должность, подпись лица, заверяющего копию, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например: Подпись Верно Начальник общего отдела личная подпись В.А. Пепеляева 07.05.2004 На копиях документов (включая ксерокопии) ставятся печати для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т. д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью. Допускается заверять копии при пересылке в другие организации или выдаче копии на руки отдельным лицам печатью общего отдела университета. В правом верхнем углу документа делается отметка, кому выдана копия, а в журнале регистрации и выдачи копий указывается дата и подпись лица, получившего копию. При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан на документе, с которого снята копия, делают отметку, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметку о том, что подлинник хранится в данной организации. Печатью общего отдела университета заверяются ксерокопии дипломов, вкладышей к дипломам работников, аспирантов, докторантов университета. Печатью отдела кадров заверяются: ксерокопии Лицензии на право ведения образовательной деятельности в сфере профессионального образования, Свидетельства об аккредитации (ксерокопии данных документов выдаются деканатами факультетов). копии документов, касающиеся трудовой деятельности работников университета: копии трудовых книжек, копии приказов, копии локальных нормативных актов университета (Устав, Правила внутреннего трудового распорядка и т.п.) Отзывы на диссертации заверяются Учёным секретарём университета с заверением оттиском печати университета. Ксерокопии документов изготавливаются в УКС. 3.6. Автоматизация документирования. Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др. Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяются стандартами в области автоматизированных информационных технологий. Для автоматизации документирования в университете введена Единая телеинформационная система (ЕТИС). Порядок эксплуатации и пользования указанной системой устанавливается соответствующими приказами ректора. 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. 4.1. Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот учреждения. Движение документов в университете должно быть управляемым, оперативным, регламентированным технологической схемой движения документов. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления университета. Требования, предъявляемые к документообороту: - прямоточность движения документов – документ кратчайшим путём попадает исполнителю, возвратные перемещения документа исключены; - распределение документов ректору, проректорам, руководителям структурных подразделений согласно их функциональным обязанностям; - единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции. 4.2. Документооборот состоит из следующих потоков: 1. Поступающих (входящих) документов (вышестоящих организаций, подведомственных и неподчинённых учреждений); 2. Отправляемых (исходящих) документов (вышестоящим организациям, неподчинённым, нижестоящим и общественным организациям, отдельным гражданам); 3. Внутренних документов, которые обеспечивают решение задач университета (приказы, распоряжения, протоколы, решения, акты, докладные записки и т.д.). Работу по подготовке внутренних документов осуществляют непосредственно работники структурных подразделений, факультетов, отделов. Юридическую экспертизу внутренних документов осуществляют работники юридического отдела университета. Объём документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определённый период времени. 5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ. 5.1. Организация контроля. Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение зарегистрированных документов. Все поступающие на имя ректора и в адрес университета документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контролю за исполнением документов подлежат также наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы (приказы, распоряжения, решения Учёного совета и т.д.). Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения и включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. Контроль за исполнением документов может осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ. Контроль исполнения документов включает следующие этапы: - постановка документа на контроль (руководитель (ректор, проректор) делает отметку на документе «КОНТРОЛЬ» или «К», определяет исполнителей, срок исполнения, ставит дату и подпись). - заполнение работником общего отдела регистрационно-контрольной карточки (приложение 23). - своевременное доведение документов до исполнителей работником общего отдела (поступившие – в день поступления и регистрации, внутренние – после подписания); - проверка и регулирование хода исполнения документа путём напоминания ответственным исполнителем специалисту о приближении срока окончания работы над документом – за 10 дней, 5 дней и 2 дня; - регулярное информирование соответствующих руководителей о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях исполнителями. Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения документов возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями ректора (проректоров) университета, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа. В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или иное лицо, ответственное за делопроизводство. Контроль за исполнением, зарегистрированных документов, поступивших на имя ректора и в адрес университета возлагается на общий отдел университета. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются нормативными актами, индивидуальные сроки исполнения указываются непосредственно в тексте документа или в резолюции к нему ректором (проректором). Срок исполнения документа может быть продлен письменным распоряжением должностного лица, которое его установило сразу после получения документа или не менее, чем за 2 – 3 дня до истечения срока исполнения. Продление срока должно быть мотивировано серьёзными обстоятельствами. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки: - если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок, - документы и поручения без указания срока исполнения – в месячный срок, - если в документе имеется пометка «срочно», то в трехдневный срок. Срок исчисляется в календарных днях с дня, следующего за днём подписания документа, трёхдневный срок – в рабочих днях. 5.2. Порядок снятия документов с контроля. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями ректора или проректоров университета является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения. Снятие с контроля зарегистрированных документов в общем отделе производят работники общего отдела путём проставления в журнале регистрации номера и даты письма-ответа (или переносят РКК из контрольной картотеки в справочную), а в структурном подразделении - лицо, ответственное за делопроизводство подшивает исполненный документ в дело. Снять документ с контроля может только должностное лицо, которое поставило его на контроль, или ректор. 6. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ. 6.1. Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и сортируется работником общего отдела. Проверяется целостность конвертов, упаковки бандеролей и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю. 6.2. Документы сортируются на нерегистрируемые (приложение 23) и регистрируемые. Цель регистрации документов: - обеспечить их учет, - контроль, - быстрый поиск. Регистрация документа включает: - проставление даты, регистрационного номера, - запись краткого содержания документа. Главное назначение регистрации документов: - придание им юридической силы, - подтверждения факта их поступления, - создание регистрационно-справочного аппарата. 6.3. Документы, поступившие в адрес университета на имя ректора, проректоров, главного бухгалтера вскрываются (если на конверте не указано «Лично в руки») работником общего отдела. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется правильность адресования и наличие вложенных документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в 2-х экземплярах, один экземпляр акта прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю. Конверты сохраняются в том случае, если: - адрес указан только на конверте, - дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени, - конверт необходим, как оправдательный документ к расходам по оплате корреспонденции (заказная корреспонденция). 6.4. На всех входящих документах и приложениях к нему в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера («входящий номер») и даты поступления. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте (не вскрывается в общем отделе ценная корреспонденция, экспресс-почта и корреспонденция из-за рубежа). 6.5. Документы, не требующие визирования ректора (проректоров) университета и адресованные структурным подразделениям университета, направляются работником общего отдела непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Работники деканатов, кафедр и структурных подразделений ежедневно получают корреспонденцию в общем отделе (за своевременную доставку простой корреспонденции в адрес структурных подразделений ответственность несут работники деканатов и кафедр). Все поступившие в адрес университета или адресованные лично ректору (проректорам) документы должны передаваться ректору (проректорам) в день их поступления. 6.6. Получив документы для исполнения, работник университета должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, обязанным ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение. Документы могут тиражироваться и передаваться в отдельные структурные подразделения работниками общего отдела (если исполнителей больше 4-х человек или в резолюции ректора есть на это указание). 6.7. Работник университета обязан обеспечивать оперативность, качество исполнения и сохранность документов, поступивших к нему для исполнения. Передача регистрируемого документа от одного исполнителя к другому может производиться только через работников общего отдела. 6.8. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель в нижней части первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в соответствующее дело. 7. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ. 7.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию. 7.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. 7.3. Документы, подписанные ректором и проректорами, адресованные в вышестоящие и иные организации, регистрируются в общем отделе и доставляются адресатам в пределах города - курьером, в другие города – делопроизводителем общего отдела через отделение почтовой связи. Делопроизводитель перед отправкой корреспонденции должен проверить правильность ее оформления и адресования. Конвертирование писем производится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях; упаковка бандеролей производится делопроизводителем общего отдела, отвечающим за отправку исходящей корреспонденции. 7.4. Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах университета. 7.5. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки, заявления) рассматриваются теми лицами, кому они направлены. Прохождение документа до исполнителя обеспечивается заявителем или лицом, подготовившим документ. |
Похожие:
 | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |  | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Судебного департамента при Верховном Суде РФ 28. 12. 2005 №157, а также требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном... |
| Утвердить Методическое пособие по административному делопроизводству, согласно Приложению | | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... |
| Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... | | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... |
| Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... |