2УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ:
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ,
ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ, СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ Задание 2.1 Заполните таблицу реквизитами, необходимыми для бланка письма
Обязательные реквизиты
|
Дополнительные реквизиты
|
|
| Задание 2.2 Согласны ли Вы, что
|
да
|
нет
|
- частная фирма не имеет права применять бланки с гербом РФ
|
|
|
- на всех документах ставится печать
|
|
|
- документ без подписи руководителя имеет юридическую силу
|
|
|
- дата – обязательный реквизит
|
|
|
- резолюция оформляется от руки
|
|
|
- приказ утверждается
|
|
|
- в письме отсутствует реквизит № 10
|
|
|
- реквизит № 14 является дополнительным
|
|
|
- в начале текста письма-ответа нужно обязательно указывать дату и № входящего письма
|
|
| Задание 2.3 Разработайте фирменные бланки для своей будущей фирмы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Задание 2.4 Практикум 1
Вариант I
Найдите и проанализируйте ошибки, допущенные при оформлении реквизита «Гриф утверждения документа»:
1.1. УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Электроника»
Баранов С.И. Баранов
15.10.2008
|
1.3. УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Петрова Е.С. Петрова
06.10.2008
|
1.2. «УТВЕРЖДАЮ»
Директор ООО «Мир»
Самсонов В.М. Самсонов
14.10.2008
|
1.4. Утверждаю
Зам.директора ЗАО «Экслер»
Ветров И.С. Ветров
24 ноября 2008 г.
|
Вариант II
Укажите правильные способы оформления реквизита «Адресат» и исправьте неправильные варианты, используя приведенные ниже примеры:
2.1. Московскому государственному Гуманитарному университету
|
2.5. Директорам машиностроитель-
ных заводов
|
2.2.ЗАО «Феникс»
Отдел рекламы
|
2.6. ООО «Белый ветер»
Генеральному директору
П.С. Веснину
|
2.3. ЗАО «Веста»
В отдел маркетинга
|
2.7. ЗАО «ЭМИН»
Начальнику планового отдела
В.П.Семенову
|
2.4. Гусевой И.С.
Вишневая ул.,д.17, кв.34
Москва, 125369
|
2.8. Директору ООО «Темп»
Свободы ул., д.18,г.Мурманск,
124567
В.С. Зацепину
|
Вариант III
Найдите ошибки, допущенные секретарем при разработке бланка письма.
3.1 Закрытое акционерное общество
«Альтаир»
Альтаир
115089, Москва, ул. Садовая, д.15
Тел.:(495) 218-11-07, факс: (495) 218-11-10
ОКПО 02158123 КПП 771001001
__________№_______
На №______________
3.2 Эмблема
ОАО «Свияж»
ул. Вишневая, 7,г.Красногорск,
Московская обл., 145761
Тел.: (495) 576-46-76
Факс:(495) 576-46-77
ИНН/КПП 7707067850/771001001
___________№_______
На №______от_______
|
4. Определите, правильно ли оформлена в документах замена подписи
Руководителя при его отсутствии:
4.1 /Директор С.П.Иванов
4.2 Зам.директора В.И.Семенов
4.3 Зам.директор Е.В.Бобров
Ответы на задания практикума
Вариант I
Анализ ошибок:
1.1 Дата утверждения проставляется от руки (должностным лицом, утвердившим документ).
1.2 Слово УТВЕРЖДАЮ не берется в кавычки.
1.3 Не указано наименование организации.
1.4 Слово УТВЕРЖДАЮ пишется прописными буквами.
Правильные варианты
1.1 УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Электроника»
Баранов С.И Баранов
15.10.2008
|
1.3. УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Импульс»
Петрова Е.С. Петрова
06.10.2008
|
1.2. УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Мир»
Самсонов В.М. Самсонов
14.10.2008
|
1.4. УТВЕРЖДАЮ
Зам.директора ЗАО «Экслер»
Ветров И.С. Ветров
24 ноября 2008 г.
|
Вариант II
Правильные варианты
2.2.ЗАО «Феникс»
Отдел рекламы
|
2.5. Директорам
машиностроительных заводов
|
2.4. Гусевой И.С.
Вишневая ул.,д.17, кв.34
Москва, 125369
|
2.7. ЗАО «ЭМИН»
Начальнику планового отдела
В.П.Семенову
|
Исправленные варианты
2.1. Московский государственный
Гуманитарному университету
|
2.6. Генеральному директору
ООО «Белый ветер»
П.С. Веснину
|
2.3. ЗАО «Веста»
Отдел маркетинга
|
2.8. Директору ООО «Темп»
г-ну В.С.Зацепину
Свободы ул., д.18,г.Мурманск,
124567
|
Вариант III
3.1.
1) Отсутствует эмблема организации.
2) В сокращенном наименовании организации не указана организационно-правовая форма.
3) Сокращенное наименование организации берется в кавычки и пишется в скобках.
4) Элементы почтового адреса должны указываться в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
5) Пропущены реквизиты : «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»; «Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
6) Неверно оформлен реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»: пропущен предлог «от».
Правильный вариант
Эмблема
Закрытое акционерное общество «Альтаир»
( ЗАО «Альтаир»)
Садовая ул., д.15, Москва, 115089
Тел. 218-11-07, факс 218-11-10
ОКПО 02158123 ОГРН 1037700860987
ИНН/КПП 7707411805/771001001
__________№_________
На №________от______
3.2
1) Не указано полное наименование организации.
2) Сокращенное наименование организации указывается в скобках.
3) Допущена ошибка в расположении элементов почтового адреса.
4) Отсутствуют реквизиты: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
Вариант 4
4.1 При замене подписи не допускается простановка косой черты перед наименованием должности.
4.2 Правильный вариант замены подписи.
4.3.При замене подписи не допускается простановка от руки надписи «Зам.» перед наименованием должности.
Задание 2.5 Ответьте на вопросы
На каких документах располагается реквизит «Государственный герб РФ»? Где он располагается на документе? Может ли изображение Государственного герба РФ располагаться одновременно с гербом (геральдическим знаком) субъекта РФ?
Для чего и как используется товарный знак? Как удостоверяется товарный знак?
Что может быть зарегистрировано в качестве товарного знака? Каким образом прекращается действие товарного знака?
Где располагается реквизит «наименование организации»? В каком случае возможно указание сокращенного наименования организации? В каком случае указывается наименование структурного подразделения?
Определите ошибочные варианты при оформлении реквизита «наименование организации»:
МГУ; РУДН; РГГУ; ВНИИсельхозмаш;
Всероссийская академия сельскохозяйственных наук им. В.И. Ленина (ВАСХНИЛ);
открытое акционерное общество «Каскад»; закрытое акционерное общество «Плутон»;
фирма «Спутник»; фирма «Виола»; пивная компания «Церера»; фабрика «Заря»;
отдел маркетинга; отдел перевозок;
Машстройсклад.
В каких видах документов указывается реквизит «справочные данные об организации»? Какая информация включается в этот реквизит?
Как оформляется почтовый адрес? Каким документом регулируются правила оформления почтового адреса? Где располагается данный реквизит?
Что считается датой документа? Какие существуют способы написания дат? В каких случаях используется каждый из способов?
Исправьте ошибки в написании дат. Отметьте вариантные случаи их написания:
1.12.04; 17.07.2005г.; 1.1.05; 09/25/2005; 12.05 – 05;
12 декабря 2005 г.; 17 апр. 2005; 11.декабрь/05 г.; 13 ноября `05;
17/Х-05; 10/XII-05;25.Х.05;
с 2004 по 2005 г.г.; 2000 по 2005г.г.; с 2002 – 2005; с 2004 года по 2005 год; с 23-25 декабря 2005;
девятое мая, восьмое марта (как праздничные дни);
5-го мая, к 3-ему января, на 1-ое марта, к 17-у февраля.
Какую информацию включает реквизит «регистрационный номер документа»? Где располагается данный реквизит? Расшифруйте приведенный регистрационный номер: № 01/04-57.
На каком документе помещается реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа»? Для чего необходим этот реквизит? Что означает следующая информация: на № 03-21/145 от 03.08.2005?
На каких документах проставляется реквизит «место составления или издания документа»? Где помещается данный реквизит? В каких случаях данный реквизит можно не указывать?
На каких документах проставляется реквизит «адресат»? Какую информацию включает этот реквизит?
Как оформляется адрес документов, направляемых в организацию (организации)? Как оформляется адрес физического лица?
Исправьте ошибки в оформлении реквизита «адресат»:
директор открытого акционерного общества «Прима» Н.Е.Сергеев;
Громозеко П.Р. г.Воркута, 630075, ул.Геодезическая, 32-12;
Председатель кооператива Н.И. Луговая;
ООО»свет», ул.Мира, д.35, оф.11, г.Москва, 112031;
Заместителю директора фирмы «Трек» Носову Р.П.;
ул.Родненко, 73, г.С-Петербург, 190027, Издательский дом «Селенга», Винокурову П.П. (гл.инженеру).
Какие документы подлежат утверждению? Каким способом они утверждаются? Каковы варианты оформления этого реквизита?
В каком случае оформляется резолюция? Где располагается данный реквизит?
Каково назначение реквизита «заголовок к тексту»? В какой форме составляется заголовок?
В каких случаях документ должен содержать приложения? Где располагается данный реквизит?
Почему реквизит «подпись» обладает особой юридической силой? Где располагается и из каких элементов состоит данный реквизит?
Что такое ЭЦП? В каких случаях и как используется ЭЦП? Какова ее структура?
В каких случаях происходит согласование документа? Какие могут быть варианты согласования?
Для чего проставляется оттиск печати? Перечислите документы, на которых должна ставиться печать.
В каком случае оформляется реквизит «отметка о заверении копии»? Какие элементы включает данный реквизит?
Задание 2.6 На предприятиях часто возникают следующие вопросы. Ответьте на них.
Через наше подразделение проходит большое количество различных документов, единообразие отсутствует даже в оформлении почтовых адресов. Мы не нашли документа, которым определяется правильность их оформления. Не может быть, чтобы это не регулировалось законодательно…
Многие документы требуют утверждения руководителем или другим сотрудником организации, имеющим на это право. Но кроме этого имеется ряд документов, для утверждения которых требуется издать документ. Какими способами можно утверждать документы и как это оформляется?
На некоторых документах обязательно ставить печать. Начальник утверждает, что оттиск печати должен захватывать часть подписи, а я думаю, что подпись на документе должна быть видна. Кто прав?
Почему угловое расположение реквизитов на бланке письма предпочтительнее, чем продольное?
Начальник сказал, что необходимо «списать документ в дело». Что это значит?
Задание 2.7. Контрольная работа
1. Заполните таблицу соответствующими сведениями для следующих реквизитов: «адресат» (Iв), «справочные данные об организации» (IIв), «гриф утверждения документа» (IIIв), «гриф согласования» (IVв).
Наименование
реквизита
|
Виды документов, в которых оформляется реквизит
|
Расположение
реквизита
|
Пример оформления реквизита (с указанием вариантов, если таковые имеются)
|
|
|
|
| |
