Гоу спо «комк» положение (инструкция)
Скачать 0.68 Mb.
|
6. Порядок передачи документов на хранение в архив Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу архивариуса и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел 6.1. Экспертиза ценности документов Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в колледже создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), состав которой определяется приказом директора. Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются Положением «О постоянно действующей комиссии по экспертизе ценности документов ГОУ СПО «Кемеровский областной медицинский колледж». Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях колледжа непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел колледжа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК, работа которой проводится два раза в год: в январе и в июле. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (образцы см. в Приложении 21). Описи и акты представляются на утверждение директору не позднее 31 января и 10 июля текущего года. 6.2. Подготовка и передача документов в архив В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом (два раза в год). Прием каждого дела производится архивариусом в присутствии работника структурного подразделения. На экземпляре описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи архивариуса и сотрудника, передавшего дела. Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки, личные дела студентов – в архивных коробках. Приложение 1 к Инструкции по документационному обеспечению управления ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ
Приложение 2 к Инструкции по документационному обеспечению управления ОБРАЗЕЦ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ  Департамент охраны здоровья населения Кемеровской области Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «КЕМЕРОВСКИЙ ОБЛАСТНОЙ МЕДИЦИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ» (ГОУ СПО «КОМК») П Р О Т О К О Л 00.00.2010 № 00 Заседание педагогического совета Председатель И.О. Фамилия Секретарь И.О. Фамилия Присутствовали 00 чел (указываются инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих) ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. СЛУШАЛИ: Черных Е.А. (текст доклада прилагается). ВЫСТУПИЛИ: Коткова Л.М. (краткая запись выступления). Шкуркина Н.А. (краткая запись выступления). ПОСТАНОВИЛИ:
ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Председатель (подпись) И.О. Фамилия Секретарь (подпись) И.О. Фамилия Приложение 3 к Инструкции по документационному обеспечению управления ОБРАЗЕЦ АКТА  Департамент охраны здоровья населения Кемеровской области Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «КЕМЕРОВСКИЙ ОБЛАСТНОЙ МЕДИЦИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ» (ГОУ СПО «КОМК») УТВЕРЖДАЮ Директор ГОУ СПО «КОМК» ___________ О.В. Скоморина «____» ____________ 200 г. А К Т 00.00.2010 № 00 О проверке «Журнала учета тиражирования документов» Основание: приказ ГОУ СПО «КОМК» № 00 от 00.00.2010 Составлен комиссией: Председатель: зам.директора по НМР Л.А. Егорова Члены комиссии: секретарь Е.А. Латыпова секретарь учебной части О.А. Рябова 00.00.2010 г. была проведена проверка состояния «Журнала учета тиражирования документов», в результате которой были установлены следующие факты: учет тиражирования документов ведется периодически, с августа по октябрь 2009 г. записи отсутствуют, соответственно, нет учета количества использованной бумаги. Руководителю структурного подразделения рекомендуется осуществлять ежедневный контроль ведения «Журнала учета тиражирования документов». Составлен в 2 экземплярах: 1-й – Начальнику ОКД; 2-й – Зав.отделением «ЦИТ» Председатель (подпись) Е.А. Егорова Члены комиссии (подпись) Л.А. Латыпова (подпись) О.А. Рябова Приложение 4 к Инструкции по документационному обеспечению управления ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ АДРЕСАТА ДОКУМЕНТА При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже. Например:
При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилию адресата – в дательном. Например:
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например:
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например:
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес. При адресовании документа физическом улицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:
Приложение 5 к Инструкции по документационному обеспечению управления ОБРАЗЕЦ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА КОЛЛЕДЖА
Приложение 6 к Инструкции по документационному обеспечению управления ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ 
|
Похожие:
 | Настоящее положение о курсовых работах, экзаменах и зачетах в гоу спо тхк №60 (далее – Положение) регулирует организацию и проведение... | | «Медицинская документация фельдшерско-акушерских пунктов» [Текст] : /сост.: Т. В. Дружинина, Н. Л. Дочкина, Н. Н. Осокина [и др.]... |
| Гоу салаватское медицинское училище преобразовано в гоу спо мз рб салаватский медицинский колледж. На основании распоряжения Правительства... | | Автор: Пискайкина Татьяна Сергеевна, кандидат исторических наук, преподаватель общественных дисциплин гоу спо «Ичалковский педагогический... |
| Гоу спо со «Екатеринбургский экономико-технологический колледж» по специальности спо 030912 «Право и организация социального обеспечения»... |  | Типовому положению об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении),... |
| Настоящая Инструкция разработана Управлением делами гоу впо «всгту» (составитель И. Н. Хантаева) и вносится в реестр внутривузовской... | | Рекомендованы к изданию Научно – методическим советом гоу спо «Беловский педагогический колледж» |
| Инструкция по заполнению бланков документов об образовании государственного образца (далее Инструкция) разработана в соответствии... | | Уставом гоу «Оренбургский государственный университет» (далее гоу огу), Положением об итоговой государственной аттестации студентов... |