Гоу спо «комк» положение (инструкция)
Скачать 0.68 Mb.
|
3. Правила оформления документов 3.1. Бланки документов Документы колледжа должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. В колледже установлены следующие виды бланков документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа: приказ, распоряжение, служебная записка, докладная записка. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Примечание: Унифицированные бланки документов см. в «Журнале унифицированных форм документов, применяемых в делопроизводстве ГОУ СПО «Кемеровский областной медицинский колледж». 3.2. Утверждение документов Документ утверждается директором колледжа (для филиалов – начальником(заведующим)) или специально издаваемым документом. При утверждении документа директором гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Перечень документов, подлежащих утверждению см. в Приложении 8. 3.3. Согласование документа Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта, если иное не предусмотрено другими правовыми актами. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Внешнее согласование документа с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например: СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНО Письмо ДОЗН КО от 00.00.2010 № 00-00/00-К 4. Организация документооборота и исполнения документов 4.1. Виды документопотоков Входящие – документы, поступающие из других организаций: например, документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, письма и т.д.), документы образовательных, лечебно-профилактических и других учреждений (письма, акты, запросы и т.д.), предложения, заявления и жалобы граждан и др. Исходящие – документы, отправляемые в другие организации, которые несут информацию, выработанную в результате деятельности колледжа, для ее передачи вышестоящим организациям, образовательным, лечебно-профилактическим и другим учреждениям, отдельным гражданам (письма, заключения, справки, отчеты и т.д.). Внутренние – документы, создаваемые в колледже и не выходящие за его пределы, например: акты, докладные и объяснительные записки, служебные записки, приказы, распоряжения и т.д. 4.2. Основные этапы документооборота
Документы, поступающие в колледж на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу и т.д. Прием входящих документов осуществляется секретарем директора (для филиалов – секретарем начальника(заведующего)), при этом проверяется правильность ее доставки, цельность упаковки, наличие всех страниц документа и приложений. Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой «лично», которая вручается адресату. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст поступившей телефонограммы записывается в «Журнале регистрации телефонограмм». Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала
В процессе предварительного рассмотрения секретарь производит группировку документов по трем группам:
Регистрация документов осуществляется в день поступления, централизованно секретарем и состоит из двух этапов:
После регистрации все входящие документы передаются на рассмотрение директору (для филиалов – начальнику(заведующему)). При необходимости детального рассмотрения вопроса секретарь проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо-ответ, оно передается на рассмотрение директору (для филиалов – начальнику(заведующему) вместе с инициативным письмом.
В результате рассмотрения документа директором (для филиалов – начальником(заведующим)) на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, суть работы, срок исполнения) заносится в «Журнал регистрации входящей корреспонденции» (графа 5 Приложение 10). Срочные документы передаются на исполнение немедленно. Остальные документы секретарь помещает в папки ответственных исполнителей. Руководители структурных подразделений и другие должностные лица просматривают и забирают документы из персонифицированных папок, находящихся в приемной директора (для филиалов – начальника(заведующего)), не реже двух раз в день. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Документ, находящийся на исполнении, хранится у исполнителя в порядке, исключающем его утрату. В случае потери документа исполнитель немедленно извещает об этом руководителя структурного подразделения, который принимает меры по восстановлению утраченного документа.
Ставить документы на контроль имеет право директор (для филиалов – начальник(заведующий)). Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений. Осуществление контроля за сроками исполнения документа возлагается на секретаря директора (для филиалов – секретаря начальника(заведующего)). Контроль исполнения документа состоит из 4 этапов:
Примечание: В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителям, ответственный за исполнение указывается индивидуально или таковым является первый исполнитель, названный в резолюции. Виза или замечание соисполнителей даются в течение двух рабочих дней после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя (первого в списке, указанного в резолюции).
Примечание: Для исполнения документа устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен директором колледжа (для филиалов – начальником(заведующим)). При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе. Если в документе или резолюции срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в месячный срок. Если в документе или резолюции стоит отметка «срочно», документ должен быть исполнен в течение 3 дней. Если в документе или резолюции стоит отметка «оперативно», документ должен быть исполнен в течение 10 дней.
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание(утверждение) директором колледжа (для филиалов – начальником(заведующим)) или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа Исполненный документ передается на подпись директору (для филиалов – начальнику(заведующему)) через секретаря, который вправе вернуть документ исполнителю на доработку, если он оформлен с отклонениями от требования ГОСТ Р 6.30-2003. Если при подписании документа директору (для филиалов – начальнику(заведующему)) требуется дать пояснения по существу подготовленного документа, то такой документ на подпись представляется лично исполнителем. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его, с последующей перепечаткой. Исходящий документ должен отвечать следующим требованиям:
После подписания или утверждения документ регистрируется секретарем в «Журнале регистрации исходящей корреспонденции» (Приложение 13). Исходящий номер состоит из индекса подразделения, номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового (исходящего) номера. На копии отправленного документа в левом нижнем углу проставляется отметка, когда и кем отправлен документ, способ передачи.
Зарегистрированный документ должен отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. Копия отправленного документа в день отправки подшивается в дело с указанием на способа отправки и фамилии должностного лица, отправившего документ. Если отправленный документ является ответом, на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении: «В дело № ______ Отправлено письмо от ____ № ____ Подпись исполнителя, дата».
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются юрисконсульту для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем начальнику ОКД, который осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись директору (для филиалов – начальнику(заведующему)). Копии подписанных директором (для филиалов – начальником(заведующим)) распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
После подписания директором (для филиалов – начальником(заведующим)) все приказы централизованно регистрируются секретарем в «Журнале регистрации приказов», распоряжения – в «Журнале регистрации распоряжений» (образец см. в Приложении 14). Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по кадрам обозначаются литерой «к», по студентам – литерой «с». Распоряжения нумеруются отдельно. После регистрации оригиналы приказов секретарем централизованно подшиваются в дело. Копии приказов (распоряжений) или их растиражированные экземпляры заверяются печатью «Для приказов» и направляются исполнителю. Секретарь доводит приказ (распоряжение) до сведения должностных лиц, указанных в правовом акте, под роспись в течение 3 дней с момента подписания. 4.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи Для оперативности деловой деятельности в делопроизводстве колледжа применяется документооборот с использованием каналов электронной почты и факсимильной связи. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри организации, так и между сторонними организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Финансовый документооборот колледжа и его филиалов осуществляется по защищенным каналам связи. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, поступают централизованно секретарю, копии (при необходимости) – абонентам на индивидуальный почтовый ящик. Секретарь работает с mail-агентом и три раза в день (8.00, 12.00, 16.00) просматривает электронную почту, сортирует электронные сообщения по папкам. Документы, требующие рассмотрения, выводятся на бумажный носитель. Последующий порядок обработки электронных сообщений аналогичен порядку работы с входящими документам на бумажных носителях. Документы, полученные по электронной почте и связанные с необходимостью заполнения учетно-отчетных форм, исполнителям передаются на бумажном и электронном носителях. Отправка электронных сообщений осуществляется секретарем три раза в день (8.00, 12.00, 16.00) с предварительной обработкой документа на бумажном носителе в порядке, аналогичном порядку обработки исходящей корреспонденции. При отправке электронного сообщения запускается программа отправки почты и создается файл сообщения. К оформлению электронного сообщения предъявляются следующие требования:
Образец оформления электронного сообщения см. в Приложении 15. Для передачи электронных сообщений при необходимости исполнитель предоставляет секретарю текст передаваемого документа на электронном носителе. Оригинал отправленного документа при необходимости отправляется адресату по другим каналам связи (почта, доставка курьером и т.п.), при этом копия подшивается в дело. В противном случае в дело подшивается оригинал. На отправленном документе должна быть проставлена отметка об исполнении: «В дело № ______ Отправлено электронное сообщение. Подпись исполнителя, дата». Если отправку электронного сообщения осуществляет исполнитель самостоятельно, то он обязан представить секретарю сведения о том, когда было отправлено письмо, и удостоверить отправку своей подписью в отметке об исполнении документа. Примечание: Переданный по электронной почте документ обладает юридической силой, только при условии, если он заверен электронной цифровой подписью. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. Поступившие факсограммы обрабатываются аналогично входящей корреспонденции, переданные факсограммы - аналогично исходящей корреспонденции. Примечание: Документ, переданный по факсу, не обладает юридической силой, но по соглашению сторон, факсограммы могут приравниваться к документу.
Приказы о направлении работников колледжа и его филиалов в служебные командировки, командировочные удостоверения готовятся секретарем директора (для филиалов – начальника(заведующего)) по унифицированным формам Т-9, Т-9а. |
Похожие:
 | Настоящее положение о курсовых работах, экзаменах и зачетах в гоу спо тхк №60 (далее – Положение) регулирует организацию и проведение... | | «Медицинская документация фельдшерско-акушерских пунктов» [Текст] : /сост.: Т. В. Дружинина, Н. Л. Дочкина, Н. Н. Осокина [и др.]... |
| Гоу салаватское медицинское училище преобразовано в гоу спо мз рб салаватский медицинский колледж. На основании распоряжения Правительства... | | Автор: Пискайкина Татьяна Сергеевна, кандидат исторических наук, преподаватель общественных дисциплин гоу спо «Ичалковский педагогический... |
| Гоу спо со «Екатеринбургский экономико-технологический колледж» по специальности спо 030912 «Право и организация социального обеспечения»... |  | Типовому положению об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении),... |
| Настоящая Инструкция разработана Управлением делами гоу впо «всгту» (составитель И. Н. Хантаева) и вносится в реестр внутривузовской... | | Рекомендованы к изданию Научно – методическим советом гоу спо «Беловский педагогический колледж» |
| Инструкция по заполнению бланков документов об образовании государственного образца (далее Инструкция) разработана в соответствии... | | Уставом гоу «Оренбургский государственный университет» (далее гоу огу), Положением об итоговой государственной аттестации студентов... |