Инструкция по делопроизводству в гоу впо всгту м инистерство образования и науки Российской Федерации
Скачать 1.11 Mb.
|
М  инистерство образования и науки Российской ФедерацииФедеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «ВОСТОЧНО-СИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» (ГОУ ВПО ВСГТУ)
ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в ГОУ ВПО ВСГТУ Улан-Удэ 2007 ПРЕДИСЛОВИЕ Настоящая Инструкция разработана Управлением делами ГОУ ВПО «ВСГТУ» (составитель И.Н.Хантаева) и вносится в реестр внутривузовской нормативной документации в части «Положения общие основополагающие» комплекса нормативных документов университета «Менеджмент документации». Данная Инструкция подготовлена в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004; Законом «Об архивном фонде Республики Бурятии и архивах» № 293-III от 23.04.2003; Основными правилами работы архивов организаций (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002); Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовой коммуникации РФ от 8 ноября 2005 года № 536; Инструкцией по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию; Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Минобразования РФ № 2286 от 24.07.2000 г.; ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Положением «Проектирование внутривузовской нормативной документации. Управление документацией» №П.473.1210.05.4.01-2005 и другими нормативно-правовыми документами. Инструкция вводится в действие с момента утверждения. Хранение документа проводится в соответствии с требованиями по делопроизводству. __________________________________________________________________________________Настоящая Инструкция не может быть полностью или частично воспроизведена, тиражирована и распространена в качестве официального издания без разрешения ГОУ ВПО «ВСГТУ» СОДЕРЖАНИЕ
I. НАИМЕНОВАНИЕ В целях обеспечения классификации документа для включения в реестр внутривузовской нормативной документации (информационный указатель нормативных документов ВСГТУ) принято следующее наименование данного документа: «Инструкция по делопроизводству в ГОУ ВПО ВСГТУ». II. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ Настоящая инструкция устанавливает порядок ведения делопроизводства в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Восточно-Сибирский государственный технологический университет» (далее - университет). Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в университете. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, осуществляемой с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, являются обязательными для каждого сотрудника университета. Порядок ведения делопроизводства, установленный настоящей Инструкцией, распространяется на документы несекретного характера. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, а также с заявлениями и жалобами граждан определяется в соответствии с действующими законодательством, положениями, инструкциями. III.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 3.1. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях университета осуществляется Управлением делами, действующим на основании Положения. 3.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны принимать меры к сокращению переписки, не требовать от подведомственных структур отчетной документации, не предусмотренной действующими формами отчетности и соответствующими инструкциями, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги. 3.3. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 3.4. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения, который назначает служебную проверку. Результаты проверки сообщаются в Управление делами. 3.5. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается после получения официального письменного запроса в адрес университета и с разрешения руководства университета или руководителей структурных подразделений. 3.6. При уходе работников структурных подразделений университета в отпуск, выезде в командировку (или при длительном отсутствии по другим причинам) все неисполненные ими документы, а также дела, взятые из текущего архива, передаются замещающим их сотрудникам структурного подразделения. 3.7. При уходе работника структурного подразделения университета, отвечающего за делопроизводство, в отпуск или в его отсутствие руководитель структурного подразделения университета возлагает ведение делопроизводства на другого работника структурного подразделения. 3.8. При увольнении или переводе на другую работу работника, отвечающего за делопроизводство, составляется акт о сдаче-приемке дел и документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения университета, согласованный с Управлением делами. IV. правила оформления документов Деятельность университета обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. В университете устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, процессов работы с документами. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации. Документ имеет силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации-автора, название вида документа (за исключением писем), дата, индекс, текст, визы, подпись. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. Текст документов рекомендуется печатать на листах формата А4 через 1-1,5 межстрочных интервала, на листах формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером №12, 13, 14 через 1-1,5 интервала, за исключением документов, подготовленных с учетом требований вышестоящих или сторонних организаций, куда направляется данный документ. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. Второй и последующий листы документа нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. 4.1. Бланки документов 4.1.1. В университете применяются следующие бланки:
4.1.2. Документы, оформляемые с использованием бланков, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Расположение реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм). Употребление бланков произвольной формы не разрешается. 4.1.3. Бланки с указанием наименования университета изготавливаются типографским способом и подлежат учету в Управлении делами. Изготовление данных бланков средствами офисной техники запрещается. Письма, подготовленные на бланках университета, подписываются ректором, проректорами, председателями диссертационных советов. Бланки с указанием наименований структурных подразделений учитываются и хранятся в подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство. Ответственность за использование данных бланков возлагается на руководителей структурных подразделений. 4.1.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 4.1.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) ректора университета. 4.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов При подготовке документов работники университета обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенных ниже1: 4.2.1. Код университета - проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) 4.2.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 4.2.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет – проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 4.2.4. Наименование университета (структурного подразделения) Наименование университета (структурного подразделения) должно соответствовать его наименованию, указанному в Уставе (положении о структурном подразделении). При наличии сокращенного наименования его помещают в скобках ниже полного. Над наименованием университета (структурного подразделения) указывают полное или сокращенное наименование вышестоящего органа. 4.2.5. Справочные данные Справочные данные включают почтовый адрес, номер телефона и, по усмотрению, другие сведения (номер факса, адрес электронной почты и т.д.) 4.2.6. Наименование вида документа Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Наименование вида документа печатается прописными буквами. 4.2.7. Код формы документа Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) 4.2.8. Дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 14.07.2007 Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 июля 2007 г. 4.2.9. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленный несколькими юридическими лицами (договор, соглашение, др.), состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, указанных в порядке перечисления авторов документа через косую черту. 4.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 4.2.11. Место составления или издания документа Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения. 4.2.12. Адресат Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Например: Московский автомобильно-дорожный институт (государственный технический университет) Отдел аспирантуры Допускается центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Московский автомобильно-дорожный институт (государственный технический университет) Отдел аспирантуры При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например: Московский автомобильно-дорожный институт (государственный технический университет) Управление делами Ведущему специалисту А.Т. Петрову При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Ректору Санкт-Петербургского государственного университета Л.А. Вербицкой В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» Профсоюзная ул., д.82, | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Минобрнауки России от 27. 05. 2011 №1874), Типовым положением об образовательном учреждении впо (утв. Постановлением Правительства... |
| Минобрнауки России от 27. 05. 2011 №1874), Типовым положением об образовательном учреждении впо (утв. Постановлением Правительства... | | Инструкция по заполнению бланков документов об образовании государственного образца (далее Инструкция) разработана в соответствии... |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Объем практики, ее цели и задачи определяются государственными образовательными стандартами подготовки специалиста с высшим профессиональным... |
| Толерантность – поиск мира и согласия в межличностном взаимодействии: практикум / Т. Н. Чекмарёва, С. А. Фёдорова – Братск: гоу впо... | | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Филиал гоу впо «ростовский государственный экономический университет "ринх"» в г. Кисловодске | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |