VI. Порядок работы отдела ведения архива при взаимодействии с отделами Филиала при запросе кадастровых дел
1. Кадастровые дела представляют собой раздел ГКН, состоящий из:
1) кадастровых дел объектов недвижимости;
2) кадастровых дел территориальных зон;
3) кадастровых дел зон с особыми условиями использования территорий;
4) кадастровых дел кадастрового деления;
5) кадастровых дел геодезической основы ГКН;
6) кадастровых дел картографической основы ГКН;
7) кадастровых дел участков Государственной границы Российской Федерации;
8) кадастровых дел границ между субъектами Российской Федерации;
9) кадастровых дел границ муниципальных образований;
10) кадастровых дел границ населенных пунктов.
Кадастровые дела включаются в номенклатуру дел органа кадастрового учета и подлежат постоянному хранению.
Кадастровые дела ранее учтенных объектов недвижимости являются составной частью кадастровых дел объектов недвижимости ГКН.
2. В кадастровое дело могут включаться документы на бумажном и на электронном (машиночитаемом) носителе, обеспечивающем продолжительное хранение информации.
Документы в кадастровое дело включаются по мере их поступления в орган кадастрового учета.
3. В кадастровое дело при его оформлении помещаются:
обложка дела, реквизиты которой заполняются по установленной форме;
титульный лист кадастрового дела;
лист-заверитель, на котором цифрами и прописью указывается количество листов в кадастровом деле, особенности отдельных документов;
лист - заместитель кадастрового дела, включаемый в кадастровое дело вместо временно изъятого из дела документа;
внутренняя опись документов, помещенных в кадастровое дело, оформляемая на отдельном листе по установленной форме.
На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование органа кадастрового учета; номенклатурный индекс, заголовок и дата кадастрового дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения ("Хранить постоянно") и архивный шифр дела, который состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.
Обложка дела и лист-заверитель оформляются при подготовке кадастрового дела к архивному хранению.
4. Внутренняя опись документов кадастрового дела составляется специалистом органа кадастрового учета, ответственным за ведение кадастровых дел.
Во внутренней описи документов кадастрового дела указываются:
номер по порядку (порядковый номер документа, помещенного в дело), индекс дела;
реквизиты документа (наименование, регистрационный номер, дата и т.п.);
номера листов документа, на которых расположен каждый документ (для документов на машиночитаемом носителе - вид и количество машиночитаемых носителей);
дата включения документа в кадастровое дело;
место хранения документа (если документ помещен в иное кадастровое дело);
подпись, фамилия и инициалы специалиста органа кадастрового учета, ответственного за ведение кадастровых дел.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.
Итоговая запись к внутренней описи составляется при подготовке кадастрового дела к архивному хранению.
5. На титульном листе кадастрового дела указывается идентификатор кадастрового дела:
вид кадастрового дела;
кадастровый номер объекта недвижимости (для кадастровых дел объектов недвижимости);
индивидуальное обозначение территориальной зоны (для кадастровых дел территориальных зон);
индивидуальное обозначение зоны с особыми условиями использования территорий (для кадастровых дел зон с особыми условиями использования территорий);
номер единицы кадастрового деления (для кадастровых дел кадастрового деления);
индивидуальное обозначение единицы административного или кадастрового деления (для кадастровых дел геодезической или картографической основы ГКН);
обозначение участка Государственной границы Российской Федерации (для кадастровых дел участков Государственной границы Российской Федерации);
наименование субъектов Российской Федерации, между которыми установлена граница (для кадастровых дел границ между субъектами Российской Федерации);
наименование муниципального образования или населенного пункта (для кадастровых дел границ муниципальных образований или границ населенных пунктов).
6. Кадастровое дело объекта недвижимости формируется после присвоения объекту недвижимости кадастрового номера из учетного дела, состоящего из помещенных в одну обложку: заявления, документов, необходимых для кадастрового учета, документов, поступивших в порядке информационного взаимодействия, а также оформленных уполномоченным должностным лицом Филиала протокола проверки и соответствующих решений.
Документы, необходимые для осуществления учета изменений объекта недвижимости или снятия с кадастрового учета объекта недвижимости, после принятия уполномоченным должностным лицом органа кадастрового учета решения о кадастровом учете изменений объекта недвижимости или решения о снятии с кадастрового учета объекта недвижимости изымаются из учетного дела и включаются в кадастровое дело соответствующего объекта недвижимости. Документы, не включенные (не подлежащие включению) в кадастровые дела, помещаются в соответствующие номенклатурные дела и хранятся в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Формирование кадастрового дела осуществляется в отделе ведения архива. Срок исполнения – не более 10 рабочих дней с момента принятия решения ОКУ.
7. Если поступивший в орган кадастрового учета документ содержит сведения о нескольких объектах недвижимости одного вида, такой документ помещается в кадастровое дело объекта недвижимости с наименьшим кадастровым номером. В описи кадастровых дел иных объектов недвижимости в отношении такого документа указываются сведения о месте его постоянного хранения.
Если поступивший в орган кадастрового учета документ содержит сведения о земельных участках и иных объектах недвижимости, такой документ помещается в кадастровое дело земельного участка с наименьшим кадастровым номером.
8. Формирование кадастрового дела производится одновременно как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Срок исполнения – не более 10 рабочих дней с момента принятия решения об осуществлении кадастрового учета.
9. Запрос бумажного оригинала кадастрового дела из отдела ведения архива производится в случае отсутствия сформированного электронного кадастрового дела.
Запрос кадастрового дела осуществляется через ПК АИС ГКН и только по кадастровому номеру объекта недвижимости.
При запросе бумажного оригинала кадастрового дела при наличии сформированного электронного кадастрового дела в комментарии к запросу указываются причины необходимости исполнения такого запроса. Необоснованный запрос бумажного оригинала кадастрового дела в случае наличия сформированного электронного кадастрового дела не допускается.
При осуществлении подбора и формировании электронного кадастрового дела сотрудник отдела ведения архива должен удостоверится в комплектности кадастрового дела, в случае необходимости восполнить, актуализировать кадастровое дело объекта недвижимости.
При поступлении запроса о предоставлении кадастрового дела и отсутствии его в электронном виде отдел ведения архива обеспечивает формирование такого дела в электронном виде.
В случае, если кадастровое дело сформировано в электронном виде, после получения запроса на него выносится отказ в предоставлении с проставлением соответствующей отметки в ПК АИС ГКН. Срок исполнения – не более 1 рабочего дня.
Если формирование электронного кадастрового дела по каким либо причинам не представляется возможным, то при получении запроса отдел ведения архива осуществляет передачу кадастрового дела на бумажных носителях. Срок исполнения – не более 1 рабочего дня.
В случае предоставления кадастрового дела на бумажном носителе на место кадастрового дела на стеллаже помещается лист-заместитель кадастрового дела, в котором делаются соответствующие отметки о кадастровом номере кадастрового дела, номера запроса, по которому данное дело предоставлено, даты предоставления, подписи и расшифровки подписи сотрудника, осуществившего выдачу кадастрового дела.
Если передачу кадастровых дел осуществляется на бумажных носителях, то сотрудники отдела ведения архива передают данные кадастровые дела по реестру лично сотрудникам отделов Филиала, запросившим данные кадастровые дела, с проставление соответствующей отметки в ПК АИС ГКН.
В случае необоснованного запроса кадастрового дела на бумажном носителе при наличии сформированного электронного дела делается отказ в предоставлении кадастрового дела с указанием на то, что дело сформировано в электронном виде.
Срок нахождения кадастрового дела за пределами архива исчисляется с даты формирования реестра передачи кадастровых дел и не должен превышать 30 рабочих дней.
Контроль сроков возврата кадастровых дел, предоставленных на бумажных носителях, осуществляется отделом ведения архива.
Возврат кадастровых дел в отдел ведения архива осуществляется по реестру, в котором проставляются отметки о передаче кадастровых дел с указанием фамилии, инициалов лиц, передавшего и принявшего кадастровые дела. Моментом возврата кадастровых дел считается дата, указанная сотрудником отдела ведения архива в реестре (возврата кадастровых дел).
VII. Порядок внесения в ГКН сведений об объектах землеустройства, поступивших в Филиал в порядке информационного взаимодействия при ведении ГКН
1. В процессе информационного взаимодействия документы об объектах землеустройства представляются в электронном виде (в виде электронных образов документов или электронных выписок) с использованием сетей связи общего пользования. При отсутствии таких сетей связи документы могут представляться на электронных носителях. Требования к формату документов, представляемых в электронном виде в процессе информационного взаимодействия, при ведении ГКН установлены приказом Минэкономразвития от 20.10.2010 №503 «Об установлении требований к формату документов, представляемых в электронном виде в порядке информационного взаимодействия при ведении ГКН». Сведения, полученные в процессе информационного взаимодействия, подлежат отражению в ГКН при условии соответствия их содержания и способа предоставления Постановлению Правительства от 18.08.2008 г. №618. В случае предоставления документов с нарушением установленного порядка Филиал в срок – 5 дней возвращает их с указанием причин возврата.
2. Специалисты отдела инфраструктуры пространственных данных и обеспечения информационного взаимодействия:
- проверяют полученные документы на наличие оснований для отказа во внесении сведений в АИС ГКН.
При отсутствии оснований для отказа:
- вносят в АИС ГКН сведения в соответствии с представленными в порядке информационного взаимодействия документами;
- формируют протокол проверки документов, поступивших в порядке информационного взаимодействия;
- на основании протокола проверки документов формируют решение о внесении кадастровых сведений в ГКН в соответствии с документами, поступающими в порядке информационного взаимодействия;
- на основании протокола проверки документов и принятого решения утверждают внесение сведений об объектах землеустройства в ГКН (на основании представленных документов) в случае отсутствия предусмотренных законодательством оснований для отказа во внесении таких сведений;
- передают кадастровое дело в отдел ведения архива по реестру.
В случае принятия решения об отказе во внесении кадастровых сведений в ГКН в соответствии с документами, поступающими в порядке информационного взаимодействия, распечатывают его и удостоверяют подписью уполномоченного лица Филиала. Срок исполнения – не более 27 рабочих дней.
3. В случае невозможности осуществить внесение сведений об объектах землеустройства в ГКН по представленным документам в пятидневный срок специалисты отдела готовят соответствующее письмо в орган (лицу), представившему документы.
Документы, по которым невозможно внести сведения об объектах землеустройства, с сопроводительным письмом передаются в административный отдел для отправки адресату. Срок исполнения – 5 рабочих дней.
4. Специалисты административного отдела осуществляют отправку сопроводительного письма с приложением представленного пакета документов. Срок исполнения – не более 3 дней.
VIII. Порядок хранения документов, поступивших в Филиал в электронном виде для внесения в ГКН сведений об объектах землеустройства.
1. В целях создания резервных копий электронных документов, поступающих в орган кадастрового учета в порядке информационного взаимодействия, электронные документы подлежат записи на физически носитель (оптический диск) однократной записи (CD+R, DVD+R), который должен храниться в кадастровом деле в отделе ведения архива или делах, в которых есть ссылка на данный носитель. Физический носитель помещается в первое учетное дело, которое указано в реестре передачи документов в архив.
2. Филиал обеспечивает целостность информации, защиту ее от искажений и несанкционированного доступа, сохранность электронной цифровой подписи на протяжении установленного срока хранения.
3. Копирование исходных электронных документов, заверенных ЭЦП производится по окончанию работы с данными документами и временно сохраняется на сетевой ресурс Филиала. При сохранении электронных документов указывается наименование входящего номера и дата регистрации документов (например, БВ2013_010 от 20.01.2013).
4. Исходя из объема поступающих электронных документов уполномоченный специалист производит запись на физический носитель скопированных с сетевого диска электронных документов. При записи электронных документов на физический носитель соблюдается принцип размещения на одном носителе всех электронных документов, отработанных за определенный срок.
5. Скорость записи информации на физический носитель не должна превышать 8x (1200 Кб/с) – для оптических дисков типа CD+R и 4x (5540 Кб/с) – для оптических дисков типа DVD+R в целях предотвращения повреждения или потери информации в процессе записи.
6. После записи необходимой информации, физический носитель помещается в конверт, на котором указывается наименование входящего номера и дата регистрации документов.
7. Диск с записанной на него информацией передается в отдел ведения архива по реестру передачи документов в архив, вместе с кадастровыми делами. В реестре передачи данных в отдел ведения архива указывается кадастровый номер объекта недвижимости, в сведения которого внесены изменения, адрес и название электронного документа, на основании которого были внесены изменения (аналогичные требования и для объектов землеустройства).
8. В отделе ведения архива, физический носитель (оптический диск) размещаются в первом по порядку внесения в Акте приема-передачи, кадастровом деле объекта недвижимости, в описи остальных кадастровых дел входящих в состав Акта должна быть ссылка на место хранения электронного документа.
|
