Лабораторная работа №11 Тема: Создание и редактирование основных объектов баз данных с использованием системы управления базами данных (субд) access. Цель проведения. В результате
Скачать 399.34 Kb.
|
! В маске ввода знак «\» появляется автоматически (000\-00\-00). В имени поля точки ставить нельзя (Фамилия ИО). Введите имя третьего поля Адрес, Тип данных – Текстовый. Введите имя четвертого поля Личный. В ячейке столбца Тип данных нажмите кнопку раскрытия списка и выберите тип данных Логический. Значение свойства Формат поля – Да/Нет (выбирается на вкладке Общие из выпадающего списка). В ячейке столбца Описание наберите Личный – да, организация – нет. Определите ключевое поле (в данной таблице им является поле Номер телефона). Для этого нажмите правую кнопку мыши на строке поля Номер телефона и выберите пункт Ключевое поле. Или выберите в меню Правка Ключевое поле. Слева от имени поля появится значок ключа  .Для сохранения структуры таблицы выберите в меню Файл Сохранить. В окне диалога Сохранение введите имя таблицы «Справочник абонентов МГТС» и нажмите кнопку OK . Или можно просто закрыть окно Таблица 1 указателем мыши, нажать в окне диалога сохранения кнопку Да , ввести имя таблицы и нажать кнопку OK . Для ввода данных в таблицу перейдите в режим таблицы. Это можно сделать несколькими способами. Для начала дважды щелкните левой кнопкой мыши на названии таблицы «Справочник абонентов МГТС», затем либо поставьте указатель название таблицы и нажмите на кнопку Открыть , либо нажмите правую кнопку мыши на названии таблицы и выберите пункт Открыть. Теперь можно вводить данные в таблицу.  Рис. 21 При необходимости можно изменить структуру открытой таблицы. Для этого перейдите обратно в режим конструктора, внесите изменения и сохраните их. В режим конструктора можно перейти, поставив указатель на название таблицы, кнопкой Конструктор или при помощи правой кнопки мыши и пункта Конструктор в контекстном меню. Для перемещения по записям и полям в режиме таблицы используют команду меню Правка Перейти, клавиши и , Page Up и Page Down , а также вертикальную полосу прокрутки и кнопки перехода в нижнем левом углу окна таблицы. Введите данные и закройте таблицу. Для этого можно выбрать в меню пункт Файл Закрыть, либо просто закрыть окно таблицы при помощи мыши.  Рис. 22 Шаг 2. Создать таблицу «Справочник кодов и тарифов». В режиме конструктора создайте таблицу с полями: Код (Тип данных – Числовой, на вкладке Общие окна свойств поля в ячейке Размер поля выберите Длинное целое); Стоимость 1 мин (Тип данных – Числовой, на вкладке Общие окна свойств поля в ячейке Размер поля выберите Двойное с плавающей точкой). Сделайте поле Код ключевым.  Рис. 23 Сохраните таблицу под именем «Справочник кодов и тарифов». Откройте «Справочник кодов и тарифов» в режиме таблицы и введите данные. Закройте таблицу.  Рис. 24 Шаг 4. Создать таблицу «Регистрация междугородных переговоров». В режиме конструктора создайте таблицу с полями: Номер заказа (Тип данных – Счетчик); Номер телефона (Тип данных – Текстовый, на вкладке Общие окна свойств поля в ячейке Маска ввода наберите 000-00-00); Код (Тип данных – Числовой, в ячейке Размер поля выберите Длинное целое); Длительность разговора (Тип данных – Числовой, в ячейке Размер поля выберите Длинное целое); Дата (Тип данных – Дата/время, в ячейке Формат поля выберите Краткий формат даты). Сделайте поле Номер заказа ключевым. Закройте окно и сохраните структуру таблицы под названием «Регистрация междугородных переговоров».  Рис. 25 Шаг 5. Установить связи между таблицами. Нажмите кнопку Схема данных  на панели инструментов или выберите в меню Сервис Схема данных.Открывается окно Схема данных и окно диалога Добавление таблицы. Если окно диалога Добавление таблицы не выводится (поскольку, например, уже имеется сохраненный макет схемы данных), нажмите кнопку Отобразить таблицу  на панели инструментов. Рис. 26 Добавьте таблицы: «Справочник абонентов МГТС», «Регистрация междугородных переговоров» и «Справочник кодов и тарифов» в окно Схема данных (установите указатель на имени таблицы и нажмите кнопку Добавить ). Закройте окно диалога Добавление таблицы – нажмите кнопку Закрыть . В окне Схема данных перенесите с помощью мыши поле Номер телефона из таблицы «Справочник абонентов МГТС» на поле Номер телефона другой таблицы («Регистрация междугородных переговоров»).  Рис. 27 Появится окно Изменение связей. Поставьте галочку напротив пункта Обеспечение целостности данных. Тип связи автоматически определится как «один-ко-многим». Нажмите кнопку Создать .  Рис. 28 При выбранной опции Обеспечение целостности данных СУБД Access не позволит регистрировать звонки для несуществующих в базе телефонных номеров или в несуществующие в базе города. Т.е. при вводе записи в таблицу «Регистрация междугородных переговоров» будет проверяться поле Номер телефона на совпадение с каким-либо полем Номер телефона из таблицы «Справочник абонентов МГТС». Аналогично создайте связь между полями Код из таблицы «Справочник кодов и тарифов» и Код из таблицы «Регистрация междугородных переговоров».  Рис. 29 В случае необходимости изменения уже созданной связи можно щелкнуть мышью по линии связи (линия станет толстой) и выбрать в меню Связи Изменить связь. При необходимости удалить связь выберите линию связи и нажмите клавишу Delete или правую кнопку мыши и пункт Удалить. Закончив создание связей, закройте окно диалога Схема данных и нажмите в появившемся окне диалога сохранения кнопку Да . Шаг 6. Создать форму для ввода данных. В окне базы данных выберите значок Таблицы. Выделите таблицу «Регистрация междугородных переговоров», на основе которой требуется создать форму. Нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект  на панели инструментов и выберите элемент Автоформа или команду меню Вставка Автоформа. Появится форма для ввода данных в таблицу на основе созданных (ранее) полей: Рис. 30 Закройте и сохраните форму. В окне диалога Сохранение следует ввести имя формы «Регистрация междугородных переговоров» и нажать кнопку OK . Закройте форму. ! Обратите внимание, что в данном случае создание формы производится в разделе Таблицы. Это связано с тем, что форма создается автоматически для выбранной таблицы. Шаг 7. Ввести данные в таблицу при помощи формы. В окне базы данных выберите значок Формы. Откройте форму «Регистрация междугородных переговоров». Для этого выберите имя формы и нажмите кнопку Открыть . Одновременно форма отображает на экране данные, относящиеся только к одной записи. В левом нижнем углу окна формы имеются элементы управления  (слева направо):- перейти к первой записи, - перейти к предыдущей записи, - номер текущей записи, - перейти к следующей записи, - перейти к последней записи, - добавить новую запись в конец таблицы, - общее количество записей. С использованием формы введите данные в таблицу. Поле номер заказа (счётчик) заполнять не надо, он вводится автоматически.  Рис. 31  Рис. 32 По окончании ввода закройте форму. В окне базы данных выберите значок Таблицы. Откройте таблицу «Регистрация междугородных переговоров» в режиме таблицы. Убедитесь, что таблица заполнена данными, и закройте ее. ! После наложения условия целостности данных в связанное поле Номер телефона таблицы «Регистрация междугородных переговоров» можно вводить только те значения, которые имеются в поле Номер телефона таблицы «Справочник абонентов МГТС» (аналогично для поля Код таблицы «Справочник кодов и тарифов» и поля Код таблицы «Регистрация междугородных переговоров»). ! Поле Номер заказа (Тип поля – Счетчик) не доступно для ввода, т.к. оно заполняется автоматически на единицу больше предыдущего значения. Шаг 8. Выбрать звонки с одного номера телефона. В окне База данных выберите значок Запросы в списке Объекты и затем пункт Создание запроса в режиме конструктора. То же самое можно сделать и по-другому: в окне База данных выберите значок Запросы в списке Объекты и нажмите кнопку Создать , в окне Новый запрос выберите пункт Конструктор и нажмите кнопку ОК .  Рис. 33 Открывается окно запроса в режиме конструктора и окно диалога Добавление таблицы. Добавьте в запрос таблицу «Регистрация междугородных переговоров». Для этого установите указатель на имя таблицы «Регистрация междугородных переговоров» и нажмите кнопку Добавить и кнопку Закрыть .  Рис. 34  Рис. 35 Добавьте поля таблицы в запрос, перемещая их имена с помощью мыши из списка полей в бланк запроса. Для этого выберите имя первого поля в списке полей и перенесите его с помощью мыши в строку Поле бланка запроса или выберите поле в раскрывающемся списке в ячейке Поле и так далее все поля. Определите условие отбора. Выберите в строке Условие отбора ячейку в столбце поля, для которого задается условие. Введите выражение для условия отбора. Например, наберите номер телефона 4448976 в поле Номер телефона и нажмите клавишу Enter .  Рис. 36 ! Имена, не содержащие специальных символов, можно вводить без прямых кавычек – " ". Прямые кавычки будут добавлены автоматически. Закройте запрос, сохранив его под названием «Пример запроса на выборку». Выполните запрос. Для этого в окне базы данных выберите значок Запросы и дважды нажмите левую кнопку мыши на названии созданного запроса. Второй способ выполнить запрос: установите указатель на название запроса и нажмите кнопку Открыть . Третий способ выполнить запрос: установите указатель на название запроса, нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт Открыть в контекстном меню. Результат выполнения запроса – это таблица, поля которой были указаны при создании запроса, содержимое которой ограничено при помощи условия запроса. В запросе «Пример запроса на выборку» отображена информация только о звонках с указанного в условии телефонного номера.  Рис. 37 Шаг 9. Выбрать звонки, удовлетворяющие условию. Аналогично создайте еще несколько запросов по таблице «Регистрация междугородных переговоров». «Запрос по заданной дате»: отобрать информацию о звонках, сделанных 18-го марта 2007 года. Для этого в поле Дата введите Условие отбора =#18.03.07#. «Запрос по заданному периоду времени»: отобрать информацию о звонках, сделанных с 18-го марта 2007 г. по 21-е марта 2007 г. Для этого в поле Дата введите Условие отбора Between #18.03.07# And #21.03.07#. «Запрос по заданной длительности»: отобрать информацию о звонках с длительностью разговора меньше семи минут. Для этого в поле Длительность разговора введите Условие отбора <7. Шаг 10. Создание запроса с параметром. При просмотре разговоров, состоявшихся с различных номеров телефонов, нет необходимости каждый раз изменять запрос и вводить Номер телефона в режиме конструктора. Процесс изменения Условия отбора можно автоматизировать путем создания запроса с параметрами. Создайте новый запрос в режиме конструктора. Добавьте в запрос таблицу «Регистрация междугородных переговоров». Добавьте все поля таблицы в запрос. Введите в ячейку в строке Условие отбора поля Номер телефона условие, содержащее шаблон параметра, имеющий вид квадратных скобок с содержащимся в них текстом приглашения. Например, [Введите номер телефона].  Рис. 38 Закройте запрос, сохранив его под названием «Пример запроса с параметром». Выполните запрос. Введенный текст приглашения будет выведен как подпись поля, в которое вводится параметр запроса. Введите значение параметра. Например, номер телефона 4448976 и нажмите кнопку OK .  Рис. 39 Шаг 11. Создание запроса с вычисляемым полем. Требуется вычислить стоимость каждого разговора. Для этого понадобится поле Длительность разговора из таблицы «Регистрация междугородных переговоров» и поле Стоимость 1 мин из таблицы «Справочник кодов и тарифов». Их произведение и есть стоимость для каждого телефонного разговора. Создайте новый запрос в режиме конструктора. Добавьте в запрос таблицы «Регистрация междугородных переговоров» и «Справочник кодов и тарифов». Добавьте поля в бланк запроса путем переноса полей Номер телефона, Код, Длительность разговора, Дата из списка полей таблицы «Регистрация междугородных переговоров» в бланк запроса. В строке Поле бланка запроса наберите Стоимость: [Длительность разговора]*[Стоимость 1 мин]. Стоимость: – имя вычисляемого поля. В режиме таблицы оно становится заголовком столбца.  Рис. 40 ! Все названия полей базы данных следует набирать в точности так же, как они были заданы при создании таблиц. Значение имеет и регистр и количество пробелов. Закройте и сохраните запрос под названием «Стоимость междугородных переговоров». Выполните запрос. Поле Стоимость не существует ни в одной из таблиц, но присутствует и вычислено по заданной формуле в запросе.  Рис. 41 Если при вычислении стоимости каждого разговора учитывать различный тариф для личного и служебного телефонов и считать минуту разговора со служебного в 3 раза дороже, то запрос с вычисляемым полем Стоимость следует создавать так: - создать новый запрос в режиме конструктора, - добавить в запрос все три таблицы, - поместить в бланк запроса поля Номер телефона, Код, Длительность разговора, Дата, - в пятом столбце строки Поле набрать без пробелов: Стоимость: IIf ([Личный]=Да; [Длительность разговора]*[Стоимость 1 мин]; [Длительность разговора]*[Стоимость 1 мин]*3). ! IIf – это функция. Она возвращает одно из двух значений, в зависимости от истинности или ложности условия (так же, как функция ЕСЛИ в Microsoft Excel). Структура функции IIf тоже аналогична структуре функции ЕСЛИ: (условие; значение если истина; значение если ложь). Закройте и сохраните запрос под названием «Запрос с вычисляемым полем». Выполните запрос. Шаг 12. Создание извещений об оплате услуг МГТС. В окне База данных выберите значок Отчеты в списке Объекты и нажмите кнопку Создать . В окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и нажмите кнопку ОК . Или выберите пункт Создание отчета с помощью мастера.  Рис. 42 В окне Создание отчетов в списке Таблицы/запросы выберите пункт Таблица: Справочник абонентов МГТС.  Рис. 43 Переместите поля Номер телефона, Фамилия ИО, Адрес, Личный из поля списка Доступные поля в поле списка Выбранные поля с помощью кнопки  .Раскройте список Таблицы/Запросы и выберите пункт Запрос: Стоимость междугородных переговоров.  Рис. 44 Переместите поля Код, Длительность разговора, Дата, Стоимость из поля списка Доступные поля в поле списка Выбранные поля.  Рис. 45 Нажмите кнопку Далее .  Рис. 46 Нажмите кнопку Далее .  Рис.47 Нажмите кнопку Далее .  Рис. 48 Нажмите кнопку Итоги... .  Рис. 49 Установите Флажок в строке Стоимость столбца Sum. Нажмите кнопку ОК . В окне Создание отчетов нажмите кнопку Далее .  Рис. 50 Выберите параметр структура 1 и нажмите кнопку Далее .  Рис. 51 Выберите стиль оформления и нажмите кнопку Далее .  Рис. 52 Введите имя отчета Извещение и нажмите кнопку Готово . Т.к. выбрана опция Просмотреть отчет, то созданный отчет «Извещение» сразу открывается.  Рис. 53 В принципе, извещения готовы. Однако в них есть ненужная абоненту информация. Кроме того, обычно извещения имеют стандартный размер, и каждое печатается на отдельной странице целиком. В окне базы данных нажмите значок Отчеты и откройте «Извещение» в режиме конструктора.  Рис. 54 Измените высоту раздела Заголовок группы ‘Номер телефона’. Для этого установите указатель на нижнюю границу раздела и переместите указатель вниз.  Рис. 55 Выделите указателем все элементы управления в разделе Заголовок группы ‘Номер телефона’, выбирая их мышкой при нажатой клавише Shift . Или просто выделите мышью все элементы, не отпуская левую кнопку мыши. Переместите элементы управления вниз при помощи указателя мыши в виде «черной ладони».  Рис. 56 Выделите указателем элемент, в котором помещен текст Извещение. Перетащите его из раздела Заголовка отчета в раздел Заголовок ‘Номер телефона’. Удалите разделы Заголовок отчета, Примечание отчета, Нижний колонтитул и Верхний колонтитул. Для этого нажмите правую кнопку мыши на названии любого из разделов и поочередно выберите пункты Заголовок/примечание отчета, Колонтитулы. То же самое можно сделать из меню командами Вид Заголовок/примечание отчета и Вид Колонтитулы.  Рис. 57 Выделите элемент (текст) в разделе Примечание группы ‘Номер телефона’ в котором помещен текст ="Итоги для " & "'Номер телефона' = " & " "... и удалите его клавишей Delete . ! Удалить текст внутри элемента управления и удалить сам элемент управления – это различные действия. Текст внутри элемента управления удаляется так: указателем мыши ставится курсор внутрь элемента управления и стираются буквы кнопками Delete или Backspace . В результате элемент управления существует, но он пуст. Сам элемент управления удаляется так: указателем мыши нажать на границу элемента управления так, чтобы появилось обрамление с черными квадратными метками по контуру, и нажать кнопку Delete . Выделите элемент в разделе Примечание группы ‘Номер телефона’ с надписью Sum и измените ее на надпись Итого. Закройте и сохраните отчет «Извещение». В окне базы данных выберите значок Отчеты и нажмите кнопку Просмотр , либо дважды щелкните левой кнопкой мыши на отчете «Извещение».  Рис. 58 Шаг 13. Печать каждого извещения на отдельном листе. Откройте отчет «Извещение» в режиме конструктора. Нажмите правую кнопку мыши в области Заголовок группы ‘Номер телефона’ и выберите в меню команду Свойства.  Рис. 59 В окне свойств установите для свойства Конец страницы значение До раздела. Закройте окно свойств. Нажмите кнопку Сортировка и группировка  на панели инструментов или нажмите правую кнопку мыши в области Заголовок группы ‘Номер телефона’ и выберите в меню команду Сортировка и группировка. Выберите в бланке свойств группы для свойства Не разрывать значение Вся группа. Закройте окно. Рис. 60 Воспользуйтесь кнопкой Вид на панели инструментов для Предварительного просмотра отчета не покидая режима конструктора.  Рис. 61  Рис. 62 Если по аналогии с Microsoft Word через пункт меню Файл Параметры страницы установить Размер бумаги B5 и Альбомную Ориентацию страницы, то извещение об оплате услуг МГТС каждый клиент получит в следующем виде:  Рис. 63 Завершите создание отчёта закрытием окна. Шаг 14. Создание таблицы «Архив». Таблица «Архив» должна иметь такую же структуру как таблица «Регистрация междугородных переговоров». Поэтому достаточно скопировать существующую структуру в новую таблицу. В окне базы данных выберите значок Таблицы. Установите указатель на имя таблицы «Регистрация междугородных переговоров» и нажмите кнопку Копировать  на панели инструментов и кнопку Вставить  . То же самое можно проделать при помощи правой кнопки мыши и пунктов контекстного меню Копировать и Вставить.В окне Вставка таблицы выберите параметр вставки Только структура. В поле ввода Имя таблицы введите Архив и нажмите кнопку OK .  Рис. 64 Откройте таблицу «Архив». Убедитесь, что она имеет ту же структуру, что и таблица «Регистрация междугородных переговоров», но не имеет пока ни одной записи. Шаг 15. Создание запроса на добавление. Создайте новый запрос в режиме конструктора. Добавьте в запрос таблицу «Регистрация междугородных переговоров». В режиме конструктора нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Добавление или выберите в меню Запрос Добавление. На экране появится диалоговое окно Добавление.  Рис. 65 В поле Имя таблицы выберите имя таблицы «Архив» и нажмите кнопку OK .  Рис. 66 Из списка полей в бланк запроса переместите с помощью мыши все поля таблицы.  Рис. 67 Закройте запрос и сохраните его под названием «Пример запроса на добавление». Выполните запрос, соглашаясь с предупреждающими и информационными сообщениями Access. Откройте таблицу «Архив». Убедитесь, что записи добавлены в таблицу. Закройте таблицу. В дальнейшем для добавления очередных записей в таблицу «Архив» достаточно выполнить запрос «Пример запроса на добавление». Шаг 16. Создание запроса на удаление. Создайте новый запрос в режиме конструктора. Добавьте в запрос таблицу «Регистрация междугородных переговоров». В режиме конструктора нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Удаление или выберите в меню Запрос Удаление. Из списка полей в бланк запроса переместите с помощью мыши все поля таблицы.  Рис. 68 Закройте запрос и сохраните его под названием «Пример запроса на удаление». Выполните запрос, соглашаясь с предупреждающими и информационными сообщениями Access. Откройте таблицу «Регистрация междугородных переговоров». Убедитесь, что записей в таблице нет. Закройте таблицу. В дальнейшем для удаления очередных записей из таблицы «Регистрация междугородных переговоров» достаточно выполнить запрос «Пример запроса на удаление».
Задание на лабораторную работу.
Контрольные вопросы.
|
Похожие:
 | База данных «Сеть магазинов» создание баз данных в субд access задание создание базы данных цель работы |  | Целью работы является изучение средств разработки основных объектов базы данных Microsoft Access, знакомство с конкретными приемами... |
| Целью работы является изучение средств разработки основных объектов базы данных Microsoft Access, знакомство с конкретными приемами... | | В общем случае база данных это инструмент для хранения и организации информации. Примерами баз данных являются: записная книжка,... |
| Обучающая: создать условия для усвоения содержания теоретического материала по данной теме на уровне закрепления, научить учащихся... | | Место урока в теме – урок проводится в ходе изучения темы “Информационные системы”, после изучения понятий базы данных, видов баз... |
| Изучить основные приемы по проектированию баз данных и работе с субд для персонального компьютера на примере пакета офисных приложений... | | Что же такое база данных (БД) и система управления базами данных (субд)? В этом направлении информационных технологий не существует... |
| Целью работы является изучение возможностей субд microsoft Access 2007 по созданию и ведению баз данных | | Целью работы является изучение возможностей субд microsoft Access 2007 по созданию и ведению баз данных |