Лабораторная работа №11 Тема: Создание и редактирование основных объектов баз данных с использованием системы управления базами данных (субд) access. Цель проведения. В результате

! Если какое-то поле можно вычислить из других полей, то его не рекомендуется включать в генеральный список полей. Как правило, такие поля вычисляются в процессе работы при помощи запросов. Например, в генеральный список полей базы данных для АЗС не включено поле Сумма, значение которого – это произведение значений полей Количество литров и Стоимость 1-го литра. В соответствии с тем, какие данные размещаются в каждом поле, определить наиболее подходящий тип для каждого поля. Например, поле Марка бензина должно быть текстового типа. Поля Количество литров и Стоимость 1-го литра – числового. Для поля Номер операции лучше всего подойдет тип счетчик, для полей Дата и Время – тип дата/время. Распределить поля генерального списка по таблицам. Критерием необходимости деления является факт множественного повтора данных в соседних записях. Например, если вся информация о продажах бензина содержится в единственной таблице «Регистрация продаж», то это выглядит следующим образом: Таким образом, огромное количество записей будет иметь повторяющуюся информацию вида: данная Марка бензина имеет данную Стоимость 1-го литра. Эту информацию достаточно указать один раз в отдельной справочной таблице «Прайс-лист»: Справочные таблицы содержат информацию, обладающую невысокой степенью изменчивости. В исходной таблице вместо полных данных о стоимости марки бензина теперь следует указать только ее название (пусть это поле называется Марка). Такие таблицы называются операционными. Операционные таблицы содержат устойчивые во времени непрерывные периодически обновляемые или добавляемые данные. На основании операционных таблиц чаще всего формируются отчеты. База данных для АЗС, состоящая из двух таблиц, «Регистрация продаж» и «Прайс-лист», теперь выглядит следующим образом: Разделение исходной таблицы на две дает ряд преимуществ: рациональное использование памяти компьютера (при каждой продаже не указывается снова и снова цена 1-го литра этой марки); удобство просмотра и редактирования текущих цен на бензин (за счет вынесения их в отдельную справочную таблицу); функциональное распределение полей по таблицам (ввод данных о заправке очередного автомобиля осуществляет один сотрудник организации в одну таблицу, а данных об изменениях цен на бензин – другой сотрудник в другую таблицу). В каждой из таблиц наметить ключевое поле. В качестве такового следует выбрать поле, данные в котором не могут повторяться. Например, в таблице «Регистрация продаж» для двух различных строк значение поля Дата может совпадать. То же и для полей Время, Марка и Количество литров. Но значение поля Номер операции в каждой строке таблицы строго индивидуально, фактически оно означает порядковый номер чека. Это поле следует сделать ключевым. В таблице «Прайс-лист» Стоимость 1-го литра бензина различных марок теоретически может быть одинакова. А два одинаковых названия Марка бензина быть не может – это поле и будет ключевым. Если в списке полей таблицы нет такого поля, которое можно было бы использовать как ключевое, его можно создать искусственно. Например, можно ввести дополнительно поле типа счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению. ! В большинстве современных СУБД уникальность ключевого поля отслеживается автоматически, кроме того, многие СУБД, в т.ч. Access, требуют всегда определять ключевое поле для таблицы базы данных. Наметить связи между таблицами. В примере базы данных для АЗС две таблицы. По значению поля Марка в таблице «Регистрация продаж» можно посмотреть значение поля Стоимость 1-го литра в таблице «Прайс-лист». Для этого нужно в таблице «Прайс-лист» найти запись с тем же значением поля Марка бензина, что и у поля Марка в таблице «Регистрация продаж». Т.е. между таблицами должна быть связь, а именно связь между полями Марка и Марка бензина: Такой чертеж, с отмеченными связями и ключевыми полями, называется схемой данных. Связи между таблицами. Между двумя или более таблицами базы данных могут существовать связи (отношения). Связи определяют, что для каждой записи главной таблицы (называемой еще родительской) может существовать одна или несколько записей в подчиненной (дочерней) таблице. Существует три разновидности связей между таблицами: «один-ко-многим»; «один-к-одному»; «многие-ко-многим». Связь «один-ко-многим». Отношение «один-ко-многим» является самым распространенным и имеет место, когда одной записи родительской таблицы может соответствовать несколько записей в дочерней таблице. Различают две разновидности такой связи. В первом случае выдвигается жесткое требование, согласно которому всякой записи в родительской таблице должны соответствовать записи в дочерней таблице. Во втором случае подобное требование не носит жесткого характера и подразумевается, что некоторые записи в родительской таблице могут не иметь связанных с ними записей в дочерней таблице. Например, в базе данных для АЗС в таблице «Регистрация продаж» может существовать одна или несколько записей для каждой записи из таблицы «Прайс-лист», а может не быть ни одной. Т.е., для каждой марки бензина («Прайс-лист») могут быть зарегистрированы одна или несколько продаж («Регистрация продаж») или ни одной. Между таблицами базы данных для АЗС реализуется связь «один-ко-многим» без жесткого требования к существованию записей в дочерней таблице «Регистрация продаж». ! Справочные и операционные таблицы чаще всего находятся в отношении «один-ко-многим». Справочные являются родительскими, а операционные – дочерними. Связь «один-к-одному». Отношение «один-к-одному» имеет место, когда одной записи в родительской таблице соответствует одна запись в дочерней таблице. Такая связь встречается много реже, чем связь «один-ко-многим». Она используется, если таблица базы данных содержит слишком много полей, и есть возможность произвести еще одно разделение таблицы по функциональному признаку. Например, если речь идет о базе данных для студенческого отдела кадров, то о студенте хранится достаточно много информации, в том числе – паспортные данные. Паспорт можно рассматривать как отдельную сущность и завести для него отдельную таблицу. Тогда между таблицами «Студент» и «Паспорт» будет связь «один-к-одному», т.к. одному человеку должен соответствовать один паспорт. Использование связи «один-к-одному» приводит к тому, что для чтения связанной информации в нескольких таблицах приходится производить несколько операций чтения вместо одной, когда данные хранятся в одной таблице. Использование отношения «один-к-одному» без веских причин не рекомендуется. Связь «многие-ко-многим». Отношение «многие-ко-многим» имеет место когда: записи в родительской таблице может соответствовать больше одной записи в дочерней таблице и записи в дочерней таблице может соответствовать больше одной записи в родительской таблице. Многие СУБД (в том числе Access) не поддерживают связь «многие-ко-многим», хотя и позволяют реализовывать ее добавлением вспомогательной таблицы, участвующей в двух отношениях «один-ко-многим». Например, в базе данных для библиотеки удобно хранить в одной таблице информацию об авторах, в другой – о книгах. Но один и тот же автор может написать несколько книг. И одно и то же название книги может быть у нескольких авторов. Т.е. между таблицами «Авторы» и «Книги» получается отношение «многие-ко-многим», которое можно реализовать с помощью третьей таблицы «Список» следующим образом: Разработкой схемы данных заканчивается этап проектирования базы данных. Теперь можно приступать к непосредственному созданию базы. Следует отметить, что если схема данных была составлена грамотно, то нетрудно редактировать свойства уже созданной базы и подключать к ней новые таблицы. 8. Общие замечания по работе с СУБД Microsoft Access. СУБД Microsoft Access представляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы. Эти средства можно классифицировать как: ручные (разработка объектов в режиме конструктора); автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров); автоматические (средства ускоренной разработки простейших объектов). Соотношения между этими средствами таковы: ручные средства наиболее трудоемки, но обеспечивают максимальную гибкость; автоматизированные и автоматические средства являются наиболее производительными, но и наименее гибкими. В процессе обучения для достижения наилучшего результата рекомендуется: При разработке таблиц и запросов использовать ручные средства – работать в режиме конструктора. Использование мастеров ускоряет работу, но не способствует пониманию. При разработке форм и отчетов лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами. Это связано с тем, что для данных объектов большую роль играет внешний вид. Дизайн этих объектов весьма трудоемок, поэтому в процессе обучения его лучше поручить программе. Разработка таких объектов как страницы доступа, макросы и модули в данной работе не рассматривается. 9. Пошаговое создание базы данных МГТС. Постановка задачи. В базе данных Московской городской телефонной сети (МГТС) регистрируют и учитывают междугородные разговоры абонентов (пользователей) сети по автоматической связи. Разговоры предоставляют в кредит. Оплату производят по счетам, высылаемым абонентам с некоторой периодичностью (например, раз в месяц). Стоимость разговора зависит от вызываемого города, длительности разговора в минутах и того, является ли номер телефона личным или принадлежит организации. Построение схемы данных. Исходя из условия задачи, предлагается следующий генеральный список полей: Номер заказа; Номер телефона; Фамилия ИО; Адрес; Личный/организация; Код (города); Стоимость 1 мин (разговора с данным городом); Длительность разговора; Дата. Определение типов полей. Номер заказа – тип счетчик, т.к. требуется уникальный номер для каждого телефонного звонка. Номер телефона, Фамилия ИО, Адрес – текстовый тип (номер телефона будет вводиться как 000-00-00). Личный/организация – логический тип, т.к. достаточно двух значений (да – личный, нет – организация). Код (целое число), Стоимость 1 мин (нецелое число), Длительность разговора (для удобства тоже целое число) – числовой тип. Дата – тип дата/время. Распределение полей по таблицам. При объединении всех этих полей в одну таблицу возникнет нецелесообразный повтор следующей информации: - при каждом звонке в определенный город будет повторяться информация о стоимости 1 минуты разговора; - при каждом звонке с некоторого телефона будет повторяться информация о владельце – фамилия, адрес, личный/организация. Таким образом, следует сформировать три таблицы: Справочная таблица «Справочник абонентов МГТС» с полями: Номер телефона; Фамилия И.О.; Адрес; Личный/организация; Справочная таблица «Справочник кодов и тарифов» с полями: Код; Стоимость 1 мин; Операционная таблица «Регистрация междугородных переговоров» с полями: Номер заказа; Номер телефона; Код; Длительность разговора; Дата. Выделение ключевых полей. Для таблицы «Справочник абонентов МГТС» – Номер телефона; для таблицы «Справочник кодов и тарифов» – Код; для таблицы «Регистрация междугородных переговоров» – Номер заказа. Можно отметить, что в данной задаче ключевые поля оказались единственными неповторяющимися полями в своих таблицах. Значения всех остальных полей могут совпадать для различных записей. Определение связей между таблицами. По полю Номер телефона из таблицы «Регистрация междугородных переговоров» можно посмотреть информацию об абоненте в таблице «Справочник абонентов МГТС», т.е. эти таблицы связаны по полям Номер телефона и Номер телефона. В данной задаче поля связи названы одинаково для удобства. В базе данных для АЗС поля связи назывались по-разному: Марка и Марка бензина. ! Допустимы одинаковые названия для полей в различных таблицах. При этом в общем случае поля могут быть разного типа и не иметь друг к другу отношения. По полю Код из таблицы «Регистрация междугородных переговоров» можно посмотреть информацию о стоимости разговоров с городом в таблице «Справочник кодов и тарифов», т.е. эти таблицы связаны по полям Код и Код. Тип обеих связей – «один-ко-многим». В справочных таблицах конкретный Номер телефона и конкретный Код может встретиться не более одного раза, т.к. это справочник. А в операционной таблице «Регистрация междугородных переговоров» может быть зарегистрировано ни одного, один или несколько звонков с того или иного телефона, в тот или иной город. Операционная таблица здесь дочерняя, обе справочных – родительские. Шаг 1. Создать базу данных МГТС. После запуска Microsoft Access выберите в меню Файл  Создать. В главном окне приложения справа откроется вложенное окно Создание файла. Выберите пункт Новая база данных. В некоторых более ранних версиях Access при запуске приложения открывается диалоговое окно, в котором также предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. В таком окне выберите переключатель Новая база данных и нажмите кнопку  ОК . Открывается диалоговое окно Файл новой базы данных. Рис. 17 В поле Имя файла укажите имя файла базы данных (например, Вашу фамилию). Нажмите кнопку  Создать . Для работы с существующей базой данных аналогично выберите в меню Файл  Открыть, выберите имя файла базы данных и нажмите кнопку  Открыть . Шаг 2. Создать таблицу «Справочник абонентов» МГТС». При создании или открытии базы данных открывается окно База данных. Рис. 18 Создать таблицу в СУБД Access можно несколькими различными способами. В данном случае рекомендуется использовать такое средство разработки объектов базы данных как конструктор. В окне База данных выберите значок Таблицы в списке Объекты, нажмите кнопку  Создать , в появившемся окне Новая таблица выберите пункт Конструктор и нажмите кнопку  ОК . То же самое можно сделать и по-другому: в окне База данных выберите значок Таблицы в списке Объекты и затем пункт Создание таблицы в режиме конструктора. Открывается окно Таблица 1. Рис. 19 Рис. 20 Введите в ячейку столбца Имя поля имя первого поля Номер телефона. В ячейке столбца Тип данных оставьте выводящееся по умолчанию значение Текстовый. Задайте значения свойств поля, список которых выводится в нижней части окна. На вкладке Общие в ячейке Маска ввода наберите 000-00-00. Введите имя второго поля Фамилия ИО, Тип данных – Текстовый.

Похожие:

	База данных «Сеть магазинов» создание баз данных в субд access База данных «Сеть магазинов» создание баз данных в субд access задание создание базы данных цель работы		Работа с базами данных в среде субд microsoft Access Целью работы является изучение средств разработки основных объектов базы данных Microsoft Access, знакомство с конкретными приемами...
	Работа с базами данных в среде субд microsoft Access Целью работы является изучение средств разработки основных объектов базы данных Microsoft Access, знакомство с конкретными приемами...		Базами данных access 2002 Вопросы: Начальные сведения о системе управления... В общем случае база данных это инструмент для хранения и организации информации. Примерами баз данных являются: записная книжка,...
	«Системы управления базами данных. Формы представления данных. Создание структуры базы данных» Обучающая: создать условия для усвоения содержания теоретического материала по данной теме на уровне закрепления, научить учащихся...		Урок с элементами деловой игры "Создание базы данных" Карасенко Татьяна Александровна Место урока в теме – урок проводится в ходе изучения темы “Информационные системы”, после изучения понятий базы данных, видов баз...
	Лабораторная работа №3 по Информатике и икт на тему «Разработка табличной... Изучить основные приемы по проектированию баз данных и работе с субд для персонального компьютера на примере пакета офисных приложений...		Системы управления базами данных Что же такое база данных (БД) и система управления базами данных (субд)? В этом направлении информационных технологий не существует...
	Лабораторная работа №1 Целью работы является изучение возможностей субд microsoft Access 2007 по созданию и ведению баз данных		Лабораторная работа №1 Целью работы является изучение возможностей субд microsoft Access 2007 по созданию и ведению баз данных