2.6. Работа с отчетами
Отчеты во многом похожи на формы, но имеют иное функциональное назначение – они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги.
Средства автоматического проектирования отчетов реализованы автоотчетами (База данных ► Создать ► Новый отчет ► Автоотчет в столбец). Кроме автоотчетов «в столбец» существуют «ленточные» автоотчеты (рис. 46, 47). В режиме Автоотчет можно создать только такой отчет, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса.
Рис. 46. Автоотчет «в столбец».
Рис. 47. Автоотчет «ленточный».
Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов (запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных.
Мастер отчетов работает в шесть этапов. Выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей для сортировки и полей для подведения итогов, выбор формы печатного макета и стиля оформления.
Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктор (рис. 48).Отчет, кроме разделов заголовка, примечания и данных, содержит также разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.
Рис. 48. Вид отчёта в режиме Конструктор.
2.7. Вопросы для самоконтроля
Какие объекты БД Microsoft Access используются для хранения данных?
Какие объекты БД Microsoft Access используются для отбора данных из базовых таблиц в соответствии с какими—либо критериями отбора?
Чем результирующая таблица запроса отличается от базовой таблицы БД Microsoft Access?
Каково назначение экранных форм БД Microsoft Access?
Какие объекты БД Microsoft Access используются для вывода данных из таблиц или запросов на печать?
Каково назначение страниц доступа к данным?
Для чего используются макросы и модули БД Microsoft Access?
Укажите основные свойства полей таблицы реляционной БД.
Какого типа данные может содержать таблица БД Microsoft Access? Охарактеризуйте основные типы данных: текстовый, числовой, дата/время, счетчик, логический, MEMO, OLE.
В каком режиме работы с таблицей может быть изменена структура таблицы?
Для чего используется окно «Схема данных» при работе с таблицами БД Microsoft Access?
Укажите типы автоформ, которые могут созданы для таблицы БД?
Какого типа элементы управления может содержать форма или отчет базы данных?
Какого типа запросы используются для отбора записей из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц БД?
В чем заключается отличие запросов с параметром от простых запросов на выборку?
Укажите назначение вычисляемых полей результирующей таблицы запроса.
Каково назначение итоговых запросов БД?
Укажите типы запросов на изменение записей. Поясните назначение каждого из типов.
3. Практическое занятие №1
Тема занятия: Работа с таблицами и формами базы данных Microsoft Access
Цели занятия:
Научиться создавать таблицы базы данных, заполнять их информацией, устанавливать связи между таблицами.
Научиться создавать формы и использовать их для работы с таблицами.
Формулировка задания
Требуется создать базу данных Кадры.mdb, содержащую информацию о сотрудниках некоторой фирмы. Задана схема данных будущей базы данных:
По заданной схеме данных требуется создать базу данных:
создать базовые таблицы;
установить связи между таблицами;
заполнить таблицы данными;
для каждой таблицы создать автоформу для просмотра и ввода данных;
создать сложные формы для одновременной работы с несколькими таблицами.
Технология выполнения задания
Запустите программу Microsoft Access (Пуск ► Программы ► Microsoft Access).
На панели Создание файла (в Области задач) щелкните на ссылке Новая база данных или выполните в меню Файл ► Создать ► База данных.
В открывшемся окне сохранения базы данных введите имя файла Кадры, убедитесь в том, что установлен тип файла Базы данных Microsoft Access (*.mdb). Щелкните кнопку Создать. Откроется окно новой базы данных – Кадры: база данных.
Создайте структуру таблицы СОТРУДНИКИ:
Откройте панель Таблицы. Дважды щелкните на значке Создание таблицы в режиме конструктора – откроется бланк создания структуры таблицы:
Определите следующие поля таблицы:
Имя поля
|
Тип поля
|
Размер поля
|
КодСотрудника
|
Счётчик
|
Длинное целое
|
Фамилия
|
Текстовый
|
20
|
Имя
|
Текстовый
|
20
|
Отчество
|
Текстовый
|
20
|
Должность
|
Текстовый
|
30
|
Оклад
|
Денежный
|
|
ДатаНазначения
|
Дата/время
|
|
Определите поле КодСотрудника как ключевое поле таблицы: выделите это поле, щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.
Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя СОТРУДНИКИ.
Создайте структуру таблицы ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ, в которую входят следующие поля:
Имя поля
|
Тип поля
|
Размер поля
|
КодСотрудника
|
Числовой
|
Длинное целое
|
ДатаРождения
|
Дата/время
|
|
Адрес
|
Текстовый
|
50
|
Телефон
|
Текстовый
|
20
|
Обратите внимание на то, что поле Телефон является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Над номерами телефонов не предполагается выполнять никаких арифметических операций.
Определите поле КодСотрудника как ключевое поле таблицы.
Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ.
Создайте таблицу КОМАНДИРОВКИ, в которую входят следующие поля:
Имя поля
|
Тип поля
|
Размер поля
|
КодКомандировки
|
Счётчик
|
Длинное целое
|
КодСотрудника
|
Числовой
|
Длинное целое
|
Город
|
Текстовый
|
30
|
ДатаОтъезда
|
Дата/время
|
|
ДатаПриезда
|
Дата/время
|
|
РазмерСуточных
|
Денежный
|
|
Определите поле КодКомандировки как ключевое поле таблицы.
Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя КОМАНДИРОВКИ.
В окне Кадры: база данных откройте по очереди созданные таблицы и введите в каждую из них данные (по 3-4 записи):
В таблицу СОТРУДНИКИ введите в поле Должность значений Инженер, Бухгалтер, Менеджер. Введите в одну из строк данные о сотруднике с фамилией Иванов и должностью бухгалтер. В поле ДатаНазначения введите значения в диапазоне 1990-2005 годы.
При заполнении таблицы ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ для каждого сотрудникам в поле КодСотрудника вводите то же значение, которое содержится в одноименном поле таблицы СОТРУДНИКИ для этого человека.
При заполнении таблицы КОМАНДИРОВКИ в поле Город введите названия Самара и Москва.
Установите связи между таблицами базы данных:
Нажмите на панели инструментов кнопку Схема данных  или выполните в меню команду Сервис ► Схема данных. Должно открыться окно Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы.
Щелчком на кнопке Добавить выберите таблицы СОТРУДНИКИ, ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ и КОМАНДИРОВКИ.
Перетащите мышкой поле КодСотрудника из таблицы СОТРУДНИКИ на одноименное поле таблицы ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей. Убедитесь, что поля для связи выбраны правильно и что тип устанавливаемого между таблицами отношения «один-к-одному». Щелкните на кнопке Создать.
Перетащите мышкой поле КодСотрудника из таблицы СОТРУДНИКИ на одноименное поле таблицы КОМАНДИРОВКИ. В окне Изменение связей убедитесь, что поля для связи выбраны правильно и что тип устанавливаемого между таблицами отношения «один-ко-многим». Щелкните на кнопке Создать.
В окне Схема данных рассмотрите образовавшиеся связи. Убедитесь в том, что линию связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать ее. Закройте окно Схема данных.
Создайте автоформу «в столбец» на основе таблицы СОТРУДНИКИ:
Откройте панель Формы в окне База данных. Щелкните кнопку Создать – откроется окно для выбора способа создания формы и выбора базовой таблицы.
Выберите таблицу СОТРУДНИКИ, После щелчка по кнопке будет создана форма.
В нижней части формы отображается номер текущей записи. С помощью кнопок перехода можно перемещаться между записями.
Просмотрите записи таблицы СОТРУДНИКИ, используя кнопки перехода.
Используя аналогичную процедуру, создайте ленточную автоформу с именем ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ для таблицы ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ.
Создайте с помощью Мастера форм форму, для просмотра и ввода данных в таблицы СОТРУДНИКИ и ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ:
Мастер форм можно запустить из окна База данных щелчком на значке Создание формы с помощью мастера на панели Формы. В диалоговом окне Создание форм выбирается сначала таблица СОТРУДНИКИ, и все поля таблицы включаются в форму. Затем выбирается таблица ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ, из которой включаются все поля, кроме поля КодСотрудника.
Выполнив все этапы создания формы, завершите процедуру сохранением формы с именем ОБЩАЯ_ИНФОРМАЦИЯ. В результате должна получиться форма следующего вида:
Введите с помощью формы информацию о новом сотруднике фирмы.
Открыв таблицы СОТРУДНИКИ и ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ, убедитесь, что в таблицах появились новые записи.
Создайте с помощью Мастера форм форму с подчиненной формой, для просмотра и ввода данных в таблицы СОТРУДНИКИ и КОМАНДИРОВКИ:
Из таблицы СОТРУДНИКИ следует включить все поля, а из таблицы КОМАНДИРОВКИ – все, кроме поля КодСотрудника.
Важно правильно выбрать вид представления данных на следующем шаге процедуры создания формы. Вид представления данных – по СОТРУДНИКИ, тип формы – Подчиненные формы:
На следующем шаге выбираем вид подчиненной формы – табличный:
Выполнив все этапы создания формы, завершите процедуру сохранением формы с именем КОМАНДИРОВКИ. В результате получаем форму вида:
Используя форму, введите информацию о 2-3 командировках в таблицу КОМАНДИРОВКИ. Открыв таблицу КОМАНДИРОВКИ, убедитесь в том, что в ней появились новые записи.
Закройте все открытые объекты и завершите работу с программой Microsoft Access.
Итоги занятия
Вы изучили условия, необходимые для создания взаимосвязанных таблиц, и приемы их создания. Вы познакомились с основными типами связей, образующихся между таблицами, и научились редактировать параметры связи. Вы научились создавать формы и использовать их для просмотра содержимого таблиц и для ввода данных в таблицы.
Теперь Ваша база данных состоит из семи объектов. Это три базовые таблицы (СОТРУДНИКИ, ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ, КОМАНДИРОВКИ) и четыре формы (СОТРУДНИКИ, ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ, ОБЩАЯ_ИНФОРМАЦИЯ, КОМАНДИРОВКИ).
|
