2.4. Работа с запросами. Запросы на выборку
Если пользователю надо получить данные из БД, он должен использовать специальные объекты — запросы. Особенность запросов состоит в том, что они извлекают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу. При сохранении запроса сохраняется не результирующая таблица, а только алгоритм ее получения. Поэтому при следующем выполнении запроса мы, скорее всего, получим другую результирующую таблицу, отражающую новое состояние базы данных.
Если запрос подготовлен и сохранен в базе данных, то для выполнения запроса следует открыть панель Запросы в окне База данных (рис. 30), выбрать запрос и открыть его двойным щелчком на значке запроса – откроется результирующая таблица, соответствующая данному запросу.
Рис. 30. Запросы в окне базы данных.
Запросы лучше создавать вручную в режиме Конструктор. Для этого используется специальный значок Создание запроса в режиме конструктора в окне База данных. Он открывает специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу (рис. 31). Он состоит из двух областей. В верхней отображается структура таблиц, к которым адресован запрос, а нижняя область разбита на столбцы – по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы.
Рис. 31. Запрос в режиме Конструктор.
Для включения полей базовых таблиц в результирующую таблицу запроса следует дважды щелкнуть соответствующее поле в верхней части бланка. При этом автоматически заполняются столбцы в нижней части бланка.
Упорядочение записей в результирующей таблице. Если необходимо, чтобы данные, отобранные в результате работы запроса, были упорядочены по какому-либо полю, применяют сортировку. В нижней части бланка имеется специальная строка Сортировка. При щелчке на этой строке появляется раскрывающийся список, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки. На рисунке 32 задана сортировка по полю Фамилия.
Управление отображением данных в результирующей таблице. В нижней части бланка запроса по образцу имеется строка Вывод на экран. По умолчанию предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, но это не всегда целесообразно. Бывают случаи, когда некое поле необходимо включить в запрос, но нежелательно, чтобы пользователь базы видел его содержание. В таких случаях отображение содержимого на экране запрещают сбросом флажка Вывод на экран. На рисунке 32 поле Город в результирующей таблице не будет показываться, хотя оно содержится в таблице. Необходимость включения этого поля в запрос обусловлена тем, что по нему задано условие отбора данных.
Рис. 32. Задание условий сортировки записей и показа полей в результирующей таблице запроса.
Сформировав структуру запроса, его закрывают, дают ему имя и в дальнейшем запускают двойным щелчком на значке в окне База данных.
Простые запросы на выборку
Такие запросы используются для отбора записей из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц в соответствии с заданными критериями отбора. Критерии отбора записей записываются в виде условий отбора в строке Условие отбора бланка запроса по образцу и расположенных под ней строках. Условия отбора записываются по определенным правилам записи. В следующей таблице приведены примеры записи условий отбора.
Критерий отбора записей
|
Запись условия отбора
|
Значение в поле начинается с символа "А", остальные символы могут быть любыми
|
А*
|
Значение в числовом поле = 60
|
= 60
|
Значение в текстовом поле НЕ равно "Ontario"
|
NOT "Ontario"
|
Значения в поле типа дата в диапазоне от 1.12.96 до 15.12.96
|
BETWEEN 1.12.96 AND 15.12.96
|
Значение в числовом поле в диапазоне от 10 до 100
|
BETWEEN 10 AND 100
|
Значение в текстовом поле равно "инженер" или "бухгалтер"
|
"инженер" OR "бухгалтер"
|
Значение в поле логического типа равно TRUE (истина)
|
TRUE
|
Условия отбора для нескольких полей могут быть записаны в одной строке или в разных строках. В первом случае при выполнении запроса будут отбираться те записи из таблиц, для которых выполнены все условия отбора. Если условия отбора находятся на разных строках бланка, то будут отбираться те записи, для которых выполняется хотя бы одно из условий.
Например, в случае записи условий отбора так, как показано на рисунке 33, будут отбираться те записи из таблицы СОТРУДНИКИ, для которых значение в поле КодСотрудника больше 4 и при этом значение в поле Оклад меньше 3000.
Рис. 33. Пример записи условий отбора в запросе.
В случае записи условий отбора так, как показано на рисунке 34, будут отбираться записи из таблицы СОТРУДНИКИ, для которых значение в поле КодСотрудника больше 4, или записи, для которых значение в поле Оклад меньше 3000, а также записи, для которых справедливы оба условия отбора.
Рис. 34. Пример записи условий отбора в запросе.
Вычисления в запросах на выборку
Результирующие таблицы запросов на выборку могут включать не только поля базовых таблиц, но и новые поля, значения в которых получаются как результат вычислений с использованием данных из базовых таблиц. Поле, содержимое которого получается как результат расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем. Вычисляемые поля существуют только в результирующих таблицах запросов. В исходных таблицах такое поле создать нельзя.
Для создания такого поля вместо имени поля записывается формула в следующем формате:
Имя поля: выражение
где выражение – формула для вычисления нужного значения.
Выражение может содержать: функции, имена полей, знаки действий, константы. При этом имена полей заключаются в квадратные скобки.
Действия могут быть:
арифметические: + (сложение), - (вычитание), * (умножение), / (деление), ^ (возведение в степень)
логические: And (логическое умножение), Or (логическое сложение), Not (логическое отрицание)
сравнения: > (больше), >= (больше либо равно), < (меньше), <= (меньше либо равно), = (равно),<> (не равно)
соединения текстовых цепочек: & (например: [Фамилия] & " " & [Имя])
На рисунке 35 показан пример запроса с вычисляемым полем Налог. При конструировании запроса в заголовке поля записывается формула Налог: [Оклад]*0,13.
В результирующей таблице появится поле с именем Налог, значения в котором будут получены как результат умножения соответствующих значений из поля Оклад на число 0,13.
Рис. 35. Запрос с вычисляемым полем.
Чтобы вводить формулу было удобнее, можно нажать на клавиатуре Shift + F2. Открывается диалоговое окно Область ввода для ввода формулы (рис. 36).
Рис. 36. Диалоговое окно Область ввода.
Удобно пользоваться для ввода формул Построителем выражений (рис. 37). Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой в поле ввода формулы и выбрать команду Построить. После этого строится выражение формулы, при этом почти все составляющие элементы формулы (имена полей таблиц, знаки математических операций и т.д.) выбираются с помощью мыши в диалоговом окне построителя выражений. Это позволяет свести к минимуму ошибки ввода.
Рис. 37. Окно Построитель выражений.
Запросы с параметром
Запросы с параметром – специальный тип запросов, которые позволяют пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе выполнения запроса. При выполнении такого запроса на экран будет выводиться диалоговое окно с приглашением ввести значение какого-либо параметра. Это значение будет использовано в качестве критерия отбора записей из таблиц. Этим приемом обеспечивается гибкость работы с базой данных. Запросы с параметром создаются тогда, когда предполагается, что данный запрос придется выполнять многократно при различных значениях параметров.
При конструировании запроса с параметром в строке Условие отбора в квадратных скобках указывается текст, который будет выведен в диалоговом окне при выполнении этого запроса (рис. 38). Пользователь должен будет ввести с клавиатуры значение запрашиваемого параметра. Это значение будет использовано для отбора записей из базовых таблиц и включения их в результирующую таблицу запроса.
Рис. 38. Запрос с параметром-значением.
Если качестве параметров отбора нужно в указать верхнюю и нижнюю границы какого—либо значения, то следует ввести условие отбора в виде:
BETWEEN [Введите нижнюю границу] AND [Введите верхнюю границу]
Например,
BETWEEN [Введите нижнюю дату] AND [Введите верхнюю дату]
В этом случае при выполнении запроса будут поочередно запрашиваться значения нижней и верхней границы параметра, которые будут использованы для отбора записей из таблиц (рис. 39).
Рис. 39. Запрос с параметром-диапазоном.
|
