Формирование дел и их текущее хранение
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем служащему подразделения (подразделения территориального органа), ответственному за ведение делопроизводства, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства (территориального органа).
Правила формирования дел:
1) в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
2) запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;
3) по объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки «т. 1», «т. 2» и так далее;
4) документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Приказы и распоряжения с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).
Дела Министерства (территориального органа) оформляются (готовятся к хранению) подразделениями (подразделениями территориального органа) после завершения календарного года.
Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусматривает: заполнение реквизитов титульного листа (обложки) дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложение № 22); нумерацию листов (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя дела (приложение № 23) и внутренней описи документов дела (приложение № 24); подшивку или переплет дела.
На титульном листе дела указываются: полное и сокращенное наименование Министерства (территориального органа) и подразделения (подразделения территориального органа); номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. На делах постоянного хранения помещается надпись «Хранить постоянно».
В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов.
Лист-заверитель подписывает его составитель, с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.
Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Внутренняя опись помещается в начале дела.
Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является проверка списания каждого документа в соответствующее дело по номенклатуре дел в РК СЭД в поле «Архив».
Проведение экспертизы ценности документов в Министерстве (территориальном органе) осуществляется ЦЭК (ЭК).
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в подразделениях (подразделениях территориального органа) служащими, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК).
При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения – для передачи в архив Министерства (территориального органа), с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности» – для дальнейшего хранения в подразделениях (подразделениях территориального органа); выделение к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Министерства (территориального органа) путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК).
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения № 25 – 26), а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение № 27). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
В архив Министерства (территориального органа) дела сдаются по описям, подготовленным подразделениями (подразделениями территориального органа) по установленной форме, через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Описи дел, подготовленные подразделениями (подразделениями территориального органа), служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства (территориального органа).
При составлении описи дел:
каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел с указанием акта, о наличии копий и других отметок.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Опись дел подразделения (подразделения территориального органа) в двух экземплярах подписывается ее составителем с указанием его должности, согласовывается с Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) и утверждается руководителем подразделения (подразделения территориального органа). Один экземпляр описи передается в архив Министерства (территориального органа) вместе с делами, второй остается в подразделении (подразделении территориального органа).
Отбор дел и документов, не подлежащих хранению, для их уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК). Затем после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации (ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела) описей дел постоянного хранения (акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утверждаются заместителем Министра (заместителем начальника территориального органа), возглавляющим ЦЭК (ЭК).
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Министерства (территориального органа). Если в акте указаны дела нескольких подразделений (подразделений территориального органа), то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства (начальника территориального органа) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Порядок передачи документов на хранение в архив
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196) документы Министерства (территориального органа) являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы ценности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства), который обеспечивает формирование и использование архивного фонда Министерства (территориального органа).
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Министерства (территориального органа) не передаются, хранятся в подразделениях (подразделениях территориального органа) и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
До передачи в архив Министерства (территориального органа) номенклатурные дела формируются и хранятся в течение трех лет в подразделениях (подразделениях территориального органа).
Руководители подразделений (подразделений территориального органа) и служащие подразделения (подразделения территориального органа), ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
При подготовке подразделениями (подразделениями территориального органа) дел к передаче в архив Министерства (территориального органа) Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Министерства (территориального органа). При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются подразделениями (подразделениями территориального органа).
Прием дел осуществляется Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства). На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи служащих Департамента организации и контроля (подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства), принявшего дела, и подразделения (подразделения территориального органа), передавшего дела.
Вместе с делами в архив Министерства (территориального органа) передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае исключения подразделения (подразделения территориального органа) из структуры Министерства (территориального органа) либо изменения структуры служащий подразделения (подразделения территориального органа), ответственный за ведение делопроизводства, оформляет оконченные дела и передает их в архив Министерства (территориального органа) независимо от сроков хранения.
Передача дел, упакованных в связки, в архив Министерства (территориального органа) осуществляется по графику, подготовленному Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства), согласованному с подразделениями (подразделениями территориального органа) и утвержденному приказом Министерства (территориального органа).
VII. Изготовление, учет, использование и хранение
печатей, штампов и бланков
Печати и штампы
Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок.
Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей и бланков определен постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52, ст. 5587).
Изготовление печатей (штампов) в Министерстве осуществляется в следующем порядке:
заявки на изготовление печатей (штампов), их эскизы оформляются подразделениями – инициаторами, визируются директором Департамента организации и контроля и передаются в Департамент управления делами;
изготовленные по заказу Департамента управления делами печати (штампы) передаются Департаментом организации и контроля под роспись подразделениям, оформившим заявки;
решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Министр по служебной записке инициаторов изготовления, согласованной с Департаментом организации и контроля и Департаментом управления делами.
Заказ на изготовление печатей (штампов) в территориальном органе оформляет его финансово-хозяйственное подразделение на основании решения начальника территориального органа по служебной записке подразделения территориального органа – инициатора.
В подразделениях (подразделениях территориального органа) печати и штампы учитываются в журналах учета выдачи печатей и штампов (приложение № 28) и могут выдаваться под роспись служащим, ответственным за их хранение и использование. Листы журналов учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати (штампы) могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).
Гербовые печати используются в Министерстве (территориальном органе) для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.
Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы передаются в Департамент управления делами (финансово-хозяйственное подразделении территориального органа), где уничтожаются по акту.
В Министерстве используются две одинаковые гербовые печати, одна хранится в Департаменте организации и контроля; вторая – в Департаменте управления делами.
В территориальном органе используется две одинаковые гербовые печати, одна хранится у начальника территориального органа, вторая – в финансово-хозяйственном подразделении территориального органа.
В соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации для оформления удостоверений адвокатов в территориальном органе используется малая гербовая выжимная металлическая печать, которая хранится у начальника территориального органа.
Гербовой печатью удостоверяются:
все виды договоров и соглашений, заключаемых Министерством (территориальным органом) с другими организациями;
финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;
документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;
документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Министерства (территориального органа);
акты о выполненных работах и предоставленных услугах;
акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;
гарантийные письма;
доверенности;
характеристики служащих (работников);
представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения к наградам;
свидетельства, справки о прохождении государственной службы;
другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.
В Министерстве (территориальном органе) могут изготавливаться печати и штампы с названием конкретных подразделений (подразделений территориального органа) без государственной символики.
Печатями с наименованиями подразделений (подразделений территориального органа) удостоверяются подписи их руководителей (руководителей подразделений территориального органа) или служащих, удостоверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.
Штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.
Ответственность за надежность хранения, законность использования печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих подразделений (начальника территориального органа).
Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в подразделениях (подразделениях территориального органа) проверяются Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства). |
