Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения


НазваниеИнструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения
страница6/10
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Договор (контракт, соглашение)


  1. Договоры (контракты, соглашения) (далее – договоры), заключаемые от имени Министерства (территориального органа), оформляются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон.

  2. Международные договоры Российской Федерации межведомственного характера, договоры с федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются компетентными подразделениями и визируются в установленном Инструкцией порядке.

Перед представлением на подпись руководству Министерства проекты указанных договоров, кроме международных договоров Российской Федерации межведомственного характера, визируются директором Департамента организации и контроля.

Проекты договоров, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в подразделения по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.


  1. После подписания подлинники договоров передаются для регистрации в СЭД по порядку номеров в пределах календарного года в Департамент организации и контроля. Подписи руководства Министерства на договоре заверяются гербовой печатью.

Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело Департамента организации и контроля (подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства), остальные экземпляры направляются сторонам договора.

Подлинники международных договоров Российской Федерации межведомственного характера не подлежат регистрации в СЭД и поступают на хранение в Департамент международного права и сотрудничества.

  1. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляются Департаментом управления делами (финансово-хозяйственным подразделением территориального органа), визируются в порядке, установленном Инструкцией, и представляются на подпись уполномоченному должностному лицу.

Подлинники финансово-хозяйственных и иных гражданско-правовых договоров (государственных контрактов) заверяются гербовой печатью, регистрируются и хранятся в Департаменте управления делами (финансово-хозяйственном подразделении территориального органа).
Доверенность


  1. Доверенность оформляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Министерства (территориального органа), а также определяет условия и границы реализации этих прав.

Доверенность подписывает Министр (начальник территориального органа). После подписания доверенность регистрируется в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) в СЭД и заверяется гербовой печатью.
IV. Организация документооборота
Принципы организации документооборота


  1. Прохождение документов в Министерстве (территориальном органе) с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

  2. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки;

организация предварительного рассмотрения входящих документов;

однократность регистрации документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

  1. Учет количества документов по Министерству (территориальному органу) в целом и по отдельным подразделениям (подразделениям территориального органа) ведется с помощью СЭД.


Прием и первичная обработка поступивших документов


  1. Доставка документов в Министерство (территориальный орган) осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи и по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО.

С помощью почтовой связи в Министерство (территориальный орган) доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

По каналам электронной связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

  1. Корреспонденция, адресованная в Министерство (территориальный орган), поступает в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).

Документы, доставляемые в Министерство фельдъегерской связью из органов государственной власти в рабочее время, принимаются в Департаменте организации и контроля, в нерабочее время и в нерабочие и праздничные дни – в приемной Министра.

Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой «лично»), после чего проверяется правильность вложения документов. Пакеты с пометкой «лично» учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа. При необходимости составляется акт в трех экземплярах, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй – приобщается к документу, третий – остается в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства). Акты подписываются служащим, вскрывшим пакет, и утверждаются начальником (заместителем начальника) отдела документационного обеспечения (руководителем подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства).

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом.

Конверты после проверки уничтожаются, кроме конвертов с обращениями граждан и случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа.
Поступившая в Министерство (территориальный орган) на имя руководства Министерства (территориального органа) срочная корреспонденция с пометками о срочности («Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно») и телеграммы доставляются по назначению немедленно.
Предварительное рассмотрение входящих документов


  1. Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) производится предварительное рассмотрение входящих документов в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Министерства (территориального органа). Входящие документы, не требующие рассмотрения руководством, направляются непосредственно в подразделения (подразделения территориального органа). Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

  2. После предварительного рассмотрения документы направляются руководству Министерства (территориального органа) в соответствии с распределением обязанностей для вынесения указаний по исполнению документа. Все входящие документы рассматриваются в день поступления, в первую очередь – документы с пометками о срочности.

  3. Руководители подразделений (подразделений территориального органа) рассматривают документы по мере их поступления, документы, содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), – немедленно.


Регистрация входящих документов


  1. Регистрация всех входящих документов осуществляется в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).


Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);

рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;

библиографические справочники;

поздравительные письма, телеграммы, открытки;

пригласительные билеты;

поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки);

формы статистической отчетности;

адресованная службам и учреждениям (передается по принадлежности).

Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя руководства Министерства, до регистрации передается в Департамент международного права и сотрудничества для составления неофициального перевода (аннотации). Вместе с неофициальным переводом (аннотацией) корреспонденция на иностранном языке возвращается на регистрацию.

Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно.

  1. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки документа (далее – РК) в СЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.

РК имеет следующие реквизиты:

вид документа;

отметка об ограничении доступа к документу;

номер экземпляра;

корреспондент (адресант) – организация, из которой поступил документ, для обращений граждан – фамилия, имя, отчество гражданина;

номер документа – исходящий номер документа, присвоенный организацией – автором документа;

дата документа;

подпись – фамилия лица, подписавшего документ;

адресат – название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;

содержание – краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем?;

состав – количество листов (страниц) документа и через знак «плюс» – количество листов, брошюр, компакт-дисков и другого приложения (при наличии);

количество экземпляров;

рубрики;

примечание.

  1. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: с пометкой «Для служебного пользования»; содержащие персональные данные; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).

В РК вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка «Для служебного пользования» с номером экземпляра, связки с другими документами, при необходимости производится заполнение журнала передачи.

  1. Регистрационный штамп (штрих-код) печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭД.


Рассмотрение документов руководством Министерства

(территориального органа) и доведение документов до сведения исполнителей


  1. Руководство Министерства (территориального органа) в соответствии с распределением обязанностей дает указания по исполнению документов.

  2. Проекты указаний Министра по исполнению документов оформляются Департаментом организации и контроля, заместителей Министра – референтами, обеспечивающими деятельность заместителей Министра.


Подготовка проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес подразделений, осуществляется в самих подразделениях.

Порядок подготовки проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес территориального органа, определяется его начальником.

  1. После утверждения указания по исполнению документа в СЭД оно считается доведенным до сведения исполнителя (автоматически передается в электронные папки исполнителей).

Документы, поступившие на бумажных носителях, передаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) для направления ответственному исполнителю. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к РК в СЭД, в том числе полученный по системе МЭДО.

Документы поступают исполнителям по СЭД.
Организация работы с исходящими документами


  1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (территориального органа) (внутреннее согласование) возлагается на подразделение (подразделение территориального органа) – ответственного исполнителя документа.

  2. Проекты документов Министерства (территориального органа) готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.
Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием электронной подписи.

  1. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства, руководству подразделений (территориального органа), должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом документа к его РК в СЭД. Не прикрепляются к РК электронные образы документов, указанных в п. 111 Инструкции.

  2. В РК исполнителем заполняются следующие поля:

вид документа;

доступ – общий, ДСП;

подпись – фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание – краткое содержание документа;

исполнитель – фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы – фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты – организации, в которые направляется документ;

кому адресован документ;

номер бланка;

состав – количество листов документа и приложений к нему;

связи карточек – указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

журнал – делается отметка о передаче документа на подпись и соответственно о приеме данного документа.
Регистрация исходящих документов


  1. Документы, подписанные руководством Министерства, передаются исполнителем на регистрацию и отправку в Департамент организации и контроля.

Документы, подписанные руководством подразделений, регистрируются в соответствующих подразделениях и передаются на отправку в Департамент организации и контроля.

Документы, подписанные руководством территориального органа, передаются на регистрацию и отправку в подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства.

  1. При регистрации проверяются правильность оформления реквизита «Адресат», наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки. Документы с подписью руководства Министерства сканируются и их электронные образы прикрепляются к РК. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

  2. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭД в целях учета, поиска, хранения и использования документов.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии.

  1. Вторые (визовые) экземпляры документов формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Соответствующая информация о списании документа вносится в РК. Входящие документы формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных по системе МЭДО, а также входящие документы (поручения, письма) подшиваются в соответствующее дело.

Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его служащим.
Отправка документов


  1. Отправку исходящих документов Министерства (территориального органа) осуществляет Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства). Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

  1. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на его копии, остающейся в деле, а в РК делается отметка об отправке документа нарочным.

  2. Отправка документов, подписанных руководством Министерства и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется Департаментом организации и контроля фельдъегерской связью или по системе МЭДО.

  3. Отправляемые документы пересылаются почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение (подразделение территориального органа) – исполнитель.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

  1. При отправке документа почтой в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) осуществляются конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передача на отправку в местное отделение связи.

При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы.

На заказную корреспонденцию составляются реестры. После отправки документов реестры с росписью работника почтового отделения связи о получении корреспонденции и печатью возвращаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).
Регистрация и прохождение внутренних документов


  1. Прохождение внутренних документов состоит из следующих этапов:

подготовленному проекту документа исполнитель присваивает временный регистрационный номер в СЭД и прикрепляет к РК документа его электронный образ, за исключением электронных образов документов, указанных в п. 111 Инструкции. После подписания документа руководителем служащий подразделения (подразделения территориального органа), ответственный за ведение делопроизводства, присваивает ему постоянный номер. Затем внутренний документ передается в Департамент организации и контроля для направления адресату. В журнале передачи РК документа производится отметка о соответствующей передаче. Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации в СЭД. В его РК делаются отметки: о приеме, об указаниях по исполнению документа, об исполнении и другие отметки.

При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который также подлежит аналогичной регистрации в СЭД с указанием связи РК.

Подготовка и передача внутренних документов Министерства (территориального органа) может осуществляться в электронном виде в СЭД с использованием электронной подписи.

  1. Копии подписанных руководством Министерства (начальником территориального органа) приказов (распоряжений), кроме имеющих пометку «Для служебного пользования», могут рассылаться в электронном виде по СЭД, согласно информации, внесенной исполнителем в РК.

1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству Общие положения
Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения iconI. Общие положения
О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации" зарегистрировано в...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения iconИнструкция для организаторов в аудитории пункта проведения экзаменов Общие положения
Министерства образования и науки Российской Федерации от 25. 12. 2013 г. №1394 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения iconПриказ от 30 декабря 2011 г. N 460 об утверждении инструкции по делопроизводству...
В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения iconИнструкция по кадровому делопроизводству I. Общие положения
Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной...
Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству общие положения
Во исполнение Конституции Российской Федерации, Устава Красноярского края, Указа Губернатора Красноярского края от 26. 06. 2011

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения iconИнструкция по кадровому делопроизводству в администрации Мучкапского района I. Общие положения
Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии Общие положения
Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск