Работа исполнителей с документами
Организация работы с документами в подразделениях (подразделениях территориального органа) осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства, Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов руководства Министерства (территориального органа), руководителей подразделений и иных должностных лиц.
Документы в подразделения (подразделения территориального органа) – исполнители поступают по СЭД. Доставка документов, электронные образы которых не прикреплены к РК, в подразделения (подразделения территориального органа) – исполнители – осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:
сбор и обработка необходимой информации;
подготовка проекта документа, его оформление;
согласование проекта документа:
доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае значительной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
создание временной РК проекта документа;
прикрепление электронного образа проекта документа к временной РК документа;
представление на подпись (утверждение) руководству Министерства (территориального органа) или руководству подразделения;
подготовка к пересылке подписанного (утвержденного) документа адресату;
проставление отметки об исполнении документа.
В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом «созыв», «свод» или «ответственный», если не оговорено иное.
Ответственный исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством подразделения (руководителем подразделения территориального органа).
Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.
Проект исходящего документа согласовывается руководителями соответствующих подразделений (подразделений территориального органа) – соисполнителей.
При наличии неурегулированных разногласий по документу подразделение (подразделение территориального органа) – ответственный исполнитель готовит служебную записку руководству Министерства (территориального органа) с их перечислением.
Документы, не содержащие поручения (основания) либо с нарушением сроков исполнения, представляются на подпись руководству Министерства (территориального органа) со служебной запиской, подписанной руководителем подразделения (подразделения территориального органа), являющегося ответственным исполнителем.
Документы представляются на подпись Министру через Департамент организации и контроля.
Документы, представляемые на подпись руководству Министерства (территориального органа), помещаются в обложку. В левую часть разворота обложки помещается основание для подготовки документа (при его отсутствии – служебная записка), в правую часть – два экземпляра подготовленного документа (первый – для подписи и отправки адресату, второй – визовый).
При передаче документов в случаях, предусмотренных п. 12 Инструкции, делается соответствующая отметка в СЭД.
В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель руководствуется требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313; 2006, № 23, ст. 2514, № 29, ст. 3251; 2007, № 32, ст. 4150; 2008, № 14, ст. 1413, № 21, ст. 2459, № 49, ст. 5833; 2009, № 11, ст. 1302, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 36, ст. 4358, № 49, ст. 5970, ст. 5971, № 52, ст. 6609; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602; 2011, №9, ст. 1251, №28, ст. 4219) (далее – Регламент Правительства Российской Федерации), и Регламентом Министерства.
Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
Подготовка материалов к заседаниям Президиума Правительства Российской Федерации и Правительства Российской Федерации
Организация подготовки материалов к заседаниям Президиума Правительства Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (далее – заседание) и представление их Министру возлагаются на Департамент организации и контроля.
В состав материалов к заседанию включаются:
материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации;
отзывы подразделений на материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации;
тезисы доклада Министра, в случае включения в проект повестки заседания вопроса, докладчиком по которому является Министерство;
Подразделение – ответственный исполнитель подготавливает тезисы доклада Министра, согласованные с курирующим заместителем Министра.
В отзывах подразделений на материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации, отражаются следующие вопросы:
каким органом исполнительной власти вносится для рассмотрения на заседании представленный документ;
краткое содержание рассматриваемого вопроса;
с какими федеральными органами исполнительной власти согласовано;
история рассмотрения и (или) согласования Министерством представленного документа;
наличие неустраненных замечаний Министерства (с указанием замечаний);
позиция служб по представленному документу (при наличии);
однозначно и четко сформулированная позиция Министерства по представленному документу.
Материалы к заседаниям относятся к категории весьма срочных документов и подлежат рассмотрению в первоочередном порядке, сразу после их получения.
Подразделение – ответственный исполнитель в течение установленного срока представляет подготовленные документы в Департамент организации и контроля.
Обязанности служащих, ответственных
за ведение делопроизводства в подразделениях (подразделениях территориального органа)
На служащих, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях (подразделениях территориального органа), возлагаются следующие обязанности:
обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших по СЭД, руководством подразделения (подразделения территориального органа) и контроль их доведения до сведения исполнителей;
получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях, с пометками о срочности – немедленно;
передача документов на рассмотрение руководителю подразделения (подразделения территориального органа) и после получения соответствующих указаний – исполнителю;
контроль прохождения документов в подразделении (подразделении территориального органа);
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
контроль за вводом в СЭД информации о ходе и исполнении документов служащими подразделения (подразделения территориального органа);
ежегодная проверка наличия в подразделении (подразделении территориального органа) документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования»;
составление номенклатуры дел подразделения (подразделения территориального органа), согласование в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) и ее хранение;
списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел подразделения (подразделения территориального органа) в РК;
формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой дел, учет, хранение и обеспечение использования дел, ведущихся и оконченных;
подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив Министерства (территориального органа), в том числе с пометкой «Электронные документы»;
хранение печатей (штампов) и правильное их использование;
хранение бланков Министерства (территориального органа), ведение журнала учета и выдачи бланков, контроль за использованием бланков, а также их уничтожение;
иные обязанности.
Служащими, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляется регистрация в СЭД исходящих из подразделения документов, подписанных руководством подразделения, проверка прикрепления электронного образа документа к РК документа, правильности оформления документов и передача на отправку.
Особенности работы с электронными документами
Работа с электронными документами в Министерстве регламентируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036), от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614), Инструкцией, Регламентом Министерства и другими нормативными правовыми актами.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Документы, создаваемые в Министерстве (территориальном органе) и поступающие в Министерство (территориальный орган) на бумажном носителе, включаются в СЭД путем создания электронных образов документов.
Для подтверждения подлинности электронных документов используются электронные подписи.
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства (территориального органа). При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается отметка «Электронные документы».
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока хранения электронных дел (электронных документов) они подлежат уничтожению, на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утвержденного руководством Министерства (начальником территориального органа).
Электронные документы передаются на архивное хранение в электронный архив Министерства (территориального органа).
V. Контроль
Порядок контроля и сроки исполнения документов в Министерстве (территориальных органах) определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305, № 47, ст. 4933; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст. 1413; 2009, № 12, ст. 1429, № 25, ст. 3060, № 41, ст. 4790, № 49, ст. 5970; 2010, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072; 2011, № 34, ст. 4986, № 35, ст. 5092), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст. 1413, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 25, ст. 3060, № 47, ст. 5675, № 49, ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072), Регламентом Правительства Российской Федерации и Регламентом Министерства.
Постановка документов и поручений Министра на контроль
Контроль состоит из осуществляемых Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) и другими подразделениями (подразделениями территориального органа) процедур по учету и анализу сроков исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Министерства (территориального органа).
Контроль включает постановку на контроль, мониторинг исполнения, предупредительный контроль, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
Постановка документов на контроль осуществляется Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) и представляет собой отметку о контроле и внесение информации в СЭД: о кратком содержании поручения, ответственном исполнителе документа и контрольном сроке исполнения документа.
Контроль исполнения документов может осуществляться в отношении документов, поступивших:
от Президента Российской Федерации, из Администрации Президента Российской Федерации, от полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, Председателя Правительства Российской Федерации, из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Правительственных комиссий, Совета Безопасности Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации, из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, от депутатов Государственной Думы;
из федеральных органов исполнительной власти, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, средств массовой информации и других;
а также обращений граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения).
Подлежат постановке на контроль документы, по которым поручением Министра установлен конкретный срок исполнения, и письменные поручения Министра, об исполнении которых необходимо проинформировать Министра.
В территориальном органе подлежат постановке на контроль:
приказы (распоряжения) Министерства;
письменные поручения Министерства;
поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Координационного совета при Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и при Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации.
По указанию руководства Министерства (территориального органа) могут быть поставлены на контроль и другие документы. |
