6.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи
6.4.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
6.4.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях с учетом определенной специфики в процессе исполнения.
Электронные сообщения принимаются и рассылаются в соответствии с порядком работы с электронной почтой, который является отдельным документом.
6.4.3. Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.
Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
6.4.4. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы документы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 миллиметра.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
6.5. Работа с обращениями и запросами депутатов
6.5.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней (далее - запросы) осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Приморского края о статусе депутата.
В качестве обращения и запроса рассматривается письмо на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
6.5.2. При обращении депутата в администрацию должностные лица должны предоставить ему всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.
На основании пункта 3 статьи 14 Федерального закона от 8 мая 1994 г. № 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" "должностное лицо, которому направлен запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок".
Срок выполнения поручения устанавливается, исходя из необходимости представления ответа на запрос, не позднее чем через 30 календарных дней со дня поступления его в администрацию поселения. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки, следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения.
6.5.4. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Специалист, ответственный за контроль исполнения документов, анализирует количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информирует об этом главу поселения.
6.6. Работа с обращениями граждан
6.6.1. В администрации поселения делопроизводство по письменным и устным обращениям (предложениям, заявлениям, жалобам) граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется специалистом, на которого приказом главы поселения возложены данные обязанности.
6.6.2. Поступившие в адрес администрации поселений письменные и устные обращения граждан регистрируются специалистом, ответственным за контроль исполнения обращений граждан (далее - специалистом), на которого возложены данные обязанности, в день их поступления. Сведения о регистрации вносятся в журналы регистрации обращений граждан (приложение №10) (электронную базу данных ЭВТ, в регистрационно-контрольные карточки).
Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.
6.6.3. На всех письменных и устных обращениях граждан в правом нижнем углу лицевой стороны проставляется регистрационный штамп с указанием даты и регистрационного номера.
6.6.4. Устные обращения граждан на личном приеме у главы поселения или его заместителя предварительно фиксируются в специальном журнале (приложение 10), затем передаются главе или его заместителю для рассмотрения.
6.6.5. На каждое письменное обращение гражданина заводится дело и регистрационно-контрольная карточка в двух экземплярах.
Первый экземпляр ставится в картотеку, второй передается исполнителю вместе с обращением.
6.6.6. Повторным письменным и устным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе журнала регистрации или регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения.
В журнале регистрации или в регистрационно-контрольной карточке делается пометка "повторно" и к ней приобщается вся предшествующая переписка.
Повторными следует считать обращения граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу для рассмотрения в администрацию поселения в случае несогласия автора с ответом.
6.6.7. Срок рассмотрения обращения у главы поселения не должен превышать 3 дней. Срок исполнения обращения отсчитывается от даты поступления в администрацию поселения, куда обратился заявитель, и не должен превышать 30 дней, а не требующих проверки – безотлагательно, но не более 15 дней.
6.6.8. Регистрационный номер письменного и устного обращения граждан состоит из порядкового номера обращения в пределах каждого календарного года.
При отправке ответа ставится входящий регистрационный номер обращения. Других регистрационных номеров в делопроизводстве по обращениям граждан не существует.
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после принятия окончательного решения и исчерпывающих мер по разрешению обращений граждан, решение об этом принимает глава поселения или его заместитель.
6.6.9. Ответы на обращения граждан подписывает глава поселения или его заместитель. В случае устного ответа делается соответствующая запись в журнале или регистрационно-контрольной карточке.
6.6.10. Ежеквартально специалистом подготавливаются аналитические справки и статистические отчеты по анализу и обобщению обращений граждан.
6.6.11. Исполненные обращения граждан подлежат возврату специалисту вместе с ответом на них - для централизованного формирования дел. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается.
На бланке письма-ответа по каждому обращению граждан, остающемуся в администрации, в нижнем левом углу проставляется отметка об исполнении: "В дело", личная подпись должностного лица, принявшего это решение, дата.
Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Повторные письменные обращения или дополнительные материалы подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел специалистом, ответственным за контроль исполнения обращений граждан, проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.
6.6.12. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на главу поселения и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.
6.7. Организация работы с документами с грифом
"Для служебного пользования"
6.7.1 Информационные ресурсы администрации поселения по доступу (возможности использования) подразделяются: на открытую (общедоступную), служебную и информацию ограниченного распространения (доступа).
К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах администрации, непосредственно затрагивающая права и интересы граждан.
К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в документах, предназначенная для должностных лиц и специалистов администрации, при выполнении ими своих функциональных обязанностей, не затрагивающая напрямую права и интересы граждан и не относящаяся к категории ограниченного распространения (доступа).
К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в документах, включающая сведения конфиденциального характера.
6.7.2. Доступ пользователей к информации ограничивается путем отнесения информации к соответствующей категории и наложением на нее соответствующего грифа ограничения распространения. Информация ограниченного доступа оформляется грифом "Для служебного пользования".
Правом отнесения информации к категории ограниченного доступа и наложения соответствующего грифа обладает глава поселения.
6.7.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования" оформляются следующим образом: в правом верхнем поле первого листа документа проставляется гриф "Для служебного пользования" и номер экземпляра, на обороте последнего листа каждого экземпляра документа должно быть указано количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником.
Передача таких документов исполнителям осуществляется под расписку, а пересылка производится заказными или ценными почтовыми отправлениями.
Копируются (тиражируются) они только с письменного разрешения главы поселения. Учет откопированных документов осуществляется по экземплярно. Номер экземпляра проставляется в верхнем правом углу ниже пометки "Для служебного пользования".
6.7.4. При направлении документов с пометкой "Для служебного пользования" нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором каждому адресату проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и главой поселения или его заместителем.
6.7.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел открытого (общедоступного) делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования". Документы с грифом "ДСП" хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах).
6.7.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, картотеках) об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
6.7.7. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного специалиста к другому осуществляется с разрешения главы поселения.
При смене специалиста, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается главой поселения.
6.7.8. Ознакомление специалистов администрации поселения с документами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении, осуществляется с согласия главы поселения, его заместителя. При этом указанные документы могут быть выданы специалистам под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.
6.7.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, состав которой определяется главой поселения. В состав комиссии обязательно входит специалист, ответственный за учет и хранение документов с грифом "ДСП". Результаты проверки оформляются актом.
6.7.10. О фактах утраты документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации специалист, ответственный за учет и хранение документов, ставит в известность главу поселения, который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются главе поселения.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах (журнал регистрации или регистрационные карточки). Акт утверждаются главой поселения.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
7.1. Делопроизводство в администрациях поселений ведут специалисты, на которых глава поселения своим приказом возложил данные обязанности.
7.2. Обязанности и права специалиста, ответственного за делопроизводство, определяются должностной инструкцией, а также настоящей Инструкцией.
7.3. На вышеуказанного специалиста возлагаются следующие функции:
прием, учет и распределение поступающих документов;
передача документов на рассмотрение главе поселения или его заместителю и после получения соответствующей резолюции – исполнителю;
учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности оформления и их отправка;
контроль за прохождением документов;
подготовка информации об исполненных и о находящихся на исполнении документах главе поселения или его заместителю;
при наличии электронной базы данных - ввод информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у специалистов;
печатание проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов, служебных писем за подписью главы поселения или его заместителя;
контроль за своевременным направлением в дела исполненных документов;
разработка номенклатуры дел администрации;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в архивный отдел администрации муниципального района;
прием и передача служебной информации средствами факсимильной связи;
организация использования средств копировальной техники;
проведение инструктажа вновь принятых на работу работников по вопросам организации работы с документами;
подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача работникам.
7.4. Адресованную администрации корреспонденцию получает в установленное время специалист, ответственный за ведение делопроизводства.
7.5. Для учета и регистрации документов применяются специальные формы журнала или средства ЭВТ.
7.6. Регистрации подлежат следующие виды документов:
постановления и распоряжения главы поселения;
корреспонденция, непосредственно адресованная администрации;
приказы;
письменные и устные обращения граждан;
исходящие документы.
7.7 Документы должны быть рассмотрены главой поселения в день их поступления. Указание по исполнению документа дается в форме резолюции на бланке поручения или свободном поле верхней части листа.
7. 8. Рассмотренные главой поселения документы возвращаются специалисту, ответственному за делопроизводство, для внесения текста резолюции и сроков исполнения документов в журнал регистрации (электронную базу данных ЭВТ, регистрационно-контрольные карточки), даты передачи (отправки) документов непосредственным исполнителям.
7.9. При составлении и оформлении документов специалисты руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями к ней.
8. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Контроль за исполнением документов включает: учет; постановку на контроль; контроль за сроками исполнения; непосредственную проверку хода исполнения; проверку качества исполнения; анализ результатов исполнения.
8.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль на правом верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "контроль".
8.3. При осуществлении своих контрольных функций специалист, ответственный за делопроизводство, запрашивает у исполнителей сведения о ходе находящихся на контроле поручений и документов, представляет их главе поселения в установленные им сроки.
8.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
по запросам и обращениям депутатов разных уровней (депутатскому запросу) – в 3-дневный срок устно, 15-дневный - письменно;
по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
8.5. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции главы поселения и фиксируется в журнале учета входящих корреспонденции или регистрационно-контрольной форме.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до истечения этого срока представляет на имя главы поселения или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении с указанием планируемой даты исполнения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует специалиста, ответственного за делопроизводство, для внесения изменений в журнал регистрации или регистрационно-контрольную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).
Изменить сроки исполнения документов имеют право только глава поселения или его заместитель - авторы резолюции.
8.6. Подлинник документа, который исполняется несколькими специалистами, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии, о чем делается отметка на листе поручения, в журнале регистрации (электронную базу данных ЭВТ, регистрационные - контрольные карточки).
8.7. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении специалист, ответственный за контроль исполнения документов, по согласованию с непосредственным руководителем, обязан передать другому специалисту все имеющиеся у него контролируемые документы.
8.8. Проверка хода исполнения контролируемых документов осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
8.9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным организациям и лицам.
8.10. Специалист, ответственный делопроизводство, не реже одного раза в квартал готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования главы поселения в установленные сроки или по запросам.
9. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕЧАТНЫХ
И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
|
