Информационно-методический бюллетень
Скачать 1.61 Mb.
|
4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХВИДОВ ДОКУМЕНТОВ4.1. Положение устанавливает порядок образования, структуру, задачи и функции, объем прав и обязанностей, организацию работы администрации. Текст положения, как правило, состоит из разделов: 1. Общие положения. 2. Задачи и функции. 3. Права и обязанности. 4. Ответственность. 5. Взаимоотношения. 4.2. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. 4.3. В инструкциях излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. 4.3.1. Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос "О чем?", заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту). Структура должностной инструкции состоит из разделов: 1. Общие положения. 2. Должностные обязанности. 3. Права. 5.Отвественносить 6. Взаимоотношения. Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки; основное назначение. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Название главы печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Главы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами внутри каждой главы. 4.4. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на собраниях, совещаниях (заседаниях). 4.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время собрания, совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. 4.4.2. Подготовка протокола, записи во время заседания, сбор материалов возлагаются на секретаря коллегиального органа (секретаря заседания). 4.4.3. Датой протокола является дата заседания. 4.4.4. Протоколы нумеруются в валовом порядке в течение календарного года. Протоколы совместных собраний, совещаний (заседаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимающих участие в заседании. 4.4.5. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется гриф (пометка) “Для служебного пользования”, которая печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала. 4.4.6. Протокол имеет следующие реквизиты: наименование вида документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается на 2 см ниже границы верхнего поля прописными буквами, вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру; вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру; дата и номер протокола - дата печатается арабскими цифрами через 2 одинарных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля, а номер – после слова "протокол"; место проведения заседания указывается в том случае, если оно происходило не в здании администрации, выравнивается по центру на одной линии с датой; текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть составляется по схеме: Председатель – И.И. Иванов Секретарь – И.И. Петров Присутствовали: После слова "Присутствовали" указываются инициалы, фамилии и должности всех присутствующих на заседании членов коллегиального органа, а также приглашенных лиц. Если их число превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих. Далее оформляется повестка дня заседания (совещания). Каждый вопрос повестки дня оформляется с красной строки, нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("О"). Слова "Повестка дня" выравниваются по центру. По каждому вопросу повестки дня указываются инициалы, фамилия и должность докладчика. Основная часть текста протокола печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 межстрочных интервала, состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Разделы отделяются друг от друга дополнительным 1,5 межстрочным интервалом. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатаются прописными буквами, без разбивки, каждое с новой строки от левой границы текстового поля. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком, то после тире, также с прописной буквы, пишется "Доклад прилагается", например: 1. СЛУШАЛИ: В.В. Зорина - Доклад прилагается. После слова ВЫСТУПИЛИ ниже, через 1,5 интервала, с абзаца в именительном падеже указываются инициалы и фамилия выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы излагается текст выступления, например: ВЫСТУПИЛИ: В.А. Лебедев – (далее печатается краткая запись выступления; содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа). В тексте выступления каждую новую мысль выступающего следует начинать с абзаца. После слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) ниже, через 1,5 интервала, с красной строки приводится текст решения. Если решение является самостоятельным документом, то после двоеточия пишется "Решение прилагается", например: РЕШИЛИ: Решение прилагается. Решение заседания, если оно содержит различные вопросы, подразделяют на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если решением (постановлением) или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к протоколу. Если один из вопросов повестки дня на данном собрании, совещании (заседании) не рассматривается, это фиксируют в протоколе. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Подписи отделяются от текста 3 одинарными межстрочными интервалами. В протоколах заседаний коллегиальных органов подписи оформляются следующим образом Председатель коллегии С.А. Иванов Секретарь коллегии О.В. Петрова В протоколах других заседаний подпись председателя включает наименование должности лица, председательствовавшего на собрании, совещании (заседании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подпись секретаря включает слова "Секретарь", его личную подпись и расшифровку подписи. Организация записи хода заседания (совещания) на магнитной ленте (магнитофон или диктофон) возлагается на специалиста администрации, ответственного за его проведение. В ходе такого собрания, совещания, совещания (заседания) председательствующий должен ясно и четко называть должность, фамилию, имя и отчество выступающего. 4.5. Служебные письма по своему содержанию могут быть инструктивными, сопроводительными, информационными, гарантийными, письмами-запросами, письмами-напоминаниями, письмами-подтверждениями и т.д. (приложения № 6, 7). 4.5.1. Письма печатаются на бланках писем, которые могут быть отпечатаны типографским способом или с применением средств ЭВТ. 4.5.2. Письмо имеет следующие реквизиты: дата - оформляется цифровым способом арабскими цифрами; исходящий номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах календарного года. адресат печатается в верхней правой части бланка письма и ограничивается правым полем. В состав адресата входит наименование организации (или ее структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия получателя, а если письмо адресовано физическому лицу - фамилия и инициалы, адрес получателя. Наименование организации или ее структурного подразделения, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия руководителя или должностного лица организации отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом. При адресовании служебного письма организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица наименование организации пишется в именительном падеже, например: Управление культуры Приморского края При направлении служебного письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения организации указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например: Управление культуры Приморского края Ведущему специалисту А.И. Петрову При адресовании служебного письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Генеральному директору объединения "Агропром" М.П. Иванову Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например: Главам муниципальных образований Приморского края При адресовании служебного письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12 г. Дальнереченск Приморского края, 692100 Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четверым адресатами не ставится. Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адресат. Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал, без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и отвечает на вопросы: о чем (о ком). Текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине текстового поля. Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Администрация Барабашского сельского поселения сообщает...", "Администрация Преображенского городского поселения рассмотрела..." Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое оформляется центрированным способом, например: Уважаемый ____________________ ! Приложение отделяется от текста 1,5-2 одинарными межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается от левой границы текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в приложении указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Должностная инструкция ведущего специалиста на 3 л. в 1 экз. 2. Номенклатура дел на 2007 год на 10 л. в 1 экз. Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ли ссылка на приложение в тексте, например: Приложение: в 3 экз. или Приложение: информационно-методический бюллетень № 78 в 3 экз. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами. Если письмо оформляется на бланке администрации, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию: Глава поселения И.О. Петров Если письмо оформляется не на бланке администрации, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия: Глава Ивановского сельского поселения И.О. Петров При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне и ограничиваются, соответственно, левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительными 1,5 интервалами, например:
При подготовке совместного письма первый его лист оформляют не на бланке. Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: И.И. Иванов 22 12 63 4.6. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Акты составляются по результатам ревизии финансово-хозяйственной деятельности, приема - передачи дел, проверки наличия, инвентаризации и др. Акт составляется комиссионно (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом. Акт печатается на чистом листе бумаги или общем бланке администрации. Акт имеет следующие реквизиты: гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДАЮ, которое печатается прописными буквами, без кавычек, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату. Слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, расшифровка подписи и дата разделяются 1,5 межстрочными интервалами; наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру (при печатании на чистом листе бумаги); номер оформляется арабскими цифрами и печатается после слова "акт", на той же строке; дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события и оформляется словесно-цифровым способом через 2 одинарных межстрочных интервала от наименования вида документа (слова "акт"); место издания указывается на одной линии с датой; заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами, печатается без кавычек через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос: "О чем?" составлен акт, например: О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; текст отделяется от заголовка акта 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала. Текст акта состоит из двух частей – вводной и основной (констатирующей). Вводная часть текста акта начинается словом "Основание:", после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, в именительном падеже фамилии и инициалы если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, члены комиссии указываются по алфавиту, например: Составлен: И.О. Иванов, И.А. Петров, И.О. Данилов или Составлен: Председатель комиссии - И.О. Петров Члены комиссии: И.О. Иванов И.О. Сидоров А.А. Павлов В основной части текста акта излагаются установленные факты, а так же выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных сторон или нормативных документов, регламентирующих составление акта, например: Составлен в двух экземплярах: 1-й экземпляр – бухгалтерия; 2-й экземпляр – в дело № 01-10 подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами. Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, например: Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия Члены комиссии подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия |
Похожие:
 | Информационно-методический бюллетень №84. Сборник методических документов по формированию архивных фондов поселений. Владивосток:... | | Информационно-методический бюллетень №84. Сборник методических документов по формированию архивных фондов поселений. Владивосток:... |
 | Бюллетень издается при финансовой поддержке фонда Джона Д. и Кэтрин Т. МакАртуров | | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области [ Текст ]/... |
| Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области / под ред.... | | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области |
| О. Н. – главным правовым инспектором труда Новосибирской областной организации профсоюза работников народного образования и науки... | | Информационно-библиотечная культура : учеб метод комплекс для студентов первых курсов заочной формы обучения Тюм гос ун-та / сост.... |
| Информационно-методический сборник по проведению общественной экспертной оценки нормативных правовых актов, социальных проектов,... | | Информационно-аналитические материалы // Аналитические материалы о положении детей и семей, имеющих детей, в Санкт-Петербурге. –... |