Инструкция по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете раздел
Скачать 1.45 Mb.
|
ГЛАВА 16ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В МИНГОРИСПОЛКОМЕ225. Документы исполнительных и распорядительных органов относятся к государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь. 226. Временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляется в архиве Мингорисполкома в течение сроков, установленных Законом Республики Беларусь от 06.10.1994 г. «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1999 г., № 5-6, ст. 95), Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 20.09.1996 г. № 373 (Собрание указов Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь, 1996 г., № 27, ст. 699), а затем документы передаются на постоянное хранение в государственный архив. 227. Порядок хранения документов устанавливается в соответствии с законодательством Республики Беларусь. 228. Формирование, оформление, хранение и использование дел определяются настоящей Инструкцией. 229. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 г. № 38 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 86, 8/6616), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 15.08.1998 г., а также иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь. 230. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу хранятся в архиве Мингорисполкома. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив Мингорисполкома, как правило, не подлежат. Их учет проводится по номенклатуре дел. По истечении сроков хранения они уничтожаются в установленном порядке. 231. В своей деятельности сектор по архивам управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома руководствуется законодательством Республики Беларусь и настоящей Инструкцией. ГЛАВА 17ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХИ ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ МИНГОРИСПОЛКОМА232. С момента заведения и до передачи в архив Мингорисполкома дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений аппарата Мингорисполкома и специалисты, отвечающие за делопроизводство в них, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих кабинетах и располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. 233. Передача дел в архив Мингорисполкома осуществляется по графику, составляемому специалистом, ответственным за ведение архива Мингорисполкома, согласовываемому с руководителями структурных подразделений аппарата, утверждаемому управляющим делами Мингорисполкома. Дела передаются в архив через год после завершения их в делопроизводстве. 234. Прием дел производится специалистом, ответственным за ведение архива Мингорисполкома в присутствии специалиста структурного подразделения аппарата. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, ответственного за ведение архива Мингорисполкома и специалиста, передавшего дела. 235. В архив Мингорисполкома дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения находятся в структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома до истечения сроков их хранения. В архив они могут быть переданы только в исключительных случаях по решению управляющего делами Мингорисполкома. Передача их может осуществляться по номенклатурам дел. ГЛАВА 18 ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В АРХИВЕ МИНГОРИСПОЛКОМА И ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ИХ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ 236. В архиве Мингорисполкома осуществляется временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь в течение следующих сроков: Минского городского Совета депутатов, Мингорисполкома – 10 лет; по личному составу – 75 лет; электронных – не более 3 лет. 237. Архивные документы Мингорисполкома хранятся в помещении, доступ в которое ограничен. 238. Дела архива Мингорисполкома выдаются во временное пользование структурным подразделениям, подведомственным и сторонним организациям, а также судебным, следственным, налоговым и контролирующим органам. 239. Выдача дел сторонним организациям производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции управляющего делами Мингорисполкома и оформляется актом. Акт составляется в 2-х экземплярах на бланке Мингорисполкома согласно приложению 16. На выданное дело заводится карта-заместитель дела согласно приложению 17. 240. Дела во временное пользование выдаются на срок, не превышающий 30 дней. 241. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами Мингорисполкома с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с указанием причины. ГЛАВА 19 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ 242. По истечении сроков ведомственного хранения дела в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом передаются на постоянное хранение в государственный архив. 243. Дела передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. При этом передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения и два экземпляра историко-архивной справки к фонду. 244. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым государственным архивом в 2-х экземплярах. 245. В случаях утраты документов постоянного хранения Мингорисполком принимает меры к их розыску. При необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, составляется соответствующий акт. Причины отсутствия дел оговариваются в историко-архивной справке к фонду. 246. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств Мингорисполкома. 247. При ликвидации Мингорисполкома образовавшиеся в его деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам. При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив, а по личному составу — в Государственное учреждение «Минский городской архив». В состав комиссий, создаваемых для передачи дел и имущества, включаются представители Государственной архивной службы Республики Беларусь.
Дзяржаўны герб Рэспублікі Беларусь
Форма бланка решения Приложение 2 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете Дзяржаўны герб Рэспублікі Беларусь
Форма бланка выписки из решения Приложение 3 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете Дзяржаўны герб Рэспублікі Беларусь
Форма бланка распоряжения горисполкома Приложение 4 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете Дзяржаўны герб Рэспублікі Беларусь
Форма бланка протокола Приложение 5 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете Государственный герб Республики Беларусь
Форма бланка для письма Приложение 6 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете
Виза лица, ответственного за архив горисполкома Дата
Форма номенклатуры дел горисполкома Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году в горисполкоме
Начальник управления по контролю и делопроизводству Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив
Форма итоговой записи к номенклатуре дел горисполкома Приложение 7 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете
___________________________________________________________________________________________________________ (название раздела)
Виза лица, ответственного за архив горисполкома Дата Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) горисполкома Итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных в _________ году в ____________________________________________ (наименование структурного подразделения или ________________________________________________________________________ общественной организации)
Форма итоговой записи к номенклатуре дел структурного подразделения (общественной организации) горисполкома Приложение 8 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании____________________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов ________________________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы и дела фонда № ________________________________________________________________________________ (название фонда)
Итого_________________________________ дел за__________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за____ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК органа управления по архивам и делопроизводству Миноблисполкома (протокол __________№_______) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности Расшифровка документов Подпись подписи Дата | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Особенности подготовки и оформления приказов, распоряжений, оперативных указаний 14 |  | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Исполнительном комитете Тетюшского муниципального района |
| Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению, документированию... | | Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее Инструкция) устанавливает единые требования к документированию... |
| Федерального закона "О промышленной безопасности опасных производственных объектов", в соответствии с Постановлением Правительства... | | О положение о порядке формирования и ведения Реестра муниципальных услуг в Лесно-Калейкинского сельском Исполнительном комитете Альметьевского... |
| Комментарии по текущему состоянию исполнения требования Стандарта в Сосновоборском городском округе | | В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга |
| В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга | | Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей, адвокатуры и нотариата Нижегородской области |