Инструкция по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете раздел
Скачать 1.45 Mb.
|
| ГЛАВА 3 ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 54. Акт – документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом), подтверждающим установленные факты, события, действия. Акт, как правило, содержит выводы, рекомендации и предложения составителей (акт проверки, обследования, ревизии и т.п.). Акт может составляться как группой лиц (например, акт приема–передачи дел), так и одним специально уполномоченным лицом с указанием документов, определяющих его полномочия Основанием для составления акта могут являться распорядительные документы вышестоящего органа, руководителя организации или структурного подразделения, плановое задание и др. При составлении акта ревизии или обследования его содержание согласовывается с должностным лицом, деятельность которого отражается в акте. Акт оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги. Датой акта является дата актируемого события. Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом. Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление таких актов. Сведения о количестве экземпляров акта и их направлении помещают в конце текста документа перед отметкой о наличии приложений к акту. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или в установлении фактов, событий. Если один из членов комиссии не согласен с содержанием акта, он оформляет особое мнение на отдельном листе и затем подписывает акт. Особое мнение члена комиссии прилагается к акту. Некоторые акты (акты проверки и ревизий приема законченных строительных объектов, оборудования, передачи дел, ликвидации организаций и др.) требуют утверждения и должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению. Датой таких актов является дата утверждения. 55. Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений. Доклад готовится для того, чтобы сообщить совещанию (собранию) или коллегиальному органу о проделанной работе или о состоянии и путях решения какого-либо вопроса и представить выводы и предложения. Доклад может быть отчетным, если связан с выполнением каких-либо задач, заданий, поручений, или инициативным, когда совещанию (собранию), коллегиальному органу предлагается решить какие-либо назревшие сложные вопросы и важные, требующие глубокого изучения фактического материала, научной или технической аргументации, экономического анализа и всестороннего рассмотрения и обсуждения (выработка коллегиального решения). Текст должен состоять из следующих частей: введения, анализа состояния вопроса, выводов и конкретных предложений. 56. Докладная записка - документ информационного характера, адресованный руководству Мингорисполкома или вышестоящему органу (организации), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Внешняя докладная записка составляется на общем бланке. Внутренняя докладная записка составляется на стандартном листе бумаги с использованием компьютерных технологий с воспроизводством реквизитов бланка: наименования структурного подразделения, вида документа, даты и номера (индекса). Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. На докладной записке, связанной с выполнением поручения, ниже заголовка в скобках указываются дата и номер поручения. Внутренняя докладная записка подписывается составителем, внешняя – председателем Мингорисполкома, управляющим делами и их заместителями. Датой докладной записки является дата ее подписания. 57. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса. Текст заключения, как правило, состоит из двух частей. В первой части кратко излагается существо вопроса, даются анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части приводятся конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Заключение подписывается его составителем. Заключение должно иметь индекс (номер) и дату подписания. 58. Инструкция – правовой документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности Мингорисполкома, его подразделений и служб, должностных лиц. В заголовке к тексту раскрывается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования инструкции. Например: «Инструкция о хранении документов». Текст инструкции может состоять из разделов. Внутри разделов текст делится на главы, пункты и подпункты. В тексте инструкции указываются цели и причины ее создания, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции должны применяться слова «обязан», «следует, «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п. Текст инструкции может быть типовым, если в ней изложены правила для группы однородных структур и должностных лиц в определенной сфере деятельности. Инструкция, как правило, подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшего ее, и подлежит утверждению. Датой инструкции является дата ее утверждения. 59. Должностная инструкция – документ, разрабатываемый для определения организационно-правового положения работника и обеспечения условий для его эффективной работы. Должностная инструкция разрабатывается по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. Текст должностной инструкции визируется составителем и должностными лицами, от координации действий которых зависит ее выполнение, а также юристом. Должностная инструкция утверждается руководителем или заместителем руководителя, курирующего данное структурное подразделение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. 60. Перечень – систематизированный список документов или иных предметов, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги. Форма текста перечня может быть как в табличной, так и не в табличной форме (в этом случае он имеет разделы). Перечни подписываются составившими их должностными лицами. Отдельные разновидности перечней вступают в силу с момента утверждения. Датой перечня является дата утверждения. Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими методическими указаниями (рекомендациями), инструкциями, указаниями руководителей. 61. Положение – документ, устанавливающий статус, задачи, функции и порядок деятельности органа управления, структурного подразделения, комиссии, рабочей группы и др. Положения могут быть типовыми, разработанными для группы однородных организационных структур, и индивидуальными. Положение оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги. В заголовке к тексту положения указываются орган управления, структурное подразделение, комиссия, на которую оно распространяется. Текст положения визируется составителем и другими лицами, от которых зависит действие положения. Положение о структурном подразделении, как правило, подписывается его руководителем и согласовывается с управлением организационно-кадровой работы Мингорисполкома. Датой положения является дата его утверждения. 62. Правила внутреннего трудового распорядка – документ, устанавливающий перечень требований, норм, условий, обязательных для выполнения работниками Мингорисполкома. Правила оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги. Проект правил визируется должностными лицами, от действий которых зависит выполнение установленных требований и условий. Правила согласовываются протоколом общего собрания трудового коллектива и утверждаются руководителем организации. Правила вступают в силу с момента их утверждения. 63. Сводка – документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу, полученные из разных источников (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.) В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям. Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание, указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения. Текст сводки также как и других документы допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес – руководителем отправляемой организации. Сводка должна иметь индекс, дату (дату подписания). 64. Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации. Список является сопутствующим пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.). Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных список рассылки и т.д.). Список оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги. В заголовке к тексту указывается разновидность списка. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем. Датой списка является дата его подписание или дата утверждения. 65. Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера. Внутренняя справка оформляется на стандартном листе бумаги, подписывается составителем. Внешние справки оформляются на общем бланке, подписываются, как правило, руководителем, кроме случаев, когда они содержат сведения финансового характера (подписываются руководителем, главным бухгалтером и заверяются гербовой печатью). Датой справки является дата ее подписания. ГЛАВА 4 ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РЕШЕНИЙ МИНГОРИСПОЛКОМА И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ МИНГОРИСПОЛКОМА 66. Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальным органом. 67. Распоряжение – правовой документ, издаваемый единолично председателем исполнительного комитета для решения вопросов оперативной деятельности, не требующих коллегиального принятия решения, в пределах своей компетенции. 68. Решения органов местного управления и самоуправления – это правовые акты, принимаемые местными Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами в пределах своей компетенции с целью решения вопросов местного значения, имеющие обязательную силу на соответствующей территории. 69. Порядок подготовки проектов решений Мингорисполкома (далее – решение) и распоряжений председателя Мингорисполкома (далее – распоряжение) определен Регламентом Мингорисполкома, утвержденным решением Мингорисполкома от 19 ноября 2002 г. № 1661 (далее – Регламент). Порядок подготовки проектов нормативных правовых актов определен Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденных Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359 «О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., № 92, 1/4856). 70. Проекты решений (распоряжений) готовятся во исполнение и на основании законодательных актов и решений вышестоящих органов на плановой основе (в соответствии с ранее принятыми программами, планами и т.д.) или по поручению руководства Мингорисполкома. Подготовленные проекты решений (распоряжений) должны соответствовать действующему законодательству, а содержащиеся в них положения должны быть увязаны с ранее изданными по данному вопросу документами; как правило, содержать конкретных исполнителей, реальные сроки исполнения, кто из членов Мингорисполкома, руководителей структурных подразделений Мингорисполкома осуществляет контроль за исполнением решения и сроки информирования Мингорисполкома об исполнении. 71. Повторно проекты по одним и тем же вопросам подготавливаются только в исключительных случаях после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений (распоряжений). В них должны быть предусмотрены эффективные меры по выполнению установленных заданий. При этом необходимо: тщательно изучить и проанализировать все материалы, относящиеся к разрабатываемому проекту решения (распоряжения), и положение дел на местах; ознакомиться с ранее принятыми решениями (распоряжениями) Мингорисполкома и вышестоящих органов по данному вопросу; привлечь в случае необходимости к подготовке проекта решения (распоряжения) соответствующих специалистов. 72. Проекты решений (распоряжений) должны быть тщательно отредактированы и напечатаны без каких-либо исправлений и помарок. 73. К проекту решения (распоряжения) прилагаются: справка-обоснование, содержащая мотивированное предложение о необходимости, целесообразности и основаниях принятия решения (распоряжения) с кратким изложением содержания вопроса, юридическим обоснованием, указанием ранее принятых документов по данному вопросу; заключения (возражения) по обсуждаемому вопросу – при визировании, в случае несогласия лица, визирующего проект; другие данные (в т.ч. финансовое, экономическое обоснование, в отдельных случаях – справка управления статистики), которые могут потребоваться для рассмотрения вопроса; списки должностных лиц, приглашенных на заседание Мингорисполкома, выступающих, согласованные заместителем председателя Мингорисполкома, курирующим данный вопрос, или управляющим делами Мингорисполкома; указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения; машинный носитель с текстом проекта решения (распоряжения), который должен соответствовать проекту документа на бумажном носителе, и приложениями к нему (если таковые имеются). На машинном носителе должны содержаться только проекты вносимых решений (распоряжений) и приложений к ним. Наличие файлов других документов на представляемом машинном носителе не допускается. 74. Структура проекта должна обеспечивать последовательное развитие темы распорядительного документа. Текст распорядительной части целесообразно начинать с наиболее существенных пунктов, а после переходить к второстепенным. Группировать пункты следует по их содержанию, чтобы обеспечить комплексное и законченное освещение каждого вопроса. Предложения строятся в соответствии с общепринятыми стилистическими, грамматическим и орфографическим нормами языка. Терминология проекта должна быть единообразной. Для обозначения одних и тех же понятий должны использоваться одинаковые термины. 75. Текст решения, как правило, состоит из двух частей: преамбулы и распорядительной части. Преамбула должна содержать информацию о причинах, условиях и целях принятия решения. Преамбула не может рассматриваться в качестве части или абзаца решения. Если основанием к изданию распорядительного документа служит другой документ, то в преамбуле указывается название вида этого документа, дата, номер и заголовок. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании. Распорядительная часть решения должна начинаться с наименования организации, принимающей его, с последующим словом «РЕШИЛ», которое печатается прописными буквами, не прерывая текста. Например: Минский городской исполнительный комитет РЕШИЛ: Текст распорядительной части решения должен иметь неопределенную форму, затем указываются исполнители и предписываются действия с определением конкретных сроков исполнения. В конце текста распорядительного документа, как правило, определяется должностное лицо или организация, осуществляющие контроль за исполнением данного документа. 76. При формулировании текста решения следует: использовать преимущественно констатирующие, повествовательные, утвердительные предложения в настоящем времени, не допускается использование вопросительных и побудительных предложений; избегать длинных и сложных предложений, перегрузки простых предложений однородными членами; использовать нормативные предписания обезличенного (нейтрального характера), не относящиеся к конкретной ситуации, к конкретным организациям и гражданам. 77. Текст распоряжения состоит из распорядительной части. Констатирующая часть может иметь место как вводная часть фразы, начинающейся формулировками типа: «В целях», «Во исполнение», «В соответствии…», «На основании…» и т.п. 78. Проект решения (распоряжения) должен быть завизирован всеми заинтересованными. Под визой в данном случае понимается подпись соответствующего руководителя с расшифровкой фамилии, указанием должности и даты визирования. Первым проект решения (распоряжения) визирует лицо, его подготовившее (исполнитель). При этом обязательно указание индекса структурного подразделения, должности и номера рабочего телефона исполнителя. Обязательно наличие визы юридической службы структурного подразделения. Проекты решений (распоряжений) Мингорисполкома, в которых четко не определены задачи, поручения, нормативные предписания, исполнители, сроки исполнения, ответственные за исполнение, кто из членов Мингорисполкома, руководителей структурных подразделений осуществляет контроль за исполнением решения (распоряжения) и сроки информирования Мингорисполкома об исполнении решения (распоряжения) подлежат возврату ответственному исполнителю для доработки. 79. Согласованный проект решения (распоряжения) и прилагаемые материалы представляются в отдел по подготовке заседаний исполкома управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома (далее – отдел по подготовке заседаний исполкома). 80. При подготовке проекта решения (распоряжения) работник (специалист) структурного подразделения, готовивший документ, обязан составить указатель рассылки (в отпечатанном виде или написанный разборчиво). При этом следует исходить из необходимости своевременного доведения решения (распоряжения) Мингорисполкома до организаций, обеспечивающих выполнение данного решения (распоряжения) или подлежащих ознакомлению с его содержанием по характеру их деятельности. В указателе рассылки также указывается, кому следует выслать выписки из решения (распоряжения) и приложений к ним. Решения (распоряжения), принимаемые в дополнение или во изменение ранее принятых решений, направляются всем организациям, которым они рассылались. За правильность составления указателя рассылки решения, распоряжения работник, составивший его, несет персональную ответственность. 81. Ответственность за качество подготовки проектов несут заместители председателя Мингорисполкома по направлениям деятельности, руководители структурных подразделений аппарата Мингорисполкома, организаций коммунальной собственности г. Минска, которые готовили эти документы. 82. Учет поступивших решений и распоряжений ведет отдел по подготовке заседаний исполкома. Регистрационным индексом решения (распоряжения) является его порядковый регистрационный номер в рамках массива данного вида документа, возрастающий в пределах календарного года. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква «р» (например, № 35р). Учет распоряжений по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение, зарубежные командировки), распоряжений о предоставлении отпусков, взысканиях, учебе, надбавках, присвоении классов и распоряжений по кадровым вопросам в отношении работников, осуществляющих техническое обслуживание и обеспечивающих функционирование аппарата Мингорисполкома, ведет отдел кадров и наград управления организационно-кадровой работы Мингорисполкома. Регистрационным индексом таких распоряжения также является их порядковый регистрационный номер в рамках массива данного вида документа, возрастающий в пределах календарного года. К порядковому номеру этих распоряжений в зависимости от их вида добавляются буквы «л», «к», «т». 83. Полученные к заседанию Мингорисполкома материалы, проекты решений и другие документы тиражируются в копировально-множительном бюро и вместе с повесткой рассылаются членам Мингорисполкома отделом по подготовке заседаний исполкома. 84. Отдел по подготовке заседаний исполкома передает в копировально-множительное бюро на тиражирование поступившие на выпуск решения и распоряжения согласно указателю рассылки. На каждом экземпляре решения, распоряжения или выписки ставится печать управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома. 85. Подготовленные к рассылке экземпляры копий решений и распоряжений Мингорисполкома передаются в отдел документооборота и контроля для направления адресатам. В случае необходимости по разрешению управляющего делами Мингорисполкома либо его заместителя, текст решения или распоряжения может быть передан соответствующим организациям по каналам электронной связи. 86. Решения, носящие нормативный характер, подлежат направлению в Министерство юстиции Республики Беларусь в установленном порядке для прохождения обязательной юридической экспертизы. В случае получения заключения Министерства юстиции Республики Беларусь о том, что соответствующее решение Мингорисполкома не подлежит включению в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь руководитель структурного подразделения Мингорисполкома, администрации района г. Минска, подведомственной организации, подготовивших проект указанного решения, готовит объяснительную записку на имя управляющего делами Мингорисполкома, в которой излагает основания необходимости, целесообразности, обоснованности принятия данного решения, а при необходимости готовит проект решения об отмене такого решения. 87. Подлинники решений и распоряжений Мингорисполкома, а также все документы, относящиеся к ним, хранятся в отделе по подготовке заседаний исполкома в течение 1 года, после чего сдаются в архив Мингорисполкома. 88. Каждому протоколу заседания Мингорисполкома присваивается порядковый номер согласно нумерации, которая ведется в пределах календарного года. 89. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола заседания исполкома указываются: дата проведения заседания, порядковый номер протокола и место проведения заседания; фамилия и инициалы председательствующего; фамилия и инициалы участвующих в заседании заместителей председателя, управляющего делами и других членов исполкома; фамилии и инициалы принимающих участие в заседании руководителей структурных подразделений, не входящих в состав исполнительного комитета, а также приглашенных представителей других государственных и общественных организаций. Основная часть текста протокола заседания Мингорисполкома состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела в протоколе записывается по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ», каждая часть которого печатается прописными буквами. Номер раздела ставится перед словом «СЛУШАЛИ», после него ставится двоеточие, затем указываются наименование вопроса, фамилия, инициалы, должность докладчика. В записи «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших по обсуждаемому вопросу. После записи «РЕШИЛИ» в протоколе делается отметка о приложении решения или, в отдельных случаях, записывается текст принятого решения. 90. Протоколы подписываются председателем и управляющим делами Мингорисполкома. 91. Подлинники и справочные экземпляры протоколов и повесток заседаний Мингорисполкома хранятся в архиве Мингорисполкома. |
Похожие:
 | Особенности подготовки и оформления приказов, распоряжений, оперативных указаний 14 |  | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Исполнительном комитете Тетюшского муниципального района |
| Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению, документированию... | | Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее Инструкция) устанавливает единые требования к документированию... |
| Федерального закона "О промышленной безопасности опасных производственных объектов", в соответствии с Постановлением Правительства... | | О положение о порядке формирования и ведения Реестра муниципальных услуг в Лесно-Калейкинского сельском Исполнительном комитете Альметьевского... |
| Комментарии по текущему состоянию исполнения требования Стандарта в Сосновоборском городском округе | | В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга |
| В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга | | Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей, адвокатуры и нотариата Нижегородской области |