Российский союз автостраховщиков
Скачать 415.06 Kb.
|
Негосударственные организации, не заключившие соответствующие договоры с государственными либо муниципальными архивами, обеспечивают сохранность вышеперечисленных документов непосредственно в организации, а в случае ликвидации организации вопросы обеспечения сохранности документов решают ликвидационные комиссии либо конкурсные управляющие. 2.7. Для определения сроков хранения документов необходимо найти соответствующую статью в Примерной номенклатуре дел и провести полистное изучение и анализ материалов дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается. 2.8. Сроки хранения документов на электронных носителях, оформленных в установленном порядке, соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на бумажных носителях. При приеме на хранение информации (документов) на специфических электронных носителях должны быть также переданы средства их воспроизведения (программные и аппаратные). 2.9. При передаче на хранение информационных баз данных (документов) постоянного срока хранения, не имеющих аналогов на бумажных носителях, кроме средств воспроизведения информации (программных и аппаратных) должен быть предусмотрен комплекс мероприятий по обеспечению страхового копирования переданной информации в течение установленного срока хранения (защита от утрат при физическом разрушении носителей, вирусных атак, ошибок операторов и т.п.). 2.10. Документы принимаются на хранение в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии. 2.11. Отметка «ЭПК», поставленная в Примерной номенклатуре дел к отдельным видам документов, означает, что часть документов, включенных в состав соответствующих дел, может иметь большую практическую и научно-историческую ценность, что выявляется в ходе полистной экспертизы ценности. В индивидуальных номенклатурах дел организаций для подобных документов применяются отметки «ЭК» или «ЭПК» или «ЦЭК». Форма экспертной комиссии зависит от конкретной структуры организации (наличие филиальной сети и т.п.). Отметка «ЭПК» применяется в случае, если организация состоит на учете государственного или муниципального архива. 2.12. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Отметка «до минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение, срок хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. 2.13. Снижение сроков хранения, установленных настоящей Примерной номенклатурой дел, запрещается. Увеличение сроков хранения документов может иметь место в случаях, когда это вызвано практической необходимостью. 2.14. Примечания, используемые в Примерной номенклатуре дел, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Так, примечание «при условии завершения проверки» конкретизирует сроки хранения документации, исчисление которых начинается с момента окончания их делопроизводством, но документы не могут быть уничтожены, если проверка (ревизия) не проведена. Примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока хранения осуществляется с определенного момента. 2.15. На основе Примерной номенклатуры дел в организациях составляются индивидуальные номенклатуры дел. Индивидуальные номенклатуры дел должны отражать все документы, образующиеся в деятельности организации. При этом не следует механически переносить в них те дела, которые в организации не образуются. В то же время в индивидуальные номенклатуры дел обязательно включаются отсутствующие в Примерной номенклатуре дела, образование которых в организации возможно. 2.16. При составлении заголовков индивидуальных номенклатур на основе Примерной необходимо учитывать следующее: большинство заголовков дел Примерной номенклатуры переносится в индивидуальную с уточнениями, некоторые заголовки дел являются типовыми и могут переноситься в индивидуальную номенклатуру полностью, без каких-либо изменений; в заголовках дел с термином "документы" в индивидуальной номенклатуре дел указываются те виды документов, которые реально образуются в организации; по одному заголовку дела Примерной номенклатуры дел могут быть предусмотрены несколько дел в индивидуальной номенклатуре (например, "Переписка по вопросам деятельности организации" может формироваться в дела по каждому отдельному направлению деятельности); в индивидуальную номенклатуру дел не включаются дела, предусмотренные Примерной номенклатурой дел, если в деятельности организации не образуется соответствующих документов. 2.17. В индивидуальной номенклатуре дел, в отличие от Примерной номенклатуры дел, имеется графа 3, в которой напротив каждого заголовка дела по завершении его делопроизводством проставляется количество частей, томов. Записи, изложенные в графе "Примечание" Примерной номенклатуры за исключением уточнений к срокам хранения дел, в индивидуальную не переносятся (например, не переносятся записи «* см.Указания по применению» и т.п.), однако используются при ее составлении. В этой графе проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др. 2.18. По истечении календарного года, на который была составлена номенклатура, ответственным за делопроизводство лицом составляется итоговая запись о количестве фактически образовавшихся в истекшем году дел (отдельно постоянного и временных сроков хранения, а также дел, переходящих на следующий год). 3. Особенности применения отдельных статей Примерной номенклатуры. 3.1. Статьи 01-07 и 02-09 фактически описывают один и тот же вид документов. Присутствие данного вида в 1-м разделе объясняется обязательностью представления страховыми компаниями данных документов в Исполнительный аппарат РСА для осуществления своего членства в РСА. 3.2. Документы по аккредитации экспертов-техников формируются как в Исполнительном аппарате РСА (итоговые документы), так и непосредственно в страховых компаниях (материалы для аккредитации), поэтому они также присутствуют в двух разделах (статьи 01-12 и 02-10). 3.3. В соответствии с действующими правилами профессиональной деятельности в случае банкротства страховой компании, отзыва лицензии на осуществление ОСАГО и т.п. учетные регистры (базы данных) заключенных договоров (полисов ОСАГО) компании обязаны передать в Исполнительный аппарат РСА для осуществления последующих компенсационных выплат пострадавшим в ДТП. В связи с этим данные документы размещены во 2-м и 3-м разделах Примерной номенклатуры дел (ст. 02-12 для первичной регистрации при продаже полисов ОСАГО, ст. 03-07 – для осуществления компенсационных выплат). 3.4. Сроки хранения документов, указанных в ст. 03-01, 03-03 и 03-05, установлены, исходя из требований ст.208 Гражданского кодекса Российской Федерации. 3.5. Документы, включенные в раздел 8 «Методологическое обеспечение», описывают документацию, образующуюся в деятельности страховых компаний. Нормативные документы и методические пособия, разрабатываемые и утверждаемые централизованно, откладываются в деятельности исполнительного аппарата РСА и хранятся непосредственно в РСА (ст.01-03 для утверждаемых протоколами Президиума обязательных для исполнения правил профессиональной деятельности, методических указаний и т.п. (в протоколах соответствующих профильных комитетов и комиссий отражен процесс подготовки данных документов); ст.01-13 описывает итоги договорных разработок, подготовленных сторонними разработчиками и финансируемых из бюджета РСА). 3.6. При подготовке индивидуальных номенклатур дел сроки хранения документов общего бухгалтерского учета и отчетности определяются по ТП 2010 со ссылкой на соответствующий раздел. 3.7. При формировании дел с договорами (полисами) ОСАГО документы об оплате страховых премий по договорам ОСАГО (квитанции ф.А-7 и т.п.) (ст.09-03) рекомендуется прикладывать непосредственно к полису. 1. Основная деятельность РСА по исполнению законодательства об ОСАГО* (*документы хранятся непосредственно в РСА)
|
Похожие:
 | | ||
|  | От лица Российского Союза Автостраховщиков (далее – рса) позвольте выразить Вам свое уважение и обратиться по следующему вопросу | |
| Правительства РФ №263 от 07. 05. 03 «Правила обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств»... | | Российской Федерации; устана вливает спортивные, инфраструктурные, кадрово-административ ные, правовые и финансовые критерии лицензирования... |
| В рса (Российский Союз Автостраховщиков), в фссн (Федеральную Службу Страхового Надзора), или сразу в суд | | России и ближнего зарубежья, пропаганда здорового образ жизни и полноценного досуга среди населения, привлечение к занятиям современной... |
| Рфс – Общероссийская общественная организация «Российский футбольный союз», признанный фифа и уефа и являющийся их членом | | Российского Союза Автостраховщиков, и порядка распределения между его членами ответственности по обязательствам Российского Союза... |