Приказ 23. 04. 2013 №287 Воронеж Об утверждении инструкции по делопроизводству
Скачать 1.09 Mb.
|
4.2. Документальный фонд Управления Управление формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Управления (далее – архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел. 4.2.1. Составление номенклатуры дел Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Управлении, с указанием сроков их хранения, оформленной в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об Управлении, положениями об отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел Управления за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Управления, их виды, состав и содержание. Основными принципами построения номенклатуры дел являются: - единство в подходе к учету, систематизации, описанию и писку документов; - применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; - стабильность индексов дел; - сохранение за номенклатурой функции учета документов. Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года. При составлении номенклатуры дел изучается состав, содержание и количество документов, образующихся в процессе деятельности (приложение 12). В номенклатуру дел включаются вновь заводимые дела, уточняются заголовки дел. Номенклатура дел отдела составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с отделом организации надзора, печатается в двух экземплярах, утверждается руководителем Управления (заместителем руководителя Управления). Первый экземпляр номенклатуры передается в отдел организации надзора, второй – остается в отделе. Вновь созданный отдел обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел отдела и представить ее в отдел организации надзора Управления. Сводная номенклатура дел Управления составляется отделом организации надзора Управления на основе номенклатуры дел отделов, подписывается начальником отдела организации надзора и утверждается руководителем Управления (приложение 13). Сводная номенклатура дел Управления согласовывается с архивом Воронежской области не реже 1 раза в 5 лет, если не было существенных изменений в функциях и структуре Управления. Названия разделов номенклатуры дел Управления являются наименования отделов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Управления. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Управления. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Управлении цифрового обозначения отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных отделов; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или отдела (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документы); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела номенклатуры располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывают срок хранения дела, в графе 5 – номера статей и название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел («Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558). В графе 6 «Примечание указываются комментарии и уточнения по срокам хранения документов, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2010 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др. Номенклатура дел Управления, подписанная начальником отдела организации надзора, утверждается руководителем Управления после ее согласования экспертной комиссией (ЭК) Управления не позднее конца текущего года и вводится в действие с 01 января следующего года. В случае изменения функций и структуры Управления номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК архива Воронежской области. После утверждения сводной номенклатуры дел Управления отделы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Сводная номенклатура дел печатается не менее чем в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел как документ постоянного срока хранения включается в номенклатуру дел как документ постоянного срока хранения включается в номенклатуру дел в раздел отдела организации надзора Управления. Второй используется в отделе организации надзора Управления в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Управления. Четвертый – в архиве Воронежской области, с которым согласовывалась номенклатура дел. Если в течение года в Управлении возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного срока хранения. Изменения и дополнения, а также итоговая запись, внесенные в номенклатуру дел отделов, доводится до сведения отдела организации надзора. 4.2.2. Формирование дел и оформление дел Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Ответственность за формирование дел возлагается на сотрудников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Указания отдела организации надзора о необходимости переформирования дел являются обязательными для исполнения сотрудниками отделов. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в отделах, в 10-дневный срок для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник отдела или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Во время приема исполненных документов на подшивку, ответственный за делопроизводство проверяет наличие отметок об использовании и направлении в дело, количество листов и наличие указанных в документе приложений. Контроль за правильным формированием дел осуществляет отдел организации надзора Управления. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; - группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения; - помещать в дела ксерокопии, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях; - в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; - по объему дело не должно превышать 250 листов; - при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.; - приложения большого объема группировать в отдельные тома, небольшие приложения присоединяются к документам, к которым они относятся; - документы с грифом «Для служебного пользования» формируются в отдельное дело «Для служебного пользования», предусмотренное в разделе отдела номенклатуры дел Управления. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логистической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Положения, инструкции и другие документы, утвержденные распорядительными документами Управления, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Годовые отчеты, планы, сметы группируются включаются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Дела Управления подлежат оформлению при из заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение №16); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: полное наименование фондообразователя – «Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области», наименование отдела; номер (индекс) дела; заголовок дела в соответствии с утвержденной номенклатурой; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: - наименование «Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области» в именительном падеже, далее – официально принятое сокращенное наименование – Управление Роспотребнадзора по Воронежской области», которое указывается в скобках после полного наименования; - наименование отдела записывается в соответствии с утвержденной структурой; - номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по утвержденной номенклатуре дел на текущий год; - заголовок дела – переносится из утвержденной номенклатуры дел на текущий год; - дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей) являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. При нумерации листов необходимо соблюдать следующие требования: - лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу; - документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке; - листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или частей отдельно; - фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруется на оборотной стороне в левом верхнем углу; - подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; - приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. Если при нумерации документов допущено большое количество ошибок, дело перенумеровывается, при этом старая нумерация зачеркивается. После завершения нумерации листов в конце дела на отдельном листе–заверителе составляется заверительная надпись: цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.д.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Управления черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архива Воронежской области. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Для учета документов по личному составу составляется внутренняя опись личных дел. Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Внутреннюю опись помещают в начале дела и составляют на отдельном листе по установленной форме, которая содержит: порядковые номера документов дела, их индексы, даты, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ, примечание. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 4.2.3. Организация оперативного хранения документов С момента заведения и до подачи в архив Управления дела хранятся по месту их формирования. Начальники отделов и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела и документы хранятся в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, в специально отведенных для этих целей помещениях или в рабочих комнатах. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются по возрастанию номеров в соответствии с номенклатурой дел Управления. Выписка из номенклатуры дел Управления помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 2-х лет, а затем сдаются в архив Управления. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Управления с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 4.2.4. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда. Экспертиза ценности документов в Управлении на стадии делопроизводства проводится: - при составлении номенклатуры дел; - в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; - при подготовке дел к передаче в архив Управления. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК). Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Управления. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: - отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Управления; - отбор дел временного хранения и с пометкой «до минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; - выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Управления путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежит изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 4.2.5. Составление и оформление описей дел На дела, передаваемые в архив, после их оформления составляется опись. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (приложение №17). Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела временного (свыше 10 лет) хранения; - дела по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счеты, личные дела). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляют. Описи дел составляются сотрудниками отделов ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Управления. По этим описям документы сдаются в архив Управления. Описи дел, подготовленные отделами, служат основой для подготовки сводной описи дел Управления, которую готовит специалист, ответственный за работу архива Управления и по которой он сдает дела на хранение в архив Воронежской области. Описи дел составляются по установленной форме. Описи дел по личному составу составляются так же, как для дел постоянного хранения. Описательная статья описи дел отдела имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются количество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведённых дел по номенклатуре подразделения. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся в номенклатуре, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником отдела и передается вместе с описью дел в архив. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); - порядок нумерации дел в описи - валовый; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); - графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим отделам со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). Опись дел отдела подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела организации надзора и утверждается руководителем Управления. Опись дел отдела составляется в 2-х экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Управления, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе. 4.2.6. Передача документов на архивное хранение Документы Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архив Воронежской области. До передачи на постоянное хранение документы хранятся в архиве Управления 15 лет. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Управления, как правило, не подлежат. Они хранятся в отделах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В архив Управления передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела должны быть увязаны в связки, на каждую связку прикрепляется ярлык, на котором указывается отдел, крайние даты дел, номера описи, дела, связки, срок хранения. Вместе с делами в архив Управления передаются регистрационные формы на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой регистрационной формы или базы данных включается в опись. В период подготовки дел отделами к передаче в архив Управления сотрудник, ответственный за работу архива, предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дек Управления. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отдела обязаны устранить. Прием каждого дела проводится сотрудником, ответственным за работу архива Управления в присутствии работника отдела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, номера отсутствующих дел, а также подписи сотрудника, ответственного за работу архива Управления и лиц, передавшего дела. В случае ликвидации или реорганизации отдела Управления лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного отдела, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Управления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 4.2.7. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения После составления сводных описей дел постоянного хранения производится отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Управления одновременно. Согласованные ЭК Управления акты утверждаются руководителем Управления только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архива Воронежской области описей дел постоянного хранения; после этого Управление имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего Управления (приложение №18). Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого отдела указывается перед группой заголовков дел этого отдела. После утверждения руководителем Управления актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Управления проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от … № …» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, а даты). Подлежащие уничтожению дела, увязанные в связки, передаются в контору для переработки сырья. Уничтожение документов и дел без оформления актов о выделении документов к уничтожению ЗАПРЕЩАЕТСЯ. Приложение №1 к инструкции по делопроизводству Герб российской федерации Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области (Управление Роспотребнадзора по Воронежской области) _________________________ ________________ № _____________ Воронеж Образец общего бланка Управления Роспотребнадзора по Воронежской области Приложение №2 к инструкции по делопроизводству
Образец бланка письма Управления Роспотребнадзора по Воронежской области Приложение №3 к инструкции по делопроизводству Герб российской федерации Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области (Управление Роспотребнадзора по Воронежской области) ПРИКАЗ ________________ № _____________ Воронеж Образец бланка приказа Управления Роспотребнадзора по Воронежской области Приложение №4 к инструкции по делопроизводству Журнал учета гербовых бланков Управления
Образец журнала учета гербовых бланков Управления Роспотребнадзора по Воронежской области Приложение №5 к инструкции по делопроизводству Примерный перечень документов, подлежащих утверждению Акты (проверок и решений; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; приема-передачи имущества; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). Должностные регламенты. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). Инструкции - (по документационному обеспечению управления; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.). Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.). Отчеты (о финансово-хозяйственной деятельности; командировках, научно-исследовательских работах). Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.). Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперативных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.). Положения (о структурном подразделении; о комиссии; о премировании и т.д.). Прейскуранты на лекарственные препараты и предметы медицинского назначения. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок; учебные). Расценки на производство работ. Сметы (расходов на содержание управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда Федеральной службы; на освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.). Стандарты (государственные, фармакопейные статьи, технические условия. Структура и штатная численность. Тарифные ставки. Уставы организаций. Формы унифицированных документов. Штатные расписания и изменения к ним. Приложение №6 к инструкции по делопроизводству Примерный перечень документов, на которых ставиться печать с воспроизведение Государственного герба Российской Федерации Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). Архивные справки и архивные копии. Больничные листы работников Управления. Грамоты. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и т.д.). Договоры, соглашения, контракты. Документы для оформления пенсионных дел. Документы, направляемые в органы ФМС России для оформления заграничного паспорта. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.). Заявки (на оборудование, изобретения; направляемые МИД). Заключения и отзывы. Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Лицензии на осуществление деятельности, связанной с использованием возбудителей инфекционных заболеваний, и деятельности в области использования источников ионизирующего излучения (генерирующего). Копии уставов территориальных органов и подведомственных организации Росптребнадзора. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями Российской Федерации, присвоению почетных званий, премиями и т.д.). Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). Планы капитальных вложений. Планы учебные, программы усовершенствования врачей. Поручения (бюджетные, пенсионные, платежные (сводные, в банки); на получение инвалюты со счета в банках; перевод валюты банкам; на импорт и т.д.). Положения. Прейскуранты. Протоколы согласования. Регистрационные удостоверения на зарубежные лекарственные и диагностические средства и изделия медицинского назначения и медицинскую технику. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банки). Свидетельства о государственной регистрации продукции в соответствии с разделом II Единого перечня товаров, подлежащих санитарно-эпидемиологическому надзору (контролю) на таможенной границе и таможенной территории таможенного союза. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.). Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использования бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). Спецификации (изделий, продукции и т.д.). Титульные списки. Трудовые книжки. Удостоверения, дипломы, аттестаты. Штатные расписания и изменения к ним. Приложение №7 к инструкции по делопроизводству Герб российской федерации Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области (Управление Роспотребнадзора по Воронежской области) ПРИКАЗ 12.05.2009 № 100 Воронеж О введении в действие Инструкциипо делопроизводству В целях совершенствования работы с документами в Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области п р и к а з ы в а ю:
Руководитель подпись Инициалы, Фамилия Образец оформления приказа Управления Роспотребнадзора по Воронежской области Приложение №8 к инструкции по делопроизводству |
Похожие:
 | Воронежской области и их аппаратов, установления единой системы организации и порядка ведения судебного делопроизводства, на основании... |  | Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации |
| Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... | | В целях обеспечения эффективной деятельности работников аппаратов мировых судей Республики Коми, соблюдения единых требований к ведению... |
| В целях обеспечения эффективной деятельности работников аппаратов мировых судей Республики Коми, соблюдения единых требований к ведению... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... |
| Воронеж от 30. 12. 2011 n 1025-р "Об утверждении перечня муниципальных услуг, предоставляемых администрацией городского округа город... | | Постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных... |
| Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... |