Приказ 23. 04. 2013 №287 Воронеж Об утверждении инструкции по делопроизводству
Скачать 1.09 Mb.
|
3.3.20. Подпись должностного лица Документы подписываются руководителем Управления, его заместителями и другими должностными лицами, имеющими право подписи в соответствии с приказом. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица – автора документа, личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают ниже текста документа и отметки о наличии приложения. Наименование должности печатают от границы левого поля документа. Расшифровка личной подписи печатается без скобок на уровне последней строки наименования должности. Инициалы проставляют перед фамилией. Последнюю букву в расшифровке ограничиваю правым полем. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Иванов Члены комиссии Личная подпись А.И. Сидоров Личная подпись О.А. Петрова Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «за», подпись от руки «зам» или косую черту наименованием должности. Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц (акты, финансовые документы, совместные организационно-распорядительные документы), то указывается соответствующее количество подписей. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющие разные органы, подписи располагают на одном уровне. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Если письмо адресовано не более чем четырём корреспондентам, то подписывается каждый экземпляр. 3.3.21. Согласование документа. Визы согласования документа Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов: - о качестве подготовленного документа; - о целесообразности и своевременности издания документа; - о соответствии подготовленного документа действующему законодательству Российской Федерации и правовым актам, определяющим компетенцию Управления; - о соответствии оформления документа требованиям нормативно-методической документации по документированию управленческой деятельности. Согласование проводится должностными лицами Управления (внутреннее согласование) и органами государственной власти организациями, интересы которых затрагиваются (внешнее согласование). Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Документы, представляемые на подпись руководителю, визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и начальником отдела, подготовившим проект документа, а также начальниками тех отделов, на которых распространяются положения документа. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. На проекте документа визы проставляются на оборотной стороне последнего листа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник отдела юридического обеспечения Личная подпись О.Д. Козирацкая Дата Допускается полистное визирование документа и его приложения. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лиц с которыми согласовывается документ (включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования), например: СОГЛАСОВАНО Руководитель департамента здравоохранения Воронежской области (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000 Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа. Если в документе содержится более четырёх грифов согласования, то они располагаются на одном уровне. Если грифов согласования в документе более четырех, то они оформляются на специальном листе согласования. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается», который подшивается вместе с документом. Если внешнее согласование осуществляется письмом, протоколом или другими документами, то в графе согласования вместо должности указывается наименование документа в именительном падеже, номер, дата, например: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭК Управления Роспотребнадзора по Воронежской области от 14.10.2012 №5 3.3.22. Оттиск печати Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах удостоверяющего права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Перечень документов, подлинность которых требуется удостоверить печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, приведен в приложении №6. Печать ставится на свободном от текста месте, не затрагивая личную подпись, захватывая окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. На финансовых документах печать проставляется на специально отведенном месте. Это место обозначается словом «М.П.». 3.3.23. Отметка о заверении копии Заверение копии документа производится в случае необходимости придания ей юридической силы. При заверении копий документов их сверяют с подлинником. Текст копии должен дословно соответствовать подлиннику. При заверни соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату. Заверительную надпись на копиях документов финансового, правового характера заверяю гербовой печатью Управления, на иных документах печатью «Для документов», например: Верно Главный специалист-эксперт (название отдела Управления) Подпись Иванова Л.А. Дата Печать 3.3.24. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне подписного листа документа в левом нижнем углу. На информационных письмах, направленных в несколько адресов и подлежащих тиражированию, отметку проставляют на лицевой стороне. В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, дату печатания документа. 3.3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело После исполнения документа ниже текста по центру первого листа ставится отметка об исполнении документа и помещении его в дело, которая включает в себя: сведения об исполнении документа (ссылку на номер и дату документа, при отсутствии документа – другие сведения об исполнении), слово «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или начальником отдела, в котором исполнен документ. 3.3.26. Отметка о поступлении документа Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу входящего документа. Ставится штамп с названием фондообразователя «Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области», в который вписывается входящий номер и дата регистрации. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например: отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др. При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word For Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 14 (для оформления табличных материалов, сносок к тексту, фамилии и телефона исполнителя допускается использовать шрифт №10); текст располагать через один межстрочный интервал (12 пт.). 3.4. Подготовка отдельных видов документов Управления 3.4.1. Состав документов Управления Для реализации своих полномочий Управлением издаются следующие организационно-распорядительные документы: - приказы (по основной деятельности, по личному составу); - постановления Главного государственного санитарного врача по Воронежской области; - распоряжения о проведении мероприятий по надзору; - решения; - протоколы (заседаний коллегии Управлении, оперативных совещаний, заседаний комиссий); - письма; - положения, инструкции, положения об отделах, должностные регламенты сотрудников (утверждаются приказами); - докладные и служебные записки. 3.4.2. Подготовка и оформление приказов по основной деятельности Приказ – распорядительный документ нормативно-правового характера, издаваемый руководителем по основным вопросам деятельности в порядке осуществления принципа единоначалия. Проекты приказов готовят и вносят отделы Управления на основании поручений руководителя Управления, в соответствии с планами организационных мероприятий, либо в инициативном порядке. Обеспечение качественной и своевременной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников отделов Управления, которые готовят и вносят проект. Образец оформления приказа по основной деятельности приведён в приложении №7 к настоящей инструкции. Проекты приказов печатают на бланках приказа Управления и докладывают для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Текст отделятся от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером №14 через 1,5 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа состоит из 2-х частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается в разрядку. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются отделы Управления или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения об отделе или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Отделы (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Проекты приказов и приложений к ним визируются в следующей очередности: - исполнителем и начальником отдела, внесшим приказ; - начальником отдела юридического обеспечения; - начальником отдела, интересы которого затрагиваются в подготовленном проекте приказа; - начальником отдела, которому в проекте приказа предусматриваются задании и поручения; - заместителем руководителя Управления. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Возражения к проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы тестового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего приказ. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также согласованный проект документа не допускается. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210Х297 мм). При оформлении совместного приказа: Наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне; наименование вида документа – ПРИКАЗ – располагается центровано; дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне. Приказу подписывает руководитель Управления. Приказы подлежат регистрации в отделе Управления, уполномоченном осуществлять данный вид деятельности. 3.4.3. Подготовка приказов по личному составу Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия руководителя Управления, связанные с трудовой деятельностью сотрудников: - приём на работу и увольнение; - перевод на другие должности; - поощрение и взыскание; - предоставление отпусков; - командирование; - другие юридические факты, возникающие в процессе трудовой деятельности сотрудников. Проекты приказов по личному составу готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и является основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные дела, личные карточки по учёту кадров, наградные, финансовые и другие документы. Проекты приказов по личному составу печатаются на бланках приказов Управления. Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть должна начинаться с указания фамилии, имени, отчества лица, на которое издается приказ. Далее указывается должность сотрудника, наименование отдела и глагол, обозначающий действие: «назначит», «перевести», «освободить», объявить благодарность», предоставить очередной отпуск», (указывается количество дней отпуска, дата его начала и окончания), «командировать» (указывается место и срок командировки). Приказ по личному составу заканчивается ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия (личное заявление и др.). Сотрудник Управления, командируемый для проверки определённого вопроса, по итогам командировки обязан представить отчет о результатах проделанной работы, а выполняющий комплексную проверку в составе комиссии – итоговую справку по всем проверяемым вопросам. Отчёт (справка) должен состоять из следующих разделов: цель командировки, результаты проверки или иной работы, проделанной в период командировки, выводы и рекомендации по итогам проверки или иной работы, проделанной в период командировки. Отчёт (справка) представляется начальнику отдела Управления, в подчинении которого находится командируемый сотрудник. Начальник отдела Управления анализирует представленные материалы, визирует у заместителя руководителя, курирующего соответствующий отдел Управления, и со служебной запиской передаёт их для доклада руководителю. В служебной записке должны быть предложены меры, которые необходимо принять по итогам командировки. Заместители руководителя Управления, начальники отделов докладывают отчёты о командировках руководителю Управления лично. |
Похожие:
 | Воронежской области и их аппаратов, установления единой системы организации и порядка ведения судебного делопроизводства, на основании... |  | Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации |
| Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... | | В целях обеспечения эффективной деятельности работников аппаратов мировых судей Республики Коми, соблюдения единых требований к ведению... |
| В целях обеспечения эффективной деятельности работников аппаратов мировых судей Республики Коми, соблюдения единых требований к ведению... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... |
| Воронеж от 30. 12. 2011 n 1025-р "Об утверждении перечня муниципальных услуг, предоставляемых администрацией городского округа город... | | Постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных... |
| Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... |