Приказ 23. 04. 2013 №287 Воронеж Об утверждении инструкции по делопроизводству
Скачать 1.09 Mb.
|
4.1.4.3. Телефонограммы Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи. Поступившая телефонограмма записывается (печатается) получателем на стандартном листе бумаги и содержит реквизиты: название документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, время приема-передачи телефонограммы, должность и телефонные номера передающего и принявшего телефонограмму. Текст телефонограммы должен быть кратким, превышающим более 30-ти слов, без труднопроизносимых слов, аббревиатур, сложных речевых оборотов. Затем проверяют правильность записи телефонограммы её повторным прочтением. Телефонограмму регистрируют по месту получения и оперативно передают руководителю, которому она адресована. 4.1.4.4. Факсограммы При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения) выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; - документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной начальником отдела. Заявки хранятся в течение года; - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и на начальника соответствующего отдела; - запрещается передавать текст документов с грифом «Для служебного пользования»; - подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки, затем отсылаются адресату по почте; - поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день приема, срочные – немедленно; - поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующий отдел – исполнитель; Контроль за использованием факсимильной техники, установленной с отделах, возлагается на их начальников. 4.1.5. Порядок тиражирования документов Размножению на множительных аппаратах всех типов подлежат служебные документы несекретных изданий. Запрещается снятие копий и выдача копий документов органов государственной власти, имеющих пометку «снятие копий запрещено». Размножение документов с грифом «для служебного пользования» производится с разрешения руководителя Управления. Изготовление бланков форм статистической отчетности, карточек учета и других форм документов специфических видов документации выполняются типографским способом. Не допускается изготовление документов с изображением Государственного герба Российской Федерации с помощью копировальной и компьютерной оргтехники. 4.1.6. Порядок прохождения и исполнения документов в Управлении После регистрации и рассмотрения руководством Управления документы в тот же день передаются в отделы для исполнения. Срочные документы передаются незамедлительно. Контрольные и срочные документы передаются с отметкой в журнале или в других регистрационных формах с проставлением даты и подписи. После рассмотрения входящих документов руководством, в электронные регистрационно-контрольные карточки вносится информация о дальнейшем прохождении документа: - указания по исполнению документа; - Ф.И.О. сотрудника, ответственного за исполнение, которому будет передан документ; - дату передачи (направления) документов. Далее документы передаются в отдел для исполнения. Исполнение документов должно быть своевременным и качественным. Ответственность за исполнение документов несут исполнители и их начальники. Документы исполняются на основании и в сроки указаний, содержащихся в самих документах и в указаниях руководства Управления по исполнению документа. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству Управления или начальнику отдела, подготовку к пересылке адресату. Необходимым требованием исполнения документа является его оформление в соответствии с правилами, установленными нормативными документами по документационному обеспечению, в том числе настоящей инструкцией. В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими отделами совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в качестве исполнителя в документе или в указании по его исполнению первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые по его требованию обязаны предоставить все необходимые материалы и участвовать в исполнении документа. Проекты документов представляют на подписание (утверждение) руководству Управления оформленными в соответствии с установленными правилами, завизированными исполнителем, его начальником, соисполнителями. Проект документа докладывают вместе с материалами по этому вопросу и с основанием (входящим документом). Результаты исполнения документа заносят в регистрационные формы документа: номер, дату документа, которым исполнен документ, дату проведения совещания и т.д. 4.1.7. Организация контроля за исполнением документов Исполнение документов является одним из показателей эффективности работы Управления. Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение документов. Руководитель Управления Роспотребнадзора по Воронежской области несет персональную ответственность за состояние исполнительской дисциплины в Управлении. Контроль за исполнением документов осуществляет руководитель Управления, его заместители. Ответственность за ведение контроля за исполнением документов в Управлении возложена на отдел организации надзора. Ответственность за качество подготовки и своевременность исполнения документов в отделах Управления возложена на начальников отделов (начальников территориальных отделов) Управления, которые осуществляют при этом следующие функции: - организуют работу по обеспечению качественного и своевременного исполнения документов в отделе; - рассматривают информацию о ходе исполнения документов, и принимают меры для надлежащего исполнения документов; - по результатам исполнения документов в отделе принимают решения о стимулировании работников; - принимают решения о дисциплинарном воздействии к сотрудникам отдела в случае неисполнения документов. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства Управления о состоянии исполнения документов. 4.1.7.1. Постановка документов на контроль Контролю исполнения подлежат наиболее важные документы, содержащие в тексте документа или в указаниях руководителей конкретные сроки по исполнению. Постановку документов на контроль осуществляют руководитель Управления и его заместители. Контролю исполнения подлежат входящие документы, приказы Роспотребнадзора, постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, приказы Управления, постановления Главного государственного санитарного врача по Воронежской области, другие документы, содержащие поручения со сроками исполнения. Срок исполнения – это срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или указаниями по исполнению документа. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения:
Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом Роспотребнадзора, Управления или указаниями по исполнению документа. Сроки исполнения поручений, содержащие указание «Срочно» и «Оперативно», исчисляются в календарных днях с даты их издания (подписания) и составляю соответственно 3 дня и 10 дней. В случае, когда срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен не позднее, чем в месячный срок. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. Изменение срока исполнения возможно только с разрешения организации, направившей документ, а также руководителя Управления или его заместителей, установившими этот срок, при наличии объективных причин. На входящем документе, подлежащем контролю, ставится штамп «Контроль» и указывается срок исполнения. 4.1.7.2. Порядок контроля исполнения документов Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных, с помощью программных средств автоматизированной системы. Информация о постановке документа на контроль заносится в электронную регистрационно-контрольную карточку входящего документа. Из информационного массива базы данных регистрации входящих документов формируются отчеты (сводки) о ходе исполнения контрольных документов. Отдел организации надзора Управления осуществляет: - каждодневную оперативную проверку хода исполнения документов; - ведение предупредительного контроля, еженедельное письменное напоминание начальники отделов об исполнении документов, - еженедельное представлении информации об исполнении документов отделами на оперативных совещаниях у руководителя Управления; - снятие документов с контроля; - методическое сопровождение исполнителей документов по вопросам порядка исполнения документов; - проведение анализа состояния исполнительской дисциплины в отделах и представление информации руководителю Управления. Ответственные за контроль в отделах Управления (начальники отделов (начальники территориальных отделов) обязаны: - ежедневно проверять информацию о приближении срока исполнения документа и напоминать об этом исполнителю; - запрашивать у исполнителей информацию о состоянии исполнения документов; - в случае, когда документ может быть не выполнен, информировать об этом руководителя Управления (заместителя руководителя); - информировать отдел организации надзора о ходе исполнения документов. Начальники отделов (начальники территориальных отделов) обязаны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения сроков исполнения. Если документ не исполнен в установленный срок, начальник отдела (начальник территориального отдела) – головного исполнителя – в течение 2-х дней после истечения срока, установленного для исполнения, представляет руководителю Управления (заместителю руководителя) объяснение о ходе исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок и предложениях о принятии мер дисциплинарной ответственности к лицам, виновным в несвоевременном и некачественном исполнении документов. 4.1.7.3. Снятие документов с контроля Документ считается исполненным и снимается с контроля лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы, корреспонденту дан ответ по существу, при необходимости – издан нормативный акт. Если исполнение не документировалось, на документе-запросе делается отметка об исполнении. Промежуточный ответ автору обращения, запрос информации не может являться основанием для признания документа исполненным и снятия его с контроля. Документы, представленные на подпись руководству Управления и возвращенные на доработку, не считаются исполненными в срок. Документ снимается с контроля, если он признан утратившим силу. Для снятия с контроля документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями по делопроизводству: проставляются подписи всех поименованных исполнителей, отметки об исполнении и о направлении документа в дело. Снимается с контроля только оригинал входящего документа. Ответственность за полноту и достоверность представляемой информации об исполнении документа несет ответственный исполнитель. При выполнении всех требований документ снимается с контроля. Информация об исполнении документа и снятии его с контроля заносится в автоматизированную систему регистрации. 4.1.7.4. Обобщение и анализ данных об исполнении документов Данные о результатах исполнения контролируемых документов обобщаются и доводятся до сведения руководителя Управления для принятия соответствующих решений. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом. 4.1.8. Учет объема документооборота Для эффективного управления деятельностью Управления необходима полноценная и достоверная информация о документообороте. Важным показателем документооборота является количество документов, поступивших и созданных в Управлении. Анализ полученной информации необходим для рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины и решения проблемы сокращения количества документов Управления. Показатели объема документооборота используются при организации работы делопроизводственных участков, при расчете численности работников, занятых в делопроизводстве, и оплаты труда, для определения количества необходимых канцелярских принадлежностей, средств вычислительной организационной техники. Объем документооборота – количество документов, поступивших в Управление и созданных им за определенный период. Документооборот состоит из трех потоков: - документы, поступающие из других организаций (входящие); - документы, отправляемые в другие организации (исходящие); - документы, созданные в Управлении и используемые в различных видах деятельности. Учет объема документооборота включает в себя подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Каждая категория документов считается отдельно. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации: по компьютерным базам данных, по журналам, картотекам. Требование однократности регистрации распространяется и на подсчет объема документооборота. С другой стороны, подсчет количества документов должен быть полным, т.е. необходимо учитывать все документы, поступающие и созданные в Управлении. По запросам руководства сведения о количестве документов по видам, корреспондентам и другим показателям представляются в табличной форме или в виде справки (приложение №11). Обобщенные данные об объеме документооборота докладываются руководителю Управления. 4.1.9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов Гербовая печать должна соответствовать требованиям, которые зафиксированы в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», утвержденном постановлении Госстандарта России от 25.12.2011 г. №573-ст. Управление и его территориальные отделы имеют печать с изображением Государственного герба Российской Федерации со своим наименованием. Кроме того, в Управлении применяется печать «Кадры», «Для документов», штампы для отметки о поступлении документов, реквизитов исходящего документа, для отметки о постановке на контроль. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Передача печатей и штампов посторонним лицам и вынос из помещения Управления и его территориальных отделов запрещается. |
Похожие:
 | Воронежской области и их аппаратов, установления единой системы организации и порядка ведения судебного делопроизводства, на основании... |  | Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации |
| Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... | | В целях обеспечения эффективной деятельности работников аппаратов мировых судей Республики Коми, соблюдения единых требований к ведению... |
| В целях обеспечения эффективной деятельности работников аппаратов мировых судей Республики Коми, соблюдения единых требований к ведению... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... |
| Воронеж от 30. 12. 2011 n 1025-р "Об утверждении перечня муниципальных услуг, предоставляемых администрацией городского округа город... | | Постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных... |
| Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... |