«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу
Скачать 1.36 Mb.
|
Индексация документов Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 10) и регистрационных карточках. Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индекс 01/05/89 входящего документа включает: 01 - индекс структурного подразделения; 05 - номер дела по номенклатуре; 89 - индивидуальный порядковый помер входящего документа, присвоенный при регистрации. В организациях с большим количеством корреспондентов дополнительно можно использовать их кодовые обозначения. Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ. Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях - предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов. Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов. К индексам приказов по личному составу допускается добавление буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры). Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 01, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно. Организация контроля за исполнением документов Контроль за исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией. Различают три стороны контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов и контроль за своевременностью исполнения. Первую сторону контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую - секретарь-референт, третью - делопроизводственная служба организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения. В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроков исполнения осуществляет секретарь-референт. Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения и регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах и, конечно, в федеральных законах Российской Федерации. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической и финансовой отчетности. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней. Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией. Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый. Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт (инспектор по контролю) ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном, за 2-3 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя. Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока. Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле «Ход исполнения». Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ. Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины (перегрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота и т. п.) и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков. В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения» (см. рис.3). Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня (поле «Контрольная дата»). Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т. д. Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки являются важным источником для оценки эффективности работу отдельных сотрудников и системы документационного обеспечения управления организации в целом. 13 Семинар на тему «Подготовка дел к архивному хранению» Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Дня долговременного хранения документов создается архив предприятия. Для ведения архива выделяется штатная должность "архивист" или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю. В задачи архива входят:
Лучше всего расположить архив в специально выделенном отдельном помещении. В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в котором можно было бы обеспечить сохранность документов. Сроки хранения документов Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая "судьба" документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Примерный состав ЭК: зам. директора, ведущий специалист (юрисконсульт) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководством предприятия. Определение конкретных сроков хранения документов проводится по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000. По этому перечню можно определять сроки хранения документов, как государственных организаций, так и коммерческих предприятий. По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями. ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае заменить их заверенными копиями. В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и максимальный срок хранения - "постоянно". Срок хранения ДМН (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие. При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г. К документам постоянного и долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, а также организационные документы: устав, учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний. Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя по основной деятельности. Сроки хранения большей части документов по личному составу (приказы по л/с, личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет. Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся 5 лет и на архивное хранение передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. Переписка предприятия хранится, как правило, от 3 до 5 лет и на архивное хранение не передается, за исключением очень важных для деятельности предприятия писем. Экспертиза ценности документов В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления: - документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела; - произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором; - подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле; - на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела; - переплести дело или прошить его в четыре прокола; - дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела. Оформление дел временного хранения Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна. Оформление дел для архивного хранения Все дела, подготовленные для архивного хранения, делятся на две группы: - дела по основной (производственной) деятельности. - дела по личному составу предприятия (для большинства предприятий это основные документы, передающиеся в архив); На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дели по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В опись № 1 включаются: - устав, учредительный договор, решение о создании общества; - свидетельство о государственной регистрации; - документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; - положение о филиалах или представительствах общества; годовые финансовые отчеты: - документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления; - протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции); - списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций; - акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля; - внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом; - приказы по основной деятельности; перспективные, годовые планы; - другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров. В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников (если она ведется); приказы по л/с; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела. На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: "Переписка за 1994 - 1996 гг. - 3 дела". Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. В настоящее время документы постоянного и долговременного сроков хранения в большинстве фирм хранятся в традиционной бумажной форме. Использование компьютера в этом случае может значительно сократить трудозатраты по подготовке документов к архивному хранению. Составление описей дел, сдаваемых в архив, актов на уничтожение доку-ментов можно проводить в автоматизированном режиме. Прием-передача дел в архив Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел. дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи. Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись. Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа "Шредер" не менее чем двумя работниками предприятия. Документы долговременного и постоянного хранения коммерческих предприятий могут быть переданы по желанию самого предприятия в государственные архивы. При ликвидации предприятия документы, подлежащие архивному хранению, передаются правопреемнику или вышестоящей организации. В случае отсутствия правопреемника или вышестоящей организации в архив административного округа должны быть переданы все документы ликвидируемой организации, включая документы временного срока хранения. Архив проводит обработку документов самостоятельно, выделяя часть документов для уничтожения, а другую часть - для долговременного или постоянного хранения. В этом случае с архивом заключается договор на проведение предархивной обработки документов. Передача документов ликвидируемой организации на архивное хранение входит в обязанность ликвидационной комиссии предприятия. По решению Московской регистрационной палаты ликвидируемое предприятие получает разрешение на ликвидацию только после передачи документов на архивное хранение. Передача документов в архив оформляется актом приема-передачи дел. Доступ к переданным в архив документам осуществляется в соответствии с распоряжением самого коммерческого предприятия. Адреса и телефоны архивов административных округов можно узнать в филиалах регистрационных палат административных округов, ведающих вопросами ликвидации предприятий. Место хранения архивных документов должно быть известно и доступно всем работникам и акционерам коммерческого предприятия. Об адресе и телефоне архива сообщается на общем собрании работникам организации и информация об архиве вывешивается на стенде предприятия. |
Похожие:
 | Основные понятия, нормативно-законодательная база гигиены и санитарии в гостиничных комплексах 1 Основные понятия Основные кодексы... | | Настоящий Закон устанавливает основания и процедуру отзыва Губернатора Ярославской области избирателями, зарегистрированными на территории... |
 | Основные понятия классической риторики и основные виды логического воздействия | | |
| | ||
| Рэ-10 до объекта «Аквапарк», расположенного на территории опережающего социально-экономического развития «Камчатка» | | Знать основные понятия и термины, используемые в административном праве, уметь объяснить их содержание и применить на практике. Знать... |
| Статья Правовое регулирование отношений в сфере особых экономических зон в Российской Федерации | | Система документационного обеспечения управления (сдоу) предназначена для информационно-документационного обеспечения текущей деятельности... |