Унификация и стандартизация документации
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.
Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация - это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.
Типовой текст - это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.
Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию».
По официальному определению унификация - это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.
Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.
В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов — высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
2 Семинар на тему «Состав реквизитов
организационно-распорядительной документации.
Требования к их оформлению»
Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов в Российской Федерации, определен ГОСТ Р 6.30-2003. Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основная функция документа — сохранение информации. Но, кроме того, к документу «предъявляются» требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования (обработки, передачи, поиска, наведения справок и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет следующий перечень реквизитов:
01 Государственный герб РФ
02 Герб субъекта РФ
03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
04 Код организации
05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)
07 Код формы документа
08 Наименование организации
09 Справочные данные об организации
10 Наименование вида документа
11 Дата документа
12 Регистрационный номер документа
13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14 Место составления или издания документа
15 Адресат
16 Гриф утверждения документа
17 Резолюция
18 Заголовок к тексту
19 Отметка о контроле
20 Текст документа
21 Отметка о наличии приложения
22 Подпись
23 Гриф согласования документа
24 Визы согласования документа
25 Оттиск печати
26 Отметка о заверении копии
27 Отметка об исполнителе
28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29 Отметка о поступлении документа в организацию
30 Идентификатор электронной копии документа
Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О. Государственном гербе Российской Федерации" воспроизводится на бланках:
- Президента Российской Федерации;
- палат Федерального собрания;
- Правительства Российской Федерации;
- Конституционного Суда Российской Федерации;
- Верховного Суда Российской Федерации;
- Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
- Прокуратуры Российской Федерации;
- Центрального банка Российской Федерации;
- Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
- Счетной палаты Российской Федерации;
- Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
- дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей;
- центральных органов федеральной исполнительной власти;
- иных органов государственной власти.
Реквизит 02. Герб субъекта РФ. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. Использование герба на бланках регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и др.).
Изображение герба размещают на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов - над серединой строки с наименованием организации; при продольном расположении реквизитов — в центре поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.
Реквизит 03. Эмблема, организации или товарный знак (или иные знаки обслуживания) (далее - эмблема) используется в соответствии с Законом РФ от 23.09.92 № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров".
Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы или логотипа помещают на бланках организаций на основании учредительных документов (устава, положения).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта РФ.
Реквизит 04. Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации
На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.
Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код проставляется в том случае, если форма документа включена в ОКУД. В других случаях может проставляться код формы по локальному классификатору.
Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, избежания возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
Реквизит 08. Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он может составляться не на бланках. В этом случае наименования организаций и другие реквизиты печатаются на чистом листе бумаги.
Реквизит 09. Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые организации для коммуникации. Они включают: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.). Почтовый адрес - это адрес фактического расположения организации. Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, город, код.
Реквизит 10. Наименование вида документа должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации в соответствии с уставом (положением об организации). В табель включаются виды документов, включенные в ОКУД (класс 0200000), и иные виды, используемые организацией в соответствии с ее организационно-правовой формой, ее задачами и видами деятельности.
Наименование вида документа — обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма, пишется заглавными буквами.
Реквизит 11. Дата документа обязательный реквизит, содержащий указание на время его создания и / или подписания, утверждения, принятия решения. На документе проставляются и другие даты: согласования, поступления, резолюции и т. п.; правила их оформления во всех случаях аналогичны.
Если документ издают две и более организаций, то он должен иметь одну (единую) дату.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа обычно печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется от руки должностным лицом непосредственно при подписании документа.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.
Стандартом установлены два способа написания даты: цифровой и словесно-цифровой.
05.12.2003 или 05 декабря 2003 г.
Проставление нуля перед цифрой, обозначающей день месяца, является во всех случаях обязательным, т. к. затрудняет подделку документа.
В международных стандартах рекомендуется цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число: 2003.12.06. ГОСТ Р 6.30-2003 допускает датирование в соответствии с международными стандартами.
Реквизит 12. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться по усмотрению организации индексом дела, и который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номером документа каждой из этих организаций, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов и документе.
Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (преимущественно в ответных письмах, заключениях по поручениям и т. п.). Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
Реквизит 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывается для исключения ошибок в местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите "Справочные данные об организации".
Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: Московский государственный университет.
Данный реквизит указывают в соответствии с учетом действующего административно-территориального деления и общепринятых географических сокращений.
Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.
В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.
Реквизит 15. Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат времени и труда.
Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, физическим лицам.
При адресовании наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Росархив
Отдел информатизации
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
НАО "Штурм"
С.Л. Иванову
или
НАО "Ростекстиль"
Главному инженеру
С.М. Лапину
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Тульской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита Адресат по отношению к самой длинной строке. Например:
-
Главному редактору
Издательского центра "Полиграф"
Н.В. Овчинниковой
|
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам (в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах: Справочные данные об организации; Адресат):
- наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка м т. п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
В такой же последовательности производится написание адреса отправителя на конверте.
Почтовый адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя— в левом верхнем углу. Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Сидорову Ю.Л.
ул. Речная, д. 6, корп. 4, кв. 17,
г. Южный, Петровский р-н,
Новосибирская обл., 639038
Реквизит 16. Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
НАО "Металлургия"
Личная подпись Г.С. Жеглов
12.09.2011
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
НАО "Электронные технологии"
Личная подпись Л.В. Кузнецов
12.03.2003
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания акционеров
от 05.04.2011 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива
от 07.06.2011 №94
Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Реквизит 17. Резолюция — реквизит документа, в котором руководителем организации или структурного подразделения указываются задания по исполнению данного документа (что сделать и как), срок исполнения и конкретные исполнители.
В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др.
Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения обозначается датой, например:
Чернову В.Н..
Матюниной С.К.
Прошу подготовить проект
контракта с ПАО «Глобус»
к 16.12.2ООЗ
Личная подпись
05.03.2011
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.
Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением.
Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.
Реквизит 18. Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении, повышает качество информационно-поисковой системы. Точный заголовок позволяет работникам службы ДОУ, не вдаваясь в подробное изучение содержания документа, определить маршрут его движения в организации, верно определить рубрику справочной картотеки, т. е. получить необходимые сведения о местонахождении документа. Этот реквизит очень важен при использовании автоматизированных систем делопроизводства в процессе составления автоматизированной регистрационно-контрольной карточки. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например: "Приказ о создании ликвидационной комиссии";
чего (кого)?, например: "Должностная инструкция главного инженера".
Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет автор документа.
Для заголовка, особенно в письмах, рекомендуется использовать словесную конструкцию с предлогом "О " ("Об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос: о чем? Например: "Об изменении...."; "Об исполнении..."; "О выделении....."; "О пересмотре... " и т.д.
В сложных документах большого объема (отсчеты, докладные записки) могут применяться подзаголовки.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
Реквизит 19. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:
- типовой срок исполнения документа - для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;
- индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.
В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
Реквизит 20.Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
Реквизит 21. Отметка о наличии приложений к письму располагается ниже текста и может быть оформлена двумя способами.
Если приложение названо в тексте письма, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 7 л. в 3 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №)
Приложение: 1. Положение об Отделе финансового контроля
на 6 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Отдела финансового контроля на 8 л. в 2 экз.
Если приложение в свою очередь также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Банка России от 08.07.2003 № 12-7/184 и
приложения к нему, всего на 5 л.
Если приложения к письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: в 2 экз. или
Приложение: Техническое задание на разработку системы
"Электронная канцелярия"в 2 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 4 л. в 3 экз. в первый адрес
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием порядкового номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение
к приказу Росархива
от 07.07.2011 № 31
Приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем структурного подразделения.
Реквизит 22. Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное, если на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:
документ: оформлен не на бланке организации:
Президент Союза малых городов Личная подпись В.В. Щербаков
документ оформлен на бланке:
Президент Личная подпись В. В. Щербаков
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Ильин
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем, например:
Председатель Личная подпись В.И. Кирсанов
Секретарь Личная подпись И.Л. Куркова
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись А.И. Кириллов
Члены комиссии Личная подпись С.П. Комаров
Личная подпись О.В.Громов
Личная подпись А.Б. Городина
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по научной работе
Личная подпись Н.И. Химина Личная подпись Э.А. Чёрнин
Реквизит 23. Гриф согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИ документоведения
и архивного дела
Личная подпись М.В. Ларин
Дата
Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и т.д., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Решение заседания
Правления Российской
Государственной страховой
компании «Росгосстрах»
от 07.07.2011 №12
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".
Реквизит 24. Визы согласования документа - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.
Документ визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего, например:
Руководитель юридического департамента
Личная подпись П.С. Максимова
Дата
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического департамента
Личная подпись П.С. Максимова
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
В наиболее важных многостраничных документах визируется каждый лист документа юридической службой или службой ДОУ.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
Реквизит 25. Оттиск печати.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Печати подразделяют на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре помещается изображение Государственного герба Российской Федерации (субъекта Федерации), а по окружности — наименование организации. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации обязательно на печатях центральных органов власти, центральных органов федеральной исполнительной власти, на печатях иных органов государственной власти. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами — федеральными законами, нормативными актами субъектов Федерации, города, района.
В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой — в центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности — полное наименование организации. В некоторых законодательных актах, регламентирующих порядок создания и деятельность организаций различных организационно-правовых форм собственности, устанавливаются ей требования к печатям.
Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т.д.
Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи на специально для этого отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»
Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).
Реквизит 26. Отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии письма (остающейся в организации) отправляемому подлиннику отметку о заверении копии следует оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Подпись
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись Н.В. Морозова
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
При рассылке тиражированных документов (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т. д.) они заверяются печатью службы ДОУ.
Реквизит 27. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:
В.Д. Басов
334 48 69
или
Басов Вячеслав Дмитриевич
334 48 69
Практика показывает, что целесообразно в этом реквизите указывать полностью фамилию, имя и отчество исполнителя. При исполнении входящих документов часто бывает необходимо справиться по каким-либо данным документа у его конкретного исполнителя. Наличие полных данных об исполнителе значительно облегчает решение данной задачи и способствует повышению уровня культуры общения.
Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату. Например:
Отправлен факс от 14.04.2011 № 125
В дело №01 -15
Личная подпись
14.04.2011
или
Издан приказ от 14.04.2011 №30
"О создании экспертной комиссии"
В дело № 01-01
Личная подпись
14.04.2011
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа, или на его обороте.
Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты.
Реквизит 30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
|
