«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу
Скачать 1.36 Mb.
|
| Раздел X "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др." Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке. Карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, а затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2 / Т-2ГС (обычно при увольнении для подшивки в дело и сдачи и архив). Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации. В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и технологии, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4). Она заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником. В п.4 "Послевузовское профессиональное образование" указывается наименование организации (учреждения), в ко-торой (котором) был окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения. П.5 "Ученая степень" заполняется на основании представленных документов (дипломов), включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников. В п.6 "Ученое звание" сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата. Данные этой учетной формы отражают специфику научных кадров: наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагогической работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном экземпляре. На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (форма № Т-2). Таким образом, трудовой договор и приказ являются основой для составления целой цепочки документов. После издания приказа о приеме на работу на всех сотрудников, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело. Таким образом, оформление на работу требует от работника, ведущего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: составления проектов трудового договора и приказа, оформления личной карточки (форма Т-2/Т-2ГС, Т-4 - на научного и научно-педагогического работника), внесения соответствующей записи в трудовую книжку и заведения личного дела. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последующего быстрого нахождения по алфавиту. Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного их ведения, отражения движения работни-ка по службе (в форме Т-2/Т-2ГС, трудовой книжке, дополнении к анкете). 9 Семинар на тему «Документирование процессов приема, перевода и увольнения сотрудников» Документирование процесса приема сотрудников С поступающим на работу сначала идет устная беседа. Претендующий на какую-либо работу может пройти тестирование, в ряде случаев организуется профессиональный отбор и предварительный медицинский осмотр, например, при приеме на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств (ст. 328 Трудового кодекса). На определенные должности поступают в результате конкурса. После того, как договоренность достигнута, приступают к письменному оформлению зачисления на работу. Все документировать трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты и прежде всего на Трудовой кодекс Российской Федерации. Поэтому оформляющий прием на работу, обратившись к 65 статье Трудового кодекса точно знает, какие документы он может потребовать от поступающего на работу: - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; - трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; - документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; - документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. При оформлении на работу по совместительству трудовая книжка не представляется. Может быть потребована справка с постоянного места работы. Лицам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство оформляются работодателем. Граждане, направленные службой трудоустройства (органом социального обеспечения, биржей труда, бюро занятости населения и т.п.) в счет лимита мест, выделенных этой службе, представляют в отдел кадров соответствующее направление. В других случаях направление может письменно не составляться, а быть выполнено по телефону. Если работа, на которую претендует гражданин, требует специальных знаний, он предъявляет соответствующий документ об образовании или профессиональной подготовке (диплом, свидетельство, водительские права, аттестат, различные удостоверения и т.п.). Запрашивать медицинскую информацию о состоянии здоровья работника работодатель может только при определении возможности выполнения работником трудовых функций с учетом требований норм охраны труда и получения права на социальные пособия, подобные сведения запрашиваются с учетом норм законодательства и порядка обеспечения медицинской конфиденциальности. В случае медицинского обследования работника работодатель должен быть информирован только о тех выводах, которые относятся к вопросу возможности выполнения работником своей трудовой функции. Выводы не должны содержать сведений медицинского характера за исключением указаний на пригодность или медицинские противопоказания к предполагаемой работе. Работник отдела кадров обязан тщательно проверить документы и убедиться в их подлинности и правильности оформления. Процесс приема граждан на работу включает следующие процедуры: • обращение гражданина в отдел кадров (службу персонала) по собственной инициативе или по направлению соответствующего учреждения, занимающегося трудоустройством; • получение от гражданина необходимых документов и их изучение; • собеседование, уточнение сведений, указанных в документах; • заполнение бланка приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а); • собеседование гражданина с руководителем структурного подразделения (цеха), прохождение инструктажей, при необходимости - медицинского осмотра и т.п.; • составление, согласование и подписание трудового договора (контракта); • выдача работнику экземпляра трудового договора; • заполнение сотрудником службы персонала унифицированной формы приказа (распоряжения) о приеме на работу или электронного шаблона приказа, распечатка бумажного экземпляра приказа, визирование приказа, его подписание полномочным руководителем организации-работодателя; • ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения); • информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника и дате начала работы; внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы Т-12 или Т-13); • заполнение личной карточки формы № Т-2; • внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы; • внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника; • выдача работнику удостоверения или пропуска для свободного доступа к рабочему месту. Документирование перевода сотрудников на другую работу Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе. Технологическая цепочка включает следующие процедуры: • предварительная договоренность о переводе заинтересованных сторон - работника и работодателя (в лице руководителя организации и руководителей структурных подразделений); • написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его руководителю структурного подразделения, в котором он работает (обычно при переводе по инициативе работника); • написание руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, представления или докладной записки о переводе работника (обычно при переводе по инициативе работодателя); • согласование (визирование) заявления и представления (докладной записки) с руководителем подразделения, в которое переводится работник; • согласование заявления и представления (докладной записки) с руководителями функциональных структурных подразделений - планово-финансовым подразделением, кадровой службой и другими, заместителем первого руководителя, ответственного за работу с персоналом; • передача заявления работника и представления (докладной записки) первому руководителю организации для принятия решения (резолюции); • при положительном решении вопроса - обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости - внесение в текст дополнений или изменений, согласование их с юрисконсультом организации, оформление и подписание контракта; • составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о переводе; распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости – согласование черновика приказа с руководством организации и структурных подразделений; • визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его Просьбе заверенной копии приказа (распоряжения); • информирование руководителей структурных подразделений о факте перевода работника и необходимости внесения соответствующих изменений в табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или Т-13); I • внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника; • внесение необходимых записей о переводе работника в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС), перестановка учетных карточек в карточке; • внесение необходимых изменений в первичные учетные бухгалтерские документы; • внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника. Документирование процедуры увольнения работника Технологическая цепочка процедуры прекращения действия трудового договора с работником (его увольнения) может быть представлена в обобщенном виде следующим образом: • составление инициативного документа об увольнении: заявления работника (при увольнении по собственной инициативе) или докладной записки руководителя структурного подразделения или руководителя кадровой службы (при увольнении по окончании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя); • передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визирования и направления в кадровую службу; • передача заявления или докладной записки в кадровую службу; • ознакомление с докладной запиской работника; проставление им росписи ознакомления; • проведение с увольняющимся по собственной инициативе работником собеседования в кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы; • составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяемой при увольнении статьи Трудового кодекса; • передача заявления, докладной записки и при необходимости - служебной записки первому руководителю организации или его заместителю для принятия решения; • принятие первым руководителем решения по увольнению работника, нанесение резолюции на заявлении или докладной записке; • при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обращения в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнение работника; подписание обращения первым руководителем организации; • получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или решения о согласии на увольнение работника; • прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов, дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях - составление соответствующего акта приема; заполнение обходного листа; • составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (формы № Т-8 или Т-8а); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости - согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, профсоюзным органом; • визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения); • внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника; • внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС); • внесение необходимых отметок в табель учета рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы; • сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации; • получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; роспись за получение трудовой книжки. 10 Семинар на тему «Оформление приказов по личному составу» Распорядительная, как и организационно-правовая, кадровая документация входит составной частью в УСОРД. В соответствии с требованиями этой системы регламентируется состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения формуляра каждого документа. Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении работников на должность (даже при наличии контракта), освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы. Приказы составляются совместно отделом (управлением) кадров и заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и функциональных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя службы персонала (начальника отдела кадров). Приказ подписывается обычно первым руководителем или в соответствии с распределением полномочий между заместителями первого руководителя - его заместителем по кадрам (персоналу). В приказе по личному составу нет вводной части и слова «Приказываю». Распорядительное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать, премировать и т.д. По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными. Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д. Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц - сводным. Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированные систем обработки кадровой информации. Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные. К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование им сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ, например: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника и др. Ниже пункта пишется: «Основание:». Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата. В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размерив должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «...разряду ... ETC». Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа: распорядительное действие, фамилия, имя, отчество лица, должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа, обязательные условия. В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях. При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы дав приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст). Индивидуальный характер всегда имеют приказы о поощрениях и взысканиях. Они содержат также вводную часть. Составление текстовых традиционных приказов по личному составу, даже простых шив структуре, сопровождается значительными трудозатратами работников отдела кадров за счет необходимости обработки множества дополнительных документов (заявлений, докладных и служебных записок, листов согласования, листов медицинского осмотра и т.д.). Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов. Следовательно, любой приказ по личному составу, как вид документа, может быть отнесен одновременно не только к УСОРД, но и к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлежность приказа по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации. |
Похожие:
 | Основные понятия, нормативно-законодательная база гигиены и санитарии в гостиничных комплексах 1 Основные понятия Основные кодексы... | | Настоящий Закон устанавливает основания и процедуру отзыва Губернатора Ярославской области избирателями, зарегистрированными на территории... |
 | Основные понятия классической риторики и основные виды логического воздействия | | |
| | ||
| Рэ-10 до объекта «Аквапарк», расположенного на территории опережающего социально-экономического развития «Камчатка» | | Знать основные понятия и термины, используемые в административном праве, уметь объяснить их содержание и применить на практике. Знать... |
| Статья Правовое регулирование отношений в сфере особых экономических зон в Российской Федерации | | Система документационного обеспечения управления (сдоу) предназначена для информационно-документационного обеспечения текущей деятельности... |