«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу
Скачать 1.36 Mb.
|
| Раздел «Общие положения» включает: • наименование должности с обозначением структурного подразделения; • кому непосредственно подчиняется работник; • порядок назначения на должность и освобождения от должности; • перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; • квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); • требования к специальным знаниям и навыкам. В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают: • участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов); • виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т.п.). При перечислении обязанностей их следует разбить на группы: • обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.); • обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, справок, устной информации и т.п.); • обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.); • обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий. В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей: • право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции; • право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю; • право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства; • право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника; • право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.); • право требовать определенных действий от других работников. В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. 5 Семинар на тему «Порядок издания распорядительных документов в организациях. Требования к оформлению текстов распорядительных документов» Порядок издания распорядительных документов в организациях Процедура издания приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:
Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности включает следующие стадии:
Требования к оформлению текстов распорядительных документов Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать: • ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту; • формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживший причиной издания приказа. Например: В соответствии с приказом Генерального директора от 27 мая 2011 г. № 96 «О повышении исполнительской дисциплины и ответственности работников» ПРИКАЗЫВАЮ: ... В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору на архивное хранение и к уничтожению ПРИКАЗЫВАЮ: ... При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным лицом) и когда утвержден документ: В соответствии с Положением о порядке рассмотрения жалоб, утвержденным приказом директора Федеральной авиационной службы России 29 августа 1998 г. № 125, ПРИКАЗЫВАЮ: ... Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает: • наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей; • поручение; • срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения. Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Не указываются исполнители и сроки исполнения в распорядительной части приказа, если действия носят организационный характер, например: 1. Утвердить Положение об Управлении государственной службы. Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить, например: 4. Признать утратившими силу приказы Генерального директора от 05.08.99 № 75 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с обращениями граждан» и от 01.03.98 № 37 «Об утверждении Положения о приемной». Последний пункт приказа - пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например: 9. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя Генерального директора по работе с персоналом (фамилия, инициалы). Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами следующим образом: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.3.; 2.; 2.1.; 2.2.; 2.3.; 3. и т.д. При составлении приказа необходимо:
Текст приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. В тексте приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Недопустимо применение: разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одною и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п. При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы; остальной текст - в приложениях к приказу. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы - положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: ...(приложение 1); ... (приложение 2)ю На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу или пункту приказа относится приложение: Приложение 2 к приказу Генерального директора от 5 октября 2001 г. № 208 Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: ... (прилагается), а на самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа: (Инструкция) УТВЕРЖДЕНА приказом президента ПАО «Корунд» от 10.02.2011 №35 Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте приказа, не допускается. Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план, график и т.п.). Каждое приложение визируется на последнем листе приложения руководителем подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его вышестоящим руководителем. В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из приказа. По составу реквизитов и оформлению, выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка из приказа может быть оформлена на чистом листе бумаги А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку. Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Предлагаю» или «Обязываю», которое так же, как в приказах, печатается отдельной строкой прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия. Зачастую констатирующая часть отсутствует. 6 Семинар на тему "Требования к оформлению отдельных видов деловых писем" Сопроводительное письмо Сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов или материальных ценностей. Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам...» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам ...» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам ...» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам ...» «В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам ...» «В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам ...» Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения. Письмо-просьба Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»: Просим Вас провести... Просим Вас предоставить ... Просим Вас сообщить... и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: Надеемся на положительное решение вопроса... Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение… В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести ...)... Одновременно просим Вас.... |
Похожие:
 | Основные понятия, нормативно-законодательная база гигиены и санитарии в гостиничных комплексах 1 Основные понятия Основные кодексы... | | Настоящий Закон устанавливает основания и процедуру отзыва Губернатора Ярославской области избирателями, зарегистрированными на территории... |
 | Основные понятия классической риторики и основные виды логического воздействия | | |
| | ||
| Рэ-10 до объекта «Аквапарк», расположенного на территории опережающего социально-экономического развития «Камчатка» | | Знать основные понятия и термины, используемые в административном праве, уметь объяснить их содержание и применить на практике. Знать... |
| Статья Правовое регулирование отношений в сфере особых экономических зон в Российской Федерации | | Система документационного обеспечения управления (сдоу) предназначена для информационно-документационного обеспечения текущей деятельности... |