«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства» Основные понятия и задачи доу
Скачать 1.36 Mb.
|
Письмо-запрос Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа. Письмо-ответ Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от_______ №___...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме. Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с ...». В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. Письмо-сообщение Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения - небольшого объема, нередко состоящие из одного - двух предложений. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: Сообщаем Вам, что … Доводим до Вашего сведения, что … Считаем необходимым поставить Вас в известность … Письмо-подтверждение Письмо-подтверждение — служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их, и т.д. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на ...) Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Информационное письмо Информационное письмо - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации. Гарантийное письмо Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. Письмо-извещение Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы. Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение - отдельным документом. Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями. Письмо-приглашение Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста - орнамент, рисунки и т.п. Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: Уважаемый …! Письмо-предложение Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение. Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом. Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров. Письмо-напоминание Письмо-напоминание - служебное письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности. Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи а которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Ключевой фразой письма-напоминания является: Напоминаем Вам ... Вторично напоминаем Вам ... Обращаем Ваше внимание на то, что … Ставим Вас в известность, что ... Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация - автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции… Письмо-требование Письмо-требование – служебное письмо, цель которого выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и предупреждения о мерах, которые будут приняты, если обязательства не будут выполнены. Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть: Требуем выполнить взятые на себя обязательства... Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить) ... Требуем незамедлительно выполнить ... Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом: В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд ... В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции ... В противном случае мы не несем ответственности за последствия ... Письмо-благодарность Письмо-благодарность - служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: Благодарим за оказанную помощь в ... Выражаем Вам свою благодарность за ... Позвольте Вас поблагодарить за ... Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за ... Письмо-поздравление Письмо-поздравление - служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно - два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы: Поздравляем Вас в связи с ... Искренне поздравляем Вас с ... Примите наши искренние поздравления в связи с ... Сердечно поздравляем Вас с ... Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д. Письмо-рекламация Рекламация - коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации). 7 Семинар на тему «Документирование деятельности коллегиальных органов. Оформление протокола. Оформление постановления, решения» Оформление протокола Протокол- документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, судебных, административных органов (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допусти- мо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится еще некоторое время (как правило, до полугода). Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе. Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации. Протокол оформляется на общем бланке организации формата А4 с указанием наименования вида документа — «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: - наименование организации; - название вида документа; - дата и номер протокола; - место составления документа; - заголовок к тексту; - текст; - подписи. В заголовке к протоколу указывается вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание) и название коллегиального органа в родительном падеже. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников больше 15 человек, их фамилии не указываются, а делается отметка «Список участников прилагается»), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указываются фамилия докладчика и его должность. Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается). В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления» включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Постановляющая часть может подразделяться на пункты. Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления. Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Отдельные виды протоколов (протоколы заседания технических, экспертных советов, комиссий, протоколы испытаний и некоторые другие) утверждаются руководителем организации или вышестоящего органа. Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов: постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов Оформление постановления, решения Постановление является правовым актом, принимаемым высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) в целях разрешения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами. Юридическими основаниями для издания постановлений являются законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Постановления должны иметь следующие реквизиты: - Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ); - наименование вышестоящего органа или должностного лица, издающего постановление; - наименование вида документа (постановление); - дату документа; - регистрационный номер документа; - место составления или издания документа; - заголовок к тексту; - текст постановления; - подпись руководителя органа, издающего постановление, председателя и секретаря комиссии. Текст постановления, как правило, имеет вступительную часть, в которой, если требуется, разъясняются цели и мотивы его издания, и распорядительную часть. Вступительная часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты. Вступительная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВЛЯЮ». Постановляющая часть документа излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты постановления содержат конкретные поручения и включают: наименование органа или организации, которой дается поручение; содержание самого поручения и срок его выполнения. Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями и т. д. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной — наименование органа, принимающего решение. При необходимости решение визируется руководителем подразделения, вносящим проект решения, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОТОКОЛ 00.00.0000 №00 Место составления Заголовок к тесту (вид коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже) Председатель - И.О. Фамилия Секретарь - И.О. Фамилия Присутствовали: 00 чел (указываются инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке). Повестка дня: 1. Первый вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже). 2. Второй вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже). 1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия (в именительном падеже) — краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица). ВЫСТУПИЛИ: И. О. Фамилия — излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего). ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу — указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т. п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения. 1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу. 2. СЛУШАЛИ: Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому. Председатель (подпись) И.О. Фамилия Секретарь (подпись) И.О. Фамилия В дело 00-00(дата, подпись) Идентификатор электронной копии документа Рисунок 3 - Макет протокола РЕШЕНИЕ 00.00.0000 №00 Место издания Заголовок начинается с предлога «О ...» Текст констатирующей части документа (причины издания, цели), ссылка, в случае необходимости, на распорядительный документ вышестоящего органа. Распорядительная часть начинается словами: Совет директоров (Коллегия и т. д.), РЕШИЛ (РЕШИЛА): Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель — действие — срок. Последний пункт: контроль за исполнением возложить на — указывается должность, инициалы, фамилия. Председатель (подпись) И.О. Фамилия Секретарь (подпись) И.О. Фамилия Визы (при необходимости) электронной копии В дело 00-00 (подпись, дата) документа Рисунок 4 - Макет решения 8 Семинар на тему «Документы, оформляемые при трудоустройстве граждан» Помимо документов, определенных ТК РФ, кандидат на должность представляет в отдел кадров ряд дополнительных персональных и первичных учетных документов, подробно характеризующих его производственную, научную, педагогическую и иную деятельность, человеческие качества. Например: резюме, заявление о приеме на работу или назначении (переводе) на должность, личный листок по учету кадров, автобиографию, характеристику (или рекомендательное письмо), копии документов об образовании, степенях и званиях, представление к назначению на должность, контракт, список научных трудов и изобретений и другие документы. Вместе с предъявленными документами в большинстве организаций поступающий на работу пишет заявление, хотя оно в законодательных актах прямо не названо. Грамотно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты: - адресат, т.е. на имя кого оно подается (указывается должность, Ф.И.О. руководителя). Например, Генеральному директору НАО "Пламя" А.П. Ноткину - автор, т.е. чье это заявление, с указанием адреса места жительства. Например, Фролова Ивана Николаевича, Проживающего по адресу: Москва, 117463, Ул. Фруктовая, д. 5, кв. 45 - вид документа - Заявление. - текст, в нем надо указать должность и название структурного подразделения, куда поступает работник. Например: "Прошу принять меня на должность ст. лаборанта Лаборатории химического анализа" - подпись - дата. Если оговаривались какие-либо особые условия: по совместительству, на определенный срок, на выполнение конкретной работы, на не полный рабочий день и т.п. - это также пишется в тексте заявления. Поступающий на работу должен сообщить о себе сведения, которые обычно отражаются в заполняемом им личном листке по учету кадров, в некоторых организациях - анкета. Личный листок по учету кадров является наиболее удобным обобщающим структурированным документом, дающим организации необходимые данные о его работнике. Личный листок заполняется от руки в одном экземпляре и должен быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая личный листок по учету кадров (анкету) для оформления, следует разъяснить порядок заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный ли-сток с правилами заполнения. В Правилах можно указать следующий порядок заполнения: - фамилия, имя, отчество пишутся полностью; - в дате рождения указываются год, число и месяц рождения; - место рождения записывается на основании паспорта; - образование - среднее, среднее специальное и высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указывается на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончил. Наименование высшего или среднего специального учебного заведения пишется полностью. Сокращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии); - лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствующую графу; - в анкете указывается адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон; - сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном образовании, военном билете и трудовой книжке. Поступающий на работу подписывает заполненный листок по учету кадров и ставит дату. Данные личного листка (анкеты) подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки. Работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в личном листке (анкете) сведений, сверяя их с представленными документами. К личному листку (анкете) прилагаются: - копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью; - фотокарточки. При сообщении в личном листке (анкете) сведений об опубликованных трудах поступающий на работу представляет список трудов (изобретений, патентов). Конечно в личный листок (анкету) организация может добавить и другие необходимые ей сведения о работнике, например, о наградах, о родственниках и т.д. Хотя личные листки по учету кадров (анкеты), заполняемые в различных организациях, в основном похожи, этот вид документа не имеет официально установленной единой формы и может варьироваться организацией, исходя из ее требований к кадрам. Автобиография и справка-объективка Другой анкетный документ - автобиография пишется поступающим на работу в произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть отражены: фамилия, имя, отчество, причины изменения фамилии, год и место рождения, социальное положение, образование, какие учебные заведения заканчивал и по какой специальности, трудовая деятельность с указанием в прямом хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода с одной работы на другую и перерывов в работе более одного месяца, служба в Российской армии, награды, поощрения, взыскания, судимость, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках, иные сведения, которые желает сообщить гражданин о себе. Используется повествовательная форма изложения. Автобиография подписывается и датируется составившим ее лицом. В некоторых учреждениях действуют типовые бланки этого вида документа, облегчающие процесс его составления. В отделе кадров на основании личного листка (анкеты) и автобиографии может составиться биографическая, кадровая справка или справка из личного дела (справка-объективка) претендента на должность, в которой указываются основные анкетные данные и этапы его трудовой деятельности. В последующем, после назначения гражданина на должность, эта справка периодически (раз в 2-3 года) обновляется, предыдущий экземпляр уничтожается. Рекомендательное письмо и характеристика Рекомендательное письмо составляется организацией, фирмой или авторитетным частным лицом. Письмо не носит официального характера. В нем оценивается та работа гражданина, которую он исполнял в данной организации. В письме описываются знания и навыки претендента на должность и оцениваются его личные качества. С согласия гражданина на рекомендательное письмо может быть сделан запрос или необходимые сведения получены по телефону и зафиксированы сотрудником отдела кадров. По сути, рекомендательное письмо выполняет ту же функцию, что и характеристика. Характеристика (рекомендация) является официальным документом и дает оценку деятельности данного лица в целом. Обычно выдается по запросам военкоматов, следственных органов, судов, государственных учреждений, крупных фирм и т.п., представляется в аттестационные комиссии. Характеристика составляется руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, подписывается первым руководителем организации или полномочным заместителем первого руководителя и представителем профсоюзного органа. Характеристика отражает мнение этих лиц о данном работнике. Подписи заверяются гербовой печатью организации. Характеристика оформляется на общем бланке и обязательно датируется. В характеристике указываются анкетные данные и должность работника, время работы организации, на предприятии, продвижение по службе, отношение к работе, рост профессионального уровня, наличие правительственных наград и поощрений. Оценивается деловой и моральный уровень работника, его личные качества, черты характера. Текст излагается от третьего лица. В конце характеристики сообщается ее целевое назначение, т.е. для представления в какую организацию или с какой целью она выдана. Рекомендательное письмо и характеристика выдаются на руки гражданину или пересылаются по запросу. Резюме Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность. В России резюме обычно не пересылается нанимателю с прежнего места работы гражданина, а заполняется лично кандидатом на должность. В российской практике составляется обычно основной (базовый) тип резюме, который содержит следующие данные: • Ф.И.О.; • домашний адрес и телефон; • должность, на которую претендует кандидат; • образование (указываются наименования всех учебных заведений, даты поступления и окончания); • список предыдущих мест работы, включая работы временного характера; • список публикаций (если есть); • патенты (если есть); • квалификация по должности, на которую претендует; • военная служба; • общественная деятельность; • личные данные (дата рождения, семейное положение, число детей, состояние здоровья, гражданство, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей). В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность. Пункты должны формулироваться в нейтральном стиле. Можно затрагивать данные о складе ума, о ситуациях, с которыми приходилось сталкиваться и т.п. Список рабочих мест и должностей в одной организации приводится в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы. По структуре и стилю изложения резюме напоминает авто-биографию. В России резюме имеет необязательный информационно-рекламный характер и обычно не является документом, несущим правовую нагрузку. В процессе решения вопроса о приеме помимо резюме заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и часто составляется автобиография, содержание которых проверяется сотрудником отдела кадров и кото-рое играют основную достоверную роль в изучении анкетно-биографических данных кандидата на должность. При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу. В соответствии с ст. 16 Трудового кодекса "Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым Кодексом". Определение трудового договора дается в ст. 56. "Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка". Раздел III Трудового кодекса посвящен этому виду документа. В нем раскрывается содержание трудового договора (ст. 57), сроки трудовых договоров (ст.58,59), порядок заключения трудового договора (гл.10), изменение трудового договора (гл.12), прекращение (гл. 13) и т.д. Содержание трудового договора определено Трудовым кодексом достаточно детально. В договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор. Существенными условиями трудового договора являются: - место работы (с указанием структурного подразделения); - дата начала работы; - наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным рас-писанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационный требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации; - права и обязанности работника; - права и обязанности работодателя; - характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях; - режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации); - условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); - виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью. В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора. Заключаться трудовые договоры могут на неопределенный срок и на определенный срок не более 5 лет. Вступает договор в силу со дня его подписания. В соответствии со ст. 67 "Трудовой договор заключается в письмен-ной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового до-говора передается работнику, другой хранится у работодателя". На основании заключенного Трудового договора оформляется приказ (распоряжение) о приеме на работу. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора» (ст. 68). Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учетным документам, так как они фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы. Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации "О первичных учетных документах" от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и утверждены 6 апреля 2001 года Постановлением Госкомстата новые формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В соответствии с Постановлением формы по учету кадров распространяются на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации. К утвержденным формам относятся Форма № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" и форма № Т-1 а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу". Приказ о приеме на работу (форма № Т-1) составляется на каждого, вновь зачисляемого в организацию. При одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д. допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме № Т-1 а. При оформлении приказа указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Эти данные берутся из трудового договора. Подписанный руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику (ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст.68). На основании приказа заполняется трудовая книжка, в нее вносится запись о приеме на работу и заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а). Статья 66 Трудового кодекса определила, что "Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации". Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. Заполняется трудовая книжка на основании документов, а не со слов поступающего на работу. Очень важно внимательно заполнять титульный лист трудовой книжки, содержащий общие сведения о работнике. Именно эти сведения подтверждают принадлежность трудовой книжки его владельцу. Наиболее частой ошибкой при заполнении титульного листа трудовой книжки является неправильная запись имени или фамилии. Например, Наталья вместо Наталия, Ина или Инна, Дина или Диана, Томошенко вместо Томашенко и т.д. Владельцу такой трудовой книжки потом придется долго доказывать, часто через суд, что это именно его трудовой стаж. Дату рождения надо указывать только на основании паспорта или свидетельства о рождении. Не менее важным является четкая запись сведений о работе. Следует помнить, что наименования должностей должны вноситься строго по штатному расписанию. Основанием для записи сведений о работе может быть только распорядительный документ. "В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству" (ст.66). Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возможность их утраты или порчи. Они являются основным документом о трудовой деятельности и ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию. Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы ответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь. Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. На всех сотрудников, принятых на работу, заводится также личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров. Личная карточка имеет новую типовую межведомственную форму - № Т-2, утвержденную органами статистики. Для лиц, зачисляемых на государственную службу, заполняется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС). В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант этой карточки, выводимый на экран при заполнении. В соответствии с Инструкцией личные карточки "заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы. Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО). При заполнении п.5 "Знание иностранного языка" раздела 1 формы № Т-2 указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем". Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника Кадровой службы. Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются: - военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе; - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу. В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья". В разделе III "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или №Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 формы № Т-2. В разделе VIII "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. |
Похожие:
 | Основные понятия, нормативно-законодательная база гигиены и санитарии в гостиничных комплексах 1 Основные понятия Основные кодексы... | | Настоящий Закон устанавливает основания и процедуру отзыва Губернатора Ярославской области избирателями, зарегистрированными на территории... |
 | Основные понятия классической риторики и основные виды логического воздействия | | |
| | ||
| Рэ-10 до объекта «Аквапарк», расположенного на территории опережающего социально-экономического развития «Камчатка» | | Знать основные понятия и термины, используемые в административном праве, уметь объяснить их содержание и применить на практике. Знать... |
| Статья Правовое регулирование отношений в сфере особых экономических зон в Российской Федерации | | Система документационного обеспечения управления (сдоу) предназначена для информационно-документационного обеспечения текущей деятельности... |