Учет объема документооборота
Объем документооборота Учреждения - это суммарное количество полученных (входящих) и созданных в Учреждении (внутренних, исходящих) документов за определенный период (квартал, год).
Подсчет количества документов осуществляется по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу учета принимается документ. Размноженные экземпляры, обработанные службой делопроизводства, подсчитываются отдельно на основе принятой в Учреждении системы учета документов.
Учет документов может осуществляться как в Учреждении в целом, так и по каждому структурному подразделению, по группе документов. Отдельно подсчитываются обращения граждан, запросы на информацию.
Результаты учета документов обобщаются службой делопроизводства и подаются руководству Учреждения для принятия мер для усовершенствования работы с документами.
Итоговые данные учета объема документооборота подаются в табличной форме (Приложение 17).
Прием и первичная обработка документов, поступающих в Учреждение
Доставка документов в Учреждение осуществляется, как правило, с использованием средств почтовой связи и электросвязи, а также курьерской и фельдъегерской службой.
Почтой и через курьерскую службу доставляется письменная корреспонденция, бандероли, а также периодические печатные издания.
Фельдъегерской службой доставляется специальная корреспонденция.
Каналами электросвязи доставляются: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы с применением электронной цифровой подписи и документы в электронной форме без электронной цифровой подписи (в сканированной форме).
Все документы, поступающие в Учреждение, принимаются централизованно в службе делопроизводства.
Рекомендуемая, специальная и корреспонденция с объявленной ценностью принимается под расписку в журнале, реестре или уведомлении о вручении.
В случае поступления корреспонденции с отметкой «Срочно» фиксируется не только дата, но и часы и минуты доставки.
В случае повреждения конверта делается соответствующая отметка в почтовом реестре.
Документы, поступившие в нерабочее время, принимаются дежурным сотрудником Учреждения.
В службе делопроизводства раскрываются все конверты, за исключением тех, которые имеют надпись «лично».
Конверты хранятся и прилагаются к документам в случае, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа или когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, а также отсутствуют адресные ярлыки рекомендованных конвертов и пакетов.
В случае выявления отсутствия приложений, указанных в документе, или отдельных листов, а также ошибок в оформлении документа, что делает невозможным его исполнение (отсутствие подписи, печати, грифа утверждения и т.п.), документ не регистрируется и отправителю направляется письменный запрос или ему сообщается об этом по телефону. При этом на документе делается соответствующая отметка с указанием даты запроса (разговора по телефону), должности и фамилии лица, которому сделан запрос, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, совершившего запрос.
В случае отсутствия или нецелостности вложений, повреждения конверта, упаковки, что привело к невозможности прочтения текста документа, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется отправителю, другой - хранится в службе делопроизводства.
Присланные не по адресу документы возвращаются отправителю без их рассмотрения.
Факт и дата поступления документа в Учреждение обязательно фиксируются по правилам, указанным в разделе 2.26 настоящей Инструкции.
Электронные носители информации обязательно передаются в Учреждение с сопроводительным письмом. При приеме таких документов обрабатывается только сопроводительное письмо.
В случае поступления документов, присланных телефаксом, проверяется общее количество листов и соответствие их количеству, указанному на первом листе, а также надлежащее качество печати. В случае получения факсимильного уведомления не в полном объеме или при наличии текста ненадлежащего качества документ не регистрируется и об этом обязательно информируют отправителя.
Предварительное рассмотрение документов
Документы, адресованные руководителям Учреждения, а также те, в которых не указано конкретное должностное лицо или структурное подразделение как адресат, подлежат предварительному рассмотрению в службе делопроизводства.
Целью предварительного рассмотрения документов является выделение документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем Учреждения, его заместителями или структурными подразделениями.
Обязательному рассмотрению руководителем Учреждения подлежат акты органов государственной власти, поручения высших должностных лиц, запросы, обращения, а также корреспонденция Народного Совета Донецкой Народной Республики, Администрации Главы Донецкой Народной Республики, Совета Министров Донецкой Народной Республики, кроме того, корреспонденция, поступающая от учреждений высшего уровня; решения органов местного самоуправления, а также важнейшие документы, содержащие информацию по основным вопросам деятельности Учреждения и требующие решения непосредственно руководителем.
Другие документы передаются заместителям руководителя или структурным подразделениям (исполнителям) в соответствии с их функциональными обязанностями.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется в день поступления или в первый следующий рабочий день в случае поступления их после окончания рабочего дня, в выходные и праздничные нерабочие дни. Поручения учреждений высшего уровня, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.
Во время предварительного рассмотрения документов учитываются полномочия субъектов рассмотрения корреспонденции, предусмотренные в положениях (уставах) Учреждения и в положениях о структурных подразделениях, распорядительных документах о распределении обязанностей между руководителем Учреждения и его заместителями, должностных инструкциях, а также классификатор вопросов деятельности Учреждения, номенклатура дел, схемы прохождения документов.
На стадии предварительного рассмотрения осуществляется отбор документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства (Приложение 18), а также тех, которые передаются для регистрации структурным подразделениям.
Регистрация документов
Регистрация документов заключается в ведении записи учетных данных о документе по установленной регистрационной форме, которой фиксируется факт создания, отправления или получения документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью в указанных формах необходимых сведений о документе. Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета, контроля за исполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации.
Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрация актов органов государственной власти, поручений высших должностных лиц, запросов, обращений, а также корреспонденции Народного Совета Донецкой Народной Республики, Администрации Главы Донецкой Народной Республики, Совета Министров Донецкой Народной Республики, поступивших на рассмотрение руководителя Учреждения и его заместителей, распорядительных документов, писем, подписанных руководителем и его заместителями, протоколов и решений коллегиальных органов проводится централизованно службой делопроизводства.
Другие документы, касающиеся направлений деятельности структурных подразделений Учреждения, могут быть зарегистрированы в этих структурных подразделениях.
Место регистрации отдельных групп документов (приказы (распоряжения) по личному составу, договоры, отчеты, прейскуранты и т.п.) определяется в инструкции Учреждения.
Регистрации подлежат также документы, созданные в Учреждении (справки, докладные записки, заявления и т.п.).
Документы регистрируются только один раз: входящие - в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, создаваемые - в день подписания или утверждения.
В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
Документы регистрируются по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются:
- акты органов государственной власти, поручения высших должностных лиц, запросы, обращения, а также корреспонденция Народного Совета Донецкой Народной Республики, поступившие в Учреждение;
приказы (распоряжения) по основным вопросам деятельности Учреждения;
приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам;
приказы (распоряжения) по личному составу (согласно их видам и срокам хранения);
решения коллегии;
акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности;
бухгалтерские документы;
заявки на материально-техническое снабжение;
служебные письма;
обращения граждан;
запросы на информацию.
Факсограммы (бумажные копии документов, переданные с использованием средств факсимильной связи) регистрируются отдельно от других документов.
Документы, передаваемые по электронной почте в сканированной форме без электронной цифровой подписи, регистрируются отдельно от других документов с указанием электронного адреса отправителя и адресата.
Оригинал документа, поступившего сразу после факсограммы или по электронной почте в сканированной форме, регистрируется в соответствующих регистрационных формах согласно пункта 3.5.1 Инструкции.
При регистрации документа ему присваивается условное обозначение - регистрационный номер, который оформляется в соответствии с пунктом 2.10 настоящей Инструкции.
В Учреждениях может применяться одна из трех форм регистрации документов - журнальная, карточная и автоматизированная (с использованием специальных компьютерных программ).
Использование журнальной формы регистрации документов допускается в Учреждениях с объемом документооборота до 600 документов в год (Приложения 19, 20).
Основным принципом регистрации документов по карточной форме является принцип одноразовости, то есть каждый документ регистрируется в Учреждении только один раз.
Количество экземпляров карточек определяется Учреждением и зависит от уровня централизации организации делопроизводства, количества исполнителей документа и количества картотек в Учреждении. Как правило, распечатываются три экземпляра карточек: два - размещаются в справочной и контрольной картотеках, один - передается исполнителю вместе с документом.
Карточки изготавливаются на плотной бумаге формата А5 (210 х 148 мм) или А6 (105 х 148 мм).
В случае внедрения автоматизированной формы регистрации документов формируется база регистрационных данных в электронном виде. С помощью автоматизированных регистрационных баз данных сотрудники обеспечиваются информацией обо всех документах и месте их размещения.
В случае применения карточной или автоматизированной формы регистрации всех категорий документов (входящих, исходящих, внутренних) оформляется регистрационно-контрольная карточка (Приложение 21 ) с указанием обязательных реквизитов (Приложение 22).
Перечень обязательных реквизитов регистрационно-контрольной карточки в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами. Порядок размещения реквизитов в регистрационно-контрольной карточке может определяться учреждением.
Организация передачи документов и их исполнения
Для обеспечения ритмичности работы и своевременного исполнения документов служба делопроизводства разрабатывает графики передачи корреспонденции руководству Учреждения и структурным подразделениям.
Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководства Учреждения в день их поступления или на следующий рабочий день в случае поступления документов в нерабочее время. Телеграммы, телефонограммы и другие срочные документы передаются немедленно.
Сразу после регистрации руководителю Учреждения в папке с грифом «Безотлагательно» передаются акты органов государственной власти, поручения высших должностных лиц, запросы, обращения, а также корреспонденция Народного Совета Донецкой Народной Республики, Администрации Главы Донецкой Народной Республики, Совета Министров Донецкой Народной Республики, корреспонденция, поступившая от учреждений высшего уровня.
Документы, рассмотренные руководством Учреждения, возвращаются с соответствующей резолюцией службе делопроизводства, которая осуществляет передачу документов на исполнение.
Документ, исполнителями которого являются несколько структурных подразделений, может быть передан исполнителям в порядке определения их в резолюции или одновременно в виде копий с передачей оригинала главному исполнителю, определенному в резолюции первым. В случае внедрения электронного документооборота соисполнители получают документ в электронной форме.
Факт передачи документов исполнителям фиксируется путем проставления соответствующей отметки в регистрационной форме с указанием информации об исполнителях, которым передан оригинал документа и его копии.
Передача документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке осуществляется через службу делопроизводства, в которой был зарегистрирован документ. Документы, исполнение которых находится на контроле, передаются в другие структурные подразделения или другим исполнителям только с уведомлением об этом службы контроля.
Передача документов в пределах структурного подразделения осуществляется через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении (секретаря).
Учет документов, передающихся из одного структурного подразделения в другое, осуществляется путем проставления соответствующих отметок в регистрационных формах, которые ведет служба делопроизводства.
Ответственность за исполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе, резолюции руководителя Учреждения, и сотрудники, которым непосредственно поручено исполнение.
Главный исполнитель организует работу соисполнителей, в частности определяет сроки представления ими предложений, порядок согласования и подготовки проекта документа.
Соисполнители отвечают за подготовку на надлежащем уровне и своевременное представление главному исполнителю предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителями главный исполнитель информирует об этом руководителя, который дал поручение.
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа на документ или нового документа, его оформление, согласование, представление для подписания (утверждения) руководителю Учреждения, а в некоторых случаях - руководителю структурного подразделения, а также в случае необходимости - подготовку для пересылки адресату.
Перед представлением проекта документа на подпись соответствующему руководителю сотрудник, который подготовил документ, обязан проверить правильность его составления и оформления, ссылки на нормативные правовые акты, уточнить цифровые данные, наличие необходимых виз и приложений.
Документ подается на подпись вместе с документами, на основании которых он был составлен.
Если документ направляется в несколько учреждений после его регистрации исполнитель организует изготовление необходимого количества экземпляров.
Сотрудник, ответственный за исполнение документа, в случае отпуска, командировки, увольнения обязан передать другому сотруднику по согласованию со своим непосредственным руководителем все неисполненные документы и проинформировать службу контроля о передаче документов, исполнение которых находится на контроле, другому исполнителю.
При увольнении сотрудника или переводе по службе, передача документов и дел осуществляется по акту.
|
